Norma Para La Prevención Del Lavado De Activos Y Financiamiento Del Terrorismo, Aplicable A Las Instituciones Financieras Intermediarias De Microfinanzas (Ifim), Supervisadas Por La Conami
Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Penal
Rango: Resoluciones
-
NORMA PARA LA PREVENCIÓN DEL
LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO,
APLICABLE A LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS INTERMEDIARIAS DE
MICROFINANZAS (IFIM),
SUPERVISADAS POR LA CONAMI
RESOLUCIÓN No.
CD-CONAMI-002-02ENE31-2013
Publicada en La Gaceta No. 27 del 12 de Febrero del 2013
De fecha 31 de Enero de 2013
EL CONSEJO
DIRECTIVO DE LA COMISIÓN NACIONAL DE MICROFINANZAS
CONSIDERANDO
I
Que al tenor de lo dispuesto en la Constitución Política de la
República de Nicaragua, en sus artículos 24 y 99, el bien común
está por encima de los intereses particulares, lo que trasladado a
la gestión económica financiera, se traduce en la promoción de un
responsable y sano desarrollo del Sistema Financiero.
II
Que en octubre de 1996, Nicaragua suscribió el Acta de
Entendimiento entre los Gobiernos Miembros del Grupo de Acción
Financiera del Caribe , convirtiéndose en Estado Miembro del Grupo
de Acción Financiera del Caribe (GAFIC), debiendo a partir de
entonces cumplir los compromisos y disposiciones acordadas en el
marco de dicha organización, por lo que se hace necesario, adoptar
una serie de medidas para tratar de cumplir con las 40
recomendaciones del GAFI para la prevención de lavado de dinero y
financiamiento al terrorismo.
III
Que mediante la Ley Nº 793, Ley Creadora de la Unidad de Análisis
Financiero publicada en La Gaceta, Diario Oficial, el día 15 de
junio del 2012, se creó la Unidad de Análisis Financiero (UAF),
como un Ente descentralizado del Estado, especializado en el
análisis de información de carácter jurídico, financiera o contable
dentro del sistema de lucha contra el lavado de dinero, bienes y
activos provenientes de actividades ilícitas y financiamiento al
terrorismo, encargado de recibir, analizar, tratar, evaluar y
transmitir información para la detección del lavado de activos y/o
financiamiento del terrorismo, a cuyo efecto se estableció la
relación de sujetos obligados a informarle sobre operaciones que
resulten sospechosas.
IV
Que de acuerdo a lo establecido en el artículo 10 de la Ley 793,
Ley Creadora de la Unidad de Análisis Financiero , la Comisión
Nacional de Microfinanzas (CONAMI) está facultada, en relación a
los sujetos obligados que están bajo su supervisión y en el ámbito
de la prevención del lavado de dinero, bienes y activos,
provenientes de actividades ilícitas y financiamiento al
terrorismo, para dictar desarrollar y aplicar normas, circulares,
medidas e instrucciones; supervisar y aplicar medidas correctivas,
además de colaborar con la UAF remitiéndole la información que ésta
le requiera.
V
Que la Ley No. 769, Ley de Fomento y Regulación de las
Microfinanzas, Publicada en La Gaceta, Diario Oficial No. 128 del
once de julio del año dos mil once, en su artículo número 12,
numeral 2. Establece entre
las atribuciones del Consejo Directivo, la Aprobación de normas
generales que aseguren el origen lícito del patrimonio y de los
fondos intermediados por las Instituciones de Microfinanzas
(IMF).
VI
Que es preciso aprobar la Norma para la Prevención del Lavado de
Activos y Financiamiento del Terrorismo, como un instrumento
jurídico y administrativo necesario e importante para fortalecer la
reputación y constitución de una cartera sana de las IFIM, que
procure ajustarse al desarrollo y tendencias legislativas, a los
convenios y acuerdos de los que Nicaragua es suscriptora, a las
experiencias e indicadores de alerta, a las pautas, principios,
recomendaciones, estándares y mejores prácticas internacionales
aplicables a las Instituciones Financieras Intermediarias de
Microfinanzas (IFIM), como sujetos obligados.
POR TANTO:
Conforme a lo considerado y en base a los artículos 282, 393, 395
de la Ley No. 641, Código Penal de la República de Nicaragua ,
publicado en La Gaceta, Diario Oficial números 83, 84, 85, 86 y 87,
del día lunes 5, martes 6, miércoles 7, jueves 8 y viernes 9 de
mayo del 2008; Artículo 3 numerales 2, 3 y 5 de la Ley No. 735,
Ley de Prevención, Investigación y Persecución del Crimen
Organizado y de la Administración de los Bienes Incautados,
Decomisados y Abandonados . Aprobada el 9 de Septiembre del 2010
Publicada en Las Gacetas Nos. 199 y 200 del 19 y 20 de Octubre del
2010; artículo 12 numeral 2 de Ley No. 769, Ley de Fomento y
Regulación de las Microfinanzas, Publicada en La Gaceta, Diario
Oficial No. 128 del once de julio del año dos mil once y artículo
10 de la Ley 793, Ley Creadora de la Unidad de Análisis
Financiero, Publicada en la Gaceta, Diario Oficial No. 117 del 22
de junio del 2012, el Consejo Directivo de la Comisión Nacional de
Microfinanzas, en uso de sus facultades Dictar la siguiente:
RESUELVE:
NORMA PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO
DEL TERRORISMO,
APLICABLE A LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS INTERMEDIARIAS DE
MICROFINANZAS (IFIM),
SUPERVISADAS POR LA CONAMI
RESOLUCIÓN No. CD-CONAMI-002-02ENE31-2013
CAPÍTULO I
CONSIDERACIONES GENERALES
Artículo 1.- Alcance
Las disposiciones contenidas en la presente Norma, son aplicables,
sin excepciones, a todas las Instituciones Financieras
Intermediarias de Microfinanzas (IFIM) que están bajo el registro,
regulación, supervisión, vigilancia y fiscalización de la Comisión
Nacional de Microfinanzas (CONAMI).
Artículo 2.- Objeto
La presente Norma tiene por objeto establecer los requisitos,
pautas y aspectos básicos y mínimos sobre las medidas que las IFIM,
deben adoptar, implementar, actualizar y mejorar, bajo su propia
iniciativa y responsabilidad, acordes con la naturaleza de la
industria y mercado en que operan y según el nivel de riesgo de sus
respectivas estructuras, clientes, negocios, productos, servicios,
jurisdicción en que operan, para gestionar, prevenir y mitigar el
riesgo de ser utilizadas, consciente o inconscientemente, de manera
local o transfronteriza, para el Lavado de Activos y para el
Financiamiento al Terrorismo, en adelante LA/ FT.
Artículo 3.- Definiciones
Los términos utilizados en la presente norma, deben ser
interpretados de acuerdo con las siguientes definiciones: 1.
Actividades de alto riesgo: Aquellas que por sus
características particulares representan un mayor riesgo para las
IFIM, de ser utilizadas en el cometimiento de los delitos de lavado
de activos y financiamiento al terrorismo.
2. Alta gerencia: Nivel jerárquico dentro de la organización
que cuenta con autonomía para tomar decisiones. La integran los
presidentes y vicepresidentes ejecutivos, gerentes generales,
gerentes de departamentos y otros profesionales responsables de
ejecutar las decisiones del directorio u organismo que haga sus
veces, de acuerdo con las funciones asignadas y la estructura
organizacional definida en cada institución.
3. Apoderado: Persona legalmente facultada para actuar a
nombre de otra en los ámbitos que se acuerden por ambas partes por
medio de un poder de representación o mandato. Las actuaciones del
apoderado se consideran responsabilidad del titular o poderdante,
salvo que el mandatario exceda las atribuciones del poder de
representación.
4. Beneficiario final: Se refiere a las personas naturales
que son propietarias finales del producto de una transacción o
tienen el control final de un cliente y/o de la persona en cuyo
nombre se realiza la transacción. Comprende a aquellas personas que
ejercen el control efectivo sobre una persona jurídica o acuerdo
legal.
5. Cliente: Persona natural o jurídica con la que una IFIM
establece, de manera directa o indirecta, ocasional o permanente,
una relación contractual de carácter financiero, económico o
comercial.
6. Cliente ocasional: Persona natural o jurídica que, al
amparo de un contrato, desarrolla eventualmente negocios con las
IFIM.
7. Cliente permanente: Persona natural o jurídica que, al
amparo de un contrato, mantiene una relación comercial habitual con
una IFIM.
8. Cliente potencial: Persona natural o jurídica que ha
consultado por los servicios o productos de la institución y que
puede estar interesado en acceder a un producto o servicio
diferente o nuevo.
9. Colaboradores cercanos: Incluye a aquellas personas que
se benefician del hecho de ser cercanos a las personas expuestas
políticamente (PEP), tales como, sus colaboradores de trabajo,
asesores, consultores y socios personales.
10. CONAMI: Comisión Nacional de Microfinanzas.
11. Criterios de riesgo: Son los elementos sustentados que
bajo cada factor de riesgo previamente definido, permiten evaluar
dicho factor.
12. Debida Diligencia: Es el conjunto de políticas, procesos
y procedimientos que aplica la IFIM, a sus accionistas, clientes,
empleados, corresponsales y mercado, para evitar que se la utilice
como un medio para el lavado de activos o financiamiento del
terrorismo.
13. Elementos de prevención de lavado de activos y
financiamiento del terrorismo: Son las políticas, procesos,
procedimientos documentados formalmente, estructura organizacional,
sistema de control interno, infraestructura tecnológica,
capacitación y formación del personal y divulgación de normas y
principios orientados a prevenir el lavado de activos y el
financiamiento del terrorismo.
14. Etapas de prevención de lavado de activos y financiamiento
de delitos: Se refiere a la identificación, medición, control y
monitoreo del riesgo de lavado de activos y financiamiento del
terrorismo.
15. Factores de riesgo: Son parámetros que permiten evaluar
las circunstancias y características particulares de clientes,
productos y servicios, canal de distribución y situación
geográfica, con la finalidad de determinar la probabilidad de
ocurrencia e impacto de una transacción inusual.
16. Financiamiento de delitos: Actividad por la cual
cualquier persona deliberadamente provea o recolecte fondos o
recursos por el medio que fuere, directa o indirectamente, con la
intención ilícita de que sean utilizados o a sabiendas que serán
utilizados, en todo o en parte para cometer un acto o actos
delictivos.
17. Financiamiento del terrorismo: Quien genere, recolecte,
capte, canalice, deposite, trasfiera, traslade, asegure,
administre, resguarde, intermedie, preste, provea, entregue fondos
o activos de fuentes licitas o ilícitas para ser utilizadas en la
comisión de cualquier acto o hecho terrorista o de cualquier otra
forma los financie o financie una organización terrorista sin
intervenir en su ejecución o no se llegue a consumar.
18. IFIM: Instituciones Financieras Intermediarias de
Microfinanzas. Se considerará como IFIM a toda persona jurídica de
carácter mercantil o sin fines de lucro, que se dedicare de alguna
manera a la intermediación de recursos para el microcrédito y a la
prestación de servicios financieros y/o auxiliares, tales como
bancos, sociedades financieras, cooperativas de ahorro y crédito,
asociaciones, fundaciones y otras sociedades mercantiles.
19. IMF: Institución de Microfinanzas. Se considerará como
IMF a las IFIM constituidas como personas jurídicas sin fines de
lucro o como sociedades mercantiles, distintas de los bancos y
sociedades financieras, cuyo objeto fundamental sea brindar
servicios de microfinanzas y posean un Patrimonio o Capital Social
Mínimo, igual o superior a cuatro millones quinientos mil córdobas
(C$4,500,000.00), o en su equivalente en moneda dólar de los
Estados Unidos de América según tipo de cambio oficial, y que el
valor bruto de su cartera de microcréditos represente al menos el
cincuenta por ciento de su activo total.
20. Lavado de activos: Quien:
a. A sabiendas o debiendo saber, por si o por interpósita persona
adquiere, usa, convierte, oculta, traslada, asegura, custodia,
administra, capta, resguarda, intermedia, venda, grave, done,
simula o extingue obligaciones, invierta, deposita, o trasfiere
dinero, bienes o activos originarios o subrogantes proveniente de
actividades ilícitas o cualquier otro acto con la finalidad de
ocultar o encubrir su origen ilícito, sea en un solo acto o por la
reiteración de hechos vinculados entre sí, independientemente que
alguno de estos hayan ocurridos dentro o fuera del país.
b. Impida de cualquier forma la determinación real de la
naturaleza, origen, procedencia o vinculación de dinero, bienes,
activos, valores o intereses generados de actividades ilícitas; o
asesore, gestione, financie, organice sociedades y empresas
ficticias o realice actos con la finalidad de ocultar o encubrir su
origen ilícito, sea en un solo acto o por la reiteración de hechos
vinculados entre sí, independientemente que hayan ocurrido dentro o
fuera del país;
c. Suministre información falsa o incompleta a, o de entidades
financieras bancarias o no bancarias, de seguros, bursátiles,
cambiarias, de remesas, comerciales o de cualquier otra naturaleza
con la finalidad de contratar servicios, abrir cuentas, hacer
depósitos, obtener créditos, realizar transacciones o negocios de
bienes, activos u otros recursos, cuando estos provengan o se hayan
obtenido de alguna actividad ilícita con el fin de ocultar o
encubrir su origen ilícito; m:
d. Facilite o preste sus datos de identificación o el nombre o
razón social de la sociedad, empresa o cualquier otra entidad
jurídica de la que sea socio o accionista o con la que tenga algún
vínculo, esté o no legalmente constituida, independientemente del
giro de la misma, para la comisión del delito de lavado de dinero,
bienes o activos o realice cualquier otra actividad de
testaferrato;
e. Ingrese o extraiga del territorio nacional bienes o activos
procedentes de actividades ilícitas utilizando los puestos
aduaneros o de migración: terrestres, marítimos o aéreos o
cualquier otro punto del país;
f. Incumpla gravemente los deberes de su cargo para facilitar las
conductas descritas en los literales anteriores.
21. Ley: Ley No. 769, Ley de Fomento y Regulación de las
Microfinanzas, publicada en la Gaceta Diario Oficial, No. 128 del
11 de Julio de 2011.
22. LA/FT: Lavado de Activos y Financiamiento al
Terrorismo.
23. Mercado: Es el conjunto de personas y organizaciones que
participan de alguna forma en la compra y venta de los bienes y
servicios o en la utilización de los mismos. Para definir el
mercado en el sentido más específico, hay que relacionarle con
otras variables, como el producto o una zona determinada.
24. Matriz de Riesgo: Es la herramienta analítica que cada
Institución supervisada deben elaborar y actualizar periódicamente
para determinar su grado de exposición al riesgo LA/FT, y
determinar las brechas existentes entre sus programas actuales de
prevención LA/FT versus los requerimientos legales, regulatorios y
normativos, conforme a las mejores prácticas, para la realización
de la debida diligencia en el conocimiento de sus clientes, en sus
distintos niveles de escalamiento (intensificada, estándar y
simplificada), y poder establecer o efectuar la adecuación de los
mismos, conforme su propio perfil institucional de exposición al
riesgo LA/FT apoyándose en los resultados de la conjugación de los
factores de riesgos.
25. Ocupación: Es la actividad económica o labor que
habitualmente desempeña el cliente, tanto al inicio como durante el
transcurso de la relación comercial.
26. Oficial de Cumplimiento: Es el funcionario que forma
parte de la alta gerencia, calificado por la CONAMI, responsable de
verificar la aplicación de la normativa inherente a la prevención
de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, ejecutar el
programa de cumplimiento tendiente a velar por la observancia e
implementación de los procedimientos, controles y buenas prácticas
necesarios para la prevención de lavado de activos y financiamiento
del terrorismo.
