Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Banca y Finanzas
Rango: Resoluciones
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NORMA SOBRE CONTROL Y AUDITORÍA
INTERNA DE LOS ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO
Resolución N° CD-SIBOIF-697-1-OCTU12-2011, Aprobado el 12 de
Octubre del 2011
Publicado en Las Gacetas Nos. 241 y 242 del 21 y 22 de Diciembre
del 2011
El Consejo Directivo de la
Superintendencia de Bancos y de Otras Instituciones
Financieras,
CONSIDERANDO
I
Que el artículo 44 de la Ley 734, Ley de Almacenes Generales de
Depósito, publicada en La Gaceta, Diario Oficial, Números 201 y
202, del 21 y 22 de octubre del 2010, respectivamente, en sus
partes conducentes establece que sin perjuicio de la vigilancia y
fiscalización de los Almacenes y sucursales de Almacenes
extranjeros que corresponden al Superintendente, dichos Almacenes y
sucursales deberán tener un auditor interno a cuyo cargo estarán
las funciones de inspección y fiscalización de las operaciones y
cuentas del respectivo Almacén o sucursal de Almacén extranjero.
Asimismo, dispone que el Consejo Directivo podrá dictar normas de
carácter general que deben cumplir los auditores internos de los
Almacenes en el desempeño de sus funciones.
II
Que de acuerdo a lo antes expuesto y con base a las facultades
establecidas en el artículo 10, numerales 2) y 10), de la Ley N°
316, Ley de la Superintendencia de Bancos y de Otras Instituciones
Financieras, y sus reformas.
En uso de sus facultades,
HA DICTADO
La siguiente:
Resolución N°
CD-SIBOIF-697-1-OCTU12-2011
NORMA SOBRE CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA DE LOS ALMACENES
GENERALES DE DEPÓSITO
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Conceptos.- Para los fines de la presente norma,
los términos indicados en este artículo, tanto en mayúsculas como
en minúsculas, singular o plural, tendrán los significados
siguientes:
a) Actividades no programadas: Exámenes especiales que no se
encuentran previstos en el plan anual de trabajo y que se hacen
necesarios para la evaluación del funcionamiento del sistema de
control interno y de sus diferentes componentes.
b) Actividades programadas: Actividades autorizadas por la
junta directiva del almacén general de depósitos, que deben ser
ejecutadas oportunamente por la Unidad de Auditoría Interna, con el
objetivo de examinar, evaluar y monitorear la adecuación y
efectividad de los sistemas de control interno.
c) Almacén o Almacenadora: Almacén General de Depósito,
institución auxiliar de crédito autorizada y sujeta a la
supervisión de la Superintendencia.
d) Comité de auditoría o comité: El Comité de Auditoría
nombrado por la junta directiva de la almacenadora.
e) Días: Días calendario, salvo que expresamente se
establezca que se refiere a días hábiles.
g) Hechos significativos: Lo constituyen aquellos hechos que
pueden tener impacto material en la liquidez, solvencia, imagen,
entre otros aspectos de la institución. La materialidad de un hecho
dependerá de si éste tiene el potencial de causar un impacto
importante, sea éste de tipo cuantitativo o cualitativo, en una
línea de negocios importante de la institución o en sus operaciones
a nivel general. A tal efecto, el auditor interno debe aplicar su
mejor juicio profesional para determinar aquellos hechos que
considere puedan potencialmente impactar a la institución y
requieran ser informados por su carácter significativo.
g) Junta directiva: órgano principal de administración de la
almacenadora.
h) Instituto de Auditores Internos: Asociación internacional
dedicada al desarrollo profesional continuado del auditor interno y
de la profesión de auditoría interna, mejor conocido por sus siglas
en inglés como IIA.
i) Ley de Almacenes: Ley 734, Ley de Almacenes Generales de
Depósito, publicada en La Gaceta, Diario Oficial, Números 201 y
202, del 21 y 22 de octubre del 2010, respectivamente.
j) Ley General de Bancos: Ley 561, Ley General de Bancos,
Instituciones Financieras no Bancarias y Grupos Financieros,
publicada en la Gaceta Diario Oficial N° 232, del 30 de noviembre
de 2005.
k) Manual: Manual de Auditoría Interna que contiene las
políticas, procedimientos y técnicas de auditoría que han de
utilizarse para evaluar el funcionamiento del sistema de control
interno de la almacenadora.
1) MUC: Se refiere al Manual Único de Cuentas para Almacenes
Generales de Depósito.
m) Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la
Auditoría Interna: Normas dictadas por el Instituto de
Auditores Internos que sirven de referencia internacional en la
materia.
n) Plan: Plan anual de trabajo que contiene los lineamientos
generales, objetivos, alcance y actividades programadas que
desarrolla la unidad de auditoría interna durante cada ejercicio
económico.
o) Sistema de control interno: Conjunto de políticas,
procedimientos y técnicas de control establecidas para proveer una
seguridad razonable en el logro de una adecuada organización
administrativa y eficiencia operativa, confiabilidad de los
reportes que fluyen de sus sistemas de información, apropiada
identificación y administración de los riesgos que enfrenta en sus
operaciones y actividades y el cumplimiento de las disposiciones
legales que le son aplicables.
p) Superintendencia: Superintendencia de Bancos y de Otras
Instituciones Financieras.
q) Superintendente: Superintendente de Bancos y de Otras
Instituciones Financieras.
r) Unidad de Auditoría Interna o UAI: Se refiere a la unidad
de auditoría interna bajo la responsabilidad de un auditor
interno.
