Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Banca y Finanzas
Rango: Resoluciones
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NORMA SOBRE MEDIDAS DE CONTROL,
SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LOS ALMACENES GENERALES DE
DEPÓSITO
Resolución N° CD-SIBOIF-675-1-MAY6-2011, Aprobada el 06 de
Mayo de 2011
Publicada en La Gaceta No. 130 del 13 de Julio del 2011
El Consejo Directivo de la Superintendencia de Bancos y de Otras
Instituciones Financieras,
CONSIDERANDO
I
Que con el propósito de fortalecer la supervisión de los Almacenes
Generales de Depósito, es necesario dictar disposiciones generales
que establezcan medidas mínimas de control, seguridad y vigilancia
que dichos Almacenes deben implementar para garantizar la adecuada
administración, manejo, conservación y custodia de bienes o
mercaderías recibidas en depósito.
II
Que con base en la facultad que le confieren los artículos 2 y 139
de la Ley 734, Ley de Almacenes Generales de Depósito; y el
artículo 2, párrafo cuarto, artículo 3, numeral 13) y el artículo
10, numeral 2) de la Ley 316, Ley de la Superintendencia de Bancos
y de Otras Instituciones Financieras, y sus reformas.
En uso de sus facultades,
HA DICTADO
La siguiente:
Resolución N° CD-SIBOIF-675-1-MAY6-2011
NORMA SOBRE MEDIDAS DE CONTROL, SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LOS
ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Conceptos.- Para efectos de la presente
norma, los términos indicados en este artículo, tanto en mayúsculas
como en minúsculas, singular o plural, tendrán los significados
siguientes:
a) Almacenadora: Almacén General de Depósito.
b) Bodeguero: Persona natural contratada por la Almacenadora
para la administración, manejo, conservación, control y custodia de
la cantidad, calidad, condiciones y características de los bienes o
mercaderías recibidas en depósito en bodegas o locales propios o
directamente arrendados.
c) Fiscal: Persona natural contratada por la Almacenadora
para la fiscalización del manejo, conservación, control y custodia
de la cantidad, calidad, condiciones y características de los
bienes o mercaderías recibidas en depósito en bodegas o locales en
calidad de habilitación.
d) Ley de Almacenes: Ley 734, Ley de Almacenes Generales de
Depósito, publicada en La Gaceta, Diario Oficial, Números 201 y
202, del 21 y 22 de octubre del 2010, respectivamente.
e) Mercaderías: Bienes o mercaderías recibidos en depósito
en los locales autorizados por la Superintendencia.
f) Superintendencia: Superintendencia de Bancos y de Otras
Instituciones Financieras.
g) Superintendente: Superintendente de Bancos y de Otras
Instituciones Financieras.
Artículo 2. Objeto y Alcance.- La presente norma tiene por
objeto establecer pautas generales que regulen medidas mínimas de
control, seguridad y vigilancia que las Almacenadoras deben
implementar para garantizar la adecuada administración,
fiscalización, según sea el caso, manejo, conservación y custodia
de bienes o mercaderías que reciban en depósito.
Artículo 3. Medidas de control, seguridad y vigilancia de
las Almacenadoras. Para el cumplimiento del objeto de la
presente Norma, las Almacenadoras deberán implementar las
siguientes medidas mínimas:
a) Contratar bodegueros o fiscales, según el caso, que se regirán
por lo establecido en el Capítulo II de la presente Norma.
b) Contratar servicios de vigilancia de conformidad a los
requerimientos mínimos previstos en el Capítulo III de la presente
Norma.
CAPÍTULO II
DEL BODEGUERO Y FISCAL
Artículo 4. Calidades mínimas requeridas.- Toda Almacenadora
deberá contratar los servicios de bodegueros o fiscales, según sea
el caso. Al efecto, sólo podrán contratar para dicho cargo,
personas que reúnan las siguientes calidades mínimas:
a) Ser mayor de edad;
b) Tener escolaridad mínima de bachillerato.
c) Contar con al menos dos años de experiencia laboral o con seis
meses de experiencia específica en el manejo administrativo de la
mercadería o bienes objeto del depósito.
