Instructivo En Que Se Determinan Las Reglas Generales A Las Que Deberán Sujetarse Las Instituciones Administradoras De Fondos De Pensiones Y El Instituto Nicaragüense De Seguridad Social Para La Afiliación De Los Trabajadores Al Sistema De Ahorro Para Pensiones
Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Bienestar y Seguridad Social
Rango: Resoluciones
-
INSTRUCTIVO EN QUE SE DETERMINAN
LAS REGLAS GENERALES A LAS QUE DEBERÁN SUJETARSE LAS INSTITUCIONES
ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES Y EL INSTITUTO NICARAGÜENSE
DE SEGURIDAD SOCIAL PARA LA AFILIACIÓN DE LOS TRABAJADORES AL
SISTEMA DE AHORRO PARA PENSIONES.
SIP-CD-12-09-10-03, Aprobado el 30 de Octubre del
2003
Publicado en La Gaceta No. 16 del 23 de Enero del 2004
CERTIFICACIÓN
JOSE ANTONIO TIJERINO MEDRANO, Secretario de Actuaciones del
Consejo Directivo de la Superintendencia de Pensiones,
CERTIFICA: Que en la Sesión Número Treinta y Cinco del
Consejo Directivo de la Superintendencia de Pensiones, celebrada en
la ciudad de Managua a las tres y media de la tarde, del día
Treinta de Octubre del año dos mil tres, se encuentra la Resolución
que en sus partes conducentes dice: ACTA No. 35.-CONSEJO
DIRECTIVO.- En la ciudad de Managua, a las tres y media de la
tarde del día treinta de Octubre del año dos mil tres, reunidos,
previa convocatoria, en la oficina principal de la Superintendencia
de Pensiones situada en la Pista Juan Pablo II, contiguo a la
Contraloría General de la República, los miembros del Consejo
Directivo de la Superintendencia de Pensiones:
Lic. Ramiro Sacasa Gurdián
Ing. Alfredo Cuadra
Don Nilo Salazar
Dr. Rafael Omar Cabezas
Profesor Carlos Alberto Neira
Inconducente
Inconducente
Dr. José Antonio Tijerino Medrano.- Secretario de
Actuaciones.
El Lic. Sacasa Gurdián, comprobado el quórum de ley, abre la
presente sesión ordinaria número 35 y se procede de acuerdo con la
siguiente agenda:
1. Inconducente
2. Inconducente
3. Inconducente
4. Conocimiento y aprobación en su caso de los siguientes
Instructivos:
a) Inconducente
b) Inconducente
c) Inconducente
d) Instructivo en que se determinan las Reglas Generales a las
que deberá ;n sujetarse las Instituciones Administradoras de Fondos
de Pensiones y el Instituto Nicaragüense de Seguridad Social para
la Afiliación de los trabajadores al Sistema de Ahorro para
Pensiones (SIP-CD-12-09-10-03).
e) Inconducente
5. Inconducente
Punto No. 4
Conocimiento y aprobación de los Instructivos señalados en la
agenda de la presente sesión y se procede así:
. Puesto a discusión el Instructivo en que se determinan las
Reglas Generales a las que deberán sujetarse las Instituciones
Administradoras de Fondos de Pensiones y el Instituto Nicaragüense
de Seguridad Social para la Afiliación de los trabajadores al
Sistema de Ahorro para Pensiones - (SIP-CD-12-09-10-03) se acordó
una modificación al arto. 34 y se aprobó por unanimidad.
REPÚBLICA DE NICARAGUA
SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES
EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA
SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES,
CONSIDERANDO
I
Que de acuerdo a lo establecido en la Ley 388, Ley Orgánica de la
Superintendencia de Pensiones, en sus artículos 7, numerales 8, 9 y
13; artículo 13, numeral 2, y artículo 20, numeral 14 y artí culo
64, que le confieren las facultades necesarias a la
Superintendencia de Pensiones para emitir normativas de aplicación
general a las Instituciones Administradoras de Fondos de Pensiones
y dar cumplimiento a los preceptos y normativas contenidas en las
precitadas Leyes y Reglamentos, que conforman el fundamento
jurídico del Sistema de Ahorro para Pensiones.
ll
Que de conformidad a lo establecido en la Ley No. 340, Ley del
Sistema de Ahorro para Pensiones, en sus artículos 5 al 12 y 118,
al igual que en los artículos 2 al 12 y 90 del Decreto 55-2000,
Reglamento General de la precitada Ley la Superintendencia de
Pensiones debe de emitir las disposiciones complementarias que
regulen los requisitos, procedimientos y demás formalidades para
llevar a cabo la afiliación de los trabajadores a las Instituciones
Administradoras de Fondos de Pensiones que administrarán sus
cuentas individuales.
III
Los Afiliados al Sistema Público de Pensiones que al inicio de
operaciones del Sistema de Ahorro de Pensiones, no hubiesen
cumplido cuarenta y tres años de edad, deberán afiliarse a éste
eligiendo para ello una Institución Administradora.
