Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Banca y Finanzas
Rango: Resoluciones
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NORMA OPERATIVA Y FINANCIERA DE
LOS ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO
Resolución N° CD-SIBOIF-841-1-JUL4-2014
De fecha 04 de julio de 2014
Publicada en La Gaceta No. 143 del 31 de Julio de 2014
El Consejo Directivo de la Superintendencia de Bancos y de Otras
Instituciones Financieras,
CONSIDERANDO
I
Que es necesario establecer pautas mínimas a seguir por parte de
los Almacenes Generales de Depósito para que desarrollen sus
actividades operativas y financieras dentro de un ámbito más
competitivo acorde a las nuevas exigencias del mercado.
II
Que la dinámica del mercado de los Almacenes Generales de Depósito
demanda actividades que son necesarias y útiles para su desarrollo
y fortaleza económica y que se enmarcan en el rol de auxiliares de
crédito, que estas instituciones desempeñan en apoyo a otras
entidades del sistema financiero nacional e internacional.
III
Que con base en la facultad que le confieren los artículos 2 y 139
de la Ley 734, Ley de Almacenes Generales de Depósito; y el
artículo 2, párrafo cuarto, artículo 3, numeral 13) y el artículo
10, numeral 2) de la Ley 316, Ley de la Superintendencia de Bancos
y de Otras Instituciones Financieras, y sus reformas.
En uso de sus facultades,
HA DICTADO
La siguiente:
Resolución N° CD-SIBOIF-841-1-JUL4-2014
NORMA OPERATIVA Y FINANCIERA DE
LOS ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO
TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
OBJETO, ALCANCE Y CONCEPTOS
Artículo 1. Objeto y alcance.- La presente Norma tiene por
objeto regular el funcionamiento de los Almacenes Generales de
Depósito, Instituciones Financieras No Bancarias Auxiliares de
Crédito, autorizadas por la Superintendencia de Bancos y de Otras
Instituciones Financieras.
Artículo 2. Conceptos.- Para efectos de la presente norma,
los términos indicados en este artículo, tanto en mayúsculas como
en minúsculas, singular o plural, tendrán los significados
siguientes:
a) Almacén, Almacenes o Almacenadora: Almacenes Generales de
Depósito, Instituciones Financieras No Bancarias Auxiliares de
Crédito.
b) Depósito Financiero: Operaciones de almacenamiento de
mercadería en las cuales medie la emisión de Certificados de
Depósito con o sin Bono de Prenda.
c) Depósito Fiscal: Operaciones de almacenamiento de
mercadería no nacionalizada que esté pendiente del pago de
impuestos de importación.
d) Depósito Simple: Operaciones de almacenamiento de
mercadería nacionalizada, de origen local o comprada localmente, en
las cuales no medie la emisión de Certificados de Depósito con o
sin Bono de Prenda.
e) Endoso de pólizas: Adendums o anexos mediante los cuales
se ceden los derechos parciales o totales de las indemnizaciones en
caso de siniestros a la Almacenadora.
f) Guardalmacén: Propietario de la mercadería o, en su caso,
el representante legal debidamente facultado para ejercer dicho
cargo en nombre del propietario, delegado por el almacén para la
guarda, conservación, custodia, administración y control de
inventarios de mercaderías recibidas en depósito en locales
habilitados.
g) Ley: Ley 734, Ley de Almacenes Generales de Depósito, del
24 de Agosto de 2010, publicada en "La Gaceta", Diario Oficial No.
201 y 202, del 21 y 22 de octubre de 2010, respectivamente.
h) Locales: Bodegas, silos, tanques, trojes, cuartos fríos o
refrigerados, patios, predios o instalaciones claramente
delimitadas y adecuadas, en las cuales se depositen mercaderías en
las operaciones usuales de los almacenes.
i) Mercadería: Mercaderías o bienes objeto de almacenamiento
en depósito financiero, fiscal o simple.
j) Norma PLD/FT: Norma sobre Prevención de Lavado de Dinero
y Financiamiento al Terrorismo.
k) Superintendencia: Superintendencia de Bancos y de Otras
Instituciones Financieras.
l) Superintendente: Superintendente de Bancos y de Otras
Instituciones Financieras.
m) Títulos: Certificados de Depósito con o sin Bono de
Prenda.
TÍTULO II
DE LOS SERVICIOS
CAPÍTULO I
DE LOS LÍMITES DE SERVICIOS FINANCIEROS
Artículo 3. Base de cálculo del Capital.- Para los fines de
la Ley 734 y las normas que se emitan a consecuencia de ésta, se
entiende por Base de Cálculo del Capital del almacén la suma del
capital primario y del capital secundario, menos las
deducciones.
a. Componentes del Capital:
1) El Capital Primario: Está integrado por los saldos existentes en
las cuentas cuyo alcance se encuentra definido en el Manual Único
de Cuentas para Almacenes Generales de Depósito, siendo estas las
siguientes:
i. Capital suscrito y pagado
ii. Capital donado
iii. Primas en la colocación de acciones
iv. Aportes para incrementos de capital
v. Reserva Legal
2) El Capital Secundario: Está conformado por los saldos existentes
en las cuentas cuyo alcance se encuentra definido en el Manual
Único de Cuentas para Almacenes Generales de Depósito, siendo éstas
las siguientes:
i. Obligaciones convertibles en capital.
ii. Otras Reservas Patrimoniales (Otras Reservas Obligatorias y
Reservas Voluntarias).
iii. Ajustes por Revaluación de Bienes
iv. Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores
v. Resultados del Período.
b. Deducciones: Se deducirán de la Base de Cálculo los rubros
siguientes:
1) Plusvalía mercantil (Goodwill)
2) Los Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores en caso de
pérdidas
3) Los Resultados del Período en caso de pérdidas; y
4) Las provisiones y ajustes pendientes de constituir.
Para efectos de medir la concentración en partes relacionadas o no,
concentración de inversiones, límite global de almacenamiento con
títulos, límites en las operaciones con Certificados de Depósito en
locales habilitados o cualquier otra relación que esté directa o
indirectamente ligada a/o use como parámetro la Base de Cálculo de
Capital, ésta se deberá calcular y actualizar cada vez que
contablemente se registre un cambio en uno o cualquiera de sus
componentes, para hacer las mediciones correspondientes.
Artículo 4. Límites de créditos.- Los créditos que un
almacén otorgue estarán sujetos a las limitaciones y previsiones
establecidas en la Ley 734.
Artículo 5. Límite global de almacenamiento con
títulos.- El valor de todos los Certificados de Depósito que un
almacén puede emitir no podrá exceder de 30 veces el monto de su
base de cálculo del capital. Lo anterior, es sin perjuicio del
límite establecido en el artículo 96 de la Ley 734.
Artículo 6. Límites en las operaciones con Certificado de
Depósito en locales habilitados.-El valor de todos los
certificados de depósito que un almacén puede emitir para un mismo
cliente, persona natural o jurídica, en locales habilitados, no
podrá exceder de 15 veces su base de cálculo de capital. Lo
anterior, es sin perjuicio del límite establecido en el artículo 96
de la Ley 734.
CAPÍTULO II
DE LOS SERVICIOS FISCALES
Artículo 7. Servicios Fiscales.- La operatividad de los
servicios fiscales será regulada por la ley de la materia; no
obstante, sus registros contables se sujetarán a la norma contable,
Manual Único de Cuentas (MUC) que regula los registros de las
operaciones financieras de los almacenes.
CAPÍTULO Ill
DE LOS SERVICIOS LOGÍSTICOS
Artículo 8. Almacenamiento, guarda, conservación y manejo de
mercaderías.- Los almacenes solamente podrán recibir
mercaderías para su almacenamiento, guarda o conservación en
locales propios o arrendados por ellos mismos y en locales
habilitados, debidamente autorizados por esta
Superintendencia.
Artículo 9. Administración de inventarios.- Los almacenes
podrán prestar servicios de administración de inventarios en sus
propios locales, o en locales ajenos a solicitud expresa de los
clientes.
Cuando los almacenes presten este tipo de servicios en locales
ajenos no podrán constituirse como depositarios de las mercaderías
y su responsabilidad se limitará única y exclusivamente a llevar un
control preciso de los inventarios; en consecuencia, el
almacenamiento, guarda y conservación de las mercaderías será por
cuenta y riesgo de los clientes.