27. Perfil de comportamiento del sujeto de análisis: Son
todas aquellas características propias y habituales u ocasionales
del sujeto de análisis, asociadas con su información general y con
el modo de utilización de los servicios y productos que ofrece la
institución.
28. Perfil transaccional del sujeto de análisis: Es el
parámetro máximo determinado por la Institución, de las acreencias
netas de todos los productos consolidados del sujeto de análisis,
en función de la situación y actividades económicas que realiza
mensualmente este cliente, sobre el cual se debe confrontar su
transaccionalidad, en la medida que varíen los factores que
determinen este perfil, éste debe actualizarse.
29. Personas Expuestas Políticamente (PEP): Es toda
personanatural identificada al inicio o en el transcurso de la
relación contractual, que se desempeña o se ha desempeñado como
funcionario público de alta jerarquía, en su propio país o en el
extranjero. Se incluye a sus familiares más cercanos, a personas
estrechamente asociadas, a sus estrechos colaboradores y también, a
aquellas personas que ocupan posiciones de primer nivel,
pertenecientes a cualquier sociedad mercantil, negocio u otra
Institución que haya sido organizada por o para beneficio o en
propiedad de un funcionario de alta jerarquía o porque están
asociadas a ésta, y aquellos con los que públicamente mantenga
relaciones financieras o comerciales.
Además, dentro de los PEP están comprendidos los Partidos y
Organizaciones Políticas y las embajadas o representaciones
diplomáticas y consulares.
30. Productos y servicios: Son todas las operaciones que
legalmente las IFIM están autorizadas a brindar a sus clientes y
usuarios mediante la celebración de un contrato o documento que
acredite la prestación del servicio.
31. Personas Notoriamente Públicas: Son todas aquellas
personas naturales que en atención a su posición política presente
o pasada, o que por su connotación o posición pública o privada
actual, económica, social o de otra naturaleza, este en capacidad
de influenciar u obtener un tratamiento o dispensa en el trato y el
cumplimiento de requisitos y aplicación de medidas de debidas
diligencias que, en condiciones normales o de igualdad con otras
personas que no tengan o hayan tenidos esas calidades, no podrían
obtener en sus relaciones mercantiles o de negocios con las
Instituciones del sistema de Microfinanzas supervisado
32. Registros: Es el conjunto de la documentación física o
electrónica que deben formar parte de los expedientes de los
clientes, así como, toda la información digital u otras formas
electrónicas de almacenajes de información y de datos sobre los
clientes y sus operaciones de negocios con una IFIM y que debe ser
custodiada y conservada por el plazo legal.
33. Reporte de Operaciones Sospechosas ROS : Reporte
generado por los sujetos obligados relacionado a todo acto,
operación o transacción, aislada, reiterada, simultanea o serial,
sin importar el monto del mismo, realizada por cualquier persona
natural o jurídica que de acuerdo a las regulaciones vigente, los
usos o costumbre de la actividad de que se trate, resulte inusual,
carente de justificación económica o jurídica aparente.
34. SPLA/FT: Sistema de Prevención de Lavado de Activos y
Financiamiento del Terrorismo: Consiste en las políticas,
procedimientos y controles internos expresados en su respectivo
Manual de Prevención de Lavado de Activos; y del Financiamiento al
Terrorismo, en Manual PLA/FT; matrices de riesgos periódicamente
actualizados; sistema de monitoreo; y planes operativos; todo lo
cual debe cumplir y ajustarse, en lo que les sea aplicable, al
marco jurídico nacional, incluyendo las convenciones
internacionales sobre la materia de las que Nicaragua es parte; así
como, las resoluciones, instrucciones y directrices de la CONAMI; a
los códigos de conducta, guías, mandatos corporativos,
recomendaciones de auditorías, evaluaciones y autoevaluaciones
periódicas, entre otros; que estén relacionados con la prevención
de Lavado de Activos y del Financiamiento al Terrorismo en el
Sistema Microfinanciero.
35. Unidad de Análisis Financiero (UAF): Institución
legalmente facultada para solicitar y receptar con carácter de
reservado información sobre transacciones consideradas inusuales e
injustificadas, con el fin de realizar el análisis para determinar
su esquema y origen.
36. Usuario: Es la persona natural o jurídica que, sin ser
cliente de la IFIM, recibe de ésta un servicio.
CAPÍTULO II
PROGRAMA Y RESPONSABILIDAD DE PREVENCIÒN
Artículo 4.- Sistema de Prevención para el Lavado de Activos y
del Financiamiento al Terrorismo.
1. Todas las IFIM supervisadas en atención a su propia
especificidad dentro de la misma, a la naturaleza y complejidad de
sus negocios, productos y servicios de Microfinanzas, al volumen de
sus operaciones, a su presencia geográfica, a la tecnología
utilizada para la prestación de sus servicios, en ponderación de
sus riesgos y en cumplimiento a las disposiciones legales
específicas de la materia y disposiciones generales que contempla
la presente norma; están obligadas a formular, adoptar, implementar
y desarrollar con eficacia y eficiencia un sistema integral
orientado a prevenir y mitigar los riesgos que en la realización de
sus transacciones, puedan ser utilizadas como instrumento para
lavar activos y/o financiar y/o colaborar en actividades
delictivas, es decir de prevención y administración del Riesgo de
lavado de activos y del financiamiento al terrorismo.
2. El SPLA/FT debe incluir: políticas, procedimientos y controles
internos expresados en su respectivo Manual de Prevención de los
Riesgos del Lavado de Activos; y del Financiamiento al Terrorismo,
en adelante Manual PLA/FT; matrices de riesgos periódicamente
actualizados; sistema de monitoreo; y planes operativos; todo lo
cual debe cumplir y ajustarse, en lo que les sea aplicable, al
marco jurídico nacional, incluyendo las convenciones
internacionales sobre la materia de las que Nicaragua es parte; así
como, las resoluciones, instrucciones y directrices de la CONAMI; a
los códigos de conducta, guías, mandatos corporativos,
recomendaciones de auditorías, evaluaciones y autoevaluaciones
periódicas, entre otros; que estén relacionados con la prevención
de los riesgos del Lavado de Activos; y del Financiamiento al
Terrorismo en el Sistema Financiero. Las mejores prácticas y
estándares internacionales constituyen pautas y referencias que se
deben tener en cuenta para fortalecer el SPLA/FT.
3. Las políticas, procedimientos, controles internos,
ponderaciones, criterios y variables para la determinación de los
niveles de riesgo LA/ FT y su matriz de calificación, debe estar
debidamente documentada.
4. Las políticas, procedimientos, controles internos, tareas y
medidas que cada IFIM decida establecer en su SPLA/FT, estará
sujeta a su nivel de riesgo LA/FT calificados en alto, medio o bajo
de todas las áreas de sus negocios y actividades, al de sus
clientes y al tamaño de la Institución; y son de obligado y
estricto cumplimiento para las mismas. El SPLA/FT de cada IFIM se
considera una extensión de la presente Norma, y su incumplimiento
estará sujeto al mismo régimen de medidas administrativas previstas
en las Normas respectivas.
5. El SPLA/FT debe tener un enfoque integrador y completo, que
permita a la IFIM prevenir, detectar y reportar posibles
actividades sospechosas de LA/FT en cualquiera de sus tres etapas
conocidas internacionalmente: colocación, estratificación e
integración; a partir de las cuatro tareas básicas administrativas
de un efectivo SPLA/FT que son:
5.1. Prevención: del riesgo que se introduzcan o coloquen en
el Sistema de Microfinanzas recursos provenientes de actividades
relacionadas con el LA/FT; a través de políticas, procedimientos y
controles internos para el adecuado conocimiento del cliente,
complementados con capacitación y entrenamiento del personal de la
Institución en todos sus niveles.
5.2. Detección: de actividades que se pretendan realizar o
se hayan realizado, para estratificar, integrar o dar apariencia de
legalidad a operaciones vinculadas a LA/FT; mediante la
implementación de controles y herramientas de monitoreo adecuadas,
oportunas y efectivas.
5.3. Reporte: oportuno, eficiente y eficaz a la autoridad
competente designada en la ley, de operaciones detectadas que se
pretendan realizar o se hayan realizado y que se sospechen están
relacionadas con el LA/FT.
5.4. Retención: por el plazo legal, de todos los archivos,
registros de transacciones y documentación, tanto física como
electrónica derivados de las tareas precedentes.
6. Las IFIM mantendrán informado y capacitado de manera general
sobre su respectivo SPLA/FT, a todos sus directivos, funcionarios y
empleados sin excepción alguna; y de manera especial y focalizada
hacia aquellos que pertenezcan a áreas o estén a cargo de productos
que según su perfil, necesidad, vinculación e impacto estén más
expuestos a estos riesgos.
7. El SPLA/FT debe ser objeto de revisión y actualización de
acuerdo con los cambios legislativos, regulatorios y normativos de
la materia, o en razón de nuevas y mejores prácticas de
administración de riesgos LA/FT; así como en respuesta a nuevos
esquemas, indicadores, señales y patrones de LA/FT detectados por
la propia IFIM, comunicados por la CONAMI o por cualquier otra
autoridad competente, nacionales e internacionales reconocidas en
el tema.
Artículo 5. Responsabilidad Institucional.
1. Es responsabilidad de la Asamblea General de Asociados, Socios o
Accionistas, Junta Directiva, funcionarios y empleados de cada
IFIM, proteger la integridad de la misma ante los riesgos LA/FT, en
interés propio y del Sistema de Microfinanzas; y dar cumplimiento a
las leyes, reglamentos y normas sobre la materia.
2. Conforme la ley, las IFIM no deben tener como Asociados, Socios
o Accionistas, otros inversionistas y representantes, inclusive a
los beneficiarios de tales inversiones, a personas:
2.1. Que no puedan demostrar el origen legítimo de los fondos para
adquirir acciones, derechos a acciones, proveer fondos mediante
préstamos, donaciones, o participaciones patrimoniales dentro de la
IFIM.
2.2. Que se les haya comprobado judicialmente participación en
actividades en actividades relacionadas con el LA/FT, el
narcotráfico y sus delitos conexos.
Artículo. 6.- Responsabilidad de la Junta Directiva
Sin perjuicio de las responsabilidades institucionales que las
leyes y normas respectivas asignan y delimitan a las Juntas
Directivas de las IFIM con relación a la gestión de los riesgos y
del control interno en general; todos los miembros de una Junta
Directiva deben tener una participación vigilante y proactiva para
la implementación y monitoreo permanente de la efectividad y
eficacia del SPLA/FT. Cada Junta Directiva es responsable de:
1. Promover a todos los niveles de la organización y como
componente de un buen Gobierno Corporativo, una cultura de
cumplimiento de los requerimientos legales y normativos en materia
de prevención LA/FT.
2. Aprobar el SPLA/FT con su respectivo Manual PLA/FT que debe ser
autónomo, integral, completo, actualizado y que identifique las
disposiciones legales, normativas y de mejores prácticas en que se
fundamentan; y su Plan Operativo Anual PLA/FT, en delante
denominado POA PLA/FT; así como instruir y vigilar el cumplimiento
de los mismos.
3. Mantenerse informada sobre los avances del SPLA/FT, a través de
los respectivos informes que reciba; y actuar en consecuencia. El
informe hecho constar en Acta de Junta Directiva, debe contener
como mínimo lo siguiente:
3. 1. Qué tipo de informe o información le fue presentada.
3. 2. Cargo y nombre del funcionario que lo presenta.
3. 3. Qué análisis o deliberación se efectuó.
3. 4. Qué acuerdos, resoluciones y acciones se derivaron y
adoptaron de su análisis.
3. 5. Qué seguimiento se dará a las decisiones, su frecuencia y por
qué medios.
3. 6. Copia del informe deberá formar parte de los anexos del
Acta.
4. Si lo dispuesto en el literal anterior no se logra evidenciar a
través de Actas de Junta Directiva, los órganos de control interno
y externo deben destacar esta debilidad del funcionamiento de una
parte esencial del Gobierno Corporativo.
5. Aprobar y verificar la implementación, a través de, de los
mecanismos de control y de auditoría para velar por el cumplimiento
de los requisitos legales y con las políticas y procedimientos
establecidos en el SPLA/FT, incluyendo la adopción de medidas para
superar las brechas, debilidades e infracciones detectadas por los
órganos de control interno, auditoría externa, o por el ente
supervisor.
6. Asignar, de manera específica e identificable, el presupuesto
que garantice los recursos humanos, financieros y tecnológicos
necesarios, adecuados y acordes con la naturaleza, tamaño y
magnitud de las operaciones que ofrece la IFIM, para la
implementación eficiente y eficaz del SPLA/FT.
7. Establecer, mediante resolución plasmada en Acta, un Comité de
Prevención del Lavado de Activos; y del Financiamiento al
Terrorismo, en adelante Comité de Prevención LA/FT, como instancia
que coadyuva pero no releva a la Junta Directiva o a la más alta
autoridad local en el país de las sucursales de Instituciones de
Microfinanzas extranjeras, de su responsabilidad directa en la
aprobación, orientación y vigilancia del cumplimiento del
SPLA/FT.
8. Nombrar, mediante resolución plasmada en Acta, al Oficial de
Cumplimiento de los Riesgos del Lavado de Activos; y del
Financiamiento al Terrorismo, en adelante Oficial de Cumplimiento
LA/FT, como principal funcionario de la dirección, administración y
ejecución del SPLA/FT.
9. Establecer y verificar la implementación de la debida diligencia
para el conocimiento del cliente basada en riesgo, incluyendo
procedimientos y controles para la aprobación de nuevos clientes
que deben considerar el nivel de riesgo inherente que el mismo
cliente o la transacción puedan presentar. Cuanto mayor riesgo
represente el cliente, mayor jerarquía debe tener el funcionario de
la Institución Supervisada que apruebe o autorice su vinculación
y/o transacción, y/o el producto o servicio que se derive de la
vinculación.
10. Velar porque se formulen e implementen dentro del Manual PLA/
FT las políticas y procedimientos destinados a evaluar los riesgos
LA/ FT, en:
10.1. Nuevos productos, servicios o canales de distribución, los
que deben aplicarse en forma previa a la aprobación y lanzamiento
al mercado, en sus fases de diseño, desarrollo y prueba, a efectos
de que, una vez se lancen estos productos al mercado o se utilicen
nuevos canales de distribución, ya se cuente con el perfil de
riesgo de los clientes meta y las pertinentes políticas,
procedimientos, controles y medidas de monitoreo de sus
transacciones y mitigación del riesgo LA/ FT.
10.2. El desarrollo de productos y servicios nuevos en que al
operativizarlos se requiera el uso de nuevas tecnologías o en
desarrollo, y en que por éstas se favorezca el anonimato y/o en los
que no se requiera o se minimice el contacto físico (cara a cara)
con los clientes beneficiarios finales, incluyendo los servicios a
clientes beneficiarios que utilicen grupos comunales, u otros
formas de representación.
10.3. Establecer políticas y procedimientos específicos con enfoque
de prevención LA/FT para conocer a sus proveedores.
10.4. Proveer de adecuados sistemas de monitoreo para la detección
temprana de operaciones inusuales y/o sospechosas, que sean acordes
con la tecnología utilizada para la prestación de sus
servicios.
10.5. Asegurar que todas las políticas, procedimientos y controles
internos integrantes del SPLA/FT, estén contenidas, claramente
definidas y actualizadas en su respectivo Manual PLA/FT, así como,
debidamente comunicadas al personal pertinente.
