Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Banca y Finanzas
Rango: Resoluciones
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NORMA SOBRE PROCEDIMIENTOS PARA
LA CONTRATACIÓN DE LA IMPRESIÓN DE BILLETES Y ACUÑACIÓN DE
MONEDAS
RESOLUCIÓN CD-BCN-IV-1-11, Aprobada el 31 de enero de
2011
Publicada en La Gaceta No. 80 del 04 de Mayo del 2011
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL BANCO CENTRAL DE NICARAGUA,
CONSIDERANDO
I
Que el Arto. 5, numeral 4, de la Ley No. 732, "Ley Orgánica del
Banco Central de Nicaragua", publicada en La Gaceta, Diario
Oficial, No. 148 y 149 del cinco y seis de agosto de dos mil diez,
respectivamente, establece que el Banco Central de Nicaragua (BCN)
es el responsable exclusivo de la emisión de moneda en el país, así
como de la puesta en circulación y retiro de billetes y monedas de
curso legal dentro del mismo.
II
Que el Arto. 19, numeral 4, de la Ley No. 732, estipula que
corresponde al Consejo Directivo del BCN aprobar la impresión de
billetes y la acuñación de monedas que corresponda de acuerdo con
los términos de la citada Ley y determinar su diseño,
especificaciones y denominaciones, así como las cantidades de
billetes y monedas a imprimir o acuñar.
III
Que el Arto. 19, numeral 5, de la Ley No. 732, señala que es
atribución del Consejo Directivo del BCN dictar los procedimientos
para la contratación de servicios relacionados con la impresión de
billetes y acuñación de monedas. Por su parte, el Arto. 40, párrafo
final, de la referida Ley No. 732 manifiesta que: "Los
procedimientos para contratar la impresión de billetes y la
acuñación de monedas se regirán única y exclusivamente por los
reglamentos y normas que apruebe al respecto el Consejo Directivo
del Banco."
En uso de sus facultades, a propuesta de su Presidente,
RESUELVE APROBAR
La siguiente,
NORMA SOBRE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE LA IMPRESIÓN
DE BILLETES Y ACUÑACIÓN DE MONEDAS
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Arto. 1 Objeto
La presente Norma tiene por objeto definir los procedimientos que
el BCN ejecutará durante el proceso de contratación de la impresión
de billetes y/ o acuñación de monedas y de los demás servicios
relacionados con dicha impresión y/o acuñación. Asimismo, tiene
como objeto establecer las responsabilidades de las distintas
instancias del BCN que participarán en dicho proceso.
Arto. 2 Alcance
La presente norma será de aplicación exclusiva y obligatoria para
el BCN en la contratación de la impresión de billetes y/o acuñación
de monedas, y de los demás servicios relacionados con dicha
impresión y/o acuñación, tales como transporte, custodia y seguros,
entre otros.
CAPÍTULO II
PROCESO DE COMPRA POR LICITACIÓN
Arto. 3 Inicio de Trámites
Una vez que el Consejo Directivo, a solicitud de la Administración
Superior, apruebe el inicio de trámites para la contratación de la
impresión de billetes y acuñación de monedas, la División
Financiera presentará solicitud de compra a la Unidad de
Adquisiciones del BCN, adjuntando como respaldo la correspondiente
certificación de la resolución del Consejo Directivo.
La Unidad de Adquisiciones del BCN será la encargada de ejecutar el
proceso de contratación.
Arto. 4 Comité Evaluador
El Comité Evaluador estará integrado por:
a. El Jefe de la Unidad de Adquisiciones, quien lo presidirá.
b. Dos delegados de la División Financiera, expertos en la
materia.
c. El Jefe de la División Administrativa.
d. El Asesor Jurídico.
El Gerente General nombrará a los dos delegados de la División
Financiera y a todos los suplentes del Comité, los cuales deberán
pertenecer al área de sus respectivos titulares.
Para que el Comité pueda sesionar se requerirá de la presencia del
total de sus miembros y las decisiones deberán ser adoptadas con al
menos cuatro votos favorables de sus cinco integrantes.