Con base en todo lo expuesto y en el ejercicio de sus funciones
y facultades legales,
RESUELVE
SIP-CD-12-09-10-03
INSTRUCTIVO EN QUE SE DETERMINAN LAS
REGLAS GENERALES A LAS QUE DEBERÁN SUJETARSE LAS INSTITUCIONES
ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES Y EL INSTITUTO NICARAGÜENSE
DE SEGURIDAD SOCIAL PARA LA AFILIACIÓN DE LOS TRABAJADORES AL
SISTEMA DE AHORRO PARA PENSIONES.
Título I
Capítulo Único
Disposiciones Generales
Artículo 1.- El presente Instructivo tiene por objeto
establecer los procedimientos, requisitos y formalidades a las que
deberán sujetarse las Instituciones Administradoras de Fondos de
Pensiones y el Instituto Nicaragüense de Seguridad Social, en el
trámite de solicitudes de afiliación de los trabajadores.
Artículo 2.- Para los efectos del presente Instructivo,
se entenderá por:
Agentes de Servicios Previsionales: Personas naturales
que realizarán las actividades de promoción y afiliación a una
Institución Administradora, y que deberán contar con un número de
Registro otorgado previamente por la Superintendencia de
Pensiones.
Afiliados por Elección Personal: Trabajadores
dependientes o independientes que se afilian a una Institución
Administradora de Fondos de Pensiones mediante la tramitación de
Solicitud de Afiliación y suscripción de Contrato.
Afiliados por asignación: Trabajadores dependientes o
independientes que no eligieron Institución Administradora de
Fondos de Pensiones en el plazo establecido por la ley y se les
designa una Institución Administradora de Fondos de Pensiones.
BDSS: Base de Datos de la Seguridad Social.
Certificado de Traspaso: Es el reconocimiento expresado
en un título valor nominativo emitido por el INSS, a las personas
que se trasladen del Sistema Público de Pensiones al Sistema de
Ahorro para Pensiones, en que se reconoce el tiempo de servicio que
hubieren cotizado a la fecha de su traspaso.
C.S.E: Consejo Supremo Electoral;
Documento probatorio de identidad: se refiere, según
corresponda, a los siguientes documentos:
a) Cédula de Identidad.
b) Cédula de Residencia.
En su defecto de manera provisional, se entenderá por:
c) Constancia del C.S.E.
d) Carné del Seguro Social o comprobante de derecho o copia de
la Notificación de Ingreso del Trabajador (INSS) para trabajador
dependiente o solicitud de inscripción y recibo de pago del INSS
para los independientes.
D.G.I: Dirección General de Ingresos;
Fondos de Pensiones: Fondos administrados por las
Instituciones Administradoras de Fondos de Pensiones, donde se
invierten las cotizaciones obligatorias y las aportaciones
voluntarias de los trabajadores afiliados;
Instituciones Administradoras: Instituciones
Administradoras de Fondos de Pensiones;
INSS: Instituto Nicaragüense de Seguridad Social;
Ley: Ley No. 340, Ley del Sistema de Ahorro para
Pensiones;
Manuales de Procedimientos Transaccionales: Manual
elaborado por el INSS o la empresa facultada para la recaudación y
distribución de las cotizaciones a cada una de las Instituciones
Administradoras en donde se especifiquen los formatos,
características y procedimientos de transmisión de las
transacciones informáticas que constituyen el flujo de información
entre las entidades participantes en el Sistema de Ahorro para
Pensiones y las entidades receptoras. Dicho Manual, así como sus
modificaciones, deberán contar con la aprobación de la
Superintendencia.
NSS: Número de Seguro Social.
Reglamento: Decreto No. 55-2000, Reglamento General de la
Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones;
RENASS: Registro Nacional de Asegurados al INSS;
Sistema Público de Pensiones: Régimen de Invalidez, Vejez
y Muerte administrado por el Instituto Nicaragüense de Seguridad
Social.
Superintendencia: Superintendencia de Pensiones;
Artículo 3.- Los procesos mediante los cuales los
trabajadores se afiliarán a una Institución Administradora son los
siguientes:
I . Por elección personal.