Artículo 10. Procesos de valor agregado, transformación,
reparación y ensamble.- En aquellos casos en que se
establezca que las mercaderías podrán ser objeto de incorporación
de procesos de valor agregado y de transformación, reparación y
ensamble, de conformidad con los literales e) y f) del Art. 57 de
la Ley 734, esta circunstancia deberá hacerse constar en el Acuerdo
o Contrato de Depósito Simple y, en su caso, en el Certificado de
Depósito que se emita con o sin Bono de Prenda.
Artículo 11. Comercialización de bienes bajo su custodia.
Las operaciones de venta y compra de mercaderías se realizarán
cumpliendo las condiciones siguientes:
a. Los almacenes podrán encargarse de la venta de mercadería
en depósito, siempre y cuando cumplan con lo siguiente:
1. Que en el acuerdo o contrato correspondiente se establezcan
claramente las condiciones de venta, tales como, precios, moneda,
cantidades máximas y mínimas de mercaderías a vender, lugar de
entrega de las mercaderías, manejo de fondos, comisiones, y demás
requisitos que deban observarse en la operación.
2. La venta de estas mercaderías no se podrá realizar cuando
existan expedidos bonos de prenda sobre las mismas.
3. El producto de la venta será recibido por el almacén, no
obstante lo anterior, corresponderá al dueño de la mercadería
emitir y entregar la factura o documento de compraventa
correspondiente al comprador.
4. El producto de la venta será entregado al dueño de la mercadería
en el plazo que se establezca en el acuerdo o contrato
correspondiente, después de cubrir los gastos, comisiones y
adelantos del almacén, sin perjuicio de la prelación de pago de
obligaciones referida en el artículo 77 de la Ley 734, según
aplique.
b. Los almacenes también podrán ejecutar por cuenta ajena,
operaciones de compra de mercaderías, siempre y cuando cumplan con
lo siguiente:
1. En el acuerdo o contrato correspondiente se establezcan
claramente las condiciones de la compra, tales como, precios,
moneda, cantidades, clase, y calidades de las mercaderías, lugar
donde se almacenarán, gastos de almacenamiento, vigilancia, seguro
y transporte, en su caso, de la mercadería, manejo de fondos,
comisiones y demás requisitos que deban observarse en la
operación.
2. Los almacenes exigirán a sus clientes la previa provisión de los
fondos para la compra de las mercaderías.
3. Las mercaderías serán entregadas a su dueño en el plazo que se
establezca en el acuerdo o contrato correspondiente, después de
cubrir los gastos, comisiones y demás servicios prestados por el
almacén.
Artículo 12. Certificaciones y valuaciones.- La
certificación de las calidades de las mercaderías y valuación de
las mismas sólo podrá realizarse en los locales autorizados por
esta Superintendencia, sean estos propios, arrendados o habilitados
y con mercaderías que se encuentren bajo la responsabilidad de la
almacenadora, en calidad de depositaria de éstas. La certificación
de las calidades sólo podrán hacerla con expertos calificados en la
materia. Lo anterior sin perjuicio de las certificaciones
especiales que por las leyes de la materia corresponda a
instituciones del estado. En caso de avalúos de mercaderías
ubicadas en locales donde el almacén no sea depositario de la
mercadería, éste deberá realizarlos a través de peritos valuadores
inscritos en el Registro que para tal fin lleva la
Superintendencia.
Artículo 13. Pesajes.- Los servicios de pesaje que presten
los almacenes deberán realizarse utilizando básculas calibradas y
certificadas por expertos en la materia. Tales calibraciones y
certificaciones no podrán tener una antigüedad mayor de un año al
momento de los pesajes correspondientes; no obstante lo anterior,
el almacén deberá revisar periódicamente el buen funcionamiento de
dichas básculas.
Artículo 14. Agenciamiento Aduanero y consolidación y
desconsolidación de mercaderías.- La operatividad de la agencia
aduanera y la consolidación y desconsolidación de mercaderías será
regulada por la ley de la materia; no obstante, sus registros
contables se sujetarán a la norma contable, Manual Único de Cuentas
(MUC) que regula los registros de las operaciones financieras de
los almacenes.
TÍTULO III
DE LAS BODEGAS
CAPÍTULO I
DE LAS BODEGAS O LOCALES DE ALMACENAMIENTO
Artículo 15. Requisitos de los locales de almacenamiento.
Los locales propios, rentados, en comodato y los que se soliciten
en calidad de habilitación, serán inspeccionados por la
Superintendencia, previo a su uso, y no objetados, siempre que
cumplan con los requisitos siguientes:
a. Las bodegas deberán ser de muros o paredes de concreto, o de
bloques sólidos y/o decorativos, o de ladrillo cuarterón, o de
láminas metálicas, o de piedra cantera o láminas pre-fabricadas o
similares, o de malla ciclón con estructura metálica, o de una
combinación de estos materiales, con columnas y estructuras de
concreto, o de hierro o de madera, con techos de zinc o metálico o
concreto, sobre estructura de hierro, de madera o concreto; piso de
baldosas, ladrillos, cemento o madera, y cualquier otra estructura
y/o tipos de materiales que brinden seguridad en el resguardo de
mercaderías a juicio del Superintendente.
b. Las instalaciones eléctricas deberán ser entubadas o de alambre
protoduro. Los paneles de control deben estar ubicados de tal
manera que sean de fácil acceso, con su tapa y en estado de
funcionamiento normal. c. Los predios y patios deberán estar
cercados e iluminados. d. Los depósitos y recipientes especiales
deberán estar en buen estado de funcionamiento.
e. Deberán contar con los medios que permitan la comunicación
inmediata a toda hora con la gerencia general o gerencia de
operaciones del almacén. f. Tener acceso directo a la vía pública,
en forma tal que el personal de los almacenes y los empleados de
control puedan entrar a ellas y ejercer sus funciones libremente.
g. Deberán contar además con suficientes áreas de parqueo y de
maniobra que permitan la movilización de los medios de transporte
(carga y descarga).
h. Vigilancia permanente por parte del almacén las 24 horas del
día.
i. Los edificios, construcciones o instalaciones no deberán tener
orificios o espacios que permitan la caída de goteras o brisas que
puedan afectar las mercaderías y deberán tener suficiente
ventilación para evitar excesos de humedad.
j. Estar bajo el control del almacén.
k. Cumplir con todas las recomendaciones que se originen de la
inspección de dichos locales.
Artículo 16. Mantenimiento de requisitos y condiciones. Sin
perjuicio de los requisitos establecidos en el artículo 15
precedente, durante las operaciones en los locales autorizados por
el Superintendente, es obligación de las almacenadoras mantener y
cumplir con los requisitos y condiciones aprobadas mientras no
medie instrucción del Superintendente que expresamente las
modifique.
Artículo 17. Básculas y otros elementos de seguridad.- Los
locales de almacenamiento, cuando así lo requieran, deberán estar
dotados de básculas precisas certificadas por especialistas en la
materia. La antigüedad de las certificaciones no podrá exceder de
un año al momento de los pesajes correspondientes; no obstante, el
almacén deberá revisar periódicamente el buen funcionamiento de
dichas básculas. Adicionalmente se deberá disponer de extinguidores
de incendio y de todos los elementos de seguridad necesarios para
garantía de las mercancías depositadas.
Artículo 18. Uso de polines y otros.- Las mercaderías que
puedan sufrir daños por humedad deberán ser estibadas de la forma
siguiente:
a. En polines que eviten el contacto directo de los bultos con el
suelo; o
b. Conforme se establezca en la póliza de seguro del almacén. En
este último caso, si la póliza señala particularidades especiales,
éstas y sus efectos deberán hacerse constar en el Certificado de
Depósito y Bono de Prenda respectivos, o en hoja adherida a ambos
títulos. Artículo 19. Almacenamientos en predios, patios y
otros.- Los almacenes sólo podrán almacenar mercaderías en
predios y patios o en bodegas que estén únicamente techadas, cuando
la mercadería no pueda sufrir daño por estar a la intemperie y/o
cuyo proceso lo requiera.
