Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Banca y Finanzas
Rango: Resoluciones
-
NORMA SOBRE CONTROL Y AUDITORÍA
INTERNA DE LAS ENTIDADES DE VALORES
Resolución N° CD-SIBOIF-729-2-MAY25-2012
De fecha 25 de mayo de 2012
Publicado en La Gaceta No. 167 del 3 de Septiembre de 2012
NORMA SOBRE CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA DE LAS ENTIDADES DE
VALORES
El Consejo Directivo de la
Superintendencia de Bancos y de Otras Instituciones
Financieras,
CONSIDERANDO
I
Que el artículo 6, literal c) de la Ley No. 587, Ley de Mercados de
Capitales, publicada en La Gaceta, Diario Oficial No. 222 del 15 de
noviembre de 2006, expresa como función del Consejo Directivo de la
Superintendencia, establecer con carácter general las normas
contables y de auditoría, de conformidad con las mejores prácticas
sobre esta materia.
II
Que la labor que desarrollan las unidades de auditoría interna al
evaluar periódicamente el grado de eficiencia y eficacia de los
sistemas de control interno implementados por las instituciones
financieras supervisadas y de verificar su cumplimiento por parte
de los integrantes de dichas instituciones, constituye un mecanismo
fundamental de apoyo a la supervisión y control que realiza esta
Superintendencia, por lo que resulta necesario establecer y
actualizar los criterios mínimos requeridos para su ejercicio de
acuerdo a los estándares internacionales y mejores prácticas.
III
Que de acuerdo a lo antes expuesto y con base a las facultades
establecidas en el artículo 10, numerales 2) y 10), de la Ley Nº
316, Ley de la Superintendencia de Bancos y de Otras Instituciones
Financieras, y sus reformas.
En uso de sus facultades,
HA DICTADO
La siguiente:
Resolución N°
CD-SIBOIF-729-2-MAY25-2012
NORMA SOBRE CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA DE LAS ENTIDADES DE
VALORES
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Conceptos.- Para los fines de la presente norma,
los términos indicados en este artículo, tanto en mayúsculas como
en minúsculas, singular o plural, tendrán los significados
siguientes:
a)Actividades no programadas: Exámenes especiales que no se
encuentran previstos en el plan anual de trabajo y que se hacen
necesarios para la evaluación del funcionamiento del sistema de
control interno y de sus diferentes componentes.
b)Actividades programadas: Actividades autorizadas por la
junta directiva de la sociedad, que deben ser ejecutadas
oportunamente por la Unidad de Auditoría Interna, con el objetivo
de examinar, evaluar y monitorear la adecuación y efectividad del
sistema de control interno.
c)Comité de auditoría o comité: El Comité de Auditoría
nombrado por la junta directiva de la sociedad.
d)Días: Días calendario, salvo que expresamente se
establezca que se refiere a días hábiles.
e)Entidad o Entidad de Valores: Bolsas de valores, centrales
de valores, puestos de bolsas, sociedades administradoras de fondos
de inversión y titularización y sociedades calificadoras de riesgo
constituidas en el país.
f)Hechos significativos: Lo constituyen aquellos hechos que
pueden tener impacto material en la liquidez, solvencia, imagen,
entre otros aspectos de la entidad. La materialidad de un hecho
dependerá de si éste tiene el potencial de causar un impacto
importante, sea éste de tipo cuantitativo o cualitativo, en una
línea de negocios importante de la entidad o en sus operaciones a
nivel general. A tal efecto, el auditor interno debe aplicar su
mejor juicio profesional para determinar aquellos hechos que
considere puedan potencialmente impactar a la entidad y requieran
ser informados por su carácter significativo.
g)Instituto de Auditores Internos: Asociación internacional
dedicada al desarrollo profesional continuado del auditor interno y
de la profesión de auditoría interna, mejor conocida por sus siglas
en inglés como IIA (The Institute of Internal Auditors).
h)Junta Directiva: Órgano principal de administración de la
entidad de valores.
i)Ley General de Bancos: Ley 561, Ley General de Bancos,
Instituciones Financieras no Bancarias y Grupos Financieros,
publicada en la Gaceta Diario Oficial Nº 232, del 30 de noviembre
de 2005.
j)Ley de Mercado de Capitales: Ley No. 587, Ley de Mercado
de Capitales, publicada en La Gaceta, Diario Oficial No. 222 del 15
de noviembre del 2006.
k)Manual: Manual de Auditoría Interna que contiene las
políticas, procedimientos y técnicas de auditoría que han de
utilizarse para evaluar el funcionamiento del sistema de control
interno de la entidad de valores supervisada.