II. Por asignación.
Artículo 4.- El proceso de Afiliación mediante
tramitación de Solicitud de Afiliación y suscripción de Contrato de
Administración de Fondos de Pensiones con una Institución
Administradora, cubre las siguientes etapas:
a) Trámite de solicitud de afiliación, en la cual los
trabajadores completan y firman su solicitud de afiliación y
contrato. Igualmente se presenta la documentación requerida en el
presente Instructivo.
b) Validación de las solicitudes de afiliación, en la cual las
Instituciones Administradoras verificarán que la información
proporcionada en dichas solicitudes sea congruente con la
documentación presentada y que se cumpla con los criterios de
validación que para tal efecto se establecen en el presente
Instructivo.
c) Verificación de las solicitudes de afiliación por el INSS de
acuerdo a los lineamientos previstos en el Reglamento y en el
presente Instructivo. Una vez certificadas las solicitudes por el
INSS, el resultado será comunicado a las Instituciones
Administradoras solicitantes.
d) Formalización del contrato.
e) Apertura de cuenta, en la cual las Instituciones
Administradoras llevan a cabo la apertura de las cuentas
individuales de aquellos trabajadores para los que fue procedente
la verificación de las solicitudes de afiliación.
f) Emisión de resultados, en la cual las Instituciones
Administradoras receptoras de las solicitudes de afiliación, emiten
documento que envían al domicilio indicado por el solicitante
comunicando el resultado de su solicitud de afiliación.
g) Gestión del Certificado de Traspaso, en el cual las
Instituciones Administradoras gestionan los Certificados de
Traspaso para sus afiliados de conformidad con las disposiciones
aplicables.
Artículo 5.- El trabajador contará con un plazo no mayor
de treinta días, contados a partir del inicio de la relación de
subordinación laboral, para tramitar su solicitud de afiliación a
la Institución Administradora de su elección. El trabajador que no
elija una Institución administradora dentro de dicho término, será
afiliado por el proceso de asignación establecido en el presente
Instructivo.
Título Il
Del Procedimiento de Afiliación de los
Trabajadores Dependientes e Independientes en Instituciones
Administradoras
Capítulo l
Del Procedimiento de Afiliación por
Elección Personal
Sección l
Del Trámite de Solicitud de
Afiliación.
Artículo 6.- Los trabajadores antes de poderse afiliar a una
Institución Administradora deberán estar inscritos en el INSS.
Una vez inscritos al INSS, los trabajadores podrán efectuar el
trá ;mite de afiliación en la Institución Administradora
seleccionada ya sea de manera directa con funcionarios responsables
en las agencias u oficinas de representación de dicha Institución o
bien, fuera de sus agencias u oficinas de representación, a través
de los Agentes de Servicios Previsionales de la Institución
Administradora seleccionada.
No será necesario que los funcionarios responsables en las
agencias u oficinas de representación de las Instituciones
Administradoras, que reciban de manera directa solicitudes de
afiliación por parte de los trabajadores, estén registrados como
Agentes de Servicios Previsionales, sin embargo, deberán contar con
la capacitación necesaria para brindar la información a los
trabajadores.
Las solicitudes de afiliación que sean tramitadas por
funcionarios responsables en las agencias u oficinas de
representación de las Instituciones Administradoras llevarán un
Código de Registro asignado por la Superintendencia a la
Institución Administradora. Dichas solicitudes serán
responsabilidad del Representante Legal de la Institución
Administradora.
Artículo 7.- Las Instituciones Administradoras no podrán
ofrecer, otorgar y/o ceder a través de sus Agentes de Servicios
Previsionales, de manera directa o indirecta, contraprestación
alguna a trabajadores, empresas, sindicatos o personas que puedan
ejercer presión sobre los trabajadores, con el propósito de obtener
la afiliación de los mismos.
Igual prohibición tendrán los directivos, ya sean propietarios,
suplentes o independientes, gerentes, o cualquier empleado de una
Institución Administradora para obtener la afiliación de
trabajadores a que se refiere el presente Instructivo.
Las Instituciones Administradoras serán responsables de las
afiliaciones que lleven a cabo a través de sus Agentes de Servicios
Previsionales y, en caso de que se presenten solicitudes falsas de
afiliaciones denunciadas por los trabajadores y se compruebe tal
situación, dichas Instituciones Administradoras deberán resarcir al
trabajador el monto de las comisiones cobradas durante la
administración indebida, sin perjuicio de las sanciones a que se
hagan acreedoras. Asimismo, dichas Instituciones Administradoras
deberán acreditar que el Agente de Servicios Previsionales,
causante de la afiliación indebida, ha sido denunciado ante las
autoridades competentes y, si se comprueba la existencia de las
contravenciones imputadas al mismo, se cancelará su registro de
manera definitiva, sin perjuicio de las responsabilidades civiles,
administrativas o criminales que le pudieran corresponder a éste y
a la Institución Administradora de quien dependa, de conformidad
con las disposiciones de carácter general emitidas por la
Superintendencia y aplicables a los Agentes de Servicios
Previsionales.