Artículo 2. Objeto.- El objeto de la presente norma es
regular el ámbito de acción de las auditorías internas y establecer
las pautas para que la junta directiva de la almacenadora, a través
de su UAI, vele permanentemente por la eficiencia de los sistemas
de control interno y del cumplimiento de sus regulaciones con la
finalidad de minimizar riesgos, utilizando los preceptos
establecidos en la presente norma y en las técnicas de auditoría de
aceptación general.
Artículo 3. Alcance.- Las disposiciones de la presente norma
son aplicables a los almacenes generales de depósito supervisados
por la Superintendencia.
CAPÍTULO II
CONTROL INTERNO
Artículo 4. Obligatoriedad de un Control Interno.- La
almacenadora está obligada a contar con un sistema de control
interno que, como mínimo, contenga un conjunto de políticas,
procedimientos y técnicas de control establecidas por la
institución para proveer una seguridad razonable en la salvaguarda
de los activos y lograr una adecuada organización administrativa y
eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes que fluyen de
sus sistemas de información, apropiada identificación y
administración de los riesgos que enfrenta, y el cumplimiento de
las disposiciones legales que le son aplicables.
Artículo 5. Políticas y Procedimientos.- Las políticas y
procedimientos mencionados en el artículo anterior, deberán
comprender, como mínimo, los aspectos siguientes:
a) Aspectos Financieros:
1. Disponibilidades.
2. Inversiones en valores.
3. Cartera de crédito.
4. Cuentas y documentos por cobrar, otros deudores.
5. Bienes de uso.
6. Bienes recibidos de adjudicaciones.
7. Cuentas de activos y pasivos de naturaleza transitoria.
8. Otros activos.
9. Cuentas complementarias de activos.
10. Inversiones de obligaciones laborales al retiro.
11. Impuestos diferidos
12. Préstamos de bancos y de otras entidades financieras.
13. Cuentas y documentos por pagar.
14. Gastos e impuestos acumulados por pagar.
15. Otros pasivos.
16. Capital social pagado.
17. Reservas patrimoniales.
18. Resultados.
19. Cuentas contingentes.
20. Cuentas de orden.
b) Aspectos Operativos:
1. La emisión, administración y finiquito de los certificados de
depósito y bonos de prenda y el resguardo de los formularios de
títulos sin utilizar.
2. La administración de los seguros, que por ley y normativas el
almacén está obligado a contratar.
3. Almacenamiento, guarda, conservación y manejo de las mercaderías
recibidas en depósito.
Inventarios de mercaderías y cobertura de mercaderías en
prenda.
5. Prevención del Lavado de Dinero y Financiamiento al
Terrorismo.
6. Tecnología de la Información.
7. Recursos humanos.
8. Cumplimiento de disposiciones internas y externas.
9. Presupuesto y plan estratégico.
10. Auditoría interna y externa.
CAPÍTULO lll
JUNTA DIRECTIVA
Artículo 6. Responsabilidades de la Junta Directiva.-
Respecto al control interno, la junta directiva es responsable de
adoptar, como mínimo, las siguientes medidas:
a) Establecer los mecanismos, pautas,
procedimientos y políticas orientadas a establecer un sistema
adecuado de control interno. Estas medidas deben incluir la manera
de mantener informados permanentemente a los miembros de la junta
directiva.
b) Reunirse por lo menos una vez cada tres meses, sin perjuicio de
las reuniones extraordinarias, para tratar asuntos que ameritan ser
atendidos con prontitud.
c) Llevar un libro de actas en donde queden plasmados los temas
abordados, firmado por cada uno de los miembros, de manera que
pueda verificarse el análisis, discusión y toma de decisiones sobre
dichos temas, así como, de un ejercicio de seguimiento sobre la
implementación de las decisiones y medidas adoptadas.
d) Establecer el comité de auditoría.
e) Conformar una UAI bajo la responsabilidad de un auditor interno
que cumpla con lo dispuesto en el artículo 44 de la Ley de
Almacenes, los requisitos establecidos en la presente norma y en la
normativa que regula la materia sobre requisitos para ser director,
gerente general y/o ejecutivo principal y auditor interno de
instituciones financieras.
f) Delimitar las funciones y responsabilidades de los órganos de
administración, control y auditoría.
g) Asegurar que la UAI desarrolle sus funciones con absoluta
independencia técnica de acuerdo con las disposiciones establecidas
en la ley y la presente norma.
h) Asegurar que los integrantes de la UAI estén efectivamente
separados de funciones administrativas y/u operativas, impropias de
la función independiente de la auditoría.
i) Asegurar que los órganos de administración y control implementen
y ejecuten las disposiciones establecidas en pautas y
procedimientos emanados por la junta directiva.
j) Velar por la eficacia del diseño y funcionamiento de la
estructura y ambiente de control interno, para determinar si está
funcionando de acuerdo a sus objetivos, y modificarla cuando sea
necesario.
k) Tomar acción inmediata y adoptar las medidas correctivas
necesarias sobre cualquier situación o hallazgo significativo
detectado que requiera su prevención o corrección.
CAPÍTULO IV
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Artículo 7. Características de la Unidad de Auditoría.- Los
Almacenes deberán contar con una UAI, que tendrá las
características siguientes:
a) Estará a cargo de un auditor interno nombrado de acuerdo con lo
ordenado en el artículo 44 de la Ley de Almacenes, y con los
requisitos establecidos en la presente norma y en la normativa que
regula la materia sobre requisitos para ser director, gerente
general y/o ejecutivo principal y auditor interno de instituciones
financieras.
b) Sus integrantes deben estar efectivamente separados de las
funciones administrativas y operativas de la institución.
c) Dependerá orgánica, funcional y administrativamente de la junta
directiva de la almacenadora.
d) Cumplirá sus funciones y objetivos de modo oportuno,
independiente, efectivo y eficiente.
e) Tendrá acceso a todos los libros sociales, entre otros: los de
carácter contable, del comité de crédito, del registro de acciones,
de juntas directivas, de juntas generales de accionistas; así como,
a los registros, documentos e información que considere necesaria
para el ejercicio de sus funciones.
f) Deberá contar con una infraestructura apropiada y con los
recursos humanos, técnicos y logísticos adecuados a la magnitud y
complejidad de las operaciones de la institución, así como a los
riesgos que ésta enfrenta.