l)MUC: Se refiere al Manual Único de Cuentas para las
Instituciones
Financieras del Mercado de Valores.
m)Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la
Auditoría Interna: Normas dictadas por el Instituto de
Auditores Internos que sirven de referencia internacional en la
materia.
n)Plan: Plan anual de trabajo que contiene los lineamientos
generales, objetivos, alcance y actividades programadas que
desarrolla la unidad de auditoría interna durante cada ejercicio
económico.
o)Sistema de control interno: Conjunto de políticas,
procedimientos y técnicas de control establecidas por la entidad
para proveer una seguridad razonable en el logro de una adecuada
organización administrativa y eficiencia operativa, confiabilidad
de los reportes que fluyen de sus sistemas de información,
apropiada identificación y administración de los riesgos que
enfrenta en sus operaciones y actividades y el cumplimiento de las
disposiciones legales que le son aplicables;
p)Superintendencia: Superintendencia de Bancos y de Otras
Instituciones Financieras.
q)Superintendente: Superintendente de Bancos y de Otras
Instituciones Financieras.
r)UAI o Unidad de Auditoría Interna: Se refiere a la unidad
de auditoría interna bajo la responsabilidad de un auditor
interno.
Artículo 2. Objeto.- El objeto de la presente norma es
regular el ámbito de acción de las auditorías internas y establecer
las pautas para que la junta directiva de las entidades reguladas
en la presente norma, a través de su UAI, velen permanentemente por
la eficiencia y eficacia de los sistemas de control interno y del
cumplimiento de sus regulaciones con la finalidad de minimizar
riesgos, utilizando los preceptos establecidos en la presente norma
y en las técnicas y procedimientos de auditoría de aceptación
general.
Artículo 3. Alcance.- Las disposiciones de la presente norma
son aplicables a las Bolsas de Valores, Centrales de Valores,
Puestos de bolsas, Sociedades administradoras de Fondos de
Inversión y Titularización y Sociedades Calificadoras de Riesgo
constituidas en el país.
CAPÍTULO II
CONTROL INTERNO
Artículo 4. Obligatoriedad de un Control Interno.- Las
entidades de valores están obligadas a contar con un sistema de
control interno que, como mínimo, contenga un conjunto de
políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la
entidad para proveer una seguridad razonable en la salvaguarda de
los activos y lograr una adecuada organización administrativa y
eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes que fluyen de
sus sistemas de información, apropiada identificación y
administración de los riesgos que enfrenta, y el cumplimiento de
las disposiciones legales que le son aplicables.
CAPITULO III
JUNTA DIRECTIVA
Artículo 5. Responsabilidades de la Junta Directiva.-
Respecto al control interno, la junta directiva de la entidad de
valores es responsable de adoptar, como mínimo, las siguientes
medidas:
a)Establecer los mecanismos, pautas, procedimientos y políticas
orientadas a establecer un sistema adecuado de control interno.
Estas medidas deben incluir la manera de mantener informados
permanentemente a los miembros de la junta directiva;
b)Reunirse una vez al mes, sin perjuicio de las reuniones
extraordinarias, para tratar asuntos que ameritan ser atendidos con
prontitud;
c)Llevar en el Libro de Actas los acuerdos y resoluciones que se
adopten sobre los temas abordados, de manera que pueda verificarse
el análisis, discusión y toma de decisiones sobre dichos temas, así
como, de un ejercicio de seguimiento sobre la implementación de las
decisiones y medidas adoptadas;
d)Establecer el comité de auditoría;
e)Conformar una UAI bajo la responsabilidad de un auditor interno
que cumpla con los requisitos establecidos en la presente norma y
en la normativa que regula la materia sobre requisitos para ser
director, gerente general y/o ejecutivo principal y auditor interno
de instituciones financieras;
f)Delimitar las funciones y responsabilidades de los órganos de
administración, control y auditoría;
g)Asegurar que la UAI desarrolle sus funciones con absoluta
independencia técnica de acuerdo con las disposiciones establecidas
en la presente norma;
h)Asegurar que los integrantes de la UAI estén efectivamente
separados de funciones administrativas y/u operativas, impropias de
la función independiente de la auditoría;
i)Asegurar que los órganos de administración y control implementen
y ejecuten las disposiciones establecidas en pautas y
procedimientos emanados por la junta directiva;
j)Velar por la eficacia del diseño y funcionamiento de la
estructura y ambiente de control interno, para determinar si está
funcionando de acuerdo a sus objetivos, y modificarla cuando sea
necesario;
k)Tomar acción inmediata y adoptar las medidas correctivas
necesarias sobre cualquier situación o hallazgo significativo
detectado que requiera su prevención o corrección;
l)Asegurar que se implementen las recomendaciones derivadas de los
informes de auditoría interna, auditoría externa, administrador de
prevención de lavado de dinero y fiscalización de la bolsa de
valores; así como, de las instrucciones del Superintendente;
y
m)Establecer lineamientos para asegurar que la estructura orgánica
de la entidad de valores contemple una adecuada segregación de
funciones y se eviten potenciales conflictos de interés entre las
distintas unidades de la misma entidad.