Artículo 8.- La afiliación de un trabajador a una
Institución Administradora será tramitada por medio de la solicitud
de afiliación, la cual deberá llenarse en original y copia y
contener, en su formato, la siguiente estructura de datos
mínimos:
l. Datos de encabezado, los cuales deberán estar previamente
impresos:
a) Título, que deberá decir literalmente: "SOLICITUD DE
AFILIACIÓN A LA INSTITUCIÓN ADMINISTRADORA DE FONDOS DE
PENSIONES."
b) Texto, que deberá decir literalmente: "MEDIANTE EL LLENADO DE
ESTA SOLICITUD, ESTA USTED EJERCIENDO SU DERECHO DE ELEGIR A LA
INSTITUCIÓN ADMINISTRADORA DE FONDOS DE PENSIONES PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE SU CUENTA INDIVIDUAL Y DE LOS RECURSOS EN ELLA
DEPOSITADOS PARA SU PENSION. SI EN 20 DÍAS HABILES A PARTIR DE QUE
FIRME LA PRESENTE SOLICITUD, NO HA RECIBIDO LA VERIFICACIÓN DE
AFILIACIÓN O LA NOTIFICACIÓN DEL RECHAZO DE LA SOLICITUD DE
AFILIACIÓN, POR PARTE DE ESTA INSTITUCIÓN ADMINISTRADORA, PODRA
ACUDIR A CUALQUIERA DE NUESTRAS AGENCIAS U OFICINAS DE
REPRESENTACIÓN Y SOLICITAR QUE SE LE CONFIRME SI FUE O NO AFILIADO,
ASI COMO LAS ACLARACIONES QUE CONSIDERE PERTINENTES."
c) Número de la solicitud de afiliación, el cual será asignado
por la Institución Administradora al momento de la recepción de la
documentación. Esta disposición entrará en vigencia después de
transcurridos los primeros doce meses de operación del Sistema de
Ahorro para Pensiones.
d) Clave y denominación social de la Institución Administradora,
domicilio, teléfono para consultas de los trabajadores y datos de
la unidad especializada de atención al público. Estos datos serán
los correspondientes a la autorización que les haya otorgado la
Superintendencia.
e) Beneficiarios
ll. Datos del trabajador:
a) Primer apellido, segundo apellido y nombre (s) completo del
trabajador.
b) Fecha de nacimiento.
Este dato será anotado en un espacio de 8 posiciones usando el
formato DDMMAAAA, en donde DD corresponde al día, MM al mes y AAAA
al año de nacimiento del trabajador;
c) Lugar de Nacimiento
d) Estado civil.
e) Nacionalidad.
f) Nombre de sus padres e hijos.
g) Número de cédula de identidad del trabajador, reservando un
espacio de 14 posiciones.
h) Sexo, considerando un espacio de un carácter para anotar F o
M según corresponda a mujer u hombre.
i) Número de acuerdo al NSS del trabajador, reservando un
espacio de 9 posiciones numéricas independientes (8 posiciones para
el número de seguro social más una posición para el dígito
verificador).
j) Registro único de Contribuyente del trabajador (Número RUC),
reservando un espacio de 10 posiciones independientes, en su
caso.
k) Domicilio, considerando el espacio necesario para anotar los
siguientes datos como mínimo: país, departamento, municipio,
comunidad, dirección, fax, correo electrónico y teléfono en su
caso.
lll. Datos sobre la administración de la cuenta individual:
a) Para la subcuenta de aportaciones voluntarias, se debe
considerar el espacio necesario para anotar el monto de los
recursos en la mencionada subcuenta que serán invertidos en el
Fondo de Pensiones.
b) Para la subcuenta de pensiones, se debe considerar el espacio
necesario para anotar el monto de los recursos en las mencionadas
subcuentas que serán invertidos en el Fondo de Pensiones.
c) Cómo se abonarán los incentivos a la permanencia, de
conformidad con el artículo 41 de la Ley.
lV. Datos de control:
a) Fecha de recepción de solicitud, en donde se anote la fecha
en que la solicitud es recibida por la Institución Administradora,
así como la firma de aceptación del trabajador.
b) Espacios o campos para verificar la presentación de la
documentación que se debe anexar a la solicitud de afiliación.
c) Número de registro, nombre y firma del Agente de Servicios
Previsionales de la Institución Administradora que recibe la
solicitud, considerando el espacio necesario para anotar estos
datos, aceptando la validez de la solicitud y que ésta ha sido
llenada en forma completa.
Las solicitudes de afiliación deberán ser elaboradas con una
tipografía que permita su fácil lectura y comprensión, así como
adicionar al contenido de las mismas, los siguientes textos:
"EL TRABAJADOR DECLARA QUE ES RESPONSABLE DE LA AUTENTICIDAD Y
VERACIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN QUE ESTE HA
PROPORCIONADO Y QUE HA SIDO ASENTADA EN EL PRESENTE DOCUMENTO .
Artículo 9.- Como requisito para el trámite de
afiliación, las Instituciones Administradoras deberán solicitar a
los trabajadores que deseen registrarse la siguiente
documentación:
l. Copia de la identificación del trabajador que podrá ser
cualquiera de los documentos probatorios de identidad indicados en
los literales a), b) y c), del artículo 2 del presente
Instructivo;
ll. Documento emitido por el INSS que contenga el número de
seguridad social del trabajador con un espacio de 9 posiciones
numéricas independientes (Carné del Seguro Social o comprobante de
derecho o copia de la notificación de ingreso del trabajador INSS o
la solicitud de inscripción con recibo de pago si se trata de
trabajador independiente)
lll. Los trabajadores independientes de primera afiliación,
ademá s de los requisitos anteriores, deben presentar el dictamen
de evaluació n y calificación de la Comisión Calificadora de
Invalidez determinando su estado de salud físico y mental.