La junta directiva del almacén es responsable de asegurar las
condiciones apropiadas para el desarrollo de la función de
auditoría interna.
El auditor interno y demás auditores que integran la UAI deben
recibir capacitación permanente en materias relacionadas a sus
funciones, para lo cual corresponde al auditor interno presentar
las necesidades de capacitación con relación a los miembros de la
UAI, indicando las principales áreas de capacitación y el número de
horas requeridas anualmente, solicitud que deberá ser presentada y
discutida en el comité de auditoría y autorizada por la junta
directiva.
Toda la información que obtenga la UAI estará sujeta al sigilo
bancario, conforme lo dispuesto en el artículo 113 de la Ley
General de Bancos.
Artículo 8. Funciones de la Unidad de Auditoria.- La UAI
tendrá las siguientes funciones mínimas:
a) Evaluar el diseño, ejecución, efectividad y suficiencia del
sistema de control interno.
b) Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y
normativas que rigen para la institución.
c) Evaluar la confiabilidad, confidencialidad, disponibilidad,
efectividad, integridad y funcionalidad de la tecnología de la
información y los mecanismos de control y uso establecidos por la
almacenadora para garantizar la seguridad y protección de la
misma.
d) Evaluar el cumplimiento de los manuales de políticas y
procedimientos y demás normas internas del almacén.
e) Efectuar el seguimiento permanente a la implementación y
cumplimiento de las órdenes, instrucciones y/o recomendaciones
formuladas por el Superintendente, por los auditores externos y por
la propia UAI.
f) De acuerdo con las normas de auditoría y en base a la Matriz de
Riesgos de Auditoría del Almacén, diseñar el plan anual de trabajo
y someterlo a la junta directiva a través del comité de auditoría
para su aprobación, y enviarlo al Superintendente para su
conocimiento. Asimismo, cumplir con las actividades programadas en
el plan anual de trabajo y elaborar los informes respectivos.
g) Realizar actividades no programadas cuando lo considere
necesario o a solicitud expresa de la junta directiva o del
Superintendente.
h) Verificar la eficacia de los controles internos propuestos y
diseñados para una operación, servicio o producto en la etapa
previa a su lanzamiento, y/o participar en el comité de dirección
estratégica.
i) Evaluar los controles internos y el nivel de cumplimiento del
sistema de prevención de lavado de activos y financiamiento del
terrorismo.
j) Evaluar el cumplimiento de otros aspectos que determine la junta
directiva, el comité de auditoría y el Superintendente.
Artículo 9. Calidades de la Unidad de Auditoria.- Las
personas que conforman la UAI deben reunir los conocimientos, las
aptitudes técnicas, la experiencia y otras calidades requeridas
para el cumplimiento de sus responsabilidades de acuerdo a las
especificidades, riesgos, productos y servicios del almacén.
Artículo 10. Subcontratación.- Los almacenes podrán
subcontratar funciones que se le asignan a la UAI con la finalidad
de acceder a ventajas de índole técnica, de recursos, de
metodología, entre otras. Este tipo de subcontratación deberá
cumplir con lo establecido en el artículo 130 de la Ley General de
Bancos, con los requisitos señalados en la presente norma y con lo
dispuesto en la normativa que regula la materia sobre contratación
de proveedores de servicios para la realización de operaciones o
servicios a favor de las instituciones financieras.
Cualquiera sea el nivel de subcontratación, el auditor interno
continúa siendo responsable de asegurar que la auditoría interna
funcione de manera adecuada y eficaz, y de acuerdo a lo previsto en
la presente norma y según el acuerdo o contrato de servicios
suscrito con el proveedor.
El auditor interno es responsable de supervisar el cumplimiento del
contrato de servicios, asegurar la calidad general de las
actividades, informar al comité de auditoría, así como, efectuar el
seguimiento de los resultados del trabajo contratado.
Artículo 11. Procedimientos y Técnicas de Auditoria.- Los
procedimientos y técnicas de auditoría empleados por la UAI deberán
adecuarse a las disposiciones establecidas en la presente norma y a
lo establecido en las Normas Internacionales para el Ejercicio
Profesional de la Auditoría Interna dictadas por el Instituto de
Auditores Internos. Asimismo, dichos procedimientos y técnicas de
auditoría deberán estar contenidos en el respectivo manual de
auditoría interna.
CAPÍTULO V
AUDITOR INTERNO
Artículo 12. Nombramiento del Auditor Interno.- La UAI
estará a cargo del Auditor Interno, funcionario a tiempo completo y
dedicación exclusiva, cuyo nombramiento corresponde a la Junta
General de Accionistas de acuerdo con el artículo 44 de la Ley de
Almacenes.
En el caso de grupos financieros, el Superintendente podrá
autorizar, previa solicitud y presentación de justificaciones
pertinentes, que el Auditor Interno del coordinador responsable o
de la empresa controladora, cuando ésta estuviera radicada en el
país, sea nombrado como Auditor Interno de un almacén.
Con el fin de evitar posibles conflictos de interés, los almacenes
no podrán nombrar como auditor interno a personas que en los
últimos doce (12) meses hayan ocupado cargos en el área contable o
cargos gerenciales en áreas operativas o en unidades de negocios,
en la misma institución.