CAPÍTULO IV
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Artículo 6. Características de la Unidad de Auditoría.- Las
entidades de valores deberán contar con una UAI, la cual tendrá las
siguientes características:
a)Estará a cargo de un auditor interno nombrado con los requisitos
establecidos en la presente norma y en la normativa que regula la
materia sobre requisitos para ser director, gerente general y/o
ejecutivo principal y auditor interno de instituciones
financieras;
b)Sus integrantes deben estar efectivamente separados de las
funciones administrativas y operativas de la entidad;
c)Dependerá orgánica, funcional y administrativamente de la junta
directiva de la entidad;
d ) Cumplirá sus funciones y objetivos de modo oportuno ,
independiente, efectivo y eficiente;
e)Tendrá acceso directo, libre e irrestricto a todos los libros
sociales, entre otros: los de carácter contable, del registro de
acciones, de juntas directivas, de asambleas generales de
accionistas, y de cualquier otro comité u órgano de trabajo
existente o que se cree en la entidad; así como, a los registros,
archivos, documentos almacenados en cualquier medio e información
de las operaciones que considere necesarias para el ejercicio de
sus funciones de auditoría; y
f)Deberá contar con una infraestructura apropiada y con los
recursos humanos, técnicos y logísticos adecuados a la magnitud y
complejidad de las operaciones de la entidad, así como a los
riesgos que ésta enfrenta.
La junta directiva de la entidad es responsable de asegurar las
condiciones apropiadas para el desarrollo de la función de
auditoría interna.
El auditor interno y demás auditores que integran la UAI deben
recibir capacitación permanente, continua y actualizada en materias
relacionadas a sus funciones, para lo cual corresponde al auditor
interno presentar las necesidades de capacitación con relación a
los miembros de la UAI, indicando las principales áreas de
capacitación y el número de horas requeridas anualmente, solicitud
que deberá ser presentada y discutida en el comité de auditoría y
autorizada por la junta directiva.
Toda la información que obtenga la UAI estará sujeta al sigilo
bancario, conforme lo dispuesto en el artículo 113 de la Ley
General de Bancos.
Artículo 7. Funciones de la Unidad de Auditoría.- La UAI
tendrá las siguientes funciones mínimas:
a)Evaluar el diseño, ejecución, efectividad y suficiencia del
sistema de control interno.
b)Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas
que rigen para la respectiva entidad de valores.
c)Evaluar la con fiabilidad, confidencialidad, disponibilidad,
efectividad, integridad y funcionalidad de la tecnología de la
información y los mecanismos de control y uso establecidos por la
entidad supervisada para garantizar la seguridad y protección de la
misma.
d ) Evaluar el cumplimiento de los manuales de políticas y
procedimientos y demás normas internas de la entidad.
e)Efectuar el seguimiento permanente a la implementación y
cumplimiento de las órdenes, instrucciones y/o recomendaciones
formuladas por el Superintendente, por los auditores externos y por
la propia UAI.
f)De acuerdo con las normas de auditoría referidas en la presente
norma deberá diseñar el plan anual de trabajo a fin de determinar
las prioridades de la actividad de auditoría interna y someterlo a
la junta directiva a través del comité de auditoría para su
aprobación, y enviarlo al Superintendente para su conocimiento.
Asimismo, cumplir con las actividades programadas en el plan anual
de trabajo y elaborar los informes respectivos.
g)Verificar la eficacia de los controles internos propuestos y
diseñados para una operación, servicio o producto en la etapa
previa a su lanzamiento.
h)Evaluar el nivel de cumplimiento del sistema de prevención de
lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
i)Evaluar la calidad, suficiencia y oportunidad de la información
financiera.
j)Verificar la estructura organizacional autorizada por la junta
directiva de la entidad de valores en relación con la efectiva
segregación de funciones y ejercicio de facultades atribuidas a
cada uno de los funcionarios de la entidad.
k)Evaluar el cumplimiento de otros aspectos que determine la junta
directiva, el comité de auditoría y el Superintendente.