Artículo 20. Contrato de habilitación y nombramiento del
Guardalmacén.- En el caso de bodegas habilitadas, el almacén
deberá cumplir las siguientes disposiciones mínimas:
a. El almacén está obligado suscribir el contrato de habilitación
correspondiente, en el cual se deberán establecer de forma clara y
precisa las obligaciones, derechos y responsabilidades de las
partes; el nombramiento, facultades, funciones, atribuciones,
deberes y derechos del guardalmacén; y cualquier otra condición que
el almacén considere necesaria para fortalecer y preservar la
seguridad de la mercadería depositada en estas bodegas. El
Guardalmacén deberá garantizar al almacén el correcto desempeño de
sus funciones mediante las garantías que el almacén estime
pertinentes.
b. En el contrato de Habilitación de Bodega se debe consignar,
ineludiblemente, la facultad que tiene la Superintendencia de que,
en el momento que ésta considere pertinente y en uso de sus
facultades de ley, pueda inspeccionar, supervisar y fiscalizar la
adecuada guarda, conservación, custodia, control y administración
de los inventarios de mercaderías recibidas en depósito.
c. De igual manera se deberá consignar en el contrato citado en el
literal anterior, la facultad que tendrán las compañías de seguros
con la cual se haya contratado el seguro respectivo y los tenedores
legítimos de los certificados de Depósito y/o Bonos de Prenda, de
constatar la adecuada guarda, conservación, custodia, control y
administración de los inventarios de mercaderías aseguradas, en
propiedad o en prenda según sea el caso. d. En los casos de
transferencia de Certificados de Depósito en bodegas habilitadas,
el almacén en un término no mayor de 72 horas contadas a partir de
que le sea notificada dicha transferencia, deberá finiquitar la
relación con el Guardalmacén procediendo a recibir la totalidad de
la mercadería prendada y asumir el almacenamiento, guarda,
conservación y manejo de la mercadería de forma directa, es decir a
través de un empleado del almacén con los mismos controles y
requerimientos de las bodegas propias o arrendadas, debiendo
notificar a la Superintendencia una vez que tenga conocimiento de
la transferencia. Si la mercadería quedara almacenada en el mismo
local deberá solicitar el cambio de bodega habilitada a la calidad
operativa que corresponda, dentro del plazo antes señalado.
Artículo 21. Faltantes de mercaderías.- Cuando
existan faltantes de mercaderías, el almacén deberá como
mínimo:
a. Tomar de inmediato las medidas necesarias para garantizar sus
intereses y los de terceros.
b. Notificar de inmediato al Superintendente dicho faltante
indicando lo siguiente:
1. Identificación del depositante y del guardalmacén, en su
caso.
2. Datos del Certificado de Depósito y del Bono de Prenda, en su
caso.
3. Ubicación del local. 4. Detalle preliminar del producto faltante
(descripción, cantidad, valor, etc.) 5. Acciones que se están
tomando para subsanar la situación. c. Realizar la investigación
pertinente para conocer el detalle final del faltante en físico y
en valores, en un período que no exceda los 15 días, y notificar al
Superintendente en los siguientes 3 días de las gestiones
realizadas ante las autoridades correspondientes y la compañía
aseguradora respectiva.
d) Cuando por medio de resolución judicial firme se determine las
responsabilidades a cargo de determinadas personas relacionadas al
faltante de mercaderías referidas anteriormente, el respectivo
almacén deberá enviar copia de tal resolución al Superintendente en
un período no mayor de 3 días después de notificada la resolución
antes mencionada.
CAPÍTULO II
DE LAS AUTORIZACIONES DE LOCALES Y SU VIGENCIA
Artículo 22. Solicitud de autorización y renovación de locales
de almacenamiento.- Las solicitudes de autorización y
renovación de locales que realicen las almacenadoras deberán
contener al menos lo siguiente:
a. El código o número de referencia de la solicitud, el que lo
establecerá el almacén según su propio control interno.
b. La calidad operativa de las instalaciones requeridas en la
solicitud es decir; si las instalaciones serán para operar en
calidad de habilitación, o en calidad de locales o bodegas
directamente arrendadas mediante contrato o comodato directo o en
calidad de locales o bodegas propias, éstas últimas debidamente
registradas en los activos de la almacenadora. c. En el caso de
locales en calidad de habilitados, la denominación social, nombre
comercial y siglas (si las tiene) si es persona jurídica; o nombre
completo y número de cédula si es persona natural, del cliente -
depositante con el cual se realizarán las operaciones de
almacenamiento de mercaderías. d. La dirección precisa del local en
el cual se realizarían los depósitos, indicando, además, el
departamento en que éste se ubica.
e. La identificación de las bodegas y/o locales y sus
correspondientes dimensiones.
f. El producto o productos a almacenar,
g. La copia de los planos y del informe de campo evaluativo y
conclusivo sobre las condiciones, capacidades, dimensiones y demás
características de los locales de almacenamiento, levantado por la
instancia que la almacenadora designe para este fin.
Artículo 23. Arrendamientos y otros.- En el caso de los
locales que no sean propios de los almacenes, estos están obligados
a suscribir contrato de arrendamiento o de sub-arrendamiento o
comodato que les otorgue derechos de uso exclusivo del local o
locales en los cuales se depositará mercadería bajo su
responsabilidad.
Artículo 24. Autorización de bodegas y locales.- Sólo se
autorizarán locales que llenen los requisitos establecidos en el
artículo 15 de la presente norma, y que además, cuando sea
pertinente, cuenten con el respectivo contrato de arrendamiento,
sub- arrendamiento o comodato, según el caso, y éste no haya sido
objetado por el Superintendente.
Artículo 25. Duración de la Vigencia.- La vigencia de las
autorizaciones de bodegas y locales tendrá duración de doce (12)
meses, los que se contarán a partir de la fecha de recepción de la
respectiva autorización. Vencido este período, el almacén estará
obligado si fuese el caso, a solicitar la renovación de la
autorización para utilizar dichos locales conforme lo establecido
en el artículo siguiente.
Artículo 26. Renovación de autorizaciones.- Las renovaciones
de autorizaciones de bodegas y locales se regirán por las
siguientes disposiciones:
a. Las solicitudes de renovación de autorizaciones del uso de
locales deberán hacerse con 10 días hábiles de anticipación a su
vencimiento.
b. Es obligación de la almacenadora mantener la vigencia de la
autorización de la Superintendencia y del contrato de
arrendamiento, sub-arrendamiento o comodato según corresponda,
mientras se encuentren títulos emitidos y no cancelados cuya
mercadería se encuentre depositada en los locales
correspondientes.
Artículo 27. Libre acceso a servicios.- La autorización de
uso de un local por parte de la Superintendencia en ningún momento
significa que los clientes o depositantes estén obligados a
realizar sus operaciones con el almacén solicitante, pudiendo
acceder a los servicios de otros almacenes si así lo consideran
conveniente.
Artículo 28. Rotulación.- Es obligación del almacén colocar
en lugares visibles rótulo con su distintivo en los locales
autorizados.
TÍTULO IV
DE LAS MERCADERÍAS
CAPÍTULO I
DE SU ENTRADA AL ALMACÉN
Artículo 29. Naturaleza de los depósitos.- Los Almacenes
Generales de Depósito podrán recibir bienes o mercancías para: a)
Depósito Financiero, mediante la emisión de Certificados de
Depósito con o sin Bono de Prenda; b) Depósito Fiscal; c) Depósito
Simple.
Artículo 30. Proceso de revisión y análisis de las solicitudes
de almacenamiento.- En el proceso de revisión y análisis de las
solicitudes de almacenamiento referidas en el artículo 63 de la Ley
734, el almacén se pronunciará por escrito evaluando, al menos, lo
siguiente:
a. Aspectos legales del depositante tales como: constitución,
representación, autorización para contratación, etc., conforme a
los requerimientos de la normativa que regula la materia sobre
prevención de lavado de activos y financiamiento al terrorismo
(PLD/FT), los cuales deberán ser revisados por asesoría legal de la
Almacenadora.
b. Documentación Legal de los locales donde se almacenará la
mercadería (contratos de arriendo, subarriendo, títulos de
propiedad del arrendador, en su caso, etc.). c. Características de
las mercaderías, que al menos incluya: identificación, calidad,
durabilidad y período óptimo de almacenamiento, tipo de empaque,
mermas, obsolescencia, formas de estibar, condiciones requeridas de
almacenamiento y compatibilidad con otras mercaderías.
d. Valoración de las mercaderías, la cual realizará por medio de:
facturas, pólizas de importación, cotizaciones, reportes
financieros, reportes de bolsas de valores nacionales e
internacionales, investigación de precios o cualquier otra forma de
valoración aceptable por el almacén. e. Las Pólizas de Seguros de
mercadería que el depositante desee endosar a favor de la
almacenadora se harán tomando en consideración los aspectos mínimos
siguientes:
1. La cobertura adecuada de las mercaderías que serán objeto del
depósito contra riesgos corrientes de daños y pérdidas, incluyendo
aquellos riesgos propios de la ubicación en la cual se realizará el
depósito de las mismas.