10.6 Asegurar que la IFIM preste toda la colaboración requerida por
la CONAMI y demás autoridades competentes, en todo lo relacionado a
la materia de prevención LA/FT conforme lo dispone la ley.
10.7 Presentar informe a la Asamblea General de Asociados Socios o
Accionistas, sobre el cumplimiento del SPLA/FT, tema que debe ser
incluido y tratado como punto de Agenda en la Sesión Anual de dicha
Asamblea, dejando constancia de ello en el Libro de Actas
respectivo.
Este informe deberá referirse como mínimo a los aspectos más
relevantes de los pilares fundamentales que componen el SPLA/FT,
incluyendo el ambiente de trabajo en que se desenvuelve el Oficial
de Cumplimiento LA/FT, las sanciones impuestas a la Institución por
incumplimientos al SPLA/FT, número de ROS presentados a la
autoridad competente; cantidad de empleados capacitados en el tema,
resumen de hallazgos relevantes detectados por el Oficial de
Cumplimiento, por Auditoría Interna y por Auditoría Externa
referidas a debilidades de su SPLA LA/FT, así como los resultados
de su propia autoevaluación.
Artículo. 7. Integración del SPLA/FT
El SPLA/FT está integrado por los cinco pilares fundamentales
siguientes:
1. Políticas, procedimientos y controles internos de debida
diligencia con enfoque basado en riesgo, que deben estar contenidas
en el respectivo Manual PLA/FT, en el que, como mínimo, deben
preverse los aspectos siguientes:
1.1 Política de Debida Diligencia para el Conocimiento del
Cliente (DDC), que incluye como mínimo:
1.1.1. Identificación y verificación del cliente, y creación de su
Perfil.
1.1.2. .identificación y verificación de la naturaleza y propósito
de la relación comercial.
1.1.3. Actualización del Perfil Integral del Cliente (PIC) sobre la
base de la vigencia o los cambios documentarios, transaccionales
y/o en la actividad económica del cliente.
1.2. Políticas Complementarias de Conocimiento:
1.2.1. Política Conozca a su Empleado .
1.2.2. Política Conozca sus Relaciones de Corresponsalía
1.2.3. Política Conozca a sus Proveedores
1.3. Política de Matrices para la Evaluación Periódica de Riesgos
LA/ FT, incluyendo las específicas para nuevos productos.
1.4. Política de Monitoreo permanente de la relación comercial en
atención al riesgo LA/FT
1.5. Política de Detección Temprana de Operaciones Inusuales.
1.6. Política de Reporte de Operaciones Sospechosas conforme las
leyes y normas de la materia.
1.7. Política de retención, conservación y archivo de información
física y/o electrónica, a disposición de autoridad
competente.
2. Función de Implementación y Control del SPLA/FT, a cargo de las
siguientes estructuras:
2.1 Comité de Prevención del Lavado de Activos; y del
Financiamiento al Terrorismo (Comité de Prevención LA/FT).
2.2 Oficial de Cumplimiento de los Riesgos del Lavado Activos; y
del Financiamiento al Terrorismo.
3. Programa Institucional de Capacitación permanente y
especializado en el tema de Prevención LA/FT
4. Código de Conducta Institucional que incluya los aspectos
mínimos de Prevención LA/FT.
5. Auditoría independiente para comprobar la eficiencia, eficacia,
cumplimiento y resultados obtenidos por la IFIM en la
implementación del SPLA LA/FT, a través de:
5.1. Auditoría Interna permanente.
5.2 Auditoría Externa anual.
CAPÍTULO III
POLÍTICA DE DEBIDA DILIGENCIA PARA EL CONOCIMIENTO
DEL CLIENTE (DDC)
Artículo 8.- Política DDC
1.La IFIM, en función de su especificidad y perfil de riesgo dentro
de la industria, debe implementar sus propios procedimientos,
medidas y controles internos para desarrollar adecuada y
continuamente, una Política de Debida Diligencia para el
Conocimiento del Cliente (DDC) conforme con las disposiciones
mínimas que se señalan en el presente capítulo.
2. La Política DDC se aplicará de manera diferenciada de acuerdo
con la sensibilidad y nivel de riesgo LA/FT que determine cada IFIM
conforme su propia matriz de calificación y en consideración a
circunstancias y factores de riesgos. Al nivel de riesgo alto le
corresponde una DDC intensificada, al nivel de riesgo medio o
normal le corresponde una DDC estándar y al nivel de riesgo bajo le
corresponde una DDC simplificada.
3. Es responsabilidad indelegable de cada IFIM, en el desarrollo de
su DDC, identificar, verificar, conocer y monitorear adecuadamente
a todos sus clientes habituales. En cuanto a clientes meramente
ocasionales que sean no recurrentes, no permanentes y de bajo
riesgo LA/FT, la IFIM debe al menos identificarlos, tomando nota
del nombre, número y tipo del documento de Identidad, y teniendo a
la vista los respectivos documentos legales, oficiales, vigentes,
confiables e indubitables conforme las leyes de la materia.
4. La IFIM en ocasión de inicio de la relación comercial con el
cliente, debe obtener información adecuada para conocer
sobre:
4.1. La identidad inequívoca del cliente y/o beneficiario
final.
4.2. El destino del monto que se le otorguen.
4.3. El propósito y naturaleza de la relación.
4.4. El volumen de su actividad económica.
5. La IFIM no debe iniciar, establecer, aceptar, mantener, ejecutar
o desarrollar relaciones de negocios anónimos, o que figuren bajo
nombres ficticios, inexactos, cifrados, de fantasía o codificados;
debe estar a nombre de un cliente identificado e identificable de
manera inequívoca, sea persona natural o persona jurídica.
6. La DDC sobre las relaciones comerciales con los clientes y las
transacciones que los mismos realicen, incluyendo el monitoreo, se
debe desarrollar de una manera continua y permanente, e incluirá el
mantenimiento y actualización periódica de la información.
7. La IFIM, para asegurar que los registros sobre el cliente se
mantengan actualizados, debe efectuar revisiones regulares y
periódicas, principalmente cuando produce un cambio relevante en la
relación comercial y/o la actividad esperada; o cuando varían las
normas de documentación de un cliente. La periodicidad y
profundidad de esta diligencia podrá ser menor, en atención a la
importancia de las relaciones comerciales y los niveles de riesgos
LA/FT conforme las políticas de la propia Institución.
8. Cada IFIM determinará el alcance de los procedimientos de DDC
para clientes existentes, según la importancia y el nivel de
riesgos LA/FT conforme los resultados de su matriz de calificación
de estos riesgos que previamente debe elaborar y documentar,
otorgando especial atención a las donde la identidad del cliente no
esté debidamente establecida, verificada, o no sea
transparente.
9. Para actualizar el Perfil Integral del Cliente (PIC) en lo que
respecta a los nuevos requerimientos sobre todos los clientes
existentes a la fecha de entrada en vigencia de la presente Norma,
se debe llevar a cabo la DDC en base a los resultados de la matriz
de calificación de riesgo LA/FT.
10. Los procedimientos para la aprobación de nuevos clientes deben
considerar el nivel de riesgos LA/FT inherentes que los mismos y/o
sus transacciones puedan presentar. Cuanto mayor sea el riesgo,
mayor jerarquía debe tener el funcionario de la IFIM que apruebe su
incorporación, el cual debe ser diferente de aquel que la
gestiona.
Artículo 9.- Identificación
1. La DDC debe incluir requisitos, procedimientos y formularios
para la identificación de los clientes, utilizando fuentes y
documentos legales, oficiales, vigentes, confiables e indubitables
conforme las leyes de la materia.
2. La IFIM, al iniciar una relación contractual con clientes
habituales; debe efectuar la identificación del cliente,
requiriendo el original del documento de identificación legal,
oficial, vigente, confiable e indubitable conforme las leyes de la
materia; y demás documentos previstos en el artículo siguiente de
acuerdo a cada caso; conservando fotocopia legible y clara de los
mismos. Para el caso de clientes u operaciones meramente
ocasionales que sean no recurrentes, no permanentes y de bajo
riesgo LA/FT, no será necesario la conservación física de la
fotocopia de dichos documentos, pero sí deberá verificarse y
dejarse constancia del tipo y número de dichos documentos en los
respectivos formularios.
3. Cuando se trate de cliente que sea una persona jurídica, la IFIM
debe obtener documentación y evidencia actualizada sobre su
constitución legal e inscripción en el registro competente según la
actividad a que se dedique, su domicilio, los nombres de sus dueños
o socios mayoritarios o significativos, directores, fiduciarios
(cuando sea aplicable) u otras personas que ejerzan control sobre
el cliente; así como la identificación de las personas autorizadas
a representar, firmar o actuar por el cliente, o vincular a éste
con la IFIM, la cual debe entender la titularidad y estructura de
control del cliente. Según la naturaleza de estos documentos,
deberán ser revisados por la respectiva área jurídica de la
IFIM.
4. Para efectos del proceso de identificación del cliente, la IFIM
debe contar con formularios, físicos o electrónicos, que contengan
y recojan como mínimo el Nombre completo de cliente, el tipo y
número del documento de identificación legal, oficial, vigente,
confiable e indubitable conforme las leyes de la materia, la firma
del cliente, dirección y teléfono del cliente o de la persona que
físicamente realiza la relación de negocios.
5. La IFIM podrá no llevar a cabo la identificación del cliente
cada vez que éste personalmente realice una gestión, siempre y
cuando al atenderlo se pueda, por medios internos y razonables,
constatar su identidad ya registrada, documentada y previamente
verificada.
Artículo 10.- Documentos Requeridos
La IFIM, al iniciar la relación negocios con un cliente y sin
perjuicio de otras Normas de la CONAMI y de Reglamentos y Políticas
Internas de cada Institución, en la aplicación de la política de
DDC en materia de Prevención LA/FT debe requerir los siguientes
documentos, según corresponda en cada caso:
1. Documento de Identificación legal, oficial, vigente, confiable e
indubitable para las personas naturales, conforme las leyes de la
materia.
2. Certificación oficial de inscripción en el Registro competente
para las distintas personas jurídicas, con lo que acreditan su
respectiva personería conforme las leyes de la materia, entre otras
las siguientes:
2.1. Certificación de inscripción como Asociación Civil sin Fin de
Lucro, o Fundación u Organismo No Gubernamental.
2.2. Certificación de inscripción como Cooperativa.
2.3. Certificación de inscripción como Sociedad Mercantil.
2.4. Certificación de inscripción como Sindicato, Federación,
Confederación o Central Sindical.
3. Fotocopia de La Gaceta, Diario Oficial en que su publica la
creación de la persona jurídica, según aplique.
4. Escritura Constitutiva y Estatutos debidamente inscritos en el
Registro competente, en los que se aprecie la finalidad o el objeto
social de la persona jurídica.
5. Documento acreditativo del poder, mandato o facultad de
representación que una persona tenga respecto de otra, natural o
jurídica, para contratar o realizar la operación solicitada ante la
IFIM.
6. Certificación del Acta de Junta Directiva en que se demuestre la
facultad otorgada de representar a una sociedad o
Institución.
7. Constancias y/o Licencias y/o Permisos, o documentos
equivalentes, vigentes y emitidos por las Instituciones públicas
competentes, según la actividad a la que se dedique el
cliente.
8. Documento o Cédula RUC (Registro Único de Contribuyente) para
personas jurídicas o documento equivalente del país que corresponda
para las personas no domiciliadas en Nicaragua.
9. Certificación del Acta donde consten los miembros de la Junta
Directiva vigente de la persona jurídica, al momento de realizar la
operación con la Institución Supervisada. En este caso también se
requerirá la identificación, con documento oficial, legal e
indubitable, de la persona natural acreditada como representante y
la certificación del Acta por la que se otorga esa facultad.
10. Estados Financieros actualizados para clientes de alto riesgo
que constituyan personas jurídicas.
11. Referencias bancarias, comerciales o personales a favor del
cliente y de las personas designadas por éste ante la IFIM como sus
representantes, apoderados y/o firmantes. El número de referencias
será definido en las políticas internas de cada IFIM de acuerdo con
el nivel de DDC que apliquen.
12. Todos los documentos requeridos que hubiesen sido emitidos en
el extranjero y/o en idioma extranjero, deben estar debidamente
Traducidos al español, según corresponda. Cuando se trate de
documentos de orden legal u oficial, deben estar además
autenticados por las autoridades correspondientes conforme las
leyes y convenios de la materia.
13. En la aceptación de los documentos requeridos, la IFIM adoptará
medidas razonables para:
13.1. Prevenir o evitar que le presenten o reciba documentos de
identificación notoriamente alterados o dudosos; para lo cual y
conforme sus propias políticas, puede utilizar herramientas
tecnológicas o requerir documentos adicionales para corroborar la
verdadera identidad de sus clientes, representantes y gestores,
según sea necesario.
13.2. Asegurar que las Certificaciones, y/o Constancias, y/o
Licencias y/o Permisos emitidos por las Instituciones públicas
competentes, estén vigentes al momento de iniciar la relación
comercial con el cliente.
13.3. Efectuar revisión jurídica de la documentación legal
presentada, que lo amerite, principalmente para el caso de clientes
personas jurídicas.
14. Para nuevas relaciones comerciales con un cliente ya existente,
la IFIM no requerirá los documentos señalados en el presente
artículo, siempre y cuando éstos hayan sido obtenidos, revisados y
verificados previamente conforme lo requerido en la presente Norma,
y estén archivados y disponibles para cualquier revisión de parte
de autoridad competente. Esta disposición no aplica cuando se deba
cumplir con lo dispuesto en el artículo 12, numeral 5 , literal
5.1 de la presente Norma, en cuyo caso se requerirán los
documentos y soportes actualizados que sean necesarios.
Artículo 11.- Verificación
La DDC debe incluir políticas, procedimientos y requisitos para
verificar, antes o durante el transcurso del establecimiento de la
relación comercial habitual, por medio de documentos legales,
confiables e indubitables y otras informaciones y fuentes
pertinentes y fidedignas; la existencia real, la identidad, la
representación, el domicilio, la capacidad legal, el objeto social,
el propósito de la operación y el destino de los fondos. Para
clientes ocasionales que sean no recurrentes, no permanentes y de
bajo riesgo LA/FT, u otras personas que intervienen tales como
gestores, la IFIM debe al menos verificar su identidad. En el
proceso de verificación, la IFIM debe cómo mínimo:
1. Obtener, verificar y conservar la información requerida y
necesaria para determinar la verdadera existencia e identidad de
los clientes y de todas las personas en cuyo beneficio se haga uso
de los servicios que ofrece la Institución; así como de los dueños
o socios mayoritarios o significativos de la persona jurídica
cliente, sus representantes y de las personas que tengan firmas
autorizadas para autorizar y/o realizar la transacción.
2. Verificar que el documento que identifica al cliente no sea
notoriamente alterado o dudoso, pudiendo requerir documentos
adicionales para corroborar la verdadera identidad, según sea
necesario.
3. Revisar, el nombre de clientes, socios, fiadores, representantes
y/ o firmantes, contra bases de datos internas y/o externas de
listas de riesgo públicamente disponibles o proveídas por autoridad
competente u organismos internacionales sobre personas (naturales o
jurídicas) en atención o designadas, conocidas como lavadores de
dinero, terroristas o financistas del terrorismo, o por estar
vinculados con el crimen organizado; y contra listas actualizadas
con información pública o privada de la propia Institución sobre
clientes no aceptables conforme sus propias políticas. Esta
revisión debe hacerse al inicio de la relación, y periódicamente
con la frecuencia que se defina en sus políticas internas.