Artículo 5. Requisitos de información.- Para efectos de lo
establecido en el artículo precedente, las Almacenadoras requerirán
la siguiente información mínima:
a) Fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados;
b) Currículum vitae documentado;
c) Certificado de antecedentes judiciales y policiales, expedidos
por las instancias nacionales correspondientes;
d) Un mínimo de dos (2) referencias personales.
Las almacenadoras estarán obligadas a valorar la documentación
necesaria para la identificación, comprobación del nivel de
escolaridad, experiencia, referencias laborales y/o personales,
antecedentes penales, entre otros. Asimismo, las Almacenadoras
deberán mantener copia de dicha documentación en el expediente
correspondiente, así como de la valoración y verificación que se
realice a los mismos.
Artículo 6. Funciones mínimas del Bodeguero y del fiscal.-
Sin perjuicio de las políticas propias de gobierno corporativo
aprobadas por la Almacenadora sobre control interno, administración
de riesgos, flujos de información, asignación de responsabilidades,
entre otras, el bodeguero o el fiscal, respectivamente, tendrán las
siguientes funciones particulares mínimas:
1) Bodeguero
a. La administración, manejo y control preciso de los inventarios
de bienes o mercaderías que se encuentran bajo su responsabilidad y
según las asignaciones que le hayan sido dadas por la
Almacenadora.
b. La actualización permanente de los controles de existencias,
garantizando que el almacenamiento de la mercadería se realice de
tal forma que facilite su ubicación, conteo y verificación.
c. La supervisión y gestión para la conservación adecuada de las
mercaderías bajo su responsabilidad en términos de sus
características, condiciones, cantidades y calidades.
d. El levantamiento de inventarios físicos en forma selectiva, por
lo menos una vez al mes, dejando constancia de dichos inventarios y
de los resultados de los mismos en el libro de incidencias
correspondiente.
e. La supervisión y gestión para la conservación de las condiciones
de almacenamiento adecuadas de las mercaderías, lo que implica la
revisión permanente de las instalaciones físicas, el abastecimiento
eléctrico y medios alternos si son necesarios, el acceso y drenaje,
medios para el control del peso de las mercaderías, las
compatibilidades bodega - mercadería o mercadería - mercadería, los
riesgos de contaminación interna y externa, los mecanismos de
seguridad en portones y puertas o similares (cerraduras, candados,
cadenas o similares).
f. La revisión del cumplimiento de las condiciones básicas
establecidas en la póliza del seguro que protege las mercaderías en
cuanto al resguardo de controles, vigilancia, polines, distancias,
extinguidores, entre otras, y en su caso, las instalaciones físicas
e informar de forma inmediata de cualquier incumplimiento, tanto a
su superior jerárquico, como a la gerencia de la
Almacenadora.
g. Informar a su superior jerárquico y a la gerencia de la
Almacenadora sobre los riesgos potenciales que puedan afectar las
mercaderías u obras físicas en su caso, los que al momento de
autorización y uso inicial de los locales no existían.
h. La coordinación con la vigilancia contratada por la Almacenadora
para efectos del control de la salida de mercaderías recibidas en
respaldo de Certificados de Depósito con o sin Bonos de
Prenda.
i. El reporte o comunicación periódica hacia la gerencia, vice -
gerencia o instancia correspondiente del cumplimiento de sus
funciones y atribuciones, conforme lo demande esta instancia.
j. La atención oportuna a delegados de la Superintendencia, a los
tenedores de Certificados de Depósito con o sin Bonos de Prenda y a
los funcionarios de las Compañías Aseguradoras, todos debidamente
identificados, brindándoles el apoyo requerido para el ejercicio de
sus funciones.
k. El control y supervisión del agente de seguridad contratado por
la Almacenadora, quien estará bajo su subordinación y quien deberá
apoyarlo en todo momento.
1. Informar de inmediato a su superior jerárquico y a la gerencia
de la Almacenadora sobre cualquier situación que pudiera poner en
riesgo o afectar la mercadería en depósito.