Artículo 13. Requisitos del Auditor Interno.- El interesado
que desee prestar sus servicios a un almacén como auditor interno,
deberá cumplir con los criterios de calificación y requisitos de
información establecidos en la normativa que regula la materia
sobre requisitos para ser director, gerente general y/o ejecutivo
principal y auditor interno de instituciones financieras; así como,
con los requisitos establecidos en la presente norma.
El Superintendente podrá considerar el nombramiento de un auditor
interno que no cuente con el requisito mínimo de los cinco (5) años
de experiencia a un nivel adecuado de magnitud y complejidad de la
responsabilidad a ser desempeñada, establecido en la referida
norma.
Para acreditar el cumplimiento de los requisitos previstos, el
almacén deberá presentar la documentación requerida por la norma
que regula la materia sobre requisitos para ser director, gerente
general y/o ejecutivo principal y auditor interno de instituciones
financieras.
Artículo 14. Responsabilidades del Auditor Interno.- El
auditor interno es responsable de cumplir, como mínimo, con lo
siguiente:
a) Informar por escrito al Superintendente en caso de ausencia
temporal de su cargo mayor a treinta (30) días y sobre cualquier
otra modificación en la composición de la UAI que afecte
significativamente su funcionamiento e independencia.
b) Verificar que no se den prácticas que favorezcan a los socios,
directores o administradores de la institución, que pudieran
constituir un menoscabo para el interés de los clientes.
c) Comunicar la ocurrencia de hechos significativos de forma
inmediata, directa y simultáneamente, al vigilante electo por la
junta general de accionistas o a la casa matriz cuando se trate de
sucursales de instituciones extranjeras, al Superintendente, al
comité de auditoría y a la junta directiva del almacén. Dicha
comunicación deberá realizarse a más tardar dentro de los tres (3)
días siguientes de conocidos los hechos.
Artículo 15. Remoción del Auditor Interno.- La remoción del
auditor interno antes del vencimiento de su período, deberá contar
con el voto de la mayoría de dos tercios de accionistas presentes
en Junta General y ser sometida a la consideración del
Superintendente para su no objeción, indicando las razones que
justifican tal medida. El Superintendente podrá solicitar un
informe al auditor interno, quién deberá presentarlo a más tardar
en la fecha que le sea indicada. Transcurrido el término antes
señalado, el Superintendente dentro de ocho (8) días hábiles
posteriores, mediante resolución razonada, determinará lo que
considere pertinente.
En este caso, la falta de auditor interno no podrá durar más de
sesenta (60) días.
Artículo 16. Auditor Interno Interino.- Previa autorización
del Superintendente, la UAI podrá estar a cargo de un auditor
interno interino nombrado por la junta directiva hasta por un plazo
de seis (6) meses, salvo en caso de remoción del auditor interno,
en cuyo caso, la UAI podrá estar a su cargo hasta por un plazo de
sesenta (60) días según lo dispuesto en el artículo precedente. El
auditor interino deberá cumplir con los mismos requisitos
establecidos en la presente norma para el caso del auditor
interno.
CAPÍTULO VI
PLAN ANUAL DE TRABAJO
Artículo 17. Contenido mínimo del Plan Anual de Trabajo.- La
elaboración del plan anual de trabajo será responsabilidad de la
UAI, el cual deberá estar acorde con el volumen y complejidad de
las operaciones. El plan deberá ser presentado al comité de
auditoría y aprobado por la junta directiva dentro del último
trimestre del año inmediato anterior a su ejecución y remitir copia
del mismo al Superintendente en la primera quincena del mes de
enero del siguiente año, y deberá contener, al menos, los aspectos
siguientes:
a) Objetivos anuales y alcance del plan de la UAI.
b) Cronograma de las actividades programadas, cuyo contenido mínimo
es el previsto en el anexo de la presente Norma, el cual forma
parte integrante de la misma. Dicho cronograma deberá incluir las
fechas y plazos detallados por actividad, fechas probables de
presentación de informes y reportes, y el seguimiento a
observaciones formuladas por el Superintendente.
c) Recursos humanos, técnicos y logísticos disponibles para el
cumplimiento del plan, indicando la estructura administrativa, la
del personal que conforma la UAI, el cargo que ocupan y la
formación profesional de estos, indicando, de ser el caso, la
necesidad de contratación de servicios especializados.
Artículo 18. Modificaciones del Plan Anual de Trabajo.- Las
modificaciones sustantivas realizadas al plan deberán ser
comunicadas al Superintendente dentro de los cinco (5) días de
aprobadas, acompañando copia del acuerdo de la sesión respectiva de
la junta directiva donde se precisan los motivos que les dieron
origen. El Superintendente podrá objetar mediante resolución dichas
modificaciones o sugerir otras.
Artículo 19. Informe sobre el Avance del Plan.- El auditor
interno deberá rendir un informe trimestral de avance del Plan.
Anual de Trabajo al comité de auditoría y al vigilante electo por
la junta general de accionistas o a la casa matriz cuando se trate
de sucursales de instituciones extranjeras. Dicho informe deberá
ser remitido por el comité de auditoría a la junta directiva del
almacén, con copia al Superintendente, dentro de los veinte (20)
días posteriores al cierre de cada trimestre. El informe estará
integrado por un resumen de las actividades programadas no
realizadas y la fecha en que serán ejecutadas, de las actividades
realizadas pero no programadas según dicho plan; así como, un
detalle consolidado de los informes de auditoría realizados a la
fecha, que describa los hallazgos encontrados, las recomendaciones
para subsanarlos y el seguimiento y grado de cumplimiento de las
mismas.
Será responsabilidad del auditor interno indicar en el informe
trimestral de avance antes referido de que no detectó ningún hecho
significativo que debiese haber comunicado, si fuere el caso.