2. La cobertura del local o locales donde éstas se
almacenarán.
3. La suficiencia de la suma asegurada para cubrir los valores de
los inventarios de mercaderías a depositar, para evitar los riesgos
derivados del infraseguro y de la cláusula de regla proporcional
especificada en la póliza correspondiente.
4. La vigencia al momento del endoso, incluyendo el plazo remanente
de la vigencia.
Cuando se trate de Depósito Simple, el almacén según su criterio,
podrá omitir lo establecido en el inciso d).
Artículo 31. Aprobación de los depósitos de mercaderías.
Los depósitos de mercaderías deberán ser aprobados mediante
instrucción escrita por la Gerencia General del almacén o por otra
instancia debidamente autorizada para este fin.
Artículo 32. Recibo de bodega y remisiones de salida.- Para
la recepción y entrega de mercadería, se deberá cumplir con lo
siguiente:
a. Para la recepción de mercadería se deberá emitir el recibo de
bodega correspondiente. Los recibos de bodegas se emitirán en
original y un mínimo de dos copias, llevarán la leyenda impresa "NO
NEGOCIABLE" y deberán ser firmados por el responsable de bodega y
el dueño de la mercadería o su representante en señal de aceptación
de las condiciones, calidades y cantidades depositadas. El original
se entregará al depositante y las copias deberán indicar el destino
de las mismas.
b. Las entregas de mercadería deberán contar con la remisión de
salida correspondiente, las que se emitirán en original y dos
copias. El original quedará en poder del almacén y en el resto de
las copias se indicará el destino de las mismas.
c. Se podrá exceptuar la emisión de los documentos descritos en los
literales a y b, cuando se opere en locales habilitados.
Artículo 33. Control de existencias.- El responsable de
bodega en bodegas propias o arrendadas, o el Guardalmacén y el
fiscal del almacén en bodegas habilitadas deberá cumplir con lo
siguiente:
a. Establecer el control de existencias, individual y por producto,
por medios físicos o electrónicos, el que deberá llevar por el
sistema de inventario perpetuo.
b. Llevar el control de inventarios que deberá contener la
información mínima siguiente: identificación de las mercaderías,
depositante, unidad de medida, fecha, saldo inicial, entradas,
salidas, saldo final, observaciones. El almacén podrá incluir la
información que considere necesaria para mejorar la identificación
de la mercadería.
Artículo 34. Almacenamiento de mercaderías.- Los almacenes
deberán cumplir los siguientes requerimientos mínimos respecto al
almacenamiento de mercaderías:
a. El almacén estará obligado a mantener un ordenamiento que
facilite la ubicación, conteo y verificación de las
mercaderías.
b. En el almacenamiento de mercaderías, cuando sea aplicable, debe
utilizarse un sistema uniforme de estibas, unidades de medidas
(cajas y/o bultos fardos etc., de las mismas características y
contenido) y/o pesos iguales, y en su caso, etiquetas y/o tarjetas
de control.
Artículo 35. Inspecciones.- Los almacenes deberán realizar
mensualmente inspecciones en forma selectiva de los locales donde
tengan mercadería almacenada, debiendo cumplir con lo
siguiente:
a. Las inspecciones deberán incluir la revisión y evaluación de los
siguientes aspectos mínimos:
1. Las condiciones físicas y de seguridad de los locales de
almacenamiento;
2. Los riesgos de contaminación interna y externa a los locales que
pueda afectar la mercadería;
3. Los controles del bodeguero o fiscal, según sea el caso;
4. Las condiciones especiales de almacenamiento requeridas en la
póliza correspondiente;
5. La fecha de autorización y los requisitos y condiciones
aprobados por el Superintendente; y
6. Otros riesgos encontrados.
b. Practicar inventarios físicos en forma selectiva con una muestra
material no menor del 20% del total de la mercadería almacenada a
través de técnicos delegados por la gerencia general para tal fin'.
Tales inventarios deberán realizarse en presencia del bodeguero o
fiscal de las instalaciones respectivas, según corresponda.
c. Los resultados de la inspección deberán quedar plasmados en
actas circunstanciadas y en los documentos de trabajo suscritos por
los participantes, de los cuales deberán dejar anotado un resumen
ejecutivo en el Libro de Incidencias de la Bodega que llevará el
bodeguero o fiscal en su caso. El resumen ejecutivo debe contener,
como mínimo, el nombre, apellidos, cargos y firma de los
participantes, el método utilizado para el levantamiento del
inventario, el porcentaje de la mercadería inventariada, hechos
relevantes, resultado de la inspección e inventario, observaciones
y/o recomendaciones, etc.
d. Las inspecciones deben ser complementadas con la revisión de la
documentación pertinente que la almacenadora lleva para el respaldo
de esas operaciones, para constatar el cumplimiento del marco legal
de los Almacenes.
e. Los almacenes deberán llevar un archivo de los resultados de las
inspecciones e inventarios que realicen, por cada mes, con sus
soportes correspondientes.
CAPÍTULO II
DE LOS SEGUROS
Artículo 36. Contratación directa o endosos.- Es obligación
de los almacenes asegurar las mercaderías que mantengan en depósito
y los bienes muebles e inmuebles que utilicen en el giro de su
negocio, para lo cual deberán cumplir con lo siguiente:
a. Contratar en forma directa el seguro destinado a proteger las
mercaderías que se encuentren depositadas en los locales propios,
rentados, recibidos en comodato o habilitados. En el caso de las
mercaderías previamente aseguradas por el depositante, es facultad
del almacén de acuerdo a sus políticas internas, aceptar el endoso
de la póliza correspondiente. En caso de aceptación del endoso, se
deberá cumplir con los requisitos que se establecen en el presente
capítulo.
b. Contratar en forma directa los seguros destinados a
proteger:
1. Bienes inmuebles propios o rentados o recibidos en
comodato. No obstante lo anterior, cuando se trate de bienes
inmuebles rentados o recibidos en comodato, no será aplicable la
obligación de asegurar estas instalaciones, si tales obras
estuviesen aseguradas por su propietario, o si éste exime al
almacén de toda responsabilidad en caso de siniestro que las
afecte.
2. Los bienes muebles propiedad de la almacenadora.
Artículo 37. Aceptación de endosos.- En caso de la
aceptación del endoso por parte del almacén, éste deberá solicitar
y obtener, y/o completar la documentación siguiente:
a. Endoso original de la Póliza.
b. Copia de la Póliza con sus correspondientes condiciones
particulares, adendos y cualquier otro documento que afecte o
modifique al contrato de seguro.
c. Copia de los recibos oficiales de caja y/o notas de crédito que
documenten el pago de las primas correspondientes conforme a lo
establecido en la póliza y/o adendos respectivos; así como la
vigencia de la póliza.
d. Copia de los reportes de existencias a la compañía aseguradora y
las liquidaciones realizadas por estas últimas, que se utilizaron
de base para calcular las primas devengadas, en su caso.
e. Obtenida la documentación necesaria para constatar la cobertura,
suficiencia y vigencia de la misma, el almacén podrá dar inicio a
la operación.
f. Toda la documentación requerida en los literales anteriores
deberá archivarse en un expediente exclusivo para esa póliza.
g. Es responsabilidad directa e ineludible del almacén asegurar las
mercaderías recibidas en depósito; en consecuencia, deberá
supervisar y darle seguimiento oportuno al seguro y archivar la
documentación posterior al endoso, para efectos de garantizar
permanentemente el cumplimiento de lo especificado en el artículo
30, literal e) de la presente norma, procediendo de la misma manera
como si contratase pólizas directamente, debiendo remitir además,
los informes mensuales requeridos por la Superintendencia.
Se podrá aceptar el endoso parcial de pólizas, únicamente cuando la
almacenadora tenga prelación de pago sobre cualquier otro endoso
emitido sobre la misma póliza.
Artículo 38. Limitaciones en las contrataciones de pólizas de
seguros.- No se permite la contratación directa, ni el endoso
de pólizas en las cuales se establezca cobertura indistinta de
ubicaciones. Solamente se podrán contratar o aceptar endosos de
pólizas que establezcan sumas aseguradas por cada ubicación.