La documentación antes señalada no deberá presentar tachaduras
ni enmendaduras. Asimismo, en la copia de la identificación
referida en el numeral l anterior deberá constar, de manera
legible, la firma y fotografía del trabajador y ser cotejada contra
su original, el cual deberá ser devuelto al trabajador.
Artículo 10.- Las Instituciones Administradoras que
reciban las solicitudes de afiliación de trabajadores por medio de
sus Agentes de Servicios Previsionales autorizados, una vez
verificada la información y firmada la solicitud por éstos, deberán
entregar al trabajador copia de la misma.
Artículo 11.- La Institución Administradora deberá
celebrar un Contrato de Afiliación con cada trabajador. El contrato
respectivo deberá integrarse al reverso de la solicitud de
afiliación y contener la información que se establezca en el
Instructivo sobre los Requisitos Mínimos del Contrato de Afiliación
que emita la Superintendencia.
Los datos relativos al trabajador que han sido asentados en la
solicitud de afiliación, referidos en el artículo 8 del presente
Instructivo, serán considerados como parte integrante de este
contrato. El contrato de afiliación deberá ser firmado por el
trabajador. En caso de aquellos trabajadores que no puedan firmar,
bastará con la impresión de la huella digital.
Artículo 12.- Los trabajadores independientes que deseen
afiliarse voluntariamente en una Institución Administradora,
deberán efectuar el trámite de afiliación conforme a lo establecido
en este Capítulo.
El NSS mencionado en el artículo 8, inciso i) del presente
Instructivo deberá ser tramitado por el trabajador independiente
ante el INSS, en el caso de que no cuente con dicho número, de
acuerdo a los mecanismos que establezca el mismo INSS y de acuerdo
a los artículos transitorios del presente Instructivo. Sin este
NSS, el trabajador independiente no podrá afiliarse a una
Institución Administradora.
Sección Il
De la validación de las Solicitudes de
Afiliación
Artículo 13.- Las Instituciones Administradoras validarán la
información proporcionada en las solicitudes de afiliación de
conformidad a los criterios de validación siguientes:
l. Que los "Datos del trabajador sean transcritos de manera
exacta de acuerdo a la documentación presentada por el trabajador,
según sea el caso.
ll. Que el NSS sea anotado de manera exacta de acuerdo al
documento emitido por el INSS a que se refiere el literal i),
fracción segunda, artí culo 8 del presente Instructivo.
lll. Que los "Datos sobre la administración de la cuenta
individual" se encuentren correctamente asentados.
lV. Que se encuentren anotados los "Datos de Control , así como
la firma del Agente de Servicios Previsionales y del trabajador,
verificándose que correspondan con la documentación presentada.
V. Que la solicitud de afiliación y documento probatorio de
identidad no presente tachaduras o enmendaduras en su
contenido.
Artículo 14.- El original de las solicitudes de
Afiliación firmadas por el trabajador y el Agente de Servicios
Previsionales de la Institución Administradora que haya recibido la
solicitud, será conservada por la Institución Administradora de
forma consecutiva de acuerdo al NSS del trabajador, junto con la
documentación referida en el artículo 9 del presente Instructivo,
en el expediente del trabajador.
Artículo 15.- La documentación a la que se refiere el
artículo anterior deberá ser digitalizada y almacenada en la
Institución Administradora en el formato y con las características
de acuerdo a las reglas generales que para tal efecto se señalen en
el Manual de Procedimientos Transaccionales.
Artículo 16.- Las solicitudes que sean validadas por las
Instituciones Administradoras, deberán ser verificadas por el INSS,
de conformidad con el Manual de Procedimientos Transaccionales.
Sección Ill
De la Verificación de solicitudes de
afiliación por el INSS
Artículo 17.- El INSS deberá contar con un Sistema de
Verificación de Solicitudes de Afiliación, el cual se referirá a
los sistemas informáticos, procedimientos, infraestructura de
cómputo y telecomunicaciones que permitan efectuar la verificación
de las solicitudes de afiliación que les presenten las
Instituciones Administradoras, actualizar la base de datos de
afiliados y emitir una respuesta a dicho proceso. Esta tendrá como
resultado la aceptación o rechazo de las solicitudes de afiliación.
Artículo 18.- El Sistema de Verificación de Solicitudes
de Afiliación del INSS deberá rechazar las solicitudes de
afiliación presentadas por Instituciones Administradoras que
correspondan a trabajadores que sean cotizantes o pensionados por
invalidez del Instituto de Previsión Social Militar o del Instituto
de Seguridad Social y Desarrollo Humano, de conformidad a lo
indicado en el arto. 11 de la Ley del Sistema de Ahorro para
Pensiones.