4. Efectuar verificación in situ sobre la existencia real de los
clientes ya sean personas naturales o jurídicas y sus actividades
reales.
5. Verificar el propósito o razón de la relación contractual con un
cliente conforme los productos y servicios para el que esté
autorizada la IFIM.
6. Obtener referencias sobre los clientes, verificando que éstas no
deben ser emitidas por familiares o subordinados.
7. Establecer dentro de los manuales de la IFIM una adecuada
segregación de funciones del personal de la IFIM: el que promueve
negocios, el que obtiene la información sobre el cliente, el que la
verifica y el que aprueba la relación contractual o comercial con
el cliente.
8. La IFIM de acuerdo con la complejidad de sus negocios y la
ponderación de sus riesgos LA/FT, debe contar con herramientas para
el monitoreo y prevención de los riesgos LA/FT. Estas herramientas
deben permitir, como mínimo:
8.1 Consultar el Perfil Integral del Cliente (PIC).
8.2. Comparar al menos semestralmente, toda la cartera de clientes
contra bases de datos internas y/o externas de listas de riesgo
públicamente disponibles.
8.3. Detectar transacciones por clientes, niveles de riesgo,
estructuración, tipos de pago.
8.4. Parametrizar e implementar las alertas sobre comportamientos
inusuales y/o sospechosos en las operaciones de clientes.
8.5. Documentar el flujo de trabajo de los seguimientos efectuados
a clientes generados por alertas, así como para el manejo del
historial de cuántas veces un cliente ha sido objeto de alertas,
qué tipo de alertas y reportes.
8.6. Agilizar la generación de reportes.
9. Basada en toda la documentación e información obtenida, la IFIM
debe desarrollar un perfil de riesgo inicial del cliente, y cuando
éste indique un nivel de riesgo más elevado de lo normal o
califique como de alto riesgo, debe desarrollar medidas adicionales
de verificación conforme la política de Debida Diligencia
Intensificada prevista en los artículos 15 y 16 de la presente
Norma.
10. Cuando la IFIM no pueda cumplir con los requisitos legales,
normativos y sus propias políticas para la identificación y
verificación de los clientes existentes, o potenciales clientes,
según sea el caso, ni pueda obtener la información necesaria sobre
el propósito y la naturaleza de la relación comercial; debe poner
fin a dicha relación o no iniciarla. En estos casos debe además
considerar, bajo su propia decisión, emitir un Reporte de Operación
Sospechosa (ROS). Lo ejecutado en cumplimiento de la disposición
contenida en el presente literal debe quedar debidamente
documentado.
Artículo 12.- Perfil Integral del Cliente (PIC)
La IFIM debe estructurar, adoptar y mantener actualizado un Perfil
Integral del Cliente (PIC) que llenará a sus clientes habituales
(personas naturales o jurídicas), con los que establezca relaciones
contractuales de negocios; incluyendo a sus cotitulares,
representantes y firmantes. Cada industria supervisada, a nivel
gremial, podrá estructurar su propio Formato de PIC, en el que como
mínimo se debe incluir la información proveída por el propio
cliente, señalada en los siguientes numerales:
1. Datos sobre el cliente - persona natural:
1.1. Nombres y apellidos conforme documento oficial, vigente e
indubitable de identificación; número, fecha de emisión, fecha de
vencimiento y país emisor del documento de identidad; sexo, estado
civil, fecha de nacimiento, país de nacimiento, nacionalidad.
1.2. Nombre con el que, social y/o públicamente, es conocido.
1.3. Dirección y teléfono domiciliar o celular, teléfono de
contacto, dirección electrónica personal, profesión y ocupación
actual, según aplique.
1.4. Datos sobre las constancias y/o licencias y/o permisos, o
documentos equivalentes, según aplique por la actividad del
cliente; incluyendo Institución que lo emite, fecha de emisión y
vencimiento.
1.5. Número de relaciones contractuales de negocios mantenidas
entre el cliente y la institución, incluyendo tipo, fecha de
vencimiento, moneda y forma de pago, conforme aplique.
1.6. Ingreso anual y/o volumen de ventas aproximado obtenido o
generado por el cliente.
1.7. El destino de los fondos y activos a manejarse, propósito y
naturaleza de la relación.
1.8. Datos generales sobre las relaciones de negocios con otras
instituciones de Microfinanzas.
1.9. Debida Diligencia del nivel de riesgo LA/FT del cliente de
acuerdo con su propio sistema de calificación de riesgos. De uso
exclusivo de la IFIM, deberá crear un apartado en el formato para
asignar el nivel de riesgo LA/FT.
1.10. Datos sobre la o las referencia a favor del cliente,
incluyendo nombre del otorgante, número de su documento de
identificación, dirección, teléfono de contacto, centro laboral,
tiempo de conocer al cliente referido, y breve descripción del
resultado de la verificación de las referencias indicando al
empleado que la verifica, fecha, hora, nombre y firma del
verificador.
1.11. Los nombres de sus mayores clientes y suplidores, según
aplique.
2. Datos sobre el cliente - persona jurídica:
2.1. Razón o Denominación Social (completa y abreviada), nombre
comercial, país en que se constituyó, fecha de constitución, fecha
de inscripción en el Registro competente, N° de RUC.
2.2. Número y fecha de La Gaceta, Diario Oficial del Estado en que
su publica la creación de la persona jurídica, según aplique.
2.3. Dirección de la sede u oficina principal o matriz, página o
sitio web, dirección electrónica, teléfono, fax, PBX, apartado
postal.
2.4. Objeto social, actividad económica o social principal a la que
se dedica el cliente, señalando el tipo de operaciones, el perfil
de operaciones ya sea al detalle o mayoreo, identificación de las
regiones geográficas en que opera, identidad y domicilio de sus
mayores clientes y suplidores.
3. La información contenida en el PIC y sus soportes, deben
permitir identificar al cliente y obtener un conocimiento razonable
del mismo, de su actividad principal, el propósito de la relación
con la Institución y el destino de los fondos.
4. Además del PIC en forma física, la IFIM según la complejidad de
negocios, cantidad de clientes, volumen de operaciones, tecnología
utilizada para prestación de servicios y la ponderación de sus
riesgos LA/FT, debe mantener el PIC de manera automatizada para
facilitar el monitoreo y la comparación entre la actividad esperada
declarada por el cliente y su actividad real mensual.
5. La IFIM no debe crear, actualizar y modificar el PIC de manera
oficiosa. La creación y actualización del PIC debe estar basada en
información dada por el cliente y verificada por la entidad. La
actualización del PIC se hará en los siguientes casos,
requiriéndole al cliente las explicaciones y los soportes
necesarios que lo justifiquen:
5.1. Como máximo cada dos años cuando se trate de clientes de
riesgo bajo; como máximo cada año cuando se trate de clientes de
riesgo medio y como máximo seis meses cuando se trate de clientes
de riesgo alto. Estos plazos se contarán a partir de la fecha de
apertura de la relación y creación del PIC inicial, y luego a
partir de cada actualización. Esta periodicidad podrá ser menor en
atención a la importancia de las relaciones comerciales y los
niveles de riesgos LA/FT conforme las políticas de la propia
Institución.
5.2. Cuando sus actividades económicas en cuanto a mercados, ventas
y/o ingresos anuales, experimenten cambios, variaciones o
incrementos atípicos o significativos en relación a su PIC
original. Es responsabilidad de cada IFIM definir en sus políticas
de Prevención LA/FT a partir de qué porcentaje o parámetro
razonable lo considerará variación significativa.
5.3. Cuando se establezcan nuevas relaciones de negocios con el
cliente.
6. El PIC inicial y sus actualizaciones debe, además, atender los
siguientes lineamientos:
6.1 Ser firmado por el cliente, por el funcionario que lo llena y
revisa, y por el funcionario que lo autoriza.
6.2. Antes de la firma del cliente, debe haber una nota que diga:
Autorizo a la Institución para verificar, por cualquier medio
legal, toda la información que he proveído para efectos de las
relaciones o cuentas que sustentan este Perfil .
6.3. En las actualizaciones del PIC de clientes personas naturales,
no será obligatoria su firma cuando se actualicen los datos.
Artículo 13.- Expediente del Cliente
La IFIM debe conformar y conservar, en buen estado y actualizado,
un expediente físico y/o electrónico para cada cliente, en el cual
debe archivarse una copia del PIC y sus actualizaciones debidamente
firmadas, los soportes de la aplicación de la DDC según el nivel de
riesgo, así como toda la información y documentos señalados en los
artículos del 8 al 11, inclusives, de la presente Norma, según
apliquen.
Artículo 14.- DDC Estándar
1. La IFIM debe aplicar una DDC estándar u ordinaria a los clientes
y operaciones que conforme a su matriz de calificación del nivel de
riesgo LA/FT, clasifiquen como clientes de riesgo medio o normal;
aplicando las medidas previstas en los artículos del 8 al 13,
inclusives, de la presente Norma, según correspondan.
2. La IFIM debe aplicar una DDC diferenciada o escalonada en cuanto
a intensificarla o simplificarla respecto a la DDC estándar, según
varíe el nivel de riesgos de los clientes o la relación comercial
conforme a las actualizaciones de su matriz; debiendo considerar
los cambios que se operen, entre otros, en las siguientes
circunstancias:
2.1. La estructura legal del cliente y sus antecedentes.
2.2. El sector económico donde opera el cliente y su actividad
dentro del sector.
2.3. Cambios significativos en la actividad declarada por el
cliente respecto a su actividad real.
2.4. Los medios de pagos utilizados.
2.5. El uso de intermediarios y terceros.
2.6. Cualquier otro indicador que cada IFIM estime pertinente de
acuerdo a su propio giro y nivel de riesgo, o de acuerdo con
cualquier directriz u otros mecanismos emitidos por la CONAMI o
autoridad competente.
Artículo 15.- DDC Intensificada
1. La DDC intensificada, reforzada, mejorada, ampliada o más
profunda, es el conjunto de políticas, procedimientos y medidas
diferenciadas de control interno razonablemente más rigurosas,
profundas, exigentes y exhaustivas que la IFIM debe diseñar y
aplicar a los clientes clasificados como de alto riesgo, a partir
del análisis de los factores de riesgos LA/FT y/o de acuerdo con
los resultados de la matriz de calificación del nivel de riesgo
LA/FT. Los factores de riesgo son todas aquellas circunstancias y
características del cliente y operaciones que generan mayor
probabilidad de riesgo LA/FT que ameritan especial atención y una
DDC intensificada.
2. Sin perjuicio de los que adicionalmente puedan ser incluidos y
calificados en estas categorías de acuerdo con las matrices de
calificación de riesgo LA/FT propias de cada IFIM, o conforme lo
instruya otra autoridad con competencia en la materia, o según las
mejores prácticas internacionales de prevención LA/FT; entre los
factores de riesgo se consideran los siguientes: Clientes de Alto
Riesgo; Productos, y/o Servicios; Canales de Distribución de Alto
Riesgo; Países, Jurisdicciones y/o Áreas Geográficas de Alto
Riesgo.
2.1 Clientes de Alto Riesgo:
2.1.1 Personas dedicadas a los siguientes giros de negocios o
actividades:
Casas de Cambio; cambistas particulares, Empresas dedicadas a la
Transferencia o Envío de Fondos o Remesas; Casinos o Juegos de
Azar; Cooperativas de Ahorro y Crédito; Prestamistas;
Microfinancieras no reguladas; Actividades financieras no
reguladas; Casas de Empeño; Asociaciones Civiles Sin Fines de
Lucro; Fundaciones u Organismos No Gubernamentales (ONGs);
Inversionistas y Agencias de Bienes Raíces; Comercializadoras y
Arrendadoras de Vehículos Automotores; Comercializadora y
Arrendadoras de Embarcaciones y Aeronaves; Zonas Francas;
Comercializadoras bajo esquemas de Sistemas de Venta Multinivel o
Piramidal (network marketing); Comercializadores de antigüedades,
joyas, metales y piedras preciosas, monedas, objetos de arte y
sellos postales; Comercializadores de armas, explosivos y
municiones.
2.1.2. Personas Expuestas Políticamente (PEP), incluyendo a
familiares cercanos, asociados y estrechos colaboradores de dichas
personas.
2.1.3 Sociedades Mercantiles o Compañías con acciones al portador o
convertibles al portador.
2.1.4 Personas jurídicas constituidas y establecidas en Paraísos
Fiscales (Off Shore).
2.1.5 Personas Notoriamente Públicas (PNP).
2.1.6 Personas domiciliadas en el extranjero.
2.1.7 Personas con actividad financiera en países o jurisdicciones
que son considerados por los organismos internacionales
especializados en la materia como no cooperadores en la lucha
contra el LA/FT; y/ o como paraísos fiscales y/o de alta
secretividad bancaria; y/o de baja, pobre, débil o nula legislación
sobre prevención LA/FT.
2.1.8 Los clientes que han sido objeto de Reporte de Operación
Sospechosa (ROS). Sin perjuicio de las funciones y facultades
propias de la autoridad competente para analizar los ROS, la
información sobre estos clientes es sólo para la exclusiva
consideración y manejo interno de la misma IFIM reportante, la cual
no deberá dar a conocer a ninguna otra IFIM los nombres de sus
clientes que estén siendo analizados o considerados para un posible
ROS.
Artículo 16.- Medidas de DDC Intensificada
Para los clientes, productos, canales de distribución y áreas
geográficas calificadas como de alto riesgo LA/FT, la IFIM debe
aplicar procedimientos y controles más exhaustivos o rigurosos
respecto a la DDC estándar. Además de las medidas previstas en los
artículos del 8 al 13, inclusives, de la presente Norma, según
correspondan; se deben aplicar como mínimo, las siguientes:
1. Establecer y ejecutar procedimientos de verificación más
rigurosos sobre toda la información suministrada por el
cliente.
2. Obtener, evaluar y archivar información relevante y completa del
cliente con respecto a su actividad o función, su autorización para
operar, su certificación vigente de inscripción en el registro
competente según la actividad a la que se dedique, sus políticas
internas de conocimiento de clientes según aplique, y la calidad de
la supervisión cuando se encuentre sujeta ésta.
3. Realizar constataciones in situ para verificar la existencia
real y el establecimiento del cliente, a fin de corroborar la
congruencia de la infraestructura y apariencia física del negocio
con el nivel de actividad económica, venta anuales y perfil
transaccional declarados por el cliente.
4. Requerir Estados Financieros actualizados a clientes de alto
riesgo que constituyan personas jurídicas.
5. Ejecutar mecanismos necesarios para justificar, evidenciar y
documentar el destino de los fondos, obtenidos por el cliente, o
que intervengan en la transacción o que utilice para el pago de sus
operaciones con la Institución.
6. La relación contractual, transacción o vinculación con el
cliente debe ser aprobada por un funcionario de alto rango
gerencial o de Junta Directiva.
7. Ejercer vigilancia y monitoreo permanente, intensificado y más
exhaustivo sobre transacciones y relaciones comerciales.
8. Adoptar medidas para prevenir el uso indebido de los avances
tecnológicos que puedan elevar el riesgo LA/FT en la prestación de
aquellos servicios que ofrece la IFIM y que facilitan el anonimato
por no haber contacto físico o que no son cara a cara con quien o
quienes efectivamente realicen tales operaciones, transacciones u
otras relaciones de negocios.
9. Requerir el programa de prevención LA/FT que aplican sus
clientes de alto riesgo, según estén obligados por la ley de la
materia, complementada con la certificación más reciente de la
auditoría efectuada a dicho programa. Este requisito no se exigirá
cuando el cliente se trate de una IFIM por la CONAMI.