Artículo 39. Vigencias de las pólizas, adendums y
similares.- La vigencia de las pólizas, adendums y similares
deberá regirse por las siguientes disposiciones:
a. Queda estrictamente prohibido recibir mercaderías en depósito
sin disponer, previamente, de las pólizas, adendums, notas de
cobertura y otros documentos legales similares según corresponda,
debidamente firmados por el funcionario competente de la compañía
aseguradora.
b. La vigencia de las pólizas, adendums, notas de cobertura y
documentos legales similares surtirán efecto desde la fecha en que
se suscriban estos documentos.
Artículo 40. Respaldo nombrado o situaciones
similares. Respecto al aseguramiento de la mercadería los
almacenes tendrán las prohibiciones y obligaciones particulares
siguientes:
a. Queda estrictamente prohibido celebrar convenios, adendums o
cláusulas de respaldo nombrado y/o otro instrumento o documento
jurídico en el cual, de manera explícita y/o tácita, las compañías
aseguradoras, nacionales o internacionales radicadas en el país,
eludan o se eximan de la responsabilidad directa de asumir los
riesgos de siniestros y de las indemnizaciones derivadas de la
ocurrencia de los mismos.
b. Las almacenadoras deberán responder directamente por los daños
causados a la mercadería en caso de siniestros que no sean asumidos
directamente por las compañías aseguradoras por violación a lo
indicado en el literal anterior. Artículo 41. Indicación de la
cobertura de riesgos.- En el Certificado de Depósito y en el
Bono de Prenda deberán indicarse los riesgos cubiertos por la
Póliza.
Artículo 42. Suficiencia de la suma asegurada.- El monto de
los seguros deberá ser suficiente para cubrir el valor de las
mercaderías almacenadas y otros activos que estén obligados a
asegurar con el objeto de evitar, en su caso, las situaciones de
infraseguro o subaseguro y por consiguiente, el efecto derivado de
la aplicación de la regla proporcional o medidas similares.
Artículo 43. Distribución de la indemnización.- Sin
perjuicio de lo establecido en el artículo 77 de la Ley 734, el
valor neto de la indemnización después de aplicados los deducibles
obligatorios, será distribuido a prorrata de acuerdo con los
valores de las mercaderías afectadas por el siniestro.
Artículo 44. Expedientes de seguros.- Los almacenes deberán
cumplir los siguientes requerimientos mínimos respecto a los
expedientes que lleven por cada seguro que contraten:
a. Los almacenes deberán mantener permanentemente actualizados
expedientes separados por cada póliza de seguro, que incluya al
menos: original de la póliza, de las condiciones particulares, de
los adendums, copia de los recibos oficiales de caja de la compañía
de seguros que documenten los pagos realizados y los informes o
reportes de valores de inventarios dirigidos a las compañías de
seguros y demás documentos que modifiquen o cambien el alcance del
contrato de seguro.
b. En aquellos expedientes de seguros en los cuales no se
encuentran archivados los adendos o notas de coberturas u otros
documentos similares encontrándose por lo tanto, desactualizados,
las almacenado ras dispondrán de un período no mayor de 48 horas
para que presenten en forma adecuada y debidamente sustentada la
documentación faltante.
Vencido este plazo, se considerará que no existe la cobertura de
seguro correspondiente.
Artículo 45. Cumplimiento de las condiciones del seguro.
Los almacenes están estrictamente obligados a cumplir con las
condiciones contractuales establecidas en las pólizas de seguros,
adendums y demás documentos que reciban por escrito de la compañía
aseguradora correspondiente.
CAPÍTULO III
DE LA SUBASTA
Artículo 46. Notificación al Superintendente.- En caso de
subastas, deberá observarse lo siguiente:
a. La almacenadora deberá informar al Superintendente, por escrito
y con al menos tres días de anticipación, la subasta o subastas que
se realizarán al tenor de lo establecido en el artículo 74 de la
Ley 734.
b. El Superintendente o los funcionarios que éste delegue, podrán
participar como observadores en la ejecución de la subasta o
subastas indicadas en el literal anterior.
Artículo 47. Información que debe contener el aviso de
subasta. El aviso de subasta deberá contener, entre otra
información, la siguiente:
a. Número de la subasta.
b. Descripción general de las mercaderías a subastarse, y si está
sujeta al pago de derechos, impuestos o responsabilidades fiscales
locales.
c. Día, fecha, hora de apertura y de cierre, y lugar donde se
realizará la subasta.
d. El lugar y plazo para la exhibición previa de la mercadería a
subastarse.
e. El precio base total de la mercadería o, en su caso, de cada
lote a subastarse, indicando el número de cada lote.
f. Que en caso de haber sido adjudicadas y pagadas las
mercaderías
g. lotes, sean retiradas en un plazo no mayor de tres días,
posterior a la cancelación del monto respectivo.
Artículo 48. Exhibición de las mercaderías.- Las personas
interesadas en participar en la subasta podrán observar las
mercaderías físicamente dentro del plazo de tres días previos a su
realización. Las mercaderías se subastarán en las condiciones en
que se encuentren a la fecha del remate y el adjudicatario no
tendrá derecho a reclamaciones posteriores.
Artículo 49. Medidas para asegurar la libre concurrencia.-
Los participantes de la subasta deberán acatar las medidas de orden
y respeto que indique el funcionario designado para realizar el
remate, con el fin de garantizar que las ofertas se realicen
libremente. Caso contrario, dicho funcionario podrá disponer el
retiro de las personas del lugar de subasta, o suspender totalmente
la subasta cuando no sea posible su normal desarrollo. También
deberá prohibir la presencia de cualquier persona cuya conducta
coarte la libertad de hacer posturas o tenga prohibición para
participar en el evento.
Artículo 50. División de las mercaderías en lotes.- Cuando
la mercadería permita cómoda división, a solicitud del tomador del
Bono de Prenda, o del Almacén en los casos de los artículos 68, 69
y 73 de la Ley 734, se podrá dividir la mercadería a subastarse en
lotes para facilitar su remate, siempre y cuando se cumpla con lo
siguiente:
a. La solicitud de subasta deberá indicar la integración de los
lotes y los ítems que lo conforman.
b. El precio base que se establezca para los lotes se integrará por
los precios de los ítems que los conformen, los que literalmente
deben aparecer en cantidad y precio unitario correspondiente en el
Certificado de Depósito y en el Bono de Prenda respectivo. En el
caso de los títulos no negociables regulados en el artículo 66 de
la presente norma, el precio base se tomará del último listado que
se encuentre en el expediente único del título o títulos
respectivos. Artículo 51. Procedimiento que seguirá el delegado
del almacén en el acto de la subasta.- La subasta se sujetará
al procedimiento siguiente:
a. Previo al llamamiento para hacer posturas, de acuerdo con el
orden señalado en el aviso de subasta, describirá y ofrecerá la
mercadería a subastarse, y en su caso, el número de lote que
corresponda y su precio base.
b. Posteriormente, solicitará ofertas para las mercaderías y podrán
hacerse tantas como los interesados deseen. Si no hubiese quien
desee superar la mayor propuesta formulada, preguntará por tres
veces a la concurrencia y de no recibir una oferta superior,
adjudicará la mercadería al mejor postor.
c. En caso que no existan postores, el tenedor del Bono de Prenda
la almacenadora en los casos de los artículos 68, 69 y 73 párrafo
segundo de la Ley 734, tendrá derecho a adjudicarse los bienes por
el precio que sirvió de base para sacarlos a remate.
d. El pago de las mercaderías deberá hacerse al término de la
subasta, en efectivo, cheque o transferencia electrónica. En el
caso de cheques o transferencias electrónicas, las mercaderías se
entregarán previa constatación de la recepción de los fondos
correspondientes.
e. Del resultado de la subasta el notario levantará acta
circunstanciada, señalando el cumplimiento de ley y regulaciones
respectivas, y al menos el nombre del delegado y demás funcionarios
participantes, cantidad y clase de las mercaderías que se
vendieron, nombre, razón o denominación social del comprador o
compradores y el precio o precios de adjudicación.
Artículo 52. Libro de Subastas.- Los almacenes deberán
llevar un libro de actas para las subastas que efectúen, el que
deberá cumplir con los requisitos señalados en el Código de
Comercio vigente para los demás libros de la sociedad. El libro de
subasta estará bajo el resguardo de la Gerencia General o de
funcionario autorizado para este fin.