CAPÍTULO VII
INFORMES DE AUDITORÍA Y ARCHIVOS
Artículo 20. Presentación de Informes.- El auditor interno
deberá presentar al comité de auditoría todos los informes que
elabore en cumplimiento de sus funciones. Dicho comité evaluará los
informes finales respectivos y a más tardar en la sesión inmediata
siguiente los presentará a la junta directiva. La oportunidad en la
que dicho comité tome conocimiento de los informes y las decisiones
que al respecto se adopten, deberán constar en el libro de actas
respectivo.
Artículo 21. Contenido mínimo de los Informes.- Los informes
elaborados por la UAI deben contener, al menos, los siguientes
aspectos:
a) Objetivo y alcance de la evaluación.
b) Metodología, procedimientos y técnicas de auditoría empleados;
así como, descripción del trabajo realizado.
c) Evaluación de la situación de la actividad u operación a la
fecha del informe, identificando los riesgos detectados y su
impacto en la institución, así como, la evaluación de los
procedimientos y controles utilizados por ésta.
d) Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para subsanar los
problemas o deficiencias identificadas, según corresponda.
e) Nombre de los funcionarios responsables de la evaluación;
y
f) Fecha de inicio y término de la evaluación.
Artículo 22. Archivo y Conservación de Documentos.- La UAI
deberá mantener un archivo conteniendo los informes elaborados
(programados y no programados) y otras comunicaciones que mantenga
con las diferentes unidades o áreas del almacén, así como, los
papeles de trabajo y la documentación soporte de los mismos. Dicha
información deberá estar a la disposición del Superintendente y de
los auditores externos.
La UAI deberá conservar en forma electrónica o física, por un
período no inferior a cinco (5) años, contados desde la fecha de
entrega del informe final del respectivo examen, los papeles de
trabajo y toda la documentación que respalda adecuadamente los
informes de auditoría emitidos por ellos.
CAPÍTULO VIII
EL COMITÉ DE AUDITORÍA
Artículo 23. Comité de Auditoría.- La junta directiva deberá
constituir mediante resolución un comité de auditoría para asistir
a la misma en el cumplimiento de sus responsabilidades de
vigilancia para el proceso de información financiera, riesgos de
negocio, control interno, auditoría y el proceso utilizado por el
almacén para vigilar el cumplimiento de las leyes, reglamentos,
normativa, código de conducta, entre otros.
El comité de auditoría debe estar conformado, como mínimo, por tres
miembros de la junta directiva, el que será presidido por uno de
ellos, quien será nombrado por dicha junta.
Podrán participar en el comité de auditoría como invitados, con voz
pero sin voto, el presidente, el director ejecutivo, el gerente
general, auditor interno, el auditor externo y cualquier otro
funcionario que consideren pertinente.
Artículo 24. Conflictos de interés.- Cuando algún miembro
del comité de auditoría tuviere interés personal o conflictos de
interés sobre algún asunto que sea abordado por dicho comité,
deberá abstenerse de conocer el caso, no estar presente durante la
discusión, ni incidir en el tema relacionado, lo cual se deberá
hacer constar en acta.
Artículo 25. Obligaciones del Comité de Auditoría.- Los
miembros del comité de auditoría tendrán las siguientes
obligaciones mínimas:
a) Reunirse ordinariamente al menos cada tres meses, sin perjuicio
de las reuniones extraordinarias para tratar asuntos que ameritan
ser atendidos con prontitud.
b) Informar a la junta directiva, al menos cada tres meses, los
resultados de los informes finales de auditoría que presente el
auditor interno.
c) Llevar un Libro de Actas en donde queden plasmados los temas
abordados, firmado por cada uno de los miembros, de manera que
pueda verificarse el análisis, discusión y toma de decisiones sobre
dichos temas, así como, de un ejercicio de seguimiento sobre la
implementación de las decisiones y medidas adoptadas.
d) Conocer y analizar los términos de los contratos de auditoría
externa y la suficiencia de los planes y procedimientos
pertinentes, en concordancia con las normas dictadas por la
Superintendencia.
e) Además de las tareas que le encomienda la junta directiva,
deberá realizar las siguientes:
1) Servir de medio de comunicación entre la junta directiva y la
UAI y entre la junta directiva y la auditoría externa, con respecto
a asuntos que se detallan a continuación:
i. Estados financieros trimestrales, semestrales y anuales.
ii. Alcance y resultados de los exámenes semestrales y
anuales.
iii. Prácticas contables y financieras del almacén.
iv. Efectividad y calidad del sistema de control interno.
v. Alcance de otros servicios proporcionados por los auditores
externos.
vi. Cualquier otro asunto relativo a la auditoría de las cuentas
del almacén y sus aspectos financieros, que el comité crea
necesario considerar, a su discreción.
2) Velar por el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo de la UAI y
proponer modificaciones al mismo.
3) Recomendar a la junta directiva la remoción o reelección del
auditor interno y externo.
4) Atender las propuestas que la UAI formule encaminadas al
fortalecimiento del sistema de control interno y atender sobre
situaciones que impidan su labor.
Artículo 26. Funciones principales del Comité de Auditoría.-
El comité de auditoría tendrá las siguientes funciones:
a) Respecto a los estados financieros: Revisar los estados
financieros al cierre del período, con el gerente general o
ejecutivo principal y con los propios auditores externos, a fin de
determinar:
1) Si los mismos se presentan de conformidad con el MUC.
2) Si se han considerado apropiadamente todos los asuntos y
transacciones o eventos especiales que deben ser expuestos en notas
a los estados financieros.