Arto. 5 Funciones del Comité Evaluador
Las funciones de este Comité Evaluador serán:
a. Proponer a la Administración Superior, para su aprobación, el
tipo de proceso de contratación (compra por licitación o compra por
cotización) a ser implementado, considerando las valoraciones
técnicas y la oportunidad para la recepción de los billetes y/o
monedas a adquirir. Se exceptúa de lo anterior, el caso contemplado
en el Arto. 40, inciso c) de la presente norma.
b. Establecer los procedimientos específicos de todo el proceso de
selección de oferentes, asegurando de que se cumpla con el
principio de transparencia del proceso y vele por la calidad y un
precio razonable de la adquisición.
c. Aprobar el contenido del Pliego de Bases y Condiciones (en
adelante "PBC").
d. Evaluar las ofertas con base en lo establecido en el PBC.
e. Suscribir el acta de apertura de ofertas, de evaluación de
ofertas (la que debe incluir la recomendación de adjudicación por
parte del Comité) y cualquier otra que se produzca en el ámbito de
su competencia.
f. Las demás establecidas en la presente norma.
CAPÍTULO III
DEL PBC
Arto. 6 PBC
El PBC es el documento en el que se especifican todas las
condiciones técnicas, económicas y financieras, bajo las cuales
debe regirse el proceso de contratación. Su elaboración estará a
cargo de la División Financiera y deberá presentarlo al Comité
Evaluador, para su aprobación.
Arto. 7 Información mínima del PBC
El PBC incluirá toda la información necesaria para que el
interesado pueda formular su oferta. Este documento contendrá al
menos la siguiente información:
a. Instrucciones y formato para presentación y apertura de
ofertas.
b. Calendario de actividades del proceso de contratación. El Comité
Evaluador podrá mediante resolución fundada efectuar cambios en el
calendario de actividades, lo cual deberá ser notificado por
escrito a todos los participantes.
c. Criterios de selección de oferentes. Como mínimo estos criterios
deben considerar:
*Experiencia internacional de al menos diez años en la prestación
de servicios de impresión y/o acuñación con otros bancos
centrales.
* Haber cumplido satisfactoriamente los contratos firmados con el
BCN, en caso aplique.
d. Requisitos en materia de documentos que deberán presentar los
oferentes para demostrar su idoneidad técnica y capacidad legal
para contratar, los cuales como mínimo deben incluir:
*Fotocopias certificadas notarialmente de los documentos legales
relativos a su constitución, tales como Escritura de Constitución
Social y Estatutos.
*Fotocopia certificada notarialmente del poder otorgado al
representante del oferente donde se le faculte para presentar las
correspondientes ofertas.
*Fotocopia certificada notarialmente del documento de identidad del
representante legal del oferente.
*Fotocopia certificada notarialmente de la inscripción del oferente
ante el registro público correspondiente de su país.
e. Especificaciones técnicas de los billetes y/o monedas a
adquirir.
f. Criterios de evaluación de oferta (s).
g. Garantías requeridas para asegurar el cumplimiento del
contrato.
h. Instrucciones para solicitar aclaraciones.
i. Información detallada sobre el procedimiento de apertura,
evaluación y adjudicación de oferta(s).
j. Información relativa a los recursos a disposición de los
oferentes.
k. El derecho del BCN a rechazar todas las ofertas, de conformidad
a lo establecido en la presente norma.
l. Las formalidades que sean necesarias, una vez aceptada una
oferta, para la formalización del contrato adjudicado.
m. Cláusulas y condiciones del contrato que deban firmar las
partes. Las condiciones del contrato deberán velar por el
cumplimiento en tiempo y forma de la entrega de los billetes y/o
monedas, estableciendo claramente las sanciones en las que
incurrirá el oferente en caso de incumplimiento. La multa deberá
aplicarse por el periodo de incumplimiento.
n. Compromiso de confidencialidad.
CAPÍTULO IV
INVITACIÓN A OFERENTES, PERÍODO DE ACLARACIONES Y RECEPCIÓN DE
OFERTAS
Arto. 8 Invitación a oferentes
La Unidad de Adquisiciones será la encargada de realizar la
invitación a los oferentes de conformidad a lo establecido en el
PBC. El número mínimo de oferentes al cual se remitirá invitación a
participar en el proceso de compra por licitación será de cinco.