Artículo 8. Calidades de la Unidad de Auditoría.- Las
personas que conforman la UAI deben reunir los conocimientos, las
aptitudes técnicas, la experiencia y otras calidades requeridas
para el cumplimiento de sus responsabilidades.
Sin perjuicio de lo anterior, toda UAI debe contar con un servicio
de auditoría de sistemas de información que colabore en el logro de
sus funciones y objetivos. Este servicio debe contar con personal
competente y experiencia específica en auditoría de Tecnología de
la Información apropiado en competencias a la complejidad y tamaño
de las operaciones que realiza la entidad supervisada, el que podrá
ser también subcontratado.
La UAI de la entidad de valores que forme parte de un grupo
financiero podrá apoyarse de la UAI de dicho grupo para realizar la
auditoría al ambiente de Tecnología de Información y aspectos
relacionados establecidos en la presente norma.
Artículo 9. Subcontratación.- Las entidades de valores
podrán subcontratar funciones que se le asignan a la UAI con la
finalidad de acceder a ventajas de índole técnica, de recursos, de
metodología, entre otras. Este tipo de subcontratación deberá
cumplir con lo establecido en el artículo 130 de la Ley General de
Bancos, con los requisitos señalados en la presente norma y con lo
dispuesto en la normativa que regula la materia sobre contratación
de proveedores de servicios para la realización de operaciones o
servicios a favor de las instituciones financieras.
Cualquiera sea el nivel de subcontratación, el auditor interno
continúa siendo responsable de asegurar que la auditoría interna
funcione de manera adecuada y eficaz, y de acuerdo a lo previsto en
la presente norma y según el acuerdo o contrato de servicios
suscrito con el proveedor.
El auditor interno es responsable de supervisar el cumplimiento del
contrato de servicios, asegurar la calidad general de las
actividades, informar al comité de auditoría, así como, efectuar el
seguimiento de los resultados del trabajo contratado. Asimismo, con
el fin de evitar posibles conflictos de interés, el auditor interno
debe asegurar que el personal subcontratado por la entidad no
realice funciones distintas a las de auditoría interna, tales como:
servicios de contabilidad; de operación de sistemas de información;
de administración de red local; de operación, supervisión, diseño o
implementación de sistemas informáticos (hardware y software); de
valuaciones, avalúos o estimaciones; de administración; de
representación y resolución de conflictos legales y tributarios; de
reclutamiento de personal; de capacitación o de consultorías.
Artículo 10. Procedimientos y Técnicas de Auditoría.- Los
procedimientos y técnicas de auditoría empleados por la UAI deberán
adecuarse a las disposiciones establecidas en la presente norma y a
lo establecido en las Normas Internacionales para el Ejercicio
Profesional de la Auditoría Interna dictadas por el Instituto de
Auditores Internos. Asimismo, dichos procedimientos y técnicas de
auditoría deberán estar contenidos en el respectivo manual de
procedimientos y técnicas de auditoría interna.
CAPÍTULO V
AUDITOR INTERNO
Artículo 11. Nombramiento del Auditor Interno.- La UAI
estará a cargo del Auditor Interno, funcionario a tiempo completo y
dedicación exclusiva, cuyo nombramiento corresponde a la asamblea
general de accionistas por un periodo de tres años y podrá ser
reelecto.
El Superintendente podrá considerar, previa solicitud de la entidad
de valores interesada y en consideración al volumen de las
operaciones de ésta, el nombramiento a tiempo parcial de un Auditor
Interno quien asumirá y ejercerá las funciones que establece la Ley
y las normas dictadas por el Consejo Directivo de la
Superintendencia, con la responsabilidad de elaborar y presentar
mensualmente informes escritos de resultados de sus gestiones ante
la junta directiva de cada entidad señalada, con copia al
Superintendente. Lo anterior es sin perjuicio de que ante un
aumento en el volumen de las operaciones, a juicio del
Superintendente, éste pueda ordenar el nombramiento a tiempo
completo y de manera exclusiva de dicho funcionario.
En el caso de grupos financieros, el Superintendente podrá
autorizar, previa solicitud y presentación de justificaciones
pertinentes, que el Auditor Interno del coordinador responsable o
de la empresa controladora, cuando ésta estuviera radicada en el
país, sea nombrado como Auditor Interno de las entidades de valores
pertenecientes al grupo financiero.
Con el fin de evitar posibles conflictos de interés, las entidades
de valores no podrán nombrar como auditor interno a personas que en
los últimos doce (12) meses hayan ocupado cargos en el área
contable o cargos gerenciales en áreas operativas o en unidades de
negocios, en la misma entidad.