Artículo 53. Retiro de mercaderías adjudicadas.- Una vez
cancelado el valor de las mercaderías obtenidas en subasta, el
adjudicatario deberá retirar las mismas del recinto donde se
encuentren, cumpliendo con las obligaciones tributarias
correspondientes a la importación de las mercaderías, en su caso y
asumiendo los costos que se deriven del almacenaje.
La entrega de las mercaderías se efectuará al titular mediante el
comprobante que el almacén emita al efecto.
Artículo 54. Mercaderías vencidas y/o dañadas.- No se podrá
subastar mercaderías que se encuentren vencidas ni productos
notoriamente dañados de los que se tenga conocimiento que puedan
causar perjuicio a la salud y/o al medio ambiente.
CAPÍTULO IV
DEL DEPÓSITO POR VENTA O RETIROS DE MERCADERÍAS
Artículo 55. Depositarios.- Al tenor del artículo 78 de la
Ley 734, los almacenes serán considerados depositarios de las
cantidades monetarias procedentes de la venta o retiros de
mercaderías o de la indemnización en caso de siniestros de las
mismas.
Artículo 56. Retiros totales.- Los retiros totales de
mercaderías se regirán por las siguientes disposiciones:
a. Las mercaderías sólo podrán liberarse y en su momento entregarse
en su totalidad, mediante la devolución al almacén de los
originales del Certificado de Depósito y del Bono de Prenda, en su
caso, y previo pago de los saldos pendientes, impuestos,
gravámenes, servicios de almacenes, etc.
b. No obstante lo dispuesto en el literal anterior, en operaciones
en las cuales medien Certificados de Depósito y Bonos de Prenda, el
almacén podrá entregar la mercadería al tenedor legítimo del
Certificado de Depósito sin que entregue el Bono de Prenda
original, cuando éste entregue el Certificado de Depósito y entere
al almacén las sumas que corresponden a los adeudos pendientes
según el valor prestado, plazo, tasa, vencimiento y demás
condiciones establecidas en el Bono de Prenda hasta el día de su
vencimiento, más los adeudos pendientes por los conceptos señalados
en el literal antes citado.
Artículo 57. Retiros parciales.- Los retiros parciales de
mercaderías se regirán por las siguientes disposiciones:
a. En operaciones con Certificado de Depósito sin Bono de Prenda,
solamente se podrán realizar entregas parciales de mercaderías si
estas permiten cómoda división y previa presentación del
certificado original, para que el almacén anote en dicho documento
las cantidades retiradas. Esta operación requerirá el pago de los
adeudos por servicios, impuestos, gravámenes etc.
b. En operaciones con Certificado de Depósito y Bono de Prenda, el
almacén deberá obtener los originales de ambos títulos. Cuando
únicamente se presente el original del Certificado de Depósito,
solamente se entregarán mercaderías mediante el pago al almacén de
una suma de dinero proporcional al monto del adeudo consignado en
el Bono Prenda y al de las mercaderías que se especifican en el
Certificado de Depósito, más los cargos proporcionales que
correspondan según la tasa de interés, plazo y otras condiciones
establecidas en el Bono de Prenda hasta el día de su
vencimiento.
c. Los retiros referidos en el presente artículo deberán anotarse
en los títulos originales correspondientes. Dichas anotaciones
deberán ser realizadas por el Gerente General o por funcionario
autorizado por la Junta Directiva para este fin.
Artículo 58. Anotación en las copias de los títulos.- En
adición a lo establecido en el artículo que antecede, los almacenes
deberán anotar las entregas de mercadería en las copias del archivo
de control del expediente único del Certificado de Depósito y las
liberaciones en la copia del Bono de Prenda, en su caso, de forma
tal que la simple lectura de los títulos permita determinar la
cantidad, valor de la mercadería, suma abonada y saldo a que ha
quedado reducido el crédito. Tales anotaciones deberán ser
realizadas por el Gerente General o por funcionario autorizado por
la Junta Directiva para este fin.
Artículo 59. Autorización de entregas de mercaderías que
respaldan la emisión de Certificados de Depósito y en su caso de
Bonos de Prenda.- En caso de entregas de mercaderías, se deberá
cumplir, al menos, con lo siguiente:
a. Las entregas de mercaderías se realizarán con la instrucción del
Gerente General o del funcionario autorizado por la Junta Directiva
para este fin, dirigida al responsable de la bodega o, en el caso
de las bodegas habilitadas, al Guardalmacén y al fiscal del
almacén.
b. Copia de la instrucción de la entrega debe archivarse en el
expediente único del Certificado de Depósito y del Bono de Prenda,
en su caso. c. Para la salida de las mercaderías de la bodega se
deberá elaborar la remisión de salida correspondiente, la cual
deberá ser firmada por el responsable de bodega y por la persona
que retire la mercadería, en señal de aceptación de las
condiciones, calidades y cantidades recibidas. Para tales efectos
el responsable de bodega deberá requerir la identificación legal de
quien retire la mercadería.
d. Es optativo de la almacenadora el uso de remisiones de salida de
mercadería en el caso de las bodegas habilitadas, pudiéndose
proceder conforme los mecanismos establecidos por el depositante
para este fin. No obstante lo anterior, dicha salida debe ser
puesta en conocimiento del fiscal del almacén para efectos de los
controles correspondientes.
Artículo 60. Control de unidades físicas y valores
monetarios. Para efectos de reflejar el control de unidades
físicas y valores monetarios se deberá cumplir con lo
siguiente:
a. Los Certificados de Depósito y Bonos de Prenda deben contener
espacios suficientes para anotar las entregas, liberaciones y los
valores que éstas impliquen, que sucedan durante el periodo de
vigencia de dichos documentos.
b. En caso de agotarse el espacio para las anotaciones, se
utilizará anexo en hoja simple el que se regulará conforme lo
establecido en el párrafo primero del artículo 65 de la presente
norma.
TÍTULO V
DE LOS CERTIFICADOS DE DEPÓSITO Y BONOS DE PRENDA
CAPÍTULO ÚNICO
DE LOS CERTIFICADOS DE DEPÓSITO
Y BONOS DE PRENDA
Artículo 61. Negociabilidad del Certificado de Depósito y del
Bono de Prenda.- De conformidad a lo establecido en el artículo
85 de la Ley 734 y artículo 53 de la Ley General de Títulos Valores
vigentes, la transferencia de los certificados de depósito y bonos
de prenda se opera mediante endoso y entrega del título; asimismo,
podrá transferirse por medio diverso del endoso. A tales efectos
deberá observarse lo siguiente:
a. El endoso de los certificados y/o bonos debe constar en el
título mismo o en hoja adherida a él y llenará, al menos, los
requisitos siguientes:
1. El nombre, denominación o razón social del endosatario;
documento de identificación; generales de ley y domicilio, según
sea el caso;
2. La clase del endoso;
3. El lugar y la fecha; y 4. La firma del endosante o de
su legítimo apoderado, señalando la fecha, número del poder y
notario ante quien fue otorgado. b. En los casos de
transferencia de los certificados de depósito y/o bonos de prenda
por un medio diferente del endoso, dicha transferencia debe constar
en documento público, debidamente extendido, en el que deberá estar
plenamente identificado el título que se transfiere.
Artículo 62. Entregas de mercaderías cuando el Certificado de
Depósito ha sido transferido.- De conformidad al artículo 80 de
la Ley 734, a quien se transfiere un certificado de depósito
adquiere la propiedad de las mercaderías especificadas en él. En
estos casos, sin perjuicio del procedimiento y los requisitos
establecidos en los artículos 56 y 57 de la presente norma, la
almacenadora únicamente entregará la mercadería parcial o
totalmente al tenedor del mismo, cuando cumpla con lo
siguiente:
a. En las transferencias realizadas por medio de endoso, el
tenedor deberá presentar el certificado original, en el cual
deberá estar legitimado su derecho de propiedad, con el endoso o
con la serie no interrumpida de endosos correspondientes.
b. En las transferencias del certificado de depósito por medio
distinto del endoso, el adquiriente deberá presentar al almacén
emisor los originales del Certificado de Depósito y del documento
público con el cual acredita su calidad de tenedor legítimo del
certificado. El almacén debe plasmar y/o adherir sobre el mismo
Certificado, nota o razón de la transferencia del título,
refrendada con la firma del Gerente o de persona autorizada por la
Junta Directiva y el sello del almacén, dejando fotocopia del
referido documento, razonado notarialmente, en el archivo único del
certificado de depósito correspondiente.