3) Si las decisiones tomadas por la gerencia son razonables en lo
que corresponde a las áreas significativas de valorización de
activos y determinación de obligaciones, cuando el criterio es un
factor importante en la determinación.
4) La forma como fueron resueltos los más importantes problemas de
carácter financiero encontrados en la preparación de los estados
financieros.
5) El amplio intercambio de ideas con las gerencias y con los
auditores externos sobre los aspectos y partidas más importantes de
los estados financieros y notas a los mismos. En ciertos casos, no
obstante, será necesario un análisis detallado de cada uno de los
componentes de los estados financieros, debido a que la preparación
y contenido de los mismos es de responsabilidad de la gerencia. En
muchos casos, sin embargo, el comité querrá, probablemente, que los
auditores externos participen en la revisión.
6) Si se han implementado las acciones necesarias para cumplir
adecuadamente con las recomendaciones dadas por el Superintendente,
así como, con las recomendaciones que hayan emanado de la auditoría
interna y auditoría externa.
b) Respecto a los informes de los auditores externos:
Revisar el resultado del examen de los auditores externos con ellos
mismos, considerando:
1) El contenido del informe de auditoría, especialmente cualquier
limitación al alcance del trabajo u otro asunto que pudiera haber
generado salvedades en el dictamen.
2) Cualquier diferencia entre el alcance del trabajo planeado y el
que finalmente se llevó a cabo, que previamente no haya sido
comunicada a la atención del comité.
3) La solución de problemas de auditoría de mayor importancia
tratados durante las reuniones anteriores.
4) Cualquier diferencia de criterio entre la gerencia y auditores
externos, con respecto a principios de contabilidad, tratamiento de
transacciones o eventos específicos, revelaciones en los estados
financieros y ajustes resultantes del examen.
5) Las recomendaciones de los auditores externos para el
mejoramiento de los procedimientos de contabilidad y del sistema de
control interno contable del almacén.
6) Los comentarios escritos de los auditores externos con respecto
a asuntos de carácter irregular que pudieran haberse notado durante
el examen.
7) Los puntos de vista de los auditores externos con respecto a la
competencia técnica de la gerencia contable.
c) Respecto al control interno: Es conveniente que el comité
de auditoría se informe cuidadosamente de las condiciones de
control interno del almacén y se interese en conocer el resultado
de los estudios y esfuerzos que éste realiza con el propósito de
mantener controles óptimos. Debe ponerse énfasis en las actividades
de sus auditores internos, de la gerencia y de los auditores
externos. En este aspecto el comité debe informarse directamente si
los auditores internos estudian y evalúan la eficiencia y el
cumplimiento del sistema de control interno y sus regulaciones en
forma periódica, cubriendo lo siguiente:
1) La forma en que se hacen esos estudios y evaluaciones.
2) Si las políticas y procedimientos del almacén definen clara y
apropiadamente las mismas, y si son debidamente comunicadas a todo
el personal.
3) Si los auditores internos han proporcionado sugerencias
efectivas para mejorar aquellas áreas de la contabilidad y
administración donde las políticas y procedimientos del almacén no
están siendo adecuadamente cumplidas, y si se ha tratado con la
gerencia los resultados de las revisiones y el cumplimiento de sus
políticas y controles.
4) Con respecto a las reuniones con la gerencia, el comité debe
tratar en el nivel apropiado de gerencia asuntos concernientes a la
definición de políticas y procedimientos del almacén, con respecto
a los controles internos vigentes y al cumplimiento de la normativa
aplicable. Debe tenerse especial cuidado que dichos asuntos hayan
sido apropiadamente tratados por la gerencia general. Asimismo, el
comité de auditoría debe obtener los puntos de vista de la gerencia
con respecto a las recomendaciones de los auditores internos y
externos sobre las políticas de control interno y al análisis de la
relación costo / beneficio en la ejecución de esas
recomendaciones.
5) El comité de auditoría debe informar periódicamente y por
escrito, de sus actividades a la junta directiva, ello permitirá
que cada director se informe de asuntos de carácter financiero y
administrativo o de gestión del almacén, lo cual servirá para que
pueda cumplir mejor sus responsabilidades con respecto a la calidad
de la institución.
El cumplimiento de las funciones antes descritas en ningún modo
significa que el comité de auditoría, ni los directores que lo
conforman, sustituirán a los auditores externos ni al auditor
interno en la ejecución del trabajo técnico sino, por el contrario,
que el Comité (y a través de ellos toda la junta directiva) tenga
una participación activa, no sólo en el proceso de contratación de
los auditores externos, sino también en el conocimiento del alcance
de su trabajo y del resultado de sus exámenes y revisiones.
Artículo 27. Período de Vigencia del Comité de Auditoría.-
La junta directiva del almacén determinará la duración del mandato
de sus representantes en dicho comité, el que en ningún caso podrá
ser superior a tres años, o hasta el término del período de la
junta directiva, si éste concluyera antes de ese plazo.
CAPÍTULO IX
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 28. Modificación de Anexo.- Se faculta al
Superintendente para realizar las modificaciones que sean
necesarias al anexo de la presente Norma, el cual es parte
integrante de la misma.
Artículo 29. Inaplicabilidad de Disposiciones Legales.- A
partir de la entrada en vigencia de la presente norma, serán
inaplicables para los Almacenes Generales de Depósito las
disposiciones legales previstas en la Norma sobre Control y
Auditoría Interna, contenida en Resolución No.
CD-SIBOIF-596-1-SEP9-2009, del 9 de septiembre de 2009, publicada
en La Gaceta, Diario Oficial No. 203, del 27 de octubre de
2009.
Artículo 30. Vigencia.- La presente Norma entrará en
vigencia a partir de su notificación, sin perjuicio de su
publicación en La Gaceta, Diario Oficial.