Artículo 12. Requisitos del Auditor Interno.- El interesado
que desee prestar sus servicios a una entidad de valores como
auditor interno, deberá cumplir con los criterios de calificación y
requisitos de información establecidos en la normativa que regula
la materia sobre requisitos para ser director, gerente general y/o
ejecutivo principal y auditor interno de instituciones financieras;
así como, con los requisitos establecidos en la presente norma. El
Superintendente podrá considerar el nombramiento de un auditor
interno que no cuente con el requisito mínimo de los cinco (5) años
de experiencia a un nivel adecuado de magnitud y complejidad de la
responsabilidad a ser desempeñada, establecido en la referida
norma.
Artículo 13. Responsabilidades del Auditor Interno.- El
auditor interno es responsable de cumplir, como mínimo, con lo
siguiente:
a)Informar por escrito al Superintendente en caso de ausencia
temporal de su cargo mayor a treinta (30) días y sobre cualquier
otra modificación en la composición de la UAI que afecte
significativamente su funcionamiento e independencia;
b)Verificar que no se den prácticas que favorezcan a los socios,
directores o administradores de la entidad, que pudieran constituir
un menoscabo para el interés de los clientes. De comprobar la
existencia de alguna práctica de esta naturaleza, deberá informarlo
por escrito, inmediata y simultáneamente al Comité de Auditoría y a
l Superintendente;
c)Comunicar la ocurrencia de hechos significativos de forma
inmediata, directa y simultánea, al vigilante electo por la
asamblea general de accionistas, al Superintendente, al comité de
auditoría y a la junta directiva de la entidad. Dicha comunicación
deberá realizarse a más tardar dentro de los tres (3) días
siguientes de conocidos los hechos; y
d)Velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la
presente Norma.
Artículo 14. Remoción del Auditor Interno.- La remoción del
auditor interno antes del vencimiento de su período, deberá contar
con el voto de la mayoría de dos tercios de accionistas presentes
en asamblea general de accionistas y ser sometida a la
consideración del Superintendente para su no objeción, indicando
las razones que justifican tal medida. El Superintendente podrá
solicitar un informe al auditor interno, quién deberá presentarlo a
más tardar en la fecha que le sea indicada. Transcurrido el término
antes señalado, el Superintendente dentro de ocho (8) días hábiles
posteriores, mediante resolución razonada, determinará lo que
considere pertinente.
En este caso, o en caso de renuncia, la falta de auditor interno no
podrá durar más de sesenta (60) días.
Artículo 15. Auditor Interno Interino.- Previa autorización
del Superintendente, la UAI podrá estar a cargo de un auditor
interno interino nombrado por la asamblea general de accionistas,
hasta por un plazo de seis (6) meses, salvo en caso de remoción o
renuncia del auditor interno, en cuyo caso, la UAI podrá estar a su
cargo hasta por un plazo de sesenta (60) días según lo dispuesto en
el artículo precedente. El auditor interno interino deberá cumplir
con los mismos requisitos establecidos en la presente norma para el
caso del auditor interno.
Artículo 16.Prohibición- Las bolsas de valores no podrán
nombrar a su auditor interno como responsable del proceso de
fiscalización que éstas deben realizar en los puestos de bolsa, así
mismo, queda prohibido que dicho funcionario participe en dichas
auditorías.
CAPÍTULO VI
PLAN ANUAL DE TRABAJO
Artículo 17. Contenido mínimo del Plan Anual de Trabajo.- La
elaboración del plan anual de trabajo será responsabilidad de la
UAI. El plan deberá ser presentado al comité de auditoría y
aprobado por la junta directiva dentro del último trimestre del año
inmediato anterior a su ejecución y remitir copia del mismo al
Superintendente en la primera quincena del mes de enero del
siguiente año, y deberá contener, al menos, los siguientes
aspectos:
a)Objetivos anuales y alcance del plan de la UAI;
b)Cronograma de las actividades programadas, cuyo contenido mínimo
es el previsto en el Anexo de la presente norma, el cual forma
parte integrante de la misma. Dicho cronograma deberá incluir las
fechas y plazos detallados por actividad; fechas probables de
presentación de informes y reportes; y el seguimiento a
observaciones formuladas por el Superintendente; y
c)Recursos humanos, técnicos y logísticos disponibles para el
cumplimiento del plan, indicando la estructura administrativa, la
del personal que conforma la UAI, el cargo que ocupan y la
formación profesional de estos, indicando, de ser el caso, la
necesidad de contratación de servicios especializados.