La nota o razón referida en el párrafo anterior debe expresar, como
mínimo, lo siguiente:
1. Nombre, denominación o razón social del adquirente, sus
generales de ley y/o domicilio, según sea el caso.
2. Documento de identificación legal y/o acreditación de su
personería jurídica, según corresponda.
3. Número del instrumento público, lugar y fecha de autorización y
nombre del notario o funcionario autorizante, según sea el
caso.
4. Lugar señalado por el adquiriente para oír notificaciones, en
caso de ser necesario.
5. Fecha en que fue puesta la nota y firma del Gerente del almacén
o de persona autorizada por la Junta Directiva del almacén.
c. En ambos casos, se debe identificar al tenedor legítimo cuando
éste retire la mercadería o cuando se presente a ejercer sus
derechos, de conformidad a sus políticas internas y la Norma
PLD/FT.
d. Cuando el almacén por causas o motivos ajenos no pueda cumplir
con los requisitos legales, normativos y sus propias políticas para
la identificación y verificación del tenedor legítimo, ni pueda
obtener la información necesaria sobre el propósito y la naturaleza
de la relación comercial, aun aplicando para estos casos lo
previsto en la Norma PLD/FT, debe poner fin a dicha relación en un
período no mayor de 8 días, o no iniciarla. Asimismo, en estos
casos deberá considerar, bajo su propia decisión, emitir un Reporte
de Operación Sospechosa (ROS). Lo ejecutado en cumplimiento de lo
anterior debe quedar debidamente documentado.
Artículo 63. Importe, plazos, vencimientos.- Los almacenes
deberán cumplir las siguientes disposiciones respecto a los
importes, plazos y vencimientos de los Certificados de Depósito con
o sin Bono de Prenda que emitan:
a. El importe del crédito establecido en un Bono de Prenda no podrá
ser mayor que el valor de las mercaderías expresado en el
Certificado de Depósito.
b. El Plazo de los depósitos con Certificados de Depósito, con o
sin Bonos de Prenda, será hasta de 6 meses.
c. La fecha de vencimiento del préstamo representado en un Bono de
Prenda no podrá exceder el plazo o fecha de vencimiento del
Certificado de Depósito.
Artículo 64. Emisión de los Certificados de Depósito y Bonos de
Prenda.- Los Certificados de depósito y Bonos de Prenda se
emitirán a la orden en formas impresas que:
a. Se llenarán sin dejar espacios vacíos, sin borrones, manchas,
enmiendas o alteraciones de cualquier tipo.
b. Señalarán si dichas mercaderías están sujetas o no al pago de
impuestos, así como, cualquier otra condición especial u
observación referente a las mercaderías.
c. Los términos y condiciones generales que especifican los
derechos y obligaciones de las partes deben figurar en el reverso
de esos documentos y deberán ser impresos en letra fácilmente
legibles.
Artículo 65. Anexos y condiciones especiales de los Certificados
de Depósito con o sin Bonos de Prenda.- En cumplimiento del
principio de literalidad establecido en el artículo 87 de la Ley
734, los cambios y/o modificaciones que se realicen a los títulos,
así como, las condiciones especiales a que estén sujetos, deberán
hacerse constar en ellos o, en caso necesario, en hoja adherida a
los mismos, autorizados y firmados por sus tenedores legítimos,
refrendados por el gerente general o persona autorizada por la
Junta Directiva del almacén y sello del almacén emisor.
Artículo 66. Anexos y condiciones especiales de los Certificados
de Depósito con Bonos de Prenda no negociables y no
transferibles.- En las operaciones que se realicen al tenor del
artículo 88 de la Ley 734, los almacenes deberán cumplir lo
siguiente:
a. Los títulos se emitirán como no negociables, no a la orden o con
otra expresión equivalente y no podrán ser trasferidos en propiedad
ni ofrecidos en garantía de terceros. En consecuencia única y
exclusivamente se podrán concertar, ejecutar, desarrollar y
finiquitar entre el Depositante original dueño del Certificado de
Depósito y el banco o fuente de financiamiento original, Tomador
del Bono de Prenda.
b. El adendum de condiciones especiales en el que se reflejen entre
otros, los acuerdos de cambios de inventarios y el resto de los
derechos, obligaciones y atribuciones de las partes originales,
tendrá que ser concertado entre el Depositante y el Tomador del
Bono de Prenda y deberá estar firmado por los interesados y
refrendado y sellado por el almacén emisor, y adherido a dichos
títulos.
c. En el adendum de condiciones especiales ineludiblemente se
deberá señalar que el último listado de inventarios que se
encuentre en los archivos de la almacenadora surtirá para todos los
efectos legales.
d. El inventario inicial que sirva de base para la emisión de los
títulos deberá estar firmado por el almacén emisor y ser adherido a
los títulos originales.
e. En ningún caso la relación que exista entre el valor de la
mercadería que ampara el Certificado de Depósito y el saldo del
crédito registrado en el Bono de Prenda, podrá ser menor a la que
originalmente se reflejó.
f. Los listados de inventarios sub siguientes al listado original
podrán ser archivados en el expediente único del título y firmados
por el almacén emisor.
Artículo 67. Expedición de los Certificados de Depósito y Bonos
de Prenda.- Para la expedición de los Certificados de Depósito
y Bonos de Prenda, los almacenes deberán observar lo
siguiente:
a. Los Certificados y Bonos se expedirán simultáneamente en
original y un mínimo de dos copias, tendrán número de orden
preimpreso y sucesivo, que será el mismo para el Certificado y el
Bono respectivo. Todas las copias deben llevar la leyenda impresa
de "COPIA NO NEGOCIABLE", la primera copia se destinará a formar el
expediente único de cada operación financiera, y una segunda a
conformar el archivo cronológico.
b. En el caso de que se expidan Certificados de Depósito sin Bono
de Prenda, este último deberá inutilizarse con sello de anulado.
Adicionalmente, se debe señalar en el Certificado correspondiente
que éste ha sido emitido sin Bono de Prenda.
Artículo 68. Casos de extravío, hurto, robo, destrucción,
mutilación o grave deterioro de los títulos.- En caso de
extravío, hurto, robo, destrucción, mutilación o grave deterioro de
los títulos de un certificado de depósito o bono de prenda, su
tenedor legítimo deberá dar aviso inmediato al almacén emisor, y
proceder conforme al procedimiento judicial establecido en la ley
de la materia.
Artículo 69. Resguardo de los títulos y formularios en
blanco. Los Bonos de Prenda vigentes y/o no cancelados tomados
por el almacén, y los formularios en blanco, deberán mantenerse en
lugares seguros bajo el control de funcionarios nombrados por la
Junta Directiva o por la Gerencia General del almacén.
Artículo 70. Valor de las mercaderías o bienes.- El
valor de las mercaderías que los Almacenes deben indicar en los
títulos que expidan será el aprobado por la Gerencia General o por
funcionario autorizado para este fin.
Artículo 71. Fraccionamiento de los Certificados de
Depósito y Bonos de Prenda.- Los Certificados de Depósito con o
sin Bono de Prenda vigentes sólo podrán fraccionarse si estos
títulos son devueltos para emitirse unos nuevos.
Artículo 72. Inutilización de los Certificados de
Depósito y Bonos de Prenda.- Los originales de los Certificados
de Depósito y de los Bonos de Prenda que sean devueltos por sus
poseedores para su sustitución, o por haberse liberado y/o retirado
las mercaderías y/o cancelado todas las obligaciones derivadas de
estos documentos, deben ser inutilizados por el almacén con fecha y
sello de cancelado. Los títulos que sean invalidados deben ser
inutilizados con el sello de anulado y sus originales y copias
deberán archivarse en el cronológico.
Artículo 73. Archivo de control único.- Para efecto
de control de las operaciones que se realicen con Certificados de
Depósito y Bonos de Prenda, los almacenes llevarán un Archivo de
Control Único por cada Certificado de Depósito que emitan y de los
Bonos de Prenda, en su caso. Este Archivo deberá contener toda la
información relacionada con cada operación (aspectos de orden
técnico, legal, financiero y administrativo) y se mantendrá
actualizado y disponible para el personal de la
Superintendencia.
