Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Administrativa
Rango: Reglamentos
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REGLAMENTO Y CONTROL DE LOS
RECURSOS MATERIALES
De 18 de Marzo de 1987
Publicado en La Gaceta No. 80 de 7 de Abril de 1987
El Contralor General de la República en uso de las facultades
que le confiere el arto. 10 numeral 8 literal "e" de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República, del Sistema de
Control de la Administración Pública y del Área Propiedad del
Pueblo, Decreto No. 625 del 22 de diciembre de 1980 y sus
reformas.
Acuerda:
El siguiente:
Arto. 1.- El presente Reglamento tiene por objeto reforzar
el control previo, concurrente y posterior de los recursos
materiales en los organismos, entidades y empresas del Sector
Público.
Arto. 2.- Las normas técnicas aquí contenidas regularán el
control de la gestión de los recursos materiales, estando obligados
los organismos, entidades y empresas del Sector Público a
ejecutarlas mediante el establecimiento de sus propios mecanismos y
procedimientos.
Arto. 3.- Para el cumplimiento de las normas técnicas, la
Contraloría General de la República proporcionará asesoría a las
entidades y organismos mediante la implementación de un sistema
estandarizado de gestión de inventario.
Arto. 4.- El sistema estandarizado, denominado Sistema de
Inventarios Nacionales (SINA), será el medio por el cual se
desarrollará la gestión y en control de los recursos
materiales.
Arto. 5.- La Contraloría General de la República brindará
asesoría apoyándose con preferencia, en las unidades de
Organización y Sistemas existentes en los organismos, entidades y
empresas del Sector Público.
Arto. 6.- La Contraloría General de la República después de
finalizada la asesoría, vigilará la aplicación del Sistema de
Inventarios Nacionales (SINA), formulando recomendaciones
inherentes a la gestión y el control de los recursos
materiales.
Arto. 7.- El Sistema de Inventarios Nacionales (SINA) abarca
las principales funciones inherentes al control de los recursos
materiales, denominados Sub-Sistemas de :
a) Identificación o normalización de materiales.
b) Compras.
c) Almacenamiento.
d) Previsión y Control.
e) Recursos Humanos.
f) Información.
Arto. 8.- Mediante el ejercicio del Sub-Sistema
Indentificación o Normalización de Materiales se debe:
a) Facilitar la comunicación y el flujo de información entre los
usuarios y las instancias responsables de la gestión y el control
de los recursos materiales.
b) Especificar los materiales en forma clara y precisa, mediante la
utilización de patrones técnicos o en su defecto por medio del
personal técnico que conozca las características de los
mismos.
c) Analizar y registrar los datos descriptivos de los materiales de
manera que permitan especificarlos, usando criterios referidos a su
uso, aplicación, estructural, composición o características
físico-químicas de los mismos.
d) Clasificar los materiales, agrupándolos de acuerdo a la
actividad económica de la cual proceden y a su similitud o
caracteristicas de uso atendiendo a la estructura siguiente:
1) Genérico
2) Subgenérico
3) Específico y
4) Surtido.
e) Asignar a cada material su código correspondiente, el cual
deberá mantener una relación lógica con la especificación y
clasificación del mismo.
f) Adoptar la codificación uniforme de materiales en todo el Sector
Público y el Área Propiedad del Pueblo, para establecer un lenguaje
común que facilite la gestión y el control, permitiendo la toma de
decisiones estratégicas.
g) Consolidar los datos sobre especificación, clasificación y
codificación de materiales, mediante la conformación de
catálogos.
h) Estructurar los catálogos, considerando un ordenamiento lógico
que facilite su consulta, además de mantenerlos ACTUALIZADOS.
Arto. 9.- Mediante el ejercicio del Sub-Sistema COMPRA se
debe:
a) Adquirir materiales requeridos, con la mayor economía y eficacia
operativa posible.
b) Disponer de un historial o registro de cada uno de los
proveedores que deberá estar debidamente actualizado.
c) Definir los requisitos necesarios para que un proveedor pueda
ser considerado como tal.
d) Formalizar las relaciones entre las entidades y organismos y los
proveedores, mediante la presentación de solicitud escrita de los
oferentes y su cumplimiento para con los requisitos que se
establezcan; adecuado éstos a las circunstancias de mercado, sin
detrimento del control debido.
e) Elaborar programas de compras por períodos específicos, que
incluyan datos sobre los materiales a adquirir, volúmenes de
compras y estimación de los montos a pagar.
f) Ejectuar los programas de compras, previa aprobación de
funcionario competente. Dichos programas considerarán los niveles y
tiempo de reposición de los materiales.