Artículo 18. Modificaciones del Plan Anual de Trabajo.- Las
modificaciones realizadas al plan deberán ser comunicadas al
Superintendente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a
su aprobación, acompañando copia del acuerdo de la sesión
respectiva de la junta directiva donde se precisan los motivos que
les dieron origen. El Superintendente podrá objetar mediante
resolución dichas modificaciones o sugerir otras.
Artículo 19. Informe sobre el Avance del Plan.- El auditor
interno deberá rendir y remitir dentro de los veinte (20) días
posteriores al cierre de cada trimestre, un informe trimestral de
avance del Plan Anual de Trabajo a la junta directiva, al comité de
auditoría, al vigilante y al Superintendente. El informe consiste
en un resumen de las actividades programadas realizadas, de las
actividades programadas no realizadas y la fecha en que serán
ejecutadas, de las actividades realizadas pero no programadas según
dicho plan; así como, de un detalle consolidado de los informes de
auditoría realizados a la fecha del respectivo período, que
describa los hallazgos encontrados y las recomendaciones para
subsanarlos. Igualmente, debe contener el seguimiento y grado de
cumplimiento de las recomendaciones contenidas en informes
anteriores.
Será responsabilidad del auditor interno indicar en el informe
trimestral de avance antes referido de que no detectó ningún hecho
significativo que debiese haber comunicado de inmediato, si fuere
el caso.
CAPÍTULO VII
INFORMES DE AUDITORÍA Y ARCHIVOS
Artículo 20. Presentación de Informes.- El auditor interno
deberá presentar al comité de auditoría todos los informes que
elabore en cumplimiento de sus funciones. Dicho comité evaluará los
informes finales respectivos y a más tardar en la sesión inmediata
siguiente los presentará a la junta directiva. La oportunidad en la
que dicho comité tome conocimiento de los informes y las decisiones
que al respecto se adopten, deberán constar en el libro de actas
respectivo.
Artículo 21. Contenido mínimo de los Informes.- Los informes
elaborados por la UAI deben contener, al menos, los siguientes
aspectos:
a)Objetivo y alcance de la evaluación;
b)Metodología, procedimientos y técnicas de auditoría
empleados;
c)Evaluación de la situación de la actividad u operación a la fecha
del informe, identificando los riesgos detectados y su impacto en
la entidad, así como, la evaluación de los procedimientos y
controles utilizados por ésta;
d)Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para subsanar los
problemas o deficiencias identificadas, según corresponda;
e)Nombre de los funcionarios responsables de la evaluación; y
f)Fecha de inicio y término de la evaluación.
Artículo 22. Archivo y Conservación de Documentos.- La UAI
deberá mantener un archivo conteniendo los informes elaborados
(programados y no programados) y otras comunicaciones que mantenga
con las diferentes unidades o áreas de la entidad, así como, los
papeles de trabajo y la documentación soporte de los mismos. Dicha
información deberá estar a la disposición del Superintendente, de
la bolsa de valores y de la firma de auditoría externa contratada
para la revisión anual de las operaciones del período que
corresponda.
La UAI deberá conservar en forma electrónica y física, por un
período no inferior a cinco (5) años, contados desde la fecha de
entrega de los informes finales respectivos, los papeles de trabajo
y toda la documentación que respalda los informes de auditoría
emitidos por ellos.
CAPÍTULO VIII
EL COMITÉ DE AUDITORÍA
Artículo 23. Comité de Auditoría.- La junta directiva de la
entidad de valores deberá constituir mediante resolución un comité
de auditoría que deberá conocer e informarle a ésta sobre el
proceso de información financiera, riesgos de negocio, control
interno, auditoría y el proceso utilizado por la entidad para
vigilar el cumplimiento de las leyes, reglamentos, normativa,
código de conducta, entre otros, debiendo cumplir con las
obligaciones y funciones establecidas en ésta norma.
El comité de auditoría debe estar conformado, como mínimo, por tres
miembros de la junta directiva, el que será presidido por uno de
ellos, quien será nombrado por dicha junta.
Podrán participar en el comité de auditoría, únicamente en calidad
de invitados con voz pero sin voto, el presidente de la junta
directiva, el director ejecutivo, el gerente general, el auditor
interno, el auditor externo y cualquier otro funcionario que
consideren pertinente.
Cuando el principal ejecutivo de la entidad sea miembro de su junta
directiva, éste no podrá participar en las sesiones de dicho órgano
cuando en él deban conocerse los informes del comité de
auditoría.