Para efectos de inspección y supervisión de la Superintendencia, la
información contenida en las copias de los Certificados de Depósito
y Bonos de Prenda que rolan en el Archivo de Control Único referido
en el párrafo anterior, deberá ser la misma contenida en los
títulos originales; por lo tanto, las anotaciones de retiros y
liberaciones de mercaderías, así como los cambios y/o
modificaciones, y demás condiciones especiales a que estén sujetos
dichos títulos y que deban ser anotados o adheridos a los títulos
originales, deberán realizarse de manera simultánea en los
originales y en dichas copias.
TÍTULO VI
DE LA CONTABILIDAD
CAPÍTULO ÚNICO
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y REGISTROS CONTABLES
Artículo 74. Registro contable de las operaciones
financieras. Los almacenes sujetos a la supervisión y control
de la Superintendencia llevarán su contabilidad ajustándose al
Manual Único de Cuentas para Almacenes Generales de Depósito (MUC
de Almacenes) y demás normativas aplicables aprobadas por la
Superintendencia.
Artículo 75. Otros registros.- Los almacenes llevarán
registros completos y permanentemente actualizados de las
existencias de mercaderías en depósito, Certificados de Depósito y,
en su caso, Bonos de Prenda emitidos, cancelados, no cancelados y
anulados.
Artículo 76. Remisión de información periódica.- Los
almacenes estarán obligados a remitir a la Superintendencia, dentro
de los primeros doce días de cada mes la información
siguiente:
a. Balance General y Estado de Resultados impresos con las firmas
autorizadas correspondientes.
b. Balanza de Comprobación a nivel de subcuenta por vía electrónica
y para efectos de alimentar el Sistema de Administración Financiera
(SAF) conforme los procedimientos establecidos para este fin.
c. Balanza analítica a nivel de detalle en formato de hoja
electrónica.
d. Informe de Certificados de Depósitos y de Bonos de Prenda
emitidos, cancelados, no cancelados y anulados.
e. Informe del análisis mensual de suficiencia y de vigencia de los
seguros.
f. Informe de los resultados de los inventarios realizados durante
el mes en los locales autorizados.
g. Informe de provisiones de préstamos, cuentas y documentos por
cobrar.
h. Informe de los bodegueros y fiscales activos y dados de
baja.
i. Informe para la Central de Riesgos (CDR) conforme los
procedimientos establecidos para este fin.
j. Cualquier otra información que razonablemente el Superintendente
considere oportuna para la supervisión y fiscalización de la
actividad de los almacenes.
Artículo 77. Plazo de conservación de la información y
documentación financieras.- Los almacenes deberán cumplir con
lo siguiente:
a. El plazo para conservar los documentos, registros contables e
instrumentos contentivos de cifras, y cualquier otra información
pertinente que soporta las operaciones financieras no podrá ser
menor de 5 años.
b. La documentación antes mencionada deberá archivarse en lugares
con niveles de seguridad adecuados y con la debida protección, de
manera que se evite daños por efectos de humedad, plagas, hongos,
rayos solares y/o contaminación interna o externa y cualquier otra
circunstancia perjudicial al buen estado de la misma.
c. La Junta Directiva del almacén nombrará a la persona que se hará
responsable de la guarda, conservación y mantenimiento de la
información y documentación antes referida.
TÍTULO VII
PROHIBICIONES
CAPÍTULO ÚNICO
PROHIBICIONES
Artículo 78. Sobre la adquisición de bienes.- Queda
estrictamente prohibida la adquisición de bienes que no sean
destinados a las oficinas o actividades propias de su objeto
social. Los valores de los bienes que se adquiriesen en
contraposición de lo anterior, deberán ser provisionados en un
100%, y ser saneados de inmediato registrándose en cuentas de
orden. Lo anterior sin menoscabo de las sanciones que el caso
amerite.
Artículo 79. Almacenamiento de metales preciosos, piedras
preciosas o joyas.- No se permitirá el almacenamiento de
metales preciosos, piedras preciosas o joyas, salvo que se cuente
con las condiciones especiales siguientes:
a. Recursos humanos calificados con amplia experiencia en el
manejo, control, administración y resguardo de este tipo de
mercaderías.
b. Estrictas medidas de seguridad, sistemas de control y vigilancia
acordes a este tipo de operaciones
c. Condiciones de infraestructura adecuadas.
d. Dictamen de experto en la materia que califique y de fe de la
idoneidad de las condiciones estipuladas en los literales a, b, c
mencionados anteriormente.
e. Valuación de las calidades, cantidades, peso y valor de estas
mercaderías, realizado por experto en la materia.
f. Contar con la autorización del Superintendente.
Artículo 80. Almacenamiento de mercaderías explosivas u otras de
efectos perjudiciales. No se permitirá el almacenamiento de
mercaderías explosivas u otras que por su naturaleza produzcan
efectos perjudiciales a la salud y al medio ambiente u otros
productos prohibidos por leyes o regulaciones especiales a no ser
que se cuente con las condiciones especiales siguientes:
a. Recursos humanos calificados con amplia experiencia en el
manejo, control, administración y resguardo de este tipo de
mercaderías.
b. Estrictas medidas de seguridad y de mitigación de riesgos de
siniestros, sistemas de control y vigilancia acordes a este tipo de
operaciones.
c. Condiciones de infraestructura adecuadas
d. Autorización vigente de la autoridad competente según la
naturaleza de la mercadería y;
e. Contar con la autorización del Superintendente.
TÍTULO VIII
OTRAS DISPOSICIONES
CAPÍTULO ÚNICO
DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS ALMACENES
Artículo 81. Alcances de los derechos y
obligaciones.- Sin perjuicio de las disposiciones contempladas
en la Ley 734; Ley 561, General de Bancos, Instituciones
Financieras no Bancarias y Grupos Financieros; Código Civil y otras
disposiciones legales referentes al Contrato de Depósito, los
almacenes tendrán los derechos y obligaciones que se establecen en
este Capítulo.
Artículo 82. Entrega de Fondos.- Los almacenes
deberán observar las siguientes disposiciones:
a. Los fondos que reciba el almacén por retiros totales o parciales
de mercaderías o bienes sin la presentación del Bono de Prenda y
conforme lo señalado en los artículos 60 y 61 de la presente norma,
por subasta o remate de mercaderías, indemnización por seguro, o
por cualquier otro concepto cuyo beneficiario sea una persona
distinta del almacén, después de retener las sumas que se le
adeuden, deberán ser entregadas al beneficiario en un plazo máximo
de 3 días a partir de la fecha de recibidos.
b. El almacén está obligado a notificar por escrito al beneficiario
que tiene a su disposición los fondos descritos en el literal a)
para que éste proceda a retirarlos en el plazo antes
señalado.
c. Si por cualquier razón la entrega de los fondos no puede
efectuarse en ese plazo, la almacenadora deberá registrar la
obligación respectiva.
Artículo 83. Reconocimiento, exámenes y muestras de la
mercadería o bienes depositados.- Los depositantes y los
endosatarios de los títulos, o sus representantes, previa solicitud
y bajo la supervisión de personal del almacén, podrán examinar las
mercaderías amparadas por los respectivos títulos, retirar muestras
de las mismas cuando su naturaleza lo permita, en la forma y
términos acostumbrados en el comercio, debiendo dejarse constancia
en el archivo de control correspondiente.
Artículo 84. Reconocimiento de las aseguradoras.-Las
compañías aseguradoras están facultadas para efectuar
reconocimiento de las mercaderías depositadas, con previa citación
del depositante, acción que se hará en presencia de su
representante autorizado, así como, con la asistencia de un
funcionario del almacén.
TÍTULO IX
DISPOSICIONES FINALES
CAPÍTULO ÚNICO
DEROGACIÓN Y VIGENCIA
Artículo 85. Derogación.- Deróguese la Norma Operativa y
Financiera de los Almacenes Generales de Depósito contenida en
Resolución No. CD-SIBOIF-681-1-JUN15-2011, publicada en La Gaceta,
Diario Oficial No. 132, del 15 de julio del 2011.
Artículo 86. Vigencia.- La presente norma entrará en
vigencia a partir de su notificación, sin perjuicio de su posterior
publicación en La Gaceta, Diario Oficial. (f) Sara Rosales C. (f)
Marta Díaz O. (f) ilegible (Silvio M. Casco Marenco) (f) Gabriel
Pasos Lacayo (f) Fausto Reyes B. (f) ilegible (Freddy Blandón
Argeñal) (f) U. Cerna B. Secretario.
(f) URIEL CERNA BARQUERO, Secretario Consejo Directivo
SIBOIF
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