g) Definir la competencia que tengan los funcionarios de las
entidades, organismos y empresas del Sector Público, para autorizar
tanto el inicio del proceso de adquisición, como los montos de
compra, debiéndose revisar estos últimos periódicamente.
h) Efectuar las compras de los materiales sobre las bases de
cotizaciones o licitaciones, salvo que por la naturaleza de los
materiales u otra circunstancia deban efectuarse ya sea en forma
directa o a través de convenios con determinado proveedor.
i) Ejecutar contrataciones directas, solamente en los casos
previstos en el Arto. 14, numerales 1, 2, 3, y 6 de la Ley de
Contrataciones Administrativas, Decreto No. 809 del 28 de Agosto de
1981.
j) Establecer claramente el monto de la compra a partir del cual se
procederá a realizar licitaciones públicas.
Los organismos y entidades sujetas a la Ley de Contrataciones
Administrativas, podrán establecer los montos mientras no se haya
reglamentado el Decreto No. 809 del 28 de Agosto de 1981.
Las empresas del área propiedad del pueblo establecerán dichos
montos de acuerdo a sus propios criterios.
k) Observar correctamente los aspectos jurídicos que regulan las
adquisiciones, cuando sean efectuadas vía licitaciones
públicas.
l) Publicar las invitaciones a licitar, así como las
adjudicaciones, por los medios que se señalen en las leyes y
reglamentos que regulan la adquisición de bienes del Estado.
m) Formalizar la adjudicación de los materiales a adquirir,
mediante orden de compra u otra forma legalmente establecida para
tal efecto.
n) Adecuar la nulidad del contrato en la adquisición de bienes, a
lo establecido en el Arto. 177 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República.
Arto. 10.- Mediante el ejercicio del Sub-Sistema
ALMACENAMIENTO se debe:
a) Garantizar que la recepción, almacenamiento y distribución de
los materiales, se realicen de acuerdo a normas técnicas que
proporcionen seguridad, preservación y adecuado ordenamiento.
b) Sustentar todo ingreso de materiales al almacén con el
correspondiente formulario realizando previamente, una inspección
cualitativa y cuantitativa de los mismos.
c) Devolver al proveedor aquellos materiales que al momento de su
recepción, se encuentren en mal estado o no cumplan con las
correspondientes específicaciones e informar oportunamente a la
Unidad de Compras.
d) Planear y efectuar el almacenamiento tomando en cuenta el tipo,
dimensión y ubicación de las instalaciones medios de acceso,
funcionamiento y equipo necesario para el traslado de
materiales.
e) Realizar técnicamente las actividades de almacenamiento, tomando
en consideración las características físico-químicas de los
materiales para su ordenamiento, obedeciendo a prácticas que
garanticen su preservación, acceso y seguridad.
f) Posibilitar la seguridad en el almacenamiento, mediante la
divulgación y cumplimiento de medidas destinadas a proteger al
personal, equipo, instalaciones y materiales contra los riesgos de
accidentes laborales y siniestros de cualquier clase.
g) Ubicar los materiales de manera que garanticen su fácil acceso y
rápida localización, su ordenamiento en todo momento y la toma de
inventarios físicos.
h) Autorizar toda salida de materiales, a través de la persona que
designe la Dirección Superior de la entidad u organismo, utilizando
el formulario soporte respectivo.
i) Registrar los ingresos, entregas, traslados etc, a más tardar el
siguiente día hábil de haberse realizado cualquiera de estos
movimientos.
j) Efectuar toda devolución de materiales al almacén que por
diversas razones no sean utilizados, elaborando el formulario
respectivo.
Arto. 11.- Mediante el ejercicio del Sub-Sistema PREVISION Y
CONTROL se debe:
a) Establecer los niveles de existencia adecuados que minimicen las
erogaciones para su reposición y faciliten el ejercicio del control
físico - financiero de los recursos materiales.
b) Emitir los informes necesarios para la previsión y el control de
las existencias de materiales.
c) Establecer métodos idóneos para un adecuado reaprovisionamiento
y control físico - financiero de los materiales, revisándolos
periódicamente para su actualización.
d) Registrar los datos de entrada y salida de materiales en las
tarjetas de control de existencias manteniendo saldos actualizados
y confiables.
e) Analizar periódicamente el movimiento de materiales procurando
minimizar variedades y excedentes, así como eliminar los obsoletos
y deteriorados.
f) Autorizar la eliminación de aquellos materiales que se
encuentran en desuso, obsoletos e inservibles en base al informe
que presente una comisión que se deberá integrar para conocer la
situación de los mismos.
g) Definir quienes serán los funcionarios autorizados para eliminar
o vender materiales inservibles, obsoletos, en desuso o
excedentes.
h) Efectuar inventarios físicos al menos al final de cada ciclo o
período económico o fiscal, sin perjuicio de los requerimientos
particulares en cada Entidad u Organismo.
i) Valorar las existencias inventariadas y compararlas contra los
registros, a fin de efectuar los ajustes pertinentes, previa
autorización de funcionario competente designado por la Dirección
Superior.