Artículo 24. Conflictos de interés.- Cuando algún miembro o
invitado ocasional del comité de auditoría tuviere interés personal
o conflictos de interés sobre algún asunto que sea abordado por
dicho comité, deberá abstenerse de conocer el caso, no estar
presente durante la discusión, ni incidir en el tema relacionado,
lo cual se deberá hacer constar en acta.
Artículo 25. Obligaciones del Comité de Auditoría.- Los
miembros del comité de auditoría tendrán las siguientes
obligaciones mínimas:
a)Reunirse ordinariamente al menos cada dos meses, sin perjuicio de
las reuniones extraordinarias para tratar asuntos que ameritan ser
atendidos con prontitud;
b)Informar a la junta directiva, al menos cada tres meses, los
resultados de los informes finales de auditoría que presente el
auditor interno;
c)Llevar un Libro de Actas en donde queden plasmados los temas
abordados, firmado por cada uno de los miembros, de manera que
pueda verificarse el análisis, discusión y toma de decisiones sobre
dichos temas, así como, de un ejercicio de seguimiento sobre la
implementación de las decisiones y medidas adoptadas;
d)Conocer y analizar los términos de los contratos de auditoría
externa y la suficiencia de los planes y procedimientos
pertinentes, en concordancia con las normas dictadas por la
Superintendencia;
e)Además de las tareas que le encomienda la junta directiva, deberá
realizar las siguientes:
1)Servir de medio de comunicación entre la junta directiva y la UAI
y entre la junta directiva y la auditoría externa, con respecto a
asuntos que se detallan a continuación:
i.Estados financieros trimestrales, semestrales y anuales;
ii.Alcance y resultados de los exámenes semestrales y
anuales;
iii.Prácticas contables y financieras de la entidad;
iv.Efectividad y calidad del sistema de control interno;
v.Efectividad, integridad y funcionalidad de la tecnología de la
información y los mecanismos de control y uso establecidos por la
entidad para garantizar la seguridad y protección de la
misma.
vi.Alcance de otros servicios proporcionados por los auditores
externos;
vii.Cualquier otro asunto relativo a la auditoría de las cuentas de
la entidad y sus aspectos financieros, que el comité crea necesario
considerar, a su discreción.
2)Velar por el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo de la UAI y
proponer modificaciones al mismo;
3)Recomendar a la asamblea general de accionistas a través de la
junta directiva la remoción o reelección del auditor interno y de
la firma de auditoría externa;
4)Atender las propuestas que la UAI formule encaminadas al
fortalecimiento del sistema de control interno y atender sobre
situaciones que impidan su labor.
5)Velar por el cumplimiento y seguimiento de las recomendaciones
del auditor interno.
Artículo 26. Funciones principales del Comité de Auditoría.-
El comité de auditoría tendrá las siguientes funciones:
a)Respecto a los estados financieros. Revisar los estados
financieros al cierre del período, con el gerente general o
ejecutivo principal y con los propios auditores externos, a fin de
determinar:
1)Si los mismos se presentan de conformidad con el MUC;
2)Si se han considerado apropiadamente todos los asuntos y
transacciones o eventos especiales que deben ser expuestos en notas
a los estados financieros;
3)Si las decisiones tomadas por la gerencia son razonables en lo
que corresponde a las áreas significativas de valorización de
activos y determinación de obligaciones y del patrimonio, cuando el
criterio es un factor importante en la determinación;
4)La forma cómo fueron resueltos los más importantes problemas de
carácter financiero encontrados en la preparación de los estados
financieros;
5)El amplio intercambio de ideas con las gerencias y con los
auditores externos sobre los aspectos y partidas más importantes de
los estados financieros y notas a los mismos. En ciertos casos, no
obstante, será necesario un análisis detallado de cada uno de los
componentes de los estados financieros, debido a que la preparación
y contenido de los mismos es de responsabilidad de la gerencia. En
muchos casos, sin embargo, el comité querrá, probablemente, que los
auditores externos participen en la revisión;
6)Si se han implementado las acciones necesarias para cumplir
adecuadamente con las instrucciones impartidas por el
Superintendente, así como, con las recomendaciones que hayan
emanado de la auditoría interna y auditoría externa.