Asimismo, dicha Unidad será el enlace entre los oferentes y el
BCN.
Arto. 9 Período de aclaraciones
Durante el período de aclaraciones establecido en el PBC, el Comité
recibirá y responderá todas las consultas que los oferentes
tuvieren a bien realizar relacionadas con el PBC. Las respuestas
deberán remitirse al oferente que solicitó la aclaración con copia
a los demás participantes.
Arto. 10 Recepción de ofertas
El BCN recibirá, en sobre cerrado, las ofertas enviadas por los
oferentes, en el período establecido en el PBC. Cada oferta estará
compuesta de un original y dos copias autenticadas
notarialmente.
En caso de documentos emitidos en el exterior, estos deberán contar
con las correspondientes auténticas de ley para que los mismos sean
válidos en Nicaragua. Asimismo, en el caso de documentos elaborados
en idioma distinto al castellano, estos deberán cumplir con las
disposiciones legales nicaragüense en materia de traducción de
documentos para que tengan validez en Nicaragua.
Arto. 11 Sujeción
La presentación de ofertas implicará el conocimiento y sujeción,
por parte de los oferentes, a las disposiciones de la presente
norma y del correspondiente PBC.
Arto. 12 Apertura de ofertas
El Comité abrirá las ofertas en la fecha establecida en el PBC, en
presencia de los oferentes que así lo deseen.
Será responsabilidad de la Unidad de Adquisiciones redactar el Acta
de Apertura de Ofertas, en la que deberá relacionarse como mínimo
el monto ofertado y la presentación de la garantía de mantenimiento
de oferta. Esta acta deberá ser firmada por todos los miembros del
Comité y los oferentes que lo deseen.
CAPÍTULO V
DEL PROCESO DE EVALUACIÓN DE OFERTAS Y
ADJUDICACIÓN
Arto. 13 Aval técnico y dictamen legal
Concluido el proceso de apertura de ofertas, la Unidad de
Adquisiciones debe remitir copia de oferta a la División Financiera
y Asesoría Jurídica a fin de que estos preparen el aval técnico y
el dictamen legal sobre las ofertas, respectivamente.
Arto. 14 Descalificación de ofertas
El Comité Evaluador deberá descalificar las ofertas cuando
presenten alguna de las siguientes condiciones:
a. No cumplan con los requisitos documentales establecidos en el
PBC.
b. Cuando presenten un precio inaceptable, por lo cual se
entenderá:
- Excesivo en relación con los precios normales de mercado.
- Ruinoso o no remunerativo para el oferente, que dé lugar a
presumir su incumplimiento en las obligaciones contractuales por
insuficiencia de la retribución establecida, previa indagación con
el oferente, con el propósito de averiguar si éste satisface las
condiciones de participación y es o será capaz de cumplir los
términos del contrato.
- Que incurra en prácticas de comercio desleal u ofertas
colusorias
- Que exceda la disponibilidad presupuestaria.
Estos supuestos deberán ser comprobados y acreditados en el
expediente mediante estudio calificado.
Arto. 15 Recomendación
Con base en el aval técnico, dictamen legal y los criterios de
evaluación de oferta establecidos en el PBC, el Comité deberá
emitir una recomendación de adjudicación o declaración de proceso
desierto, dentro del plazo establecido en el PBC. Dicha
recomendación deberá constar en un acta suscrita por los miembros
del Comité.
El Comité, a través de la Unidad de Adquisiciones, remitirá al
Gerente General del BCN su recomendación sobre la adjudicación o
declaración de proceso desierto.
Arto. 16 Resolución
El Gerente General del BCN emitirá resolución de adjudicación o
declarará desierto el proceso de adquisición. La Unidad de
Adquisiciones será la encargada de notificar a los oferentes la
resolución emitida por el Gerente General.
Arto. 17 Adjudicaciones parciales o proceso desierto
El BCN se reserva el derecho de adjudicar parcialmente o declarar
desierto el proceso de adquisición. El proceso se declarará
desierto cuando:
a. No se reciba ninguna oferta.
b. Todas las ofertas incumplan las especificaciones establecidas en
el PBC.
c. Los precios de las ofertas excedan significativamente las
restricciones presupuestarias del BCN.