2) Fiscal
a. La fiscalización del manejo y control alterno o cruzado preciso
de los inventarios de bienes o mercaderías que se encuentran bajo
su supervisión y según las asignaciones que le hayan sido dadas por
la Almacenadora.
b. La actualización permanente de los controles alternos o cruzados
de existencias, procurando que el almacenamiento de la mercadería
se realice de tal forma que facilite su ubicación, conteo y
verificación.
c. La fiscalización y gestión para la conservación adecuada de las
mercaderías bajo su supervisión en términos de sus características,
condiciones, cantidades y calidades.
d. En adición a las funciones anteriormente mencionadas le son
aplicables al fiscal las funciones establecidas en el numeral 1),
literales d, e, f, g, h, j k, l, del presente artículo.
Artículo 7. Carnet de identificación.- Es obligación de la
Almacenadora proporcionar al bodeguero o al fiscal un carnet que lo
identifique como empleado de la compañía, el cual deberá portar en
todo momento durante el cumplimiento de sus
responsabilidades.
Artículo 8. Documentación y medios.- Es obligación de la
Almacenadora proporcionar los documentos, medios y condiciones
necesarias para que el bodeguero o el fiscal puedan ejercer sus
funciones de manera efectiva. De manera particular, pero no
limitada, deberá facilitar lo siguiente:
a) Recibo de bodega;
b) Remisión de salida;
c) Hoja de control de inventarios (kardex);
d) Libro de incidencias, el que deberá estar permanentemente
actualizado;
e) Rótulos de la Almacenadora;
f) Instructivo de control;
g) Planes preventivos y de conservación cuando la naturaleza del
producto lo requiera;
h) Radio o teléfono, mobiliario, papelería, medidas de seguridad
(candados, cadenas, etc) y medios tecnológicos que le permitan
realizar sus funciones de forma más expedita.
i) Cualquier otro documento o medio necesario para que el bodeguero
o el fiscal puedan realizar sus funciones de la manera más efectiva
y eficiente.
Es facultad de la almacenadora proveer a los fiscales la
documentación establecida en los literales a) y b) del presente
artículo, visto que estos supervisan bodegas o locales habilitados,
los que se encuentran bajo la responsabilidad directa de los
respectivos guardalmacenes establecidos en la Ley de
Almacenes.
Articulo 9. Seguro de fidelidad.- Es obligación de la
Almacenadora contratar seguro de fidelidad de los bodegueros y
fiscales que responda ante eventuales fallas de los mismos en el
cumplimiento de sus responsabilidades, cuyo monto mínimo debe ser
del equivalente en córdobas a cincuenta mil dólares de los Estados
Unidos de América (US$50,000.00).
Artículo 10. Informe mensual.- Las Almacenadoras están
obligadas a remitir al Superintendente, por medio magnético, en
hoja de cálculo electrónica y dentro de los primeros doce (12) días
de cada mes la información siguiente:
a) Informe de los bodegueros y fiscales activos de conformidad al
formato establecido en el Anexo 1, el cual es parte integrante de
la presente Norma.
b) Informe de los bodegueros y fiscales dados de baja de
conformidad al formato establecido en el Anexo 2, el cual es parte
integrante de la presente Norma.
CAPÍTULO III
DE LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE VIGILANCIA
Artículo 11. Requisitos mínimos para la contratación.- Las
Almacenadoras deberán contratar para sus locales servicios de
vigilancia de personas jurídicas que cumplan con los siguientes
requisitos mínimos:
a) Estar legalmente constituidas e inscritas en el Registro Público
Mercantil;
b) Contar con al menos tres (3) años de experiencia en servicios de
vigilancia;
c) Contar con los recursos humanos y técnicos adecuados al servicio
que prestan.
d) Contar con licencia para operar como empresa de servicios de
vigilancia, emitida por la Policía Nacional.
Las Almacenadoras deberán mantener en el expediente de la
contratación respectiva la oferta técnica - económica de la empresa
contratada, así como, la demás documentación que sustente el
cumplimiento de los requisitos antes indicados.
Artículo 12. Condiciones mínimas de los contratos de
servicios.- En los contratos de servicios de vigilancia se
deberán incorporar las siguientes condiciones mínimas:
a) La obligación de la empresa de vigilancia de cumplir, al menos,
con los siguientes requerimientos:
1) Equipar a su personal con uniforme, identificación personal,
arma de reglamento, medio de comunicación, así como con el
equipamiento técnico necesario para el funcionamiento, en
dependencia de los requerimientos propios de la Almacenadora.