10. La IFIM también debe aplicar la DDC intensificada sobre
clientes y transacciones que, originalmente considerados de riesgo
normal, presentaran cualquiera de las siguientes
circunstancias:
10.1 Existan dudas sobre la validez o suficiencia de la información
sobre el cliente derivadas del proceso de identificación y
verificación.
10. 2. El cliente esté incluido en listas de personas condenadas,
procesadas o bajo investigación por asuntos de LA/FT por parte de
autoridades nacionales competentes; o que figuren en listas
nacionales, internacionales o de organismos especializados, sobre
personas vinculadas a estos riesgos; o por cualquier otra
información de la que tenga conocimiento la propia
Institución.
10.3. Existan cambios repentinos e injustificados en la actividad
esperada del cliente.
10.4. La propia Institución tenga sospecha o razones para sospechar
que existe riesgo de LA/FT, independientemente de la cuantía de la
operación o del tipo de cliente; o, cuando dicho cliente haya sido
objeto de un Reporte de Operación Sospechosa (ROS) y la Institución
decida continuar con la relación contractual.
11. Cuando la IFIM considere que llevar a cabo el proceso de la DDC
intensificada podría directa o indirectamente, alertar o advertir
al cliente, o potencial cliente, de un eventual Reporte de
Operación
Sospechosa (ROS) según se deba o se pueda derivar de dicho proceso;
debe entonces ejecutar las medidas siguientes:
11.1. No continuar con el proceso de DDC intensificada.
11.2. Considerar la posibilidad de emitir, de manera inmediata, un
Reporte de Operación Sospechosa (ROS).
12. En los casos en que la IFIM conforme su giro, aplique lo
dispuesto en los numerales 10 y 11 precedentes, corresponde a ella
decidir si continúa o no con dicha relación contractual o de
negocios. El cumplimiento de esta disposición debe quedar
debidamente documentado.
13. Cualquier otra medida que la CONAMI o cualquier otra autoridad
competente eventualmente pudiera disponer a través de pautas,
guías, circulares, instructivos u otros mecanismos.
14. Las medidas de DDC intensificada para clientes de alto riesgo
se aplicarán de la siguiente manera:
14.1. Para los nuevos clientes posteriores a la fecha de entrada en
vigencia de la presente Norma, de manera inmediata.
14.2. Para los clientes ya existentes a la fecha de entrada en
vigencia de la presente Norma, en el plazo previsto en el artículo
49 de la presente Norma.
Artículo 17.- DDC Simplificada
1. Para los clientes y operaciones clasificados como de bajo riesgo
LA/FT, la IFIM puede aplicar procedimientos y controles
simplificados, reducidos, menores o atenuados respecto a la DDC
estándar.
2. La IFIM sólo podrá simplificar la DDC cuando, aplicando matrices
y mecanismos adecuados para establecer el nivel de riesgo LA/FT,
haya determinado la existencia de bajo riesgo, sin perjuicio de lo
previsto en el numeral 4 del presente artículo.
3. En la DDC simplificada no se debe obviar la identificación del
cliente mediante documento indubitable, la acreditación de
representantes, la creación del PIC y del respectivo expediente del
cliente; además de cualquier otro requisito que la propia
Institución establezca conforme sus propias políticas en ocasión
del producto o servicio que ofrezca y contrate.
4. En correspondencia con los literales anteriores, la IFIM podrá
aplicar la DDC simplificada, entre otros, a los siguientes tipos de
clientes:
4.1. IFIM supervisadas por la CONAMI.
4.2. Clientes ocasionales no recurrentes y de bajo riesgo.
CAPÍTULO IV
POLÍTICAS COMPLEMENTARIAS DE CONOCIMIENTO
Artículo 18.- Política Conozca a su Empleado
La IFIM, incluyendo al Área de Recursos Humanos y de Seguridad,
debe formular e implementar una política de Conozca a su Empleado
que forme parte del programa de reclutamiento y selección del
personal de nuevo ingreso, permanentes y temporales, que asegure un
alto nivel de integridad, profesionalidad y capacidad del personal.
En esta política, como mínimo, se incluirán los siguientes
aspectos:
1. Requisitos de antecedentes personales y profesionales, y
abstenerse de contratar empleados que no cumplan con los
mismos.
2. Incorporar de manera específica en las Descripciones de Puestos
y Funciones que deben formar parte del Manual Organizacional de la
IFIM, las funciones de Prevención de los riesgos LA/FT, según la
naturaleza de cada cargo.
3. Crear un Perfil del Empleado y actualizarlo periódicamente, en
particular, cuando el empleado asuma responsabilidades distintas y
con un nivel de riesgo LA/FT más elevado, dentro de la
Institución.
4. Medidas para detectar posibles cambios del estilo de vida de un
empleado, de cualquier nivel, que permitan deducir una conducta no
acorde con la situación económica personal o de su entorno familiar
o con su perfil profesional.
5. Realizar búsquedas de referencias en listas de riesgo internas,
o base de datos públicas, mediante la consulta al administrador de
los riesgos LA/FT, dicho procedimiento debe estar contenido en los
manuales de las áreas involucradas.
Artículo 19.- Política Conozca sus Relaciones de
Corresponsal
1. Para la aplicación de la política conozca su corresponsal y el
establecimiento de un convenio de corresponsalía con otra
Institución nacional o extranjera, la IFIM debe de conocer la
naturaleza de la actividad comercial de su corresponsal,
especificar la responsabilidad de cada uno y mantener actualizada
la documentación o información suministrada por este, como permiso
de funcionamiento, firmas autorizadas, estados financieros
auditados, calificación de la Institución realizada por empresas de
reconocido prestigio, servicios y productos que ofrece, así como la
calidad de su supervisión, conocimiento de los controles
implementados para detectar transacciones de LA/FT y si ha sido
objeto de investigación o sanción por falta de aplicación de
medidas de prevención de LA/FT.
2. Además deberá obtener información sobre la gestión anual y
conocimiento de sus relaciones en el marcado.
3. Para iniciar y renovar relaciones de corresponsalía se requiere
la aprobación mediante Acta de la Junta Directiva de la IFIM.
CAPÍTULO V
MATRICES PARA EVALUACIÓN DE RIESGOS LA/FT
Artículo 20.- Matriz de Riesgos del SPLA/FT
Cada IFIM debe desarrollar matriz o matrices con sus respectivos
procedimientos y sistemas, para la evaluación periódica de sus
riesgos LA/FT, que incluyan a todas las áreas de operación,
clientes, productos y servicios que ofrezca.
1. Los resultados de esta evaluación servirán como elementos
para:
1.1. La clasificación del nivel de riesgo LA/FT de los
clientes.
1.2. El tipo de DDC a aplicar conforme los niveles de clasificación
de riesgos LA/FT.
1.3. El desarrollo de controles para la gestión del riesgo
LA/FT.
1.4. La intensidad de los procedimientos y sistemas de monitoreo
para la detección de operaciones inusuales y/o sospechosas.
2. En la evaluación de riesgos LA/FT las IFIM deben tomar en cuenta
las guías, tipologías y otras pautas emitidas por las autoridades y
organismos competentes y especializados en el tema, así como la
propia experiencia en los mercados donde operen. Los estándares
internacionales deben ser tomados en consideración.
3. La periodicidad de esta evaluación debe tomar en cuenta el nivel
de riesgo LA/FT de sus clientes, y quedar establecida en las
respectivas políticas.
4. Cada IFIM debe efectuar una autoevaluación institucional anual
de su nivel de cumplimiento del SPLA/FT; y de la legislación y
normativa de la materia que les sean aplicables, desarrollando las
políticas y procedimientos respectivos. Los resultados de este
proceso deben ser parte del informe previsto en el artículo 6,
numeral 10 literal 10.7 de la presente Norma.
Artículo 21.- Nuevas Tecnologías, Productos y
Servicios
1. Cada IFIM debe desarrollar políticas, procedimientos y sistemas
para la evaluación de riesgos LA/FT, incluyendo la definición de la
matriz o matrices aplicables a la evaluación de nuevos productos y
servicios, las tecnologías utilizadas y canales de distribución.
Las evaluaciones serán aplicadas en forma previa a su lanzamiento
en las fases de diseño, desarrollo, prueba, aprobación e
implementación. En este proceso las Instituciones deben prestar
especial atención a lo siguiente:
1.1. Productos y servicios que utilizan tecnologías que dan lugar a
relaciones que no son cara a cara , las que favorecen el anonimato
y/o las que no requieren o minimizan el contacto físico con los
clientes beneficiarios.
1.2. Servicios a clientes beneficiarios utilizando agentes,
intermediarios u otros canales de distribución similares.
2. Los sistemas y herramientas tecnológicas para la clasificación
del nivel de riesgo LA/FT en nuevos productos o servicios
financieros sofisticados y/o que facilitan el anonimato, para el
monitoreo de éstos y para la detección temprana de operaciones
inusuales y/o sospechosas de LA/FT; deben estar en correspondencia
con la tecnología que vaya siendo utilizada por la IFIM en la
prestación de los mismos.
CAPÍTULO VI
MONITOREO Y REPORTES
Artículo 22.- Monitoreo, Detección y Seguridad.
1. La IFIM debe detectar y prestar especial atención a todas las
actividades, transacciones u operaciones, que sean inusitadamente
complejas, insólitas, significativas, atípicas, inusuales,
incongruentes, desproporcionadas o inconsistentes, o que no tengan
un fundamento legal o comercial evidente, o que no guarden
consistencia con el perfil económico y transaccional declarado por
el cliente. Esta obligación rige tanto para las transacciones
efectuadas como para las simplemente intentadas, sean o no sean
sospechosas de LA/FT, así como para transacciones individuales,
periódicas y patrones de transacciones múltiples que reúnan una o
varias de las características aquí mencionadas o se encuadren y/o
combinen con las Señales e Indicadores de Alertas.
2. Cuando la IFIM detecte o de cualquier forma tenga
conocimiento
1.4. La intensidad de los procedimientos y sistemas de monitoreo
para la detección de operaciones inusuales y/o sospechosas.
2. En la evaluación de riesgos LA/FT las IFIM deben tomar en cuenta
las guías, tipologías y otras pautas emitidas por las autoridades y
organismos competentes y especializados en el tema, así como la
propia experiencia en los mercados donde operen. Los estándares
internacionales deben ser tomados en consideración.
3. La periodicidad de esta evaluación debe tomar en cuenta el nivel
de riesgo LA/FT de sus clientes, y quedar establecida en las
respectivas políticas.
4. Cada IFIM debe efectuar una autoevaluación institucional anual
de su nivel de cumplimiento del SPLA/FT; y de la legislación y
normativa de la materia que les sean aplicables, desarrollando las
políticas y procedimientos respectivos. Los resultados de este
proceso deben ser parte del informe previsto en el artículo 6,
numeral 10 literal 10.7 de la presente Norma.
Artículo 21.- Nuevas Tecnologías, Productos y
Servicios
1. Cada IFIM debe desarrollar políticas, procedimientos y sistemas
para la evaluación de riesgos LA/FT, incluyendo la definición de la
matriz o matrices aplicables a la evaluación de nuevos productos y
servicios, las tecnologías utilizadas y canales de distribución.
Las evaluaciones serán aplicadas en forma previa a su lanzamiento
en las fases de diseño, desarrollo, prueba, aprobación e
implementación. En este proceso las Instituciones deben prestar
especial atención a lo siguiente:
1.1. Productos y servicios que utilizan tecnologías que dan lugar a
relaciones que no son cara a cara , las que favorecen el anonimato
y/ o las que no requieren o minimizan el contacto físico con los
clientes beneficiarios.
1.2. Servicios a clientes beneficiarios utilizando agentes,
intermediarios u otros canales de distribución similares.
2. Los sistemas y herramientas tecnológicas para la clasificación
del nivel de riesgo LA/FT en nuevos productos o servicios
financieros sofisticados y/o que facilitan el anonimato, para el
monitoreo de éstos y para la detección temprana de operaciones
inusuales y/o sospechosas de LA/FT; deben estar en correspondencia
con la tecnología que vaya siendo utilizada por la IFIM en la
prestación de los mismos.
CAPÍTULO VI
MONITOREO Y REPORTES
Artículo 22.- Monitoreo, Detección y Seguridad.
1. La IFIM debe detectar y prestar especial atención a todas las
actividades, transacciones u operaciones, que sean inusitadamente
complejas, insólitas, significativas, atípicas, inusuales,
incongruentes, desproporcionadas o inconsistentes, o que no tengan
un fundamento legal o comercial evidente, o que no guarden
consistencia con el perfil económico y transaccional declarado por
el cliente. Esta obligación rige tanto para las transacciones
efectuadas como para las simplemente intentadas, sean o no sean
sospechosas de LA/FT, así como para transacciones individuales,
periódicas y patrones de transacciones múltiples que reúnan una o
varias de las características aquí mencionadas o se encuadren y/o
combinen con las Señales e Indicadores de Alertas.
2. Cuando la IFIM detecte o de cualquier forma tenga conocimiento
operaciones y/o comportamientos que se prevén Señales e Indicadores
de Alertas, según su sector microfinanciero y el giro de sus
negocios, con el objeto de ser analizados en combinación con otros
indicadores, factores, criterios e información disponible, y
determinar si las mismas constituyen operaciones sospechosas de
estar vinculadas a los riesgos LA/FT.
3. Las Señales e Indicadores de Alertas, individualmente
consideradas no se deben considerar como sospechosas, sino, como
elementos referenciales o banderas rojas que permiten determinar
tempranamente la posible presencia de actividades sospechosas de
LA/FT.
Artículo 24.- Determinación de sospecha y obligación de
presentar Reporte de Operación Sospechosa (ROS)
1. Cuando en el proceso de examen, escrutinio o análisis de
transacciones, operaciones o actividades detectadas inicialmente
como inusuales y/o sospechosas; se obtenga una explicación
razonable y documentada que las justifique o desvanezca el motivo
por el cual fue objeto de dicho escrutinio; no será necesario
reportarlas como operaciones sospechosas. La información de este
proceso debe ser archivada y retenida por el periodo que establezca
la ley de la materia.
2. Cuando las conclusiones obtenidas por la Institución Supervisada
a partir del examen, escrutinio o análisis documentado de
transacciones, operaciones o actividades detectadas con
características semejantes o que encuadren en las referidas en el
numeral 1 del artículo 22 y/o Señales e Indicadores de Alertas, y
el cliente no acredite documentalmente un fundamento, explicación y
justificación legal, financiera, económica o comercial evidente y
razonable sobre las mismas; o que aun presentando lo anterior, la
Institución de cualquier manera presuma, sospeche, tenga razones
para sospechar, tenga indicios, conozca o deba conocer, que los
fondos provienen o están destinados a una actividad ilícita o a
LA/FT, independientemente que no encuadren en ninguna Señal o
Indicador de Alerta; la IFIM debe proceder a:
2.1. Determinar y calificar dicha actividad como operación
sospechosa.
2.2. Presentar de inmediato un Reporte de Operación Sospechosa
(ROS) a la autoridad competente conforme la ley de la materia, sin
aducir sigilo, confidencia o reserva alguna.
3. Igualmente se debe presentar el ROS:
3.1. Cuando la IFIM no pueda cumplir con el DDC
intensificada.
3.2. Cuando en el proceso de escrutinio, requerimiento de
información al cliente para la justificación y análisis de las
transacciones, operaciones o actividades detectadas a partir de la
implementación de los procedimientos y sistemas de monitoreo; la
IFIM pudiera con ello advertir directa o indirectamente a dicho
cliente que está siendo objeto de análisis para un posible ROS. En
este caso además se debe descontinuar el proceso de escrutinio y
requerimiento de información al cliente.