El PBC podrá contener otras causales distintas a las mencionadas
anteriormente.
CAPÍTULO VI
SOBRE LOS RECURSOS DE LOS OFERENTES
Arto. 18 Recurso de revisión
La resolución emitida por el Gerente General del BCN podrá ser
recurrida de revisión por los oferentes, en el período comprendido
dentro los tres días hábiles siguientes a la notificación. Vencido
este término y no habiéndose presentado recurso de revisión,
quedará firme la resolución inicial adoptada por el Gerente
General.
En caso se presente recurso de revisión, el Gerente General tendrá
un plazo de cinco días hábiles para resolver este recurso.
Arto. 19 Recurso de apelación
Contra la resolución emitida por el Gerente General en el recurso
de revisión, los interesados podrán interponer recurso de apelación
ante éste, dentro de los tres días hábiles posteriores a la
notificación de la resolución respectiva. Vencido este término y no
habiéndose presentado ningún recurso de apelación, quedará firme la
resolución adoptada en revisión por el Gerente General.
En caso se presente recurso de apelación, el Gerente General
remitirá las diligencias del caso al Presidente del BCN, dentro de
los dos días subsiguientes al vencimiento del plazo para recurrir
de apelación, a fin de que éste emita la correspondiente resolución
de apelación.
Arto. 20 Resolución en apelación
Será facultad exclusiva del Presidente del BCN resolver sobre el
recurso de apelación interpuesto, en un plazo de cinco días
hábiles. La resolución que dicte el Presidente del BCN será
definitiva y agota la vía administrativa.
En caso que de la resolución del Presidente del BCN se derive la
declaración de proceso desierto, el BCN iniciará un nuevo
proceso.
Arto. 21 Suspensión de los términos
En caso de ausencia temporal justificada del Presidente o Gerente
General del BCN, los plazos quedarán en suspenso.
CAPÍTULO VII
DE LAS GARANTÍAS
Arto. 22 Garantía de mantenimiento de oferta
Todos los interesados en participar en el proceso de contratación
deberán presentar al BCN, previo a la apertura de las ofertas, una
garantía de mantenimiento de oferta equivalente al tres por ciento
del valor total de la oferta, incluyendo los tributos. Esta
garantía deberá tener una validez de sesenta días prorrogables por
treinta días, por simple requerimiento del BCN y deberá cumplir con
las demás especificaciones establecidas en el correspondiente
PBC.
Arto. 23 Garantía de anticipo
Si el contratista solicita el anticipo total o parcial establecido
en el PBC, éste deberá presentar al BCN una garantía de anticipo
por el cien por ciento del adelanto a recibir.
Arto. 24 Garantía de cumplimiento de contrato
Previo a la formalización del contrato, el adjudicatario deberá
presentar al BCN una garantía de cumplimiento por un monto
equivalente entre el cinco por ciento y el diez por ciento del
valor total del contrato. El porcentaje específico para cada
proceso de contratación se detallará en el correspondiente PBC. La
Administración del BCN, por razones fundadas, podrá aumentar dichos
porcentajes.
Arto. 25 Vigencia garantías de anticipo y de cumplimiento de
contrato
La vigencia de las garantías de anticipo y de cumplimiento de
contrato deberá exceder en tres meses el plazo de ejecución del
contrato y además deberá establecer que el plazo de la misma se
ampliará hasta por tres meses adicionales por el simple
requerimiento del BCN.
Arto. 26 Devolución
La devolución de las garantías de anticipo y de cumplimiento de
contrato se efectuará cuando el contratista entregue al BCN el
total de monedas y/o billetes objeto del contrato, a satisfacción
del BCN.
Arto. 27 Ejecución
La garantía de mantenimiento de oferta podrá ser ejecutada por el
BCN, por el simple requerimiento de éste al emisor de la misma,
cuando el oferente retire su oferta antes de la resolución de
adjudicación o se presente cualquiera de las situaciones
establecidas en el Arto. 34 de la presente norma.