Arto. 12.- Mediante el ejercicio del Sub-Sistema
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS se debe:
a) Garantizar una eficiente gestión de inventarios, mediante el
desarrollo integral del personal existente y la captación de
recursos humanos idóneos.
b) Definir el perfil del personal que realizará las diferentes
actividades de administración, registro y control de los recursos
materiales, en función de la complejidad de cada cargo.
c) Seleccionar y reclutar al personal necesario, teniendo como
referencia el perfil deseable de cada cargo, debiendo ser riguroso
en cuanto a la idoneidad del candidato.
d) Establecer las condiciones ambientales adecuadas que garanticen
seguridad a personal, dotándolo del equipo necesario para preservar
su salud y evitar riesgos profesionales.
e) Sistematizar el desarrollo de las acciones de capacitación y
adiestramiento, considerando la capacitación formal y el
entrenamiento en el desempeño del trabajo.
f) Evaluar periódicamente el desempeño del personal, a fin de
mantener adecuados niveles de productividad.
Arto. 13.- Mediante el ejercicio del Sub Sistema INFORMACIÓN
se debe:
a) Disponer de información actualizada que posibilite la previsión
de existencias, el control sobre el consumo y los saldos materiales
disponibles.
b) Seleccionar los datos relevantes para su captación,
clasificación, registro y elaboración de la información que
necesiten los sub-sistemas operativos y los demás usuarios de la
misma.
c) Verificar previamente los datos que se utilicen como insumo para
elaborar la información sobre la operación del sistema.
d) Utilizar medios de tratamiento de información, que sean
económicas, sencillos y funcionales para atender el volumen y
complejidad de los datos resultantes de los diferentes procesos del
sistema.
e) Presentar los datos contenidos en los informes, de manera clara,
sencilla y ordenada, a fin de que se facilite su lectura e
interpretación.
f) Preparar información que permita conocer el nivel institucional
y estatal, las existencias disponibles de productos estratégicos y
su ubicación.
g) Elaborar los informes reflejando con exactitud la situación de
los pedidos efectuados, las cantidades y valores consumidos, las
variaciones de precios, consumo y nivel de existencias de los
inventarios, el monto de las adquisiones efectuadas por tipo de
material y proveedor y demás información que posibilite la adopción
de decisiones operativas y permita enfrentar problemas de
abastecimiento en situaciones coyunturales.
h) Generar información que pueda ser utilizada por las entidades
estatales responsables de los sistemas de estadísticas y
planificación nacional, al igual que el sistema de control.
i) Clasificar la información de acuerdo a sus características, uso
y destinatario.
j) Planificar adecuadamente el almacenamiento de la información, a
fin de facilitar su acceso.
k) Establecer normas específicas que garanticen la seguridad en la
información relacionada con productos estratégicos.
l) Estructurar una base o banco de datos que permita conservar
adecuadamente y recuperar fácilmente la información generada.
m) Utilizar formas de diseminación de información, que permita una
mayor economía y eficacia.
n) Determinar los plazos para la entrega de la información de
conformidad con su importancia y destino.
o) Satisfacer los requerimientos eventuales de información.
p) Revisar periódicamente, tanto la información generada como los
insumos y medios de tratamiento, a fin de mantenerlos actualizados
y adoptados a las circunstancias.
Arto. 14.- La inobservancia de las disposiciones contenidas
en el presente Reglamento, por parte de los funcionarios o
empleados de las entidades y organismos del Sector Público, da
lugar a la determinación de la responsabilidad administrativa, de
conformidad con el Arto. 171 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República.
Arto. 15.- Cuando por la acción u omisión de los
funcionarios o empleados de las entidades y organismos del Sector
Público, se incurra en responsabilidades de índole civil o penal,
éstas se establecerán de conformidad con los Artos. 137 y 138 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Arto. 16.- Corresponde al Contralor General de la República
la aplicación del presente Reglamento, el que entrará en vigencia a
partir de su publicación en "La Gaceta", Diario Oficial.
Dado en la ciudad de Managua, a los dieciocho días del mes de Marzo
de mil novecientos ochenta y siete. AQUÍ NO SE RINDE NADIE.
Emilio Baltodano Pallais, Contralor General de la
República.
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