ANEXO
ACTIVIDADES PROGRAMADAS
PARA ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO
Las actividades programadas contenidas en el Plan Anual de Trabajo
para los almacenes generales de depósito, deben incluir los
siguientes aspectos, sin perjuicio que el Superintendente pueda
emitir instrucciones sobre otras actividades que deban ser
incluidas en dicho plan:
a) Disponibilidades: La auditoría interna deberá revisar los
controles operativos y contables en esta área, en particular
revisará y determinará lo adecuado y válido de las operaciones
realizando las actividades siguientes:
1) Los niveles de autorización con adecuada documentación.
2) La segregación de funciones.
3) Los programas de conciliación de cuentas.
4) Los mecanismos de control Interno para conocer el grado de su
aplicación contable.
b) Inversiones en Valores: La responsabilidad de auditoría
interna en esta área será la de evaluar periódicamente el
cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes, en
particular verificará:
1) La separación de las operaciones de Inversiones Mantenidas hasta
el vencimiento y Operaciones de Valores con Opción de Recompras. 2)
La estructura organizativa para verificar que exista una clara
definición y delimitación de funciones y responsabilidades (deben
estar segregadas las funciones de autorización, registro contable y
revisión o control de los riesgos).
3) El grado de cumplimiento de las políticas, disposiciones y
pautas dictadas por la junta directiva del almacén.
4) La aplicación de los procedimientos en cuanto a autorizaciones,
confirmaciones, desembolsos y recuperaciones, procesamiento y
registro de las operaciones.
5) La correcta valoración de las operaciones.
6) La exactitud y periodicidad de la información.
7) El cumplimiento de los límites y de los procedimientos de
control interno.
8) Evaluar periódicamente los resultados y procedimientos de
evaluación y clasificación de la cartera de inversiones.
c) Cartera de Créditos: La revisión de la efectividad de los
controles operativos y contables establecidos, en particular
verificará:
1) La estructura organizativa para verificar que exista una clara
definición y delimitación de funciones y responsabilidades (deben
estar segregadas las funciones de autorización, registro contable y
revisión o control de los riesgos).
2) El grado de cumplimiento de las políticas, disposiciones y
pautas dictadas por la junta directiva del almacén.
3) El grado de cumplimiento de la normativa vigente
4) Si los riesgos crediticios están debidamente autorizados y
dentro de los límites asignados a cada instancia. Además, comprobar
su correcta clasificación contable, calidad de operaciones
(valoración) y su adecuada protección contra pérdidas por mala
instrumentación, infidelidades, etc.
5) Los procedimientos de recuperación de activos del almacén.
6) La identificación de créditos relacionados y vinculación
significativa.
d) Cuentas y Documentos por Cobrar: La revisión de la
efectividad de los controles operativos y contables establecidos,
en particular verificará:
1) La estructura organizativa para verificar que exista una clara
definición y delimitación de funciones y responsabilidades (deben
estar segregadas las funciones de autorización, registro contable y
revisión o control de los riesgos).
2) El grado de cumplimiento de las políticas, disposiciones y
pautas dictadas por la junta directiva.
3) Si los riesgos crediticios están debidamente autorizados y
dentro de los límites asignados a cada instancia. Además, comprobar
su correcta clasificación contable, calidad de operaciones
(valoración) y su adecuada protección contra pérdidas por mala
instrumentación, infidelidades, etc.
4) El grado de cumplimiento de la normativa vigente
5) Los procedimientos de recuperación.
6) Periódicamente los resultados y procedimientos de evaluación y
clasificación de las cuentas y documentos por cobrar.
7) La identificación y clasificación de cuentas y documentos por
cobrar relacionados y vinculación significativa.
e) Bienes de Uso: La revisión de la efectividad de los
procedimientos administrativos, y contables establecidos, en
particular verificará:
1) Conocer las políticas de inversión de bienes de uso.
2) Valorar la dimensión de los bienes, su eficiencia o exceso
considerando tanto la actividad desarrollada como los planes y
estrategias de expansión.
3) Conocer y evaluar los mecanismos de control interno, en
particular:
i. Mecanismos de control de compras, ventas y contratación de
servicios. Mecanismos de salvaguarda jurídica de los bienes
(control de inscripciones registrales, litigios con terceros,
etc.).
iii. Mecanismos de control de cobertura de los activos mediante
pólizas de seguros.
iv. Mecanismos de salvaguarda física de los bienes (inventarios,
control de retiros, etc.).
v. Mecanismos de control interno contable.
vi. Valoración contable de los bienes.
vii. Las amortizaciones y depreciaciones practicadas.
viii. Los resultados reconocidos en operaciones con
inmuebles.
f) Bienes Recibidos de Adjudicaciones:
1) Evaluar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para
la adjudicación de bienes (adjudicación, valoración, registro
contable, provisiones, etc.).
2) Verificar la existencia de los criterios de gestión establecidos
para la enajenación de los bienes adjudicados como última etapa del
proceso de recuperación de créditos.
3) El grado de cumplimiento con la normativa que regula la
materia.
4) Conocer y evaluar los mecanismos de control interno, en
particular:
i. Mecanismos de control de contratación de servicios (Peritos
valuadores, técnicos, administradores, etc.).
ii. Mecanismos de salvaguarda jurídica de los bienes (control de
inscripciones registrales, litigios con terceros, etc.).
iii. Mecanismos de control de cobertura de los activos mediante
pólizas de seguros.
iv. Mecanismos de salvaguarda física de los bienes (inventarios,
control de retiros, etc.).
v. Mecanismos de control interno contable.
g) Préstamos de Bancos y Otras Instituciones Financieras:
Los préstamos de bancos y otras instituciones financieras deben ser
reconocidas por su monto, la revisión de la efectividad de los
controles operativos y contables establecidos, en particular
verificará:
1) La estructura organizativa para verificar que exista una clara
definición y delimitación de funciones y responsabilidades (deben
estar segregadas las funciones de autorización de solicitudes y
negociación de préstamos, registro contable y revisión o control
Interno.