Artículo 19.- En las verificaciones de solicitudes de
afiliación que resulten positivas, el INSS deberá actualizar la
base de datos de afiliados, con la clave de la Institución
Administradora que presentó la solicitud de afiliación y ésta sea
procedente.
El resultado de la verificación de las solicitudes deberá ser
dada a conocer por el INSS a las Instituciones Administradoras.
Dichas verificaciones serán debidamente acreditadas y el resultado
del proceso deberá ser reportado a la Superintendencia de
conformidad con las disposiciones de carácter general aplicables a
la transferencia de información a esta autoridad.
Como respuesta a la verificación de solicitudes de afiliación,
el INSS deberá informar a las Instituciones Administradoras
correspondientes, en un plazo no mayor a dos días hábiles
siguientes a la recepción de la solicitud, la fecha y hora del
resultado, número de operación y resultado, de acuerdo al formato
específico de la transacción que corresponda de conformidad con el
Manual de Procedimientos Transaccionales.
El resultado del proceso de verificación de solicitudes de
afiliación que llevará a cabo el INSS, podrá ser uno de los
siguientes:
l. Aceptada.
ll. Pendiente por que no coinciden los datos suministrados con
los del INSS tal como se define en el Manual de Procedimientos
Transaccionales.
En caso de que la Institución Administradora no aclare los datos
suministrados en un plazo de tres días hábiles, la solicitud deberá
ser rechazada.
lll. Rechazada por:
a) No cumplir con los requisitos establecido en Arto. 11 y Arto.
118 de la Ley 340.
b) Que el trabajador ha sido registrado por otra Institución
Administradora.
c) Que el trabajador ha sido asignado a otra Institución
Administradora.
d) No existir el número de seguridad social en el RENASS.
e) No encontrarse registrado el Agente de Servicios
Previsionales.
f) Encontrarse en algún otro supuesto de rechazo identificado en
el Manual de Procedimientos Transaccionales.
Sección IV
De la formalización del Contrato
Artículo 20.- Si la verificación es positiva, la Institución
Administradora procede a la formalización del contrato y la
apertura de la cuenta individual para recepción e inversión de los
recursos del trabajador. La formalización del contrato consistirá
en la incorporación del número transaccional y la firma del
representante legal de la Institución Administradora.
En caso de extravío de las copias del Contrato de afiliación por
alguna de las partes, podrán solicitar una copia certificada del
mismo, a la Institución Administradora que corresponda, el cual
deberá estar sellado con la palabra "DUPLICADO y firmado por su
representante legal.
Sección V
De la apertura de la cuenta individual
y de la Emisión de resultados al trabajador
Artículo 21.- Una vez formalizados los contratos, las
Instituciones Administradoras deberán efectuar la apertura de las
cuentas individuales a más tardar dos días hábiles después de
recibida la verificación emitida por el INSS.
Las Instituciones Administradoras deberán abrir un expediente
por cada trabajador, en el que se archivará la documentación
recibida, la solicitud de afiliación y el contrato respectivo, así
como toda aquella información que se reciba por los trámites que
realice el trabajador, o bien, que esté relacionada con el
trabajador. La información que integran los expedientes deberá ser
almacenada a través de técnicas de digitalización de documentos, en
los términos que autorice la Superintendencia, y en los formatos y
características que establezca el Manual de Procedimientos
Transaccionales.
Artículo 22.- Si la constancia de afiliación de la
solicitud del trabajador es aceptada, las Instituciones
Administradoras deberán hacérselo saber al trabajador al domicilio
indicado por éste en dicha solicitud, dentro de los veinte días
hábiles posteriores a la firma de la solicitud de afiliación.
La emisión de resultados deberá contener los siguientes datos
mínimos:
I. Datos de encabezado:
a) Título, que deberá decir "VERIFICACIÓN DE AFILIACIÓN EN
INSTITUCIÓN ADMINISTRADORA DE FONDOS DE PENSIONES".
b) Número de la solicitud que fue presentada.
c) Número y denominación social de la Institución
Administradora
d) Texto que deberá decir exactamente: "USTED HA QUEDADO
FORMALMENTE AFILIADO EN ESTA INSTITUCIÓN ADMINISTRADORA DE FONDO DE
PENSIONES EN CUMPLIMIENTO A SU SOLICITUD DE AFILIACIÓN PRESENTADA.