4. La IFIM presentará el ROS independientemente de la cuantía, de
la naturaleza o del tipo de cliente del que se trate. El envío de
un ROS a la autoridad competente no constituye una denuncia penal,
sino únicamente información básica para los posteriores análisis e
investigaciones financieras de parte de la autoridad competente
designada en la ley de la materia, según proceda.
5. El ROS será elaborado y presentado por el Oficial de
Cumplimiento LA/FT de conformidad con lo establecido en la
legislación aplicable, en la presente Norma, sin perjuicio de las
instrucciones y directrices que al respecto pueda emitir la
autoridad competente de su análisis. 6. Todas las operaciones
sospechosas deben ser reportadas, incluyendo las operaciones
intentadas y que no hubieren sido concretadas.
7. El ROS debe indicar claramente si la transacción se realizó, se
intentó o si se rechazó, y además si se decidió terminar o
continuar con la relación con el cliente.
8. Conforme lo tenga establecido la legislación de la materia, los
ROS elaborados y presentados de buena fe por una IFIM en
cumplimiento de la misma y de la presente Norma, no constituyen
violación de las restricciones que sobre revelación de información
existan por vía contractual o por disposición legal o reglamentaria
para la IFIM, sus directores, funcionarios y empleados, ni
implicarán para los mismos ningún tipo de responsabilidad.
9. La terminación o continuación de la relación comercial con el
cliente en ocasión del envío de un ROS, depende de la libre
decisión de cada IFIM.
Artículo 25.- Medidas especiales para la segura y confidencial
estructuración, manejo y presentación de un ROS
1. El ROS será remitido y presentado a la autoridad competente en
la forma establecida en la ley de la materia, y Norma o normas
emitidas por la autoridad facultada para su análisis.
2. Será responsabilidad de cada IFIM reportante asegurar que cada
ROS contenga información relevante y completa, y además un análisis
y explicación clara sobre los antecedentes y razones por la cual se
considera sospechosa la operación.
3. El ROS que sea presentado sin cumplir con estos requisitos será
devuelto por la autoridad competente a la IFIM con notificación a
la CONAMI, todo por canales de estricta confidencialidad.
4. Los procedimientos y el manejo de todo ROS e información
relacionada son de acceso restringido y deben garantizar la más
estricta confidencialidad y alta seguridad. Ninguna IFIM, director,
ejecutivo, funcionario, empleado o agente vinculado a la misma
puede notificar, divulgar o informar de manera alguna, ya sea
directa o indirectamente, a personas que no estén autorizadas por
la ley de la materia, sobre la detección, escrutinio o análisis de
operaciones inusuales y/o sospechosas, o sobre la estructuración,
manejo, emisión, presentación y contenido de un ROS. La ley prohíbe
a los funcionarios de la IFIM a que divulguen, informen o alerten
al cliente que su transacción está siendo analizada o considerada
para un posible ROS, o que dicho Reporte haya sido
presentado.
5. La IFIM, respecto a los ROS debe suministrar a la autoridad
competente toda información adicional requerida por ésta en
estricto apego a disposiciones legales, y cumplir con cualquier
instrucción u orden emitidas por las mismas para el cumplimiento de
sus funciones.
6. Los ROS y la información que lo sustenta debe constar en archivo
especial, individual por cliente y centralizado bajo estricta
custodia y confidencialidad del Oficial de Cumplimiento LA/FT.
Igual tratamiento tendrá la información sobre las operaciones,
transacciones o actividades referidas en el numeral 1 del artículo
22 que hayan sido
objeto de examen, escrutinio o análisis y que no ameritaron la
emisión de un ROS.
7. Las IFIM, deberá remitir un informe mensual de los ROS enviados
a la autoridad competente (UAF), este informe sólo contendrá el
número de ROS y las fechas de su remisión.
CAPÍTULO VII
ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN
Artículo 26.- Resguardo de Información y Documentos de
Apoyo
1. Toda IFIM debe adoptar medidas para archivar, conservar y
resguardar debidamente, de manera física y/o magnética, toda la
información y documentación derivada de la aplicación de sus
políticas, procedimientos y controles internos de Prevención LA/FT;
por el plazo de cinco años, contado a partir de la fecha de
finalización o cierre de las relaciones y/o transacciones con el
cliente.
2. La información y documentación que debe conservar, retener y
archivar física o electrónicamente la IFIM, según corresponda, debe
ser adecuada y suficiente para poder reconstruir los vínculos
transaccionales, y para que eventualmente puedan llegar a servir
como elementos o indicios en análisis, investigaciones o procesos
judiciales en materia de LA/FT. Para estos propósitos, como mínimo,
la información a retener por la Institución debe incluir los
siguientes elementos:
2.1. El Expediente y Perfil Integral del Cliente, y todos los
documentos e información que conduzcan a la verdadera identidad de
la persona con quien la IFIM realiza operaciones de manera habitual
y el historial del cliente.
2.2. Datos de identificación del cliente, representante, gestor,
inclusive nombre y domicilio.
2.3. Archivos de crédito y correspondencia comercial.
2.4. Fecha, tipo y número de crédito.
2.5. Tipo y suma de moneda otorgadas en créditos.
2.6. Según el caso, informes y estadísticas sobre ROS incluyendo el
análisis relacionado.
2.7. Estadísticas sobre investigaciones o indagaciones relacionadas
a LA/FT.
Artículo 27.- Disponibilidad de la información y documentación
de apoyo
A solicitud de la CONAMI o de cualquier otra autoridad competente,
la IFIM tendrá disponible toda la información y documentación a la
que se refiere la presente Norma, misma que debe ser entregada sin
demora y sin aducir ningún sigilo, en un plazo razonable
dependiendo de la complejidad y volumen de la información
requerida.
Artículo 28.- Actualización y extracción de
información
1. La IFIM debe efectuar actualizaciones de los registros y
archivos de las distintas transacciones de sus clientes.
2. La IFIM debe mantener un sistema manual y/o informático o por
cualquier otro medio, que habilite y facilite la eficaz extracción
de datos relativos a todas las operaciones, transacciones,
contratos o servicios que involucren la comercialización,
transferencia, intermediación de fondos o instrumentos monetarios
por vía interna y/o externa (electrónica, telefónica, fax, o por
otro medio) realizados por la Institución en nombre o a solicitud
del cliente.
CAPITULO VIII
IMPLEMENTACIÓN Y CONTROL DEL SPLA/FT
Artículo 30.- Función de implementación y control
Cada IFIM, debe desarrollar eficazmente una Función de
Implementación y Control directo del SPLA/FT, la cual es
desarrollada por la siguiente estructura y cargo:
1. Un Comité de Prevención del Lavado de Activos, y del
Financiamiento al Terrorismo, en adelante Comité de Prevención
LA/FT.
2. Un Oficial de Cumplimiento de los Riesgos LA/FT.
Artículo 31.- Comité de Prevención LA/FT
Sin perjuicio de las responsabilidades y funciones propias de la
Junta Directiva, del Oficial de Cumplimiento LA/FT, de la
Administración y de las Auditorías en el tema de Prevención LA/FT,
la IFIM debe constituir un Comité de Prevención del Lavado de
Dinero, Bienes o Activos, y del Financiamiento al Terrorismo
(Comité de Prevención LA/FT).
Artículo 32.- Integración del Comité de Prevención
LA/FT
1. La Junta Directiva de la IFIM establecerá el Comité de
Prevención LA/FT, mediante resolución plasmada en Acta, el cual
estará integrado por dos miembros de la Junta Directiva y un
funcionario designado que no esté previsto en las prohibiciones
establecidas en el presente artículo.
2. No podrán ser miembros ni fungir como secretario del Comité de
Prevención LA/FT:
2.1. El Oficial de Cumplimiento LA/FT, quienes rinden informes ante
dicho Comité.
2.2. El Director Ejecutivo, el Gerente General o el principal
Ejecutivo de la IFIM, ni cualquier otro funcionario en quien
recaiga la condición de ser miembro titular o suplente de la Junta
Directiva y que simultáneamente ejerza posiciones, cargos o
funciones ejecutivas o de gerencia en dicha Institución, quienes
podrán ser convocados a participar como invitados en atención a los
temas a tratar.
3. En sus sesiones, el Comité de Prevención LA/FT podrá dar
intervención a cualquier funcionario de la IFIM, con carácter de
invitado.
4. Debe adoptar las medidas necesarias para:
4.1. Que al menos uno de los directores que lo integre, cuente con
conocimientos de la legislación vigente sobre la materia,
normativas y sobre las mejores prácticas y estándares
internacionales para la prevención de los riesgos LA/FT, así como,
sobre la operatividad y negocios propios de la industria e
institución a que pertenece.
4.2. Hacer una rotación que permita que todos los directores se
familiaricen con las operaciones propias de su institución y tomen
conciencia de la importancia de la función de gestionar en forma
proactiva la prevención de los riesgos LA/FT.
5. Cuando algún miembro del Comité tuviere interés personal o
conflicto de interés sobre algún asunto que sea abordado en el seno
del mismo, debe abstenerse de conocer el caso, no estar presente
durante la discusión, ni incidir en el tema relacionado, lo cual se
debe hacer constar en Acta.
6. A solicitud formal de la IFIM, la Presidencia Ejecutiva de la
CONAMI, podrá autorizar la no creación del Comité de Prevención de
LA/FT, siempre y cuando la Junta Directiva o el Comité de Riesgo
cumplan con las cualidades y no estén incursos en las prohibiciones
para ser miembros del Comité de Prevención de LA/FT y desempeñen
las funciones que se establecen en la presente norma.
Artículo 33.- Funciones Comité de Prevención de LA/FT
Las funciones que a continuación se establecen, en ningún modo
significan que el Comité de Prevención LA/FT sustituirá a la Junta
Directiva, al Oficial de Cumplimiento LA/FT, a la Administración, o
a los Auditores Internos y Externos, en la ejecución de la labor
que cada uno ejecuta en el tema de Prevención de los riesgos LA/FT.
El Comité de Prevención tendrá, entre otras, las siguientes
funciones mínimas:
1. Funciones Generales:
1.1. Ser instancia de apoyo que coadyuva en la ejecución del
SPLA/FT.
1.2. Planificar, coordinar y velar por el cumplimiento efectivo de
las políticas que en la materia haya aprobado la Junta Directiva de
la IFIM o la más alta autoridad en el país de las sucursales de
entidad extranjeras.
1.3. Fijar su reglamento respecto de su funcionamiento, el cual
será aprobado por la Junta Directiva que como mínimo, regule su
organización interna, su funcionamiento, la periodicidad de sus
sesiones, la forma de documentar las reuniones y de comunicar y dar
seguimiento a sus acuerdos.
1.4. Reunirse ordinariamente por lo menos una vez al mes, sin
perjuicio de las reuniones extraordinarias que deban realizarse
para tratar asuntos que ameriten ser atendidos con prontitud. El
Comité de Prevención LA/FT, con carácter excepcional y sin
perjuicio del numeral siguiente, podrá celebrar sesiones sin
necesidad de reunión física de sus miembros, a través de la
comunicación entre ellos por correo electrónico, teléfono, fax o
por cualquier otro medio de comunicación que evidencie la
participación, identificación y decisión de los
participantes.
1.5. Llevar un Libro de Actas con sus páginas numeradas, en donde
queden plasmados los asuntos conocidos y resueltos. Estas Actas
deben ser firmadas por cada uno de los miembros del Comité.
1.6. Velar por la ejecución y el cumplimiento del POA PLA/FT
institucional y de Capacitación anual de la institución para la
prevención de los riesgos LA/FT elaborado por el Administrador de
Prevención LA/FT y debidamente aprobado por la Junta
Directiva.
1.7. Informar al pleno de la Junta Directiva, en forma trimestral y
por escrito, los resultados de sus actividades a fin de que todos y
cada uno de los directores se informen de la eficiencia y eficacia
de los resultados obtenidos o los problemas encontrados en la
implementación del SPLA/FT. Este informe debe contener, como
mínimo, la siguiente información:
1.7.1. Estadísticas de sanciones internas impuestas por la propia
IFIM por incumplimientos al SPLA/FT y conforme al respectivo Código
de Conducta Institucional, señalando si se trata de empleados,
funcionarios o directivos.
1.7.2 Estadísticas de sanciones y amonestaciones impuestas por el
órgano supervisor a la IFIM, por incumplimientos relacionados al
SPLA/FT.
1.7.3 Estadísticas sobre Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)
presentados a la autoridad competente, por sucursal, por tipo de
clientes y por tipo de productos y/o servicios
intervinientes.
1.7.4 Estadísticas de empleados y funcionarios, por tipo de área
administrativa, capacitados en el tema PLA/FT.
1.7.5 Resumen de hallazgos detectados por las autoridades de
supervisión, por Auditoría Interna y/o por Auditoría Externa
específicas sobre su SPLA/FT y el estado en que se
encuentran.
1.7.6. Limitaciones, obstáculos, deficiencias, necesidades de
recursos y recomendaciones señalados por el Oficial de Cumplimiento
de los Riesgos La/FT.
1.7.7. Resultados de autoevaluación, plan de acción derivado del
mismo y recursos necesarios para su ejecución.
1.7.8. Conclusiones.
1.8. Coordinar la realización de la autoevaluación prevista en el
artículo 20, numeral 4, de la presente Norma.
1.9 Recomendar a la Junta Directiva la remoción del Oficial de
Cumplimiento LA/FT cuando en su desempeño no se ajuste a lo
establecido en la presente Norma o como consecuencia de las
debilidades y/o incumplimientos resultantes de los Informes de
Inspección de los órganos de supervisión autorizados conforme la
ley, o en los informes de Auditoría Interna o Auditoría
Externa.
1.10 El Comité de Prevención LA/FT servirá como medio de
comunicación entre la Junta Directiva y el Oficial de Cumplimiento
LA/FT de la IFIM, para lo cual dicho Comité deberá:
1.10.1 Conocer los informes mensuales del Oficial de Cumplimiento
LA/FT sobre los resultados y problemas o limitaciones en la
implementación del SPLA/FT.
1.10.2 Revisar la efectividad y calidad de los resultados de la
implementación del sistema existente para el monitoreo de créditos
y transacciones para la detección y reporte oportuno de operaciones
sospechosas.
1.10.3 Promover la investigación y adopción de las mejores
prácticas internacionales de prevención de estos riesgos, así como,
adaptarlas a las propias particularidades de la IFIM de conformidad
a la industria en que ésta opere.
1.10.4 Efectuar al menos una revisión técnica anual de las
políticas, procedimientos y controles para la prevención de estos
riesgos, a fin de adecuarlas a sus necesidades y perfil de riesgo
institucional.
1.10.5 Conocer cualquier otro asunto nuevo relacionado al SPLA/FT
ordenado por la Junta Directiva.
2. Funciones con respecto a Resoluciones, Circulares e Informes
sobre el tema de Prevención LA/FT de parte de las Instituciones de
regulación y supervisión:
2.1. Evaluar la forma en que fueron o están siendo resueltos por la
administración de la IFIM, los problemas o debilidades más
importantes en su SPLA/FT encontrados por la CONAMI o por otras
autoridades competentes.
2.2. Conocer en forma detallada e íntegra los resultados de todos y
cada uno de los informes finales de inspección emitidos por la
CONAMI sobre su SPLA/FT, y darles especial atención mediante el
seguimiento al cumplimiento de todas las instrucciones y/o
recomendaciones.