La garantía de cumplimiento podrá ser ejecutada por el BCN, por el
simple requerimiento de éste al emisor de la misma, cuando el
contratista incumpla cualquiera de las obligaciones asumidas por él
en el respectivo contrato. Previo a dicha ejecución, el BCN dará
audiencia al contratista con la finalidad que presente sus pruebas
de descargo dentro de los cinco días hábiles siguientes a la
respectiva notificación. Una vez vencido dicho término y si las
pruebas presentadas por el contratista no son suficientes para
fundamentar los motivos de su incumplimiento, el BCN ejecutará la
garantía, soportando tal decisión mediante resolución razonada que
emitirá la Gerencia General del BCN.
Lo señalado en el párrafo anterior aplicará también en el caso de
ejecución de la garantía de anticipo.
Arto. 28 Requisito
Las garantías establecidas en este capítulo deberán ser emitidas
por instituciones financieras autorizadas y supervisadas por la
Superintendencia de Bancos y Otras Instituciones Financieras y
deberán presentarse en las fechas establecidas en los respectivos
PBC.
Arto. 29 Otras garantías
Sin perjuicio de las garantías establecidas en este capítulo, el
BCN podrá incluir en el PBC otros tipos de garantías y cláusulas
penales.
CAPÍTULO VIII
DE LA FIRMA DE CONTRATO
Arto. 30 Poder
El oferente que resulte adjudicatario deberá enviar a la Unidad de
Adquisiciones, poder suficiente de la persona autorizada para
suscribir el correspondiente contrato. Lo anterior aplicará
únicamente en el caso que el poder presentado durante el período de
recepción de ofertas no contemple la facultad de comparecer ante
notario público para obligar al adjudicatario y firmar el
respectivo contrato. En el caso que este poder hubiere sido emitido
en el extranjero y/o se encontrase redactado en idioma distinto al
castellano, deberá cumplir con los mismos requisitos de
autenticación y traducción establecidos en esta norma y en el
respectivo PBC.
Arto. 31 Solicitud de elaboración de contrato
La Unidad de Adquisiciones solicitará a la Asesoría Jurídica del
BCN, la elaboración del contrato, especificando el precio, plazo,
forma y medios de pago, características o diseño de los billetes
y/o monedas (incluyendo sus medidas de seguridad), denominaciones,
cantidades de billetes y/o monedas, valor nominal total,
transporte, embalaje, seguros, garantías, cláusulas penales y
cualquier otra información relevante.
Arto. 32 Elaboración de contrato
La Asesoría Jurídica del BCN preparará el contrato en escritura
pública para firma del adjudicatario, a través de su representante,
y de la Administración Superior del BCN. La elaboración de esta
escritura no generará ningún costo para el adjudicatario.
Arto. 33 Entrega de garantía de cumplimiento de
contrato
Antes de la firma del Contrato y en el plazo estipulado en el PBC,
el adjudicatario deberá entregar a la Unidad de Adquisiciones la
Garantía de Cumplimiento de Contrato a favor del BCN, en los
términos establecidos en el capítulo VII de la presente
norma.
Arto. 34 Readjudicación
En caso que el adjudicatario no presente la respectiva garantía de
cumplimiento en el plazo establecido en el PBC, se negase a firmar
el Contrato o no lo firmase en el plazo establecido para ello en el
PBC, el BCN adjudicará la contratación al oferente que hubiere
calificado en el segundo lugar en el correspondiente orden de
prelación.
Arto. 35 Derecho de modificación unilateral
El BCN podrá modificar, disminuir o aumentar unilateralmente,
durante la ejecución del contrato, hasta en un cincuenta por ciento
la prestación del servicio objeto de la contratación, cuando
acontezca cualquiera de las siguientes circunstancias:
a. Que obedezca a una situación de naturaleza imprevisible al
momento de iniciarse los procedimientos de contratación.
b. Que la modificación, aumento, o disminución sea la única forma
de satisfacer plenamente el interés público perseguido con la
contratación.
El incremento o disminución en la remuneración se calculará en
forma proporcional a las condiciones establecidas en el contrato
original. En caso de disminución, el contratista tendrá derecho a
que se le reconozcan los gastos en que haya debido incurrir para
atender la ejecución total de la obligación.
Cuando se haga uso de la facultad de modificación, deberá
solicitarse al contratista ajustar el monto de la garantía de
cumplimiento.