ESTE DOCUMENTO PODRÁ SER UTILIZADO EN LOS TRÁMITES QUE REALICE CON
DICHA INSTITUCIÓN ADMINISTRADORA DE FONDO DE PENSIONES. PARA TAL
EFECTO VERIFIQUE QUE SUS DATOS PERSONALES ESTEN CORRECTAMENTE
ESCRITOS Y TOME EN CUENTA QUE AL DOMICILIO ESPECIFICADO EN ESTE
DOCUMENTO, SERAN ENVIADOS SUS ESTADOS DE CUENTA Y DEMÁS INFORMACIÓN
RELATIVA A SU CUENTA INDIVIDUAL."
ll. Datos del trabajador tal como quedaron registrados en la
Institución Administradora:
a) Número de Seguridad Social del trabajador.
b) Primer y segundo apellidos y nombre(s) del trabajador.
c) Domicilio, anotando país, departamento, municipio, comunidad,
dirección, fax, correo electrónico y teléfono en su caso.
lll. Datos de control:
a) Fecha de aceptación de la solicitud.
Artículo 23.- Si la solicitud de afiliación es rechazada,
las Instituciones Administradoras dentro de los veinte días hábiles
posteriores a la firma de la solicitud de afiliación por parte del
trabajador, deberán enviar al domicilio indicado por éste en dicha
solicitud, el resultado de la misma indicando las causas del
rechazo. Las Instituciones Administradoras deberán adicionar en el
comunicado la siguiente leyenda.
"SU SOLICITUD DE AFILIACIÓN HA SIDO RECHAZADA EN VIRTUD DE QUE
LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA NO LLENA LOS REQUISITOS PARA AFILIARLO
A ESTA INSTITUCIÓN ADMINISTRADORA, POR LO CUAL LE SUGERIMOS QUE EN
CASO DE TENER ALGUNA DUDA O ACLARACIÓN ACUDA A NUESTRAS AGENCIAS U
OFICINAS DE REPRESENTACIÓN .
Las Instituciones Administradoras deberán conservar la
informació n de las solicitudes rechazadas, por un plazo de 60 días
hábiles posteriores a la recepción del rechazo emitido por el INSS,
a efecto de poder atender las solicitudes de aclaración presentadas
por los trabajadores.
Tratándose de solicitudes de afiliación que resulten pendientes
de verificar, éstas deberán resolverse en un plazo de 30 días
calendario contado a partir de la fecha en que el INSS debe dar
respuesta a la verificación de las solicitudes de afiliación.
Sección Vl
De la Gestión del Certificado de
Traspaso
Artículo 24.- Dentro del Proceso de Afiliación las
Instituciones Administradoras deberán establecer mecanismos que
permitan, la rápida identificación de los trabajadores que
provienen del Sistema Público de Pensiones.
La identificación de estos trabajadores será responsabilidad del
INSS, a través del proceso de verificación de solicitudes de
afiliación en Instituciones Administradoras.
Capítulo Il
Del Procedimiento de Afiliación por
Asignación
Sección l
De los Criterios para los procesos de
calificación y distribución
Artículo 25.- De acuerdo con lo previsto en el artículo 7
del Reglamento General de la Ley, los recursos de los trabajadores
que no elijan Institución Administradora y que no suscriban el
respectivo contrato de afiliación con una Institución
Administradora dentro de los treinta días contados a partir del
inicio de la relación de subordinación laboral, deberán asignarse a
las Instituciones Administradoras en la que se encuentren afiliados
el mayor número de trabajadores subordinados al empleador. Para
efectos de esta regla, se entenderá por empleador, aquel que haya
reportado el monto de cotización mayor al Sistema de Ahorro para
Pensiones, en el caso de que el trabajador tenga más de un empleo.
Esta asignación se realizará mensualmente por el INSS quien,
actuando como mandatario del empleador de dichos trabajadores,
afiliará el trabajador a la Institución Administradora donde se
encuentre el mayor número de afiliados.
Para tal efecto, el INSS deberá considerar los recursos que,
durante el desarrollo de los procesos de individualización y
dispersión, se identifiquen como pertenecientes a titulares que no
eligieron Institució n Administradora.
De existir empate en la elección de Institución Administradora
por parte de los demás trabajadores de la empresa a la cual
pertenece el trabajador que no haya elegido Institución
Administradora dentro del plazo establecido, se procederá a afiliar
al trabajador en la Institución Administradora que recibe el mayor
monto de ingresos por concepto de cotizaciones obligatorias de
dicha empresa.
Si el criterio señalado en el párrafo anterior no pudiese ser
aplicado como consecuencia de generarse un nuevo empate, se
procederá a asignar los trabajadores que no hayan seleccionado
Institución Administradora, de manera aleatoria, procurando una
distribución equitativa entre las Instituciones
Administradoras.
Si se presentase el caso de un trabajador dependiente que no
haya elegido Institución Administradora, con varias aportaciones
pendientes de dispersar procedentes de diferentes empleadores, se
tomará como referencia para el ejecutar el proceso de asignación el
listado de empleados de la empresa en la cual ese trabajador reciba
el mayor salario.
Sólo podrán ser asignados mediante este proceso aquellos
trabajadores que, a partir de la fecha de inicio del Sistema de
Ahorro para Pensiones, tengan al menos una aportación pendiente de
dispersar.
Artículo 26.- La asignación de los trabajadores
independientes se realizará bajo los siguientes criterios:
1. Asignar al trabajador independiente a la Institución
Administradora que cobre la menor comisión de flujo.