2.3. Requerir a la gerencia de la IFIM que le presente los planes
de acción adoptados por ésta para atender y cumplir con las
instrucciones y/o recomendaciones de la Superintendencia, y evaluar
la viabilidad de los mismos.
2.4. Verificar que se cumpla con las tareas y plazos establecidos
por la CONAMI para la implementación y cumplimiento de las
instrucciones derivadas de sus Informes de Inspección o
establecidas a través de Resoluciones, Circulares y/o Instrucciones
sobre su SPLA/FT.
3. Funciones con respecto a Informes de Auditoría relacionados con
Prevención LA/FT:
3.1. Analizar el contenido y calidad de las recomendaciones de los
informes de auditoría sobre el SPLA/FT, evaluando cualquier
diferencia entre el alcance del trabajo planeado por los auditores
internos o del contratado con los auditores externos,
respectivamente, en relación al que finalmente se llevó a cabo, y
que previamente no haya sido informado por dichos auditores o el
respectivo Comité de Auditoría.
3.2. Evaluar la forma en que fueron o están siendo resueltos por la
administración, los problemas o debilidades más importantes sobre
Prevención de los riesgos LA/FT, que Auditoría Interna y/o
Auditoría Externa durante la marcha, le estuvo o le ha estado
informando, encontrados por éstos mientras realizaban sus
respectivas revisiones, y no esperar para su atención hasta que le
lleguen reportados en un Informe Final.
3.3. Conocer en forma detallada el contenido de los informes
finales específicos o que siendo referidos a otros riesgos pero que
también contengan aspectos directamente relacionados con la gestión
de los riesgos LA/FT emitidos por Auditoría Interna y Auditoría
Externa.
3.4. Verificar que los auditores internos y auditores externos
formulen y propongan sugerencias y/o recomendaciones de calidad y
con fundamento técnico sobre la materia de Prevención de los
riesgos LA/FT, para mejorar aquellas áreas que presenten
debilidades o deficiencias y/o para fortalecer las políticas,
procedimientos, monitoreo y control interno que conforman el
SPLA/FT, o porque no están siendo cumplidas, o estén
desactualizadas con relación al propio perfil de riesgo de la
Institución o respecto a los requerimientos legales y/o
normativos.
3.5. Evaluar las recomendaciones para superar las debilidades
encontradas o para fortalecer el sistema de Prevención de los
riesgos LA/FT presentadas en sus respectivos informes por Auditoría
Interna y Auditoría Externa.
3.6. Evaluar los comentarios escritos sobre Prevención LA/FT de los
auditores internos o externos con respecto a los asuntos,
operaciones o transacciones de carácter irregular, inusual o
sospechosos que pudieran haber notado durante el examen de
operaciones de negocios, expedientes y/o transacciones de los
clientes revisados que ameriten ser reportados a la autoridad
designada de conformidad a la Ley de la materia.
3.7. Evaluar los puntos de vista u opinión de los auditores
internos y/o externos con respecto a la competencia técnica del
Oficial de Cumplimiento LA/FT y/o su desempeño en el puesto.
3.8. Requerir a la gerencia de la Institución que le presente los
planes de acción adoptados por ésta para atender y cumplir con las
sugerencias y/o recomendaciones sobre Prevención LD/FT de los
auditores, y evaluar la viabilidad de los mismos.
3.9. Conocer a través del Oficial de Cumplimiento LA/FT, en forma
mensual el cumplimiento de los planes de acción que la
administración adopte para subsanar y resolver los incumplimientos
legales y normativos, a las políticas y procedimientos internos o
debilidades en el SPLA/FT.
4. Funciones con respecto a los altos niveles de Gerencia o
Dirección Ejecutiva:
El Comité de Prevención LA/FT podrá convocar o invitar a los altos
niveles de Gerencia o Dirección Ejecutiva a las sesiones del
Comité, siempre que éste lo considere necesario, para:
4.1. Tratar y discutir en el nivel apropiado, particularmente con
los involucrados en la toma de decisiones, negocios, procesos y
tecnología, asuntos concernientes al concepto de políticas y
procedimientos de la Institución relacionados con el SPLA/FT, así
como, al cumplimiento de las leyes y normas emitidas sobre el tema
por la CONAMI u otras instituciones estatales competentes.
4.2. Obtener los puntos de vista de la gerencia con respecto a las
recomendaciones de los auditores internos y externos sobre el tema
de las políticas de control interno de prevención LA/FT, y al
análisis de la relación costo /beneficio en la ejecución de esas
recomendaciones.
4.3. Conocer directamente de la Gerencia los informes sobre sus
planes de acción y los resultados de su ejecución para la atención
de las instrucciones de la CONAMI y recomendaciones de la auditoria
en el tema de prevención LA/FT.
Artículo 34.- Oficial de Cumplimiento de Prevención
LA/FT
Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades específicas
asignadas por esta Norma a la Junta Directiva, al Comité de
Prevención LA/FT (según corresponda) y a la Auditoría; cada IFIM
debe contar con un Oficial de Cumplimiento de los Riesgos del
Lavado Activos; y del Financiamiento al Terrorismo (Oficial de
Cumplimiento LA/FT o Oficial PLA/FT), y su respectivo suplente como
principal funcionario ejecutivo para la coordinación,
administración y ejecución del SPLA/FT.
Artículo 35.- Nombramiento
El nombramiento del Oficial de Cumplimiento LA/FT y su suplente,
debe cumplir con las siguientes condiciones:
1. Realizado directamente por la Junta Directiva de cada IFIM, ante
cuyo órgano dicho funcionario debe rendir informe y de la cual
dependerá funcional, orgánica y administrativamente.
2. Contratado bajo régimen laboral permanente; y con autoridad de
primer nivel gerencial.
3. Con tratamiento administrativo equiparable, en todos los
aspectos, al otorgado a los demás estamentos gerenciales de primer
nivel que integran la estructura administrativa de la IFIM.
4. Dando aviso a la CONAMI, para su no objeción, presentando los
siguientes documentos: Certificación del acta de nombramiento, hoja
de vida, declaración notarial del Oficial de Cumplimiento LA/FT en
la que confirme no estar incurso en ninguna de las
incompatibilidades para el cargo establecidas en la presente Norma,
fotocopia razonada notarialmente del documento oficial de la
institución, fotocopia razonada notarialmente del título académico
respectivo y fotocopia de los soportes que acrediten capacitación
en materia de prevención
LA/FT.
5. A solicitud formal de la IFIM, la Presidencia Ejecutiva podrá
autorizar que las funciones del Oficial de Cumplimiento LA/FT y su
suplente recaigan en un funcionario que simultáneamente ejerza otro
cargo dentro de la misma, siempre y cuando concurran los siguientes
requisitos:
5.1 Que se pueda determinar, que la IFIM cuente con una estructura
organizativa, capital, fondos, cartera de clientes y volumen de
actividades pequeño, reducido o de menor envergadura.
5.2 Que el POA PLA/FT, funciones, objetivos, responsabilidades y
presupuesto como Oficial de Cumplimiento LA/FT, estén claramente
diferenciados de las otras tareas que el mismo funcionario tenga
asignadas conforme su otro cargo.
5.3 Que ese otro cargo y funciones no representen obstáculo para el
ejercicio efectivo de su labor como Oficial de Cumplimiento
LA/FT.
5.4 Que el funcionario no esté incurso en las incompatibilidades
que para dicho cargo se establecen en la presente Norma.
El Suplente del Oficial de Cumplimiento LA/FT, también podrá
desempeñar otro cargo dentro de la IFIM, siempre y cuando esto no
represente obstáculo para el ejercicio efectivo de la
suplencia.
La IFIM, en consideración a sus riesgos, al tamaño, volumen y
complejidad de sus productos y servicios, a la cantidad de
clientes, y según sus necesidades para implementar el SPLA /FT;
podrá opcionalmente establecer y proveer una Estructura
Administrativa de Apoyo para su Oficial de Cumplimiento
LA/FT.
Artículo 36.- Características del cargo
El cargo de Oficial de Cumplimiento LA/FT y su suplente, debe tener
las siguientes características:
1. Ser ejercido de forma ética, diligente, eficiente y
especializada.
2. Investido de autoridad e independencia administrativa, funcional
y técnica necesarias que le permita garantizar una adecuada y
efectiva gestión e implementación del SPLA/FT, en coordinación con
los encargados de las distintas unidades estratégicas de negocios o
de soporte técnico y operacional. Todas las áreas de la IFIM deben
brindar al Oficial de Cumplimiento LA/FT y su suplente el apoyo y
colaboración inmediata y efectiva para el ejercicio de sus
funciones.
3. Exclusivo para administrar el SPLA/FT. Excepcionalmente, la IFIM
podrá también asignar a su Oficial PLA/FT otras funciones conocidas
como Cumplimiento con planes de trabajo, presupuesto y recursos
específicos para esta otra responsabilidad.
Artículo 37.- Perfil Profesional del Oficial de Cumplimiento LA/
FT y de su suplente
La persona que ejerza el cargo de Oficial de Cumplimiento LA/FT
debe tener, como mínimo, los requisitos siguientes:
1. Ser un Profesional, debidamente acreditado con Título
Universitario de Grado de Licenciatura o Ingeniería,
preferiblemente de las áreas de Administración de Empresas,
Economía, Finanzas, Contaduría Pública, Auditoria, Derecho o
Informática. Es deseable poseer postgrados o especializaciones en
esas ciencias, particularmente si se relacionan con la Gestión
Microfinanciera, la Intermediación Financiera, o los Mercados
Financieros.
2. Tener al menos 3 años de experiencia laboral y/o capacitación
especializada en la materia de PLA / FT, así como conocimientos de
las operaciones y productos de los Mercados Financieros, o en áreas
afines al giro de los negocios de la Institución que lo
designa.
Artículo 38.- Incompatibilidades
No podrán ser designados en el cargo de Oficial de Cumplimiento LA/
FT o suplente del mismo, las personas que se encuentren incursas en
cualquiera de las siguientes situaciones:
1. Los accionistas, socios, directores, gerente general, ejecutivo
de mayor rango y partes relacionadas a la IFIM, conforme la ley No.
769, Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas .
2. El auditor interno y externo de la IFIM.
3. Los que tengan antecedentes judiciales por delitos dolosos, y
los que hayan sido condenados administrativa o judicialmente
mediante resolución firme, por infracciones graves a las leyes y
normas de carácter financiero o relacionado con el LA/FT, dentro o
fuera de Nicaragua.
4. Los que hayan sido directores, gerentes, subgerentes o
funcionarios de alto nivel de una IFIM sometida a procesos de
intervención y/o liquidación forzosa; o cuando por resolución
judicial o administrativa de la CONAMI se le haya establecido o se
le establezca responsabilidades, presunciones, o indicios que los
vincule a las situaciones antes mencionadas.
Artículo 39.- Sustitución temporal o interina
1. En caso de ausencia temporal o definitiva del Oficial de
Cumplimiento de Prevención de LA/FT, asumirá su suplente.
2. Cuando el suplente vaya a asumir interinamente el cargo de
Oficial PLA/FT, la IFIM deberá informar de ello a la CONAMI. El
cargo de Oficial PLA/FT, en ausencia de su titular, no podrá ser
desempeñado en forma interina por su suplente por más de 90 días
sin que se designe al nuevo titular.
Artículo 40.- Remoción
1. Toda remoción, separación o asignación a otro cargo del Oficial
de Cumplimiento LA/FT, o de su Suplente, debe ser aprobada por la
Junta Directiva de la IFIM mediante resolución, y comunicada a la
CONAMI con explicación de las razones que motivan la medida. La
CONAMI expresará su anuencia u objeción a dicha remoción, en un
plazo no mayor de 15 días hábiles contados a partir que se presenta
la comunicación. En caso de renuncia del Oficial de Cumplimiento o
de su Suplente, la IFIM informará de inmediato a la CONAMI.
2. La Presidencia Ejecutiva de la CONAMI, conforme la facultad que
le otorga la ley, en ejercicio de su función supervisora y mediante
resolución fundada, podrá instruir a la Junta Directiva de la
Institución la remoción del Oficial de Cumplimiento LA/FT, o la del
Suplente.
Artículo 41.- Funciones del Oficial de Cumplimiento
LA/FT
El Oficial de Cumplimiento LA/FT es el principal funcionario
ejecutivo encargado de la coordinación, administración y ejecución
del SPLA LA/FT. El Oficial de Cumplimiento.LA/FT debe ejecutar las
siguientes funciones:
1. Funciones Generales:
1.1. Ejecutar las políticas, procedimientos y controles internos de
prevención que integran el SPLA/FT.
1.2. Coordinar la elaboración, implementación y actualización, en
conjunto con las áreas pertinentes de la IFIM, del Manual PLA/FT y
del POA PLA/FT.
1.3. Participar en la evaluación periódica de riesgo de LA/FT que
enfrenta la IFIM y en el desarrollo de políticas, procedimientos,
controles internos y matrices para la gestión de estos
riesgos.
1.4. Analizar y proponer cambios al SPLA/FT y al Manual PLA/FT de
acuerdo con las leyes, normativas, estándares, instrucciones y
recomendaciones sobre la materia.
1.5. Verificar de manera continua, el cumplimiento de todos los
componentes del SPLA/FT, prestando mayor atención a las áreas y
actividades de riesgo LA/FT más elevados. Para estos efectos el
Oficial de Cumplimiento LA/FT debe contar con los respectivos
procedimientos de verificación.
1.6. Presentar informes mensuales sobre el cumplimiento del SPLA/FT
a su Comité de Prevención LA/FT. Este informe debe contener, como
mínimo, la siguiente información:
1.6.1 Objetivos del informe.
1.6.2 Limitaciones y obstáculos en su implementación.
1.6.3 Resultados de su implementación.
1.6.4 Grado de cumplimiento de los procedimientos por parte de los
empleados.
1.6.5 Deficiencias relevantes de control interno detectadas.
1.6.6 Sanciones administrativas internas aplicadas.
1.6.7 Estadísticas de Reportes presentados.
1.6.8 Compromisos de mejoramiento de las áreas revisadas.
1.6.9 Seguimiento de las acciones correctivas reportadas en el
informe precedente.
1.6.10 Recomendaciones para fortalecimiento, mejoramiento y/o
ajustes.
1.6.11 Necesidades adicionales de recursos
1.6.12 Conclusiones.
1.7. Dar seguimiento a la implementación de las recomendaciones
señaladas por los órganos de supervisión, auditores internos y
externos, y demás mecanismos de control interno, para subsanar
debilidades identificadas y fortalecer el SPLA/FT.
1.8. Revisar y monitorear posibles transacciones que pudiera tener
la IFIM con personas incluidas en listas especiales o sospechosas,
nacionales o internacionales, que las vinculan con temas de LA/FT y
con el crimen organizado en general.
1.9. Analizar de manera periódica los segmentos de mercado a los
que pertenecen los clientes y productos de la Institución, a fin de
identificar y conocer posibles patrones y tendencias de
LA/FT.
1.10. Colaborar con el responsable del área de procesos, negocios
y/o mercadeo de la Institución, en la adopción de medidas de
prevención en el tema LA/FT previo al lanzamiento de nuevos
productos y servicios.
1.11. Colaborar con los responsables del área de Recursos Humanos y
de Seguridad de la IFIM, en la formulación e implementación de la
política Conozca a su Empleado .
1.12. Participar en el desarrollo y ejecución de programas de
sensibilización, capacitación y actualización sobre el riesgo de
LA/FT y su gestión, sobre el SPLA/FT, sobre los estándares
internacionales y mejores prácticas en la materia y sobre el
cumplimiento de las leyes y normas pertinentes.