CAPÍTULO IX
SEGUIMIENTO AL CONTRATO
Arto. 36 Del seguimiento
A partir de la firma del Contrato, la División Financiera dará
seguimiento al proceso de impresión de billetes y/o acuñación de
monedas, mediante las siguientes acciones:
a. Solicitar al contratista el envío de muestras de billetes y/o de
monedas, para su revisión y aprobación.
b. Solicitar periódicamente al contratista, por escrito,
información sobre los avances del contrato.
c. Supervisar in situ, si el caso lo amerita, el proceso de
impresión y/o acuñación, previa autorización de la Administración
Superior del BCN, a fin de verificar el cumplimiento de los
acuerdos señalados en el contrato.
d. Aprobar y dar seguimiento a la ruta de embarque de las
diferentes entregas de billetes y/o monedas.
Arto. 37 Desaduanaje
La División Financiera realizará los trámites administrativos para
agilizar el desaduanaje de carga y supervisar el traslado de los
valores en territorio nicaragüense.
Arto. 38 Protección bancaria
La Unidad de Protección Bancaria, Prevención de Desastres y Gestión
Ambiental será la encargada de coordinar con la Policía Nacional la
custodia de los traslados de valores en territorio
nicaragüense.
Arto. 39 Registro
Concluido el proceso de entrega, verificación del pedido e ingreso
a bóvedas del BCN, la División Financiera registrará el ingreso de
los billetes o monedas y será la encargada de tramitar el pago al
contratista, en los términos establecidos en el contrato.
CAPÍTULO X
PROCESO DE COMPRA POR COTIZACIÓN
Art. 40 Causales
En caso de necesidad, el BCN podrá ejecutar el proceso de compra
por cotización para la contratación de la impresión de billetes y/o
acuñación de monedas y de los demás servicios relacionados con
dicha impresión y/o acuñación. Para ello deberá presentarse
cualquier de las situaciones siguientes:
a. Aumento significativo en la demanda por billetes y monedas,
originado por choques en la actividad económica, precios y otros
determinantes de la demanda, de forma tal que el agotamiento de las
existencias no permite realizar el proceso de compra por
licitación.
b. Reducción significativa del inventario de billetes y monedas en
bóvedas debido a causas ajenas al BCN.
c. Cuando el Consejo Directivo del BCN considere que existen otras
razones de necesidad, seguridad o de interés público no
contempladas en los incisos anteriores.
Arto. 41 Procedimientos para la compra por cotización
El proceso de compra por cotización se regirá por lo establecido
para el proceso de compra por licitación, exceptuando lo
siguiente:
a. La Unidad de Adquisición deberá invitar hasta cinco posibles
oferentes.
b. La contestación a las aclaraciones se remitirá a todos los
participantes, sin mención del origen de la solicitud de
aclaración.
c. La apertura de las ofertas será realizada por el Comité, cuyos
integrantes firmarán el acta respectiva.
d. En virtud de la naturaleza de la compra por cotización, no se
aplicará el capítulo VI de la presente norma.
CAPÍTULO XI
DISPOSICIONES FINALES
Arto. 42 Actualización
Será responsabilidad de la División Financiera elaborar propuestas
de actualización de la presente Norma, en consulta con la Asesoría
Jurídica y la Unidad de Adquisiciones.
Arto. 43 Estipulación especial
Todo lo no previsto en esta norma será resuelto por el Consejo
Directivo del BCN.
Arto. 44 Información a Contraloría General de la
República
El Gerente General del BCN remitirá informe anual a la Contraloría
General de la República sobre los procesos de contratación de
billetes y/o monedas ejecutados por el BCN durante el año.
Arto. 45 Vigencia
La presente norma entrará en vigencia a partir de su publicación en
La Gaceta, Diario Oficial.
(f) Ilegible. Antenor Rosales Bolaños. Presidente. (f) Ilegible.
Silvio Ramón Ruiz Jirón. Miembro. (f) Ilegible. Iván Salvador
Romero Arrechavala. Miembro. (f) Ilegible. Mario José González
Lacayo. Miembro. (1) Adrián Ch. José Adrián Chavarría Montenegro.
Miembro. Es conforme, Rafael Ángel Avellán Rivas, Secretario (a.i.)
del Consejo Directivo.
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