2. Si las comisiones de flujo de todas las Instituciones
Administradoras son iguales, se asignará a la que cobre el menor
costo de seguro de invalidez y sobrevivencia.
3. Si todas las Instituciones Administradoras cobran el mismo
costo de seguro, se asignará a la que contenga el mayor número de
trabajadores independientes afiliados.
Sección Il
Del Proceso de Afiliación por
Asignación
Artículo 27.- El INSS deberá identificar periódicamente los
trabajadores dependientes e independientes que cumplan los
siguientes requisitos:
1) Que hayan transcurridos al menos 33 días hábiles desde su
fecha de ingreso o reingreso.
2) Que hayan aportado al menos una cotización desde el inicio
del Sistema de Ahorro para Pensiones o desde su afiliación al INSS,
si ésta es más reciente.
3) Que no hayan elegido Institución Administradora.
El trabajador que cumpla con estos tres requisitos deberá ser
sujeto al proceso de afiliación por asignación.
Artículo 28.- El INSS deberá notificar a las
Instituciones Administradoras los trabajadores afiliados por
asignación a más tardar dos dí as hábiles de ejecutado el proceso
anteriormente referido. Dicha información deberá notificarse de
conformidad con los formatos, características y términos previstos
en el Manual de Procedimientos Transaccionales.
Artículo 29.- El INSS deberá poner a disposición de la
Superintendencia y de las Instituciones Administradoras, la base de
datos de los trabajadores asignados conforme a lo dispuesto por las
presentes disposiciones.
La base de datos a que se refiere el párrafo anterior deberá
contener como mínimo la siguiente información:
l. Número de seguro social del trabajador;
ll. Datos del trabajador, considerando el apellido paterno,
materno y nombre (s);
lll. Denominación de la Institución Administradora que recibirá
los recursos.
Artículo 30.- La Institución Administradora deberá, en el
plazo de cinco días hábiles contados a partir de la fecha en la
cual la asignación por parte del INSS le fue comunicada, localizar
al afiliado en su Centro de Trabajo para que proceda a formalizar
el Contrato de Afiliación, y el empleador o su representante,
debidamente registrado, deberá firmar el contrato dando fe de la
asignación y cumplimiento de la Ley 340 y marco legal.
Artículo 31.- Las Instituciones Administradoras deberán
poner a disposición de los trabajadores en medios electrónicos en
sus agencias u oficinas de representación, para su consulta
directa, la información de los trabajadores asignados.
Título Ill
Disposiciones Finales
Capítulo l
Generalidades
Artículo 32.- Las Instituciones Administradoras deberán
crear y mantener en un sistema informático una Base de Datos de
Afiliados, que será accesible por la cédula de identidad, el número
de seguro social o mediante los campos correspondientes al nombre
completo del trabajador. En dicha Base de Datos se mantendrá la
información de la totalidad de los trabajadores que están o
estuvieron afiliados a la Institución Administradora, así como la
información de las cuentas individuales vigentes e inactivas.
Capítulo Il
Transitorias
Artículo 33.- Durante los primeros doce meses de operación
del Sistema de Ahorro para Pensiones, el número de solicitud de
afiliación a que se refiere el artículo 8, fracción l, inciso c)
deberá ser un número preimpreso, compuesto de 8 dígitos que
representará n un número consecutivo dentro del rango que la
Superintendencia asignará a cada Institución Administradora.
Artículo 34.- El proceso de afiliación por asignación a
los trabajadores que no elijan Institución Administradora a que se
refiere el presente Instructivo, entrará en vigencia a partir de la
finalización de la afiliación masiva que se realizará dentro de los
primeros cuatro meses a partir del inicio de operaciones del
Sistema de Ahorro para Pensiones.
Artículo 35.- La presente Resolución entrará en vigencia
al siguiente dí a de su publicación en un diario de circulación
nacional, sin perjuicio de su posterior publicación en La Gaceta,
Diario Oficial.
No habiendo más que tratar, el Superintendente de Pensiones
levanta la sesión a las 6:50 de la tarde. Leída la presente acta
los miembros del Consejo Directivo la encuentran conforme, se
aprueba y firma. Se autoriza al Secretario del Consejo Directivo
para que libre certificació n de la presente acta para los fines
legales necesarios. (f) LIC. RAMIRO SACASA GURDIÁN,
(f) ING. ALFREDO CUADRA, (f) DON NILO SALAZAR,
(f) DR. OMAR CABEZAS, (f) PROFESOR CARLOS ALBERTO
NEIRA, (f) JOSÉ ANTONIO TÍJERINO MEDRANO; libra
la presente CERTIFICACIÓN en dieciséis hojas de papel
membretado, las cuales firma, sella y rubrica, el día dos de
Diciembre del año dos mil tres. JOSÉ ANTONIO TIJERINO
MEDRANO, Secretario de Actuaciones.
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