1.13. Llevar estadísticas, registros y soportes actualizados sobre
la aplicación y desarrollo del Programa Institucional de
Capacitación de la IFIM sobre el tema LA/FT.
1.14. Coordinar actividades e intercambiar información con todas
las oficinas de la Institución, para el desarrollo de sus funciones
y para la eficaz implementación del SPLA/FT en la entidad.
1.15. Promover una fluida comunicación con todas las oficinas de la
IFIM procurando un esfuerzo armonizado y efectivo en el tema del
SPLA/FT que coadyuve al arraigo de una cultura de cumplimiento en
la Institución.
1.16. Elaborar estadísticas, utilizando sus propias Bases de Datos
basado en sus riesgos para el establecimiento de los distintos
parámetros de prevención que permitan interrelacionar la
información para una mejor gestión de monitoreo, análisis y cruce
de información, en temas como por ejemplo: reportes a la autoridad
competente, concentración de operaciones por cada segmento de
mercado, movimiento consolidado de transacciones por cliente,
clasificación de operaciones por montos, movimientos consolidados
de todos los productos y servicios de un cliente o grupo de
clientes vinculados, movimientos registrados por monedas,
clasificación de clientes por direcciones domiciliares, y otros que
la Institución decida incorporar según la industria en que opere y
la ponderación de sus riesgos.
1.17. Fungir como contraparte o enlace directo e inmediato ante la
CONAMI y demás autoridades competentes, para atender y cooperar en
todo lo relacionado a la materia de prevención de los riesgos de
LA/
FT.
1.18. Promover esfuerzos conjuntos y coordinados con sus homólogos
a nivel gremial para fortalecer y retroalimentar el SPLA/FT en cada
una de las IFIM y fomentar la autorregulación sobre prevención
LA/FT en interés propio del Sistema de Microfinanzas.
2 Funciones en cuanto a las políticas de DDC:
2.1. Proponer y monitorear el cumplimiento de políticas,
procedimiento y controles internos para la DDC basada en
riesgo.
2.2. Ejecutar y revisar periódicamente los requisitos del SPLA/FT
relacionados a la documentación de identificación y verificación de
identidad de clientes y beneficiarios, y para el propósito y
monitoreo de la relación comercial; prestando mayor atención a
sectores de riesgo LA/FT más elevados.
2.3. Verificar la actualización periódica de la documentación y del
PIC, según la importancia y nivel de riesgo LA/FT.
3. Funciones en cuanto a las políticas de Detección y Reportes a la
autoridad competente:
3.1. Participar en el desarrollo e implementación de políticas,
sistemas y procedimientos para el monitoreo y detección temprana de
actividades inusuales y sospechosas.
3.2. Administrar los procedimientos y controles para la seguridad,
confidencialidad y el análisis de informes internos de reporte de
operaciones inusuales y/o sospechosas, así como los procedimientos
y controles para la preparación, emisión y presentación de un
ROS.
3.3. Analizar y documentar las operaciones inusuales y/o
sospechosas detectadas, a fin de evaluar y determinar si procede la
emisión de un Reporte de Operación Sospechosa (ROS). Opcionalmente
el Oficial de Cumplimiento LA/FT podrá desarrollar esta función en
coordinación con el Comité de Prevención LA/FT.
3.4. Revisar, preparar, firmar, presentar y remitir a la autoridad
competente, los reportes previstos en la presente Norma, ROS, y
cualquier otro reporte previsto en la legislación en materia de
prevención LA/FT; todo con la debida calidad, confidencialidad,
seguridad, y conforme los mecanismos establecidos.
4. Funciones en cuanto a las políticas de Archivo y Conservación de
Información:
4.1. Proponer políticas y verificar la implementación de
procedimientos para una adecuada conservación de los documentos e
información de acuerdo con lo establecido en la presente Norma y en
las leyes de la materia.
4.2. Prestar especial atención a la seguridad de la documentación
relacionada a informes y análisis de transacciones, incluyendo los
ROS, e información requerida por las autoridades competentes.
5. En el ejercicio de sus funciones el Oficial de PLA/FT siempre
tendrá acceso a los registros y expedientes de los clientes, y
cualquier otra información que sea necesaria para el cumplimiento
de sus funciones.
6. Corresponde al Oficial de Cumplimiento LA/FT la responsabilidad
de informar a la Presidencia Ejecutiva de la CONAMI, de manera
inmediata, sobre hechos que impidan de manera significativa el
adecuado desempeño de su labor, una vez que dicho problema no haya
podido ser resuelto por el Comité de Prevención y la Junta
Directiva de la Institución.
7. Sin perjuicio de todas las funciones anteriormente señaladas, el
Oficial de Cumplimiento LA/FT debe informar inmediatamente al
Comité de Prevención LA/FT y a la Junta Directiva de la IFIM, y a
la Presidencia Ejecutiva de la CONAMI, los hechos o hallazgos
significativos sobre cualquier situación del tema LA/FT que
implique o requiera una acción inmediata.
CAPÍTULO IX
CAPACITACIÓN EN PREVENCIÓN LD/FT
Artículo 42.- Programa de Capacitación en PLA/FT
La IFIM debe adoptar, desarrollar, financiar e implementar un
Programa Institucional de Capacitación, para promover la cultura y
la sensibilización en materia de prevención y detección del LA/FT,
el cual debe:
1. Ser permanente, continuo, actualizado, adecuado y ajustado a su
perfil operacional dentro de la industria y conforme los riesgos
LA/ FT.
2. Estar dirigido a todo su personal, incluyendo directivos,
ejecutivos, funcionarios, empleados y cualquier representante
autorizado, según las responsabilidades y actividades que desempeñe
cada uno.
3. Tener un enfoque, periodicidad y profundidad en correspondencia
al giro de sus respectivos negocios, en respuesta a sus necesidades
y en consideración a su riesgo LA/FT.
Artículo 43.- Elementos Mínimos del Programa
El Programa de Capacitación debe contener, como mínimo, los
siguientes elementos:
1. Políticas y procedimientos escritos que regirán el Programa de
Capacitación tanto para su diseño y formulación, como para su
periodicidad, ejecución y evaluación.
2. Establecimiento y aprobación de una partida presupuestaria
específica e identificable dentro del presupuesto general,
designada anualmente para garantizar la ejecución del Programa de
Capacitación.
3. Inducción y sensibilización para todo empleado nuevo, dentro de
un periodo razonable después de ser contratado, a fin de orientarlo
acerca de los riesgos de LA/FT que enfrenta la IFIM, así como del
SPLA/FT y sus respectivas políticas, procedimientos y controles
internos.
4. Orientación, según niveles y responsabilidades, a directivos,
funcionarios, ejecutivos, personal operativo y otros empleados,
dando cobertura a la legislación y normativa que regula el tema
LA/FT, el Código de Conducta, los patrones, señales o indicadores
de alerta, los métodos o técnicas para detección temprana,
analizar, documentar y reportar actividades inusuales y/o
sospechosas, así como las pautas que representan los estándares y
mejores prácticas internacionales sobre la materia.
5. Capacitación especializada para empleados en todas las áreas de
actividad de la IFIM, prestando mayor atención a las actividades
que conlleven un nivel de riesgo más elevado. A tales efectos, la
capacitación debe segmentarse conforme a cada nivel.
6. Capacitación sobre las tendencias, tipologías, esquemas y
señales de alerta del LA/FT según el giro de sus respectivos
negocios, para lo cual se podrán apoyar en las publicaciones de
organismos y grupos internacionales especializados y de referencia
sobre la materia, así como en ejemplos propios de casos simulados o
realmente detectados internamente, garantizando en este caso el
sigilo y la confidencialidad mediante la no revelación de la
identidad de los clientes involucrados, sino que, partiendo de la
tipología observada para fines de entrenamiento preventivo.
7. Capacitación sobre los controles internos y procedimientos para
monitorear, detectar tempranamente y analizar operaciones inusuales
y/o sospechosas, para documentar y reportar las sospechosas, sobre
la prohibición de alertar a los clientes y sobre la conservación de
registros y archivos relacionados.
8. Capacitación especializada y de alta profundidad para el Oficial
de Cumplimiento LA/FT y todo el personal del Estructura
Administrativa de Apoyo, o Área ó Unidad de Prevención, según
corresponda.
9. Capacitación especial para empleados que sean trasladados a
áreas o funciones dentro de la Institución que conlleven distintas
responsabilidades o riesgos de LA/FT.
10. Políticas específicas a seguir con el personal (funcionarios y
empleados), que en sus evaluaciones individuales después de cada
capacitación, no obtenga el puntaje o escore mínimo de aprobación
que cada Institución Supervisada debe establecer.
Artículo 44.- Estadísticas y Registros sobre
Capacitación
Cada IFIM debe mantener estadísticas, registros, controles y
soportes actualizados sobre la aplicación y desarrollo de su
Programa de Capacitación, todo lo cual debe ser mantenido por un
período mínimo de cinco años, particularmente la siguiente
información:
1. Lugar, fechas, programa y contenido detallado e instructores de
cada capacitación.
2. Copias del contrato y currículo del instructor si la
capacitación interna es brindada por medio de un profesional
externo o de una Firma.
3. Lista detallada de asistencia que identifique fecha, nombre del
evento, nombre y firma del participante, y área a la que pertenece
éste dentro de la Institución.
4. Copia en el expediente laboral de las constancias,
certificaciones y soportes de las respectivas capacitaciones que se
reciba en el tema de LA/FT, así como de las evaluaciones
individuales de los participantes cuando esto aplique.
CAPITULO X
CÓDIGO DE CONDUCTA INSTITUCIONAL
Artículo 45.- Incorporación del tema SPLA/FT
1. Cada IFIM debe incorporar expresamente dentro de su Código de
Conducta Institucional, el compromiso de su Junta Directiva, de sus
máximas autoridades y de su personal en general, de desarrollar su
negocio con honestidad, integridad y ética, manifestando
expresamente en dicho Código la posición de la Institución
Supervisada frente a los riesgos de LA/FT, promoviendo cultura y
sensibilización para prevenirlos.
2. El Código de Conducta Institucional que incluya el compromiso en
el tema de Prevención LA/FT, debe ser aprobado por la Junta
Directiva y ser puesto en conocimiento, bajo acuse de recibo
firmado, de todos los socios, directivos, ejecutivos, funcionarios,
empleados y cualquier representante autorizado por la IFIM. En el
expediente laboral de cada empleado debe constar que ha recibido,
leído y entendido el Código de Conducta.
Artículo 46.- Aspectos Mínimos LA/FT del Código de
Conducta
Toda IFIM debe garantizar que su Código de Conducta Institucional
contemple e incluya, como mínimo, lo siguiente:
1. Delinear los riesgos que el LA/FT plantean/suponen a la
integridad, reputación y estabilidad de la Institución Supervisada
y de los empleados mismos.
2. Incluir la declaración de principios adoptada por la Institución
Supervisada para la prevención y detección temprana del
LA/FT.
3. Expresar la responsabilidad y compromiso de la Junta Directiva,
en la adopción de políticas, controles y directrices que preserven
la integridad de la IFIM y de sus empleados en este tema.
4. Expresar las consecuencias legales y económicas que los riesgos
LA/ FT implicarían para la integridad, reputación, estabilidad,
continuidad de los negocios y futuro de la IFIM, así como, para sus
propios directivos, funcionarios y empleados en general.
5. Establecer sanciones internas, y su gradualidad, ante la falta
de cumplimiento del Código de Conducta Institucional en el tema
específico de las obligaciones de Prevención LA/FT.
6. Establecer los mecanismos de verificación para asegurarse
periódicamente de que este Código sea debidamente comunicado,
conocido y aclarado en su contenido y alcance.
CAPITULO XI
DISPOSICIONES FINALES Y TRANSITORIAS
Artículo 47.- Cumplimiento de la presente Norma
La CONAMI dentro del ejercicio de sus atribuciones legales,
verificará el cumplimiento de lo prescrito en la presente norma
respecto de las Instituciones sujetas a su control y supervisión y
sancionará a sus infractores de acuerdo a la Norma de Infracciones,
Sanciones e Imposición de Multas, sin perjuicio de coordinarse con
la UAF y comunicar del particular a las autoridades judiciales
competentes.
Artículo 48.- Responsabilidad de auditores internos y externos
en el cumplimiento de la presente Norma
La IFIM debe incluir en su Programa de Auditoria, interna y
externa, la evaluación del cumplimiento, efectividad y eficacia del
SPLA/FT.
Los auditores internos y externos están obligados a verificar,
dentro del ejercicio de sus atribuciones, que las IFIM cumplan
estrictamente con lo dispuesto en esta Norma y a informar
oportunamente, tanto a los directores y administradores de la
Institución como a la CONAMI sobre la existencia de inobservancias
e irregularidades.
Los informes anuales que el auditor interno y auditor externo
remita a la CONAMI, contarán con un capítulo especial referido al
nivel de cumplimiento del SPLA/FT, dejando constancia detallada de
las evaluaciones efectuadas a las gestiones realizadas por el
directorio u organismo que haga sus veces, por el comité de
cumplimiento, por el Oficial de Cumplimiento y por cualquier otro
funcionario.
El informe de los auditores externos además contendrá un detalle
sobre la evaluación a la gestión del auditor interno.
Todos los informes sustentarán el nivel de cumplimiento de las
políticas y procedimientos de prevención, así como de la evaluación
sobre la aplicación de la calidad de la información de sus
clientes, establecimiento de perfiles y de comportamiento,
detección de transacciones inusuales y de reportes de las
transacciones inusuales e injustificadas.
Los informes de Auditoría Interna y Externa, no deben limitarse a
enumerar o enunciar los incumplimientos normativos, sino, a
determinar las fuentes que originan las deficiencias del SPLA/FT de
la IFIM.
Artículo 49.- Cronograma para la implementación de la
Norma
Las IFIM cumplirán con lo establecido en la presente norma,
conforme al siguiente cronograma:
Implementación
Plazo en días
calendarios
Nombramiento del Oficial de Cumplimiento de
Prevención de LA/FT, su suplente y el Comité de Prevención de
LA/FT
30
Aprobación del Manual de Prevención de Lavado de
Activos y Financiamiento del Terrorismo
90
La implementación de sistemas automatizados para la
ejecución del SPLA/FT
120
Elaboración e Implementación de la matriz de
riesgo
150
Aplicación de la Norma para clientes ya existentes
a la fecha de entrada en vigencia de la presente norma
180
Implementación del Sistema PLA / FT 360
360
Los plazos establecidos en el cronograma que antecede, se contarán
a partir de la fecha de publicación de esta norma en la Gaceta,
Diario Oficial.
La Presidencia Ejecutiva de la CONAMI velará por la correcta
aplicación y cumplimiento de la presente Norma.
Artículo 50.- Consideración Final
Cualquier situación respecto a la aplicación de la presente Norma y
no prevista en esta, será resuelta por la Presidencia Ejecutiva de
la CONAMI. Se exceptúa cualquier reforma a la Norma, la cual es
atribución del Consejo Directivo.
Artículo 51.- Vigencia
La presente Norma entrará en vigencia a partir de su publicación en
La Gaceta, Diario Oficial.
f) Jim del Socorro Madriz López, Presidente (f) Rosa Pasos
Arguello, Miembro Propietario (f) Freddy José Cruz Cortez, Miembro
Propietario (f) Flavio José Chiong Arauz, Miembro Suplente (f)
Denis Reyna Estrada, Miembro Suplente (f) Guillermo Gaitán José,
Miembro Suplente (f) Álvaro José Contreras, Secretario. (f)
Álvaro José Contreras, Secretario Consejo Directivo.
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