2) Garantizar que el agente de seguridad porte Licencia para Uso de
Arma de Fuego emitida por la Policía Nacional.
3) Asegurar que los agentes de seguridad cumplan las medidas,
directrices o regulaciones internas orientadas por la
Almacenadora.
4) Realizar visitas de campo en el lugar donde se prestará el
servicio a fin de elaborar el plan de seguridad correspondiente y
proporcionar las recomendaciones pertinentes a la Almacenadora en
materia de seguridad.
5) Informar a la Almacenadora, inmediatamente y por escrito,
cualquier anomalía o incidencia que se relacione con el tema de
vigilancia y protección del local donde se presta el
servicio.
6) Realizar visitas de supervisión convenidas con la Almacenadora
para verificar el cumplimiento de las funciones del (de los) agente
(s) de seguridad asignado (s).
7) Llevar bitácora o acta memoria para registrar en orden
sistemático y cronológico toda incidencia diaria del local.
8) Garantizar el control de entrada y salida de la mercadería,
requiriendo remisión u orden autorizada por el funcionario
correspondiente.
9) Contratar seguro de responsabilidad civil por daños propios o a
terceros, ocasionados en perjuicio de personas, por un monto mínimo
del equivalente en córdobas a veinticinco mil dólares de los
Estados Unidos de América (US$25,000.00), en cuyo caso la cobertura
de daños a bienes o mercaderías resguardadas, no podrá ser menor
del equivalente en córdobas a doce mil quinientos dólares de los
Estados Unidos de América (US$12,500.00).
b) La obligación de la Almacenadora de cumplir, al menos, con los
siguientes requerimientos:
1) Implementar en los locales donde se brindará el servicio las
recomendaciones en materia de seguridad proporcionadas por la
empresa de vigilancia.
2) Dar a conocer a la empresa contratada las políticas, normas,
directrices y demás regulaciones internas que deben ser cumplidas
por el personal que labora para la Almacenadora o sus visitantes, y
que deben ser garantizadas por el agente de seguridad
asignado.
3) Comunicar inmediatamente a la empresa contratada acerca de la
mercadería dañada o sustraída que detecten a fin de adoptar las
medidas correspondientes del caso.
4) Prohibir a su personal encomendar al agente de seguridad tareas
distintas a las contempladas en el contrato.
CAPÍTULO IV
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 13. Modificación de Anexos.- Se faculta al
Superintendente para realizar las modificaciones que sean
necesarias a los anexos de la presente Norma, los cuales son parte
integrante de la misma.
Artículo 14. Derogación.- Deróguese la Norma sobre Medidas
de Control, Seguridad y Vigilancia de los Almacenes Generales de
Depósito contenida en Resolución CD-SIBOIF-615- l -FEB17-2010,
publicada en La Gaceta, Diario Oficial No. 75, del 23 de abril de
2010.
Artículo 15. Vigencia.- La presente Norma entrará en
vigencia a partir de su notificación, sin perjuicio de su posterior
publicación en La Gaceta, Diario Oficial.
ANEXO 1
INFORME DE BODEGUEROS Y FISCALES ACTIVOS
Almacén: ___________________________________
Fecha: _____________________________________
No. de Cédula
Nombre completo (Según cédula de
identidad)
Cargo (Bodeguero o Fiscal)
Lugar del depósito asignado
Dirección del lugar del
Depósito
ANEXO 2
INFORME DE BODEGUEROS Y FISCALES DADOS DE BAJA
Almacén: ___________________________________
Fecha: _____________________________________
Nombre No. de Cédula
Nombre completo (Según cédula de
identidad)
Cargo (Bodeguero o Fiscal)
Lugar del depósito asignado
Dirección del lugar del
Depósito
Razones de la baja
(f) J. Rojas R. (f) V. Urcuyo V. (f) ilegible (Silvio Moisés Casco
Marenco) (f) Fausto Reyes (f) U. Cerna B.
URIEL CERNA BARQUERO, Secretario Consejo Directivo SIBOIF.
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