b)Respecto a los informes de los auditores externos: Revisar el
resultado del examen de los auditores externos, con ellos mismos,
considerando:
1)El contenido del informe de auditoría, especialmente
cualquier
limitación al alcance del trabajo u otro asunto que pudiera haber
generado salvedades en el dictamen;
2)Cualquier diferencia entre el alcance del trabajo planeado y el
que finalmente se llevó a cabo, que previamente no haya sido
comunicada a la atención del comité;
3)La solución de problemas de auditoría de mayor importancia
tratados durante las reuniones anteriores;
4)Cualquier diferencia de criterio entre la gerencia y auditores
externos, con respecto a la norma sobre aplicación del Manual Único
de Cuentas (MUC) para las instituciones financieras del mercado de
valores, a los fondos de inversión y a los fondos de
titularización, tratamiento de transacciones o eventos específicos,
revelaciones en los estados financieros y ajustes resultantes del
examen;
5)Las recomendaciones de los auditores externos para el
mejoramiento de los procedimientos de contabilidad y del sistema de
control interno contable de la entidad;
6)Los comentarios escritos de los auditores externos con respecto a
asuntos de carácter irregular que pudieran haberse notado durante
el examen;
7)Los puntos de vista de los auditores externos con respecto a la
competencia técnica del departamento contable.
c)Respecto al control interno: Es necesario que el comité de
auditoría se informe cuidadosamente de las condiciones de control
interno de la entidad y se interese en conocer el resultado de los
estudios y esfuerzos que ésta realiza con el propósito de mantener
controles óptimos. Debe ponerse énfasis en las actividades de la
UAI de la entidad, de la gerencia y de los auditores externos. En
este aspecto el comité debe informarse directamente si los
auditores internos estudian y evalúan la eficiencia y el
cumplimiento del sistema de control interno y sus regulaciones en
forma periódica, cubriendo lo siguiente:
1)La forma en que se hacen esos estudios y evaluaciones;
2)Si las políticas y procedimientos de la entidad definen clara y
apropiadamente las mismas y si son debidamente comunicadas a todo
el personal;
3)Si los auditores internos han proporcionado sugerencias efectivas
para mejorar aquellas áreas de la contabilidad y administración
donde las políticas y procedimientos de la entidad no están siendo
adecuadamente cumplidas, y si se ha tratado con la gerencia los
resultados de las revisiones y el cumplimiento de las políticas y
controles de la entidad;
4)Con respecto a las reuniones con la gerencia, el comité debe
tratar en el nivel apropiado de gerencia asuntos concernientes a la
definición de políticas y procedimientos de la entidad, con
respecto a los controles internos vigentes y al cumplimiento de la
normativa aplicable a las entidades de valores. Debe tenerse
especial cuidado que dichos asuntos hayan sido apropiadamente
tratados por la gerencia general. Asimismo, el comité de auditoría
debe obtener los puntos de vista de la gerencia con respecto a las
recomendaciones de los auditores internos y externos sobre las
políticas de control interno y al análisis de la relación costo /
beneficio en la ejecución de esas recomendaciones;
5)El comité de auditoría debe informar, periódicamente y por
escrito, de sus actividades a la junta directiva, ello permitirá
que cada director se informe de asuntos sobre revisiones y
recomendaciones de la auditoría interna, auditoría externa,
hallazgos y cumplimiento de las instrucciones de la
Superintendencia, lo cual servirá para que pueda cumplir mejor sus
responsabilidades con respecto a la calidad de la entidad.
El cumplimiento de las funciones antes descritas en ningún modo
significa que el comité de auditoría, ni los directores que lo
conforman, sustituirán a los auditores externos ni al auditor
interno en la ejecución del trabajo técnico sino, por el contrario,
que el Comité (y a través de ellos toda la junta directiva) tenga
una participación activa no sólo en el proceso de contratación de
los auditores externos, sino también en el conocimiento del alcance
de su trabajo y del resultado de sus exámenes y revisiones.
Artículo 27. Período de Vigencia del Comité de Auditoría.-
La junta directiva de la entidad de valores determinará la duración
del mandato de sus representantes en dicho comité, el que en ningún
caso podrá ser superior a tres años, o hasta el término del período
de la junta directiva, si éste concluyera antes de ese plazo.
CAPÍTULO IX
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 28. Modificación de Anexo.- Se faculta al
Superintendente para actualizar el anexo de la presente Norma,
debiendo informar al Consejo Directivo de la Superintendencia sobre
dicha actualización.
Artículo 29. Inaplicabilidad de Disposiciones Legales.- A
partir de la entrada en vigencia de la presente norma, serán
inaplicables para las entidades de valores las disposiciones
legales previstas en la Norma sobre Control y Auditoría Interna,
contenida en Resolución No. CD- SIBOIF-596-1-SEP9-2009, del 9 de
septiembre de 2009, publicada en La Gaceta, Diario Oficial No. 203,
del 27 de octubre de 2009.
Artículo 30. Vigencia.- La presente Norma entrará en
vigencia a partir de su notificación, sin perjuicio de su
publicación en La Gaceta, Diario Oficial.
-
© 2024 Justia