2) El grado de cumplimiento de las políticas, disposiciones y
pautas dictadas por la junta directiva del almacén.
3) Comprobar su correcta clasificación contable, calidad de
operaciones (valoración) y su adecuada protección.
4) El grado de cumplimiento con la normativa que regula la
materia.
h) Resultados: La verificación de que solo se han
contabilizado los ingresos ciertos, la comprobación de que todos
los gastos y perdidas, incluidas las potenciales no realizadas,
están incluidas en la cuenta de resultados, el análisis de si la
cuenta de resultados recoge tanto lo ingresos como los gastos del
ejercicio. Verificar los mecanismos de control, en
particular:
1) Niveles de autorización definidos para gastos, según concepto e
importe.
2) Adecuada documentación de los niveles de autoridad.
3) Segregación de funciones entre autorización del gasto y la
aprobación del pago.
4) Una adecuada documentación de las prácticas contables de estos
gastos.
5) Establecer un adecuado control de planillas.
6) Elaboración de procedimientos bien definidos en la preparación
de planillas.
I) Otras Obligaciones: La unidad de auditoría, debe
verificar que todos los importes adeudados por el almacén se
encuentran adecuadamente clasificados, de acuerdo con las normas y
procedimientos internos.
j) Capital Social Pagado: La auditoría interna, deberá
verificar que la declaración de recursos propios se ha elaborado
correctamente. En concreto analizará:
1) Que se cumple con el capital social mínimo.
2) Que el quince por ciento (15%) del resultado neto del período es
registrado en la cuenta Reserva Legal.
k) Otras cuentas: Deberá constatar el cumplimiento de las
normas correspondientes, revisión de control interno,
procedimientos administrativos y de exigir la depuración o traslado
a la cuenta que le corresponda, el uso adecuado y un programa de
conciliación periódica de las cuantas siguientes:
1) Otros Deudores.
2) Cuentas de activos y pasivos de naturaleza transitoria.
3) Otros activos.
4) Cuentas Complementarias de Activos.
5) Inversiones de Obligaciones Laborales al Retiro.
6) Impuestos Diferidos.
7) Cuentas y Documentos por Pagar.
8) Gastos e Impuestos Acumulados por Pagar.
9) Otros pasivos.
10) Capital Social Pagado.
11) Reservas Patrimoniales.
12) Resultados.
13) Cuentas Contingente.
14) Cuentas de Orden
I) Plan Estratégico: La unidad de auditoría deberá verificar
que se está dando seguimiento al plan estratégico del almacén y que
mensualmente se verifica el cumplimiento de las metas expuestas en
su presupuesto.
m) Áreas sustantivas: La unidad de auditoría deberá revisar
y evaluar los controles establecidos para asegurar los procesos
adecuados, al menos, sobre los siguientes aspectos:
h) Resultados: La verificación de que solo se han
contabilizado los ingresos ciertos, la comprobación de que todos
los gastos y pérdidas, incluidas las potenciales no realizadas,
están incluidas en la cuenta de
l) Revisión de los controles operativos, y cumplimiento legal y
normativo en la emisión, administración y finiquito de los
certificados de depósito y bonos de prenda.
2) Evaluación de la administración seguros de mercaderías, bienes
muebles e inmueble, de fidelidad de empleados, incluyendo en el
caso de las mercaderías recibidas en depósito, la revisión de la
suficiencia de las sumas aseguradas por ubicación, vigencia de las
pólizas, y la cobertura de riesgos y ubicaciones.
3) Revisión de los controles en el almacenamiento, guarda,
conservación y manejo de las mercaderías recibidas en depósito,
incluyendo las condiciones físicas y de seguridad de las
bodegas.
4) Realización de inventarios de mercaderías, para verificar que
los títulos emitidos y vigentes se encuentren debidamente
respaldados.
5) Verificación de la suficiencia de la cobertura de los
inventarios en depósito yen prenda que respalda la emisión de
certificados de depósito y bonos de prenda.
6) Constatación del cumplimiento de los aspectos legales de los
clientes de la almacenadora, tales como, escrituras de
constitución, poderes de representación, certificaciones de
reuniones de junta directiva y de junta general de accionistas,
elección de juntas directivas documentos de identificación, entre
otros y según aplique y que exista el dictamen legal
correspondiente.
8) Evaluar el cumplimiento del SIPAR de la almacenadora y de la
Norma para la Prevención del Riesgo del Lavado de Dinero y
Financiamiento al Terrorismo, en particular el cumplimiento de los
seis pilares fundamentales en la Prevención de Lavado de Dinero y
Financiamiento al Terrorismo. Valorar el contenido del S1PAR
conforme a la Norma PLD/FT.
n) Tecnología de la Información: Evaluar los procedimientos
y controles establecidos del área de informática, en
particular:
1) Administración de cambios a los ambientes de producción
2) Procesamiento automático
3) Administración de usuarios
4) Sistema de información en ambiente de producción
5) Administración de la Tecnología de la Información
6) Administración de la seguridad
7) La segregación de funciones
8) Continuidad del negocio, respaldos de información y plan de
contingencia
(f) Gabriel Pasos Lacayo (1) V. Hurtado (f) Fausto Reyes (f)
ilegible (Silvio Moisés Casco Marenco) (f) U. Cerna B. URIEL
CERNA BARQUERO, Secretario Consejo Directivo
SIBOIF.
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