Reglamento Para El Procedimiento Ordinario De Compra Por Cotización Reglamento Para Gastos Con Fondos De Caja Chica Manual De Procedimientos Para Compra Por Cotización De Bienes, Servicios Y Obras
Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Administrativa
Rango: Reglamentos
-
REGLAMENTO PARA EL PROCEDIMIENTO
ORDINARIO DE COMPRA POR COTIZACIÓN
REGLAMENTO PARA GASTOS CON FONDOS DE CAJA CHICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRA POR COTIZACIÓN DE BIENES,
SERVICIOS Y OBRAS
Publicados en La Gaceta No. 99 del 23 de Mayo del 2006
CERTIFICACIÓN
El suscrito Secretario General del Instituto Nicaragüense de
Turismo, actuando en su carácter de Secretario del Consejo
Directivo y en uso de sus facultades; por este medio:
CERTIFICA
Que el Consejo Directivo del Instituto Nicaragüense de Turismo, en
sesión ordinaria No. 52, celebrada a las siete y treinta minutos de
la mañana del día veinte de abril del año dos mil seis, adopta la
resolución que íntegra y literalmente dice:
&Partes inconducentes...
Sexto: Aprobación de los Reglamentos de Administración:
a. Reglamento para el Procedimiento Ordinario de Compra Por
Cotización;
b. Reglamento para Compras con Fondos de Caja Chica;
c. Manual de Procedimiento para Compra Por Cotización de Bienes,
Servicios y Obras.
Los suscritos miembros del Consejo Directivo del Instituto
Nicaragüense de Turismo (INTUR), en uso de las facultades
conferidas por la Ley No. 298 Ley Creadora de INTUR , Ley
495
Ley General de Turismo , a lo dispuesto en las Leyes No. 323, 349
y 427 Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, el Decreto
21-2000 Reglamento General a la Ley de Contrataciones del Estado ,
resuelven aprobar los siguientes reglamentos:
a. Reglamento para el Procedimiento Ordinario de Compra Por
Cotización;
b. Reglamento para Compras con Fondos Caja Chica;
c. Manual de Procedimiento para Compra Por Cotización de Bienes,
Servicios y Obras, los que se leerán de la siguiente forma:
A. REGLAMENTO
PARA EL PROCEDIMIENTO ORDINARIO DE COMPRA POR COTIZACIÓN
El Consejo Directivo del Instituto
Nicaragüense de Turismo,
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que el Artículo 25, literal d) de la Ley No. 323
Ley de Contrataciones del Estado , establece y define el
procedimiento ordinario de contratación: Compra por Cotización:
para aquellas contrataciones que no superen el monto equivalente a
cien mil córdobas. Las contrataciones realizadas por esta modalidad
serán autorizadas por la máxima autoridad de la institución
contratante conforme a la reglamentación respectiva .
Además, indica que los montos establecidos en este Artículo serán
actualizados por acuerdo del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
SEGUNDO: Que en su Acuerdo Ministerial No. 41-2004, el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público de la República de
Nicaragua, ajustó los valores indicados en el Arto. 25 de la Ley
No. 323, Ley de Contrataciones del Estado para la modalidad
ordinaria de contratación así: Compras por Cotización:
Contrataciones que no superen los ciento treinta y tres mil
doscientos córdobas netos (C$ 133,200.00)
TERCERO: Que el Artículo 5, párrafo segundo de la Ley No.
323 Ley de Contrataciones del Estado , establece que los
procedimientos de contratación deben estructurarse, reglamentarse e
interpretarse en forma tal que permitan la selección de la oferta
más conveniente al interés general, en condiciones cuantificables
de celeridad, racionalidad y eficiencia.
POR TANTO
En uso de sus facultades
RESUELVE
Aprobar el siguiente Reglamento para el Procedimiento Ordinario de
Compra por Cotización y autoriza su aplicación con carácter de
obligatorio cumplimento en todo el ámbito de este Instituto.
CAPITULO I
OBJETO, BASE LEGAL Y DEFINICIONES
Arto. 1.- Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto
establecer las normas que rigen para el Procedimiento Ordinario de
Contratación denominado: Compra por Cotización que efectúe este
Instituto para desarrollar las actividades en el ámbito de su
competencia, según las funciones y atribuciones asignadas por la
Ley 298 y su Reglamento, en el orden prescrito y de forma segura,
observando las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público.
En lo no previsto en el presente Reglamento, se debe aplicar y
complementar con lo dispuesto por la Ley No. 323 Ley de
Contrataciones del Estado , su Reglamento y Reformas.
Arto. 2.- Base Legal. El presente Reglamento tiene como base
legal las siguientes Leyes, Reglamentos y Decretos aplicables en
materia de contrataciones públicas:
- Ley 323 Ley de Contrataciones del Estado (LEY DE CONTRATACIONES
DEL ESTADO).
- Decreto 21-2000 Reglamento General de la Ley de Contrataciones
del Estado .
- Ley 349 Ley de Reforma a la Ley 323 - Ley de Contrataciones del
Estado .
- Ley 427 Ley de Reforma a la Ley 323 .
- Ley 298 Ley Creadora del Instituto Nicaragüense de
Turismo
- Decreto 64-98 Reglamento a la Ley Creadora de INTUR
- Decreto 124-99 Normas de Ética del Servidor Público del Poder
Ejecutivo .
- Ley No. 438, Ley de Probidad de los Servidores Públicos .
- Ley 350 Ley de Regulación de la Jurisdicción de lo Contencioso
Administrativo .
- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
- Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público de la
Contraloría General de la República.
- Otras normas y procedimientos de control interno que por su
ámbito o alcance, son aplicables a la compra por cotización.
Arto.3.- Definiciones. Para la aplicación de este Reglamento
se establecen las siguientes definiciones:
1. Unidad Central de Adquisiciones (UCA): Es la Unidad
Central de Adquisiciones (UCA) del Instituto, encargada de
planificar, asesorar y dar seguimiento a los procedimientos de
contratación administrativa.
2. Unidad Solicitante: Es la unidad administrativa
involucrada en la red de acciones presupuestarias que requiere una
compra por cotización, cumpliendo las disposiciones generales del
Capítulo V, Sección Séptima, Artículo 58 de la Ley 323, dicha
unidad puede ser: Dirección o División General, Dirección o
Departamento Especifico, Delegación Departamental, Programa,
Proyecto, Departamento u Oficina de la estructura que pertenezca al
Instituto.
3. Legislación Nacional: Es el conjunto de Leyes,
Reglamentos y Decretos aplicables en materia de contrataciones
públicas.
4. Comité Técnico de Compras: Conformado a discreción del
Instituto según disposiciones del Artículo 99 del Decreto 21-2000
Reglamento General de la Ley de Contrataciones del Estado .
CAPITULO II
ÁMBITO, DIVULGACIÓN Y CUMPLIMIENTO
Arto. 4.- Ámbito de Aplicación. Quedan sujetas al ámbito de
aplicación de este Reglamento todas y cada una de las compras por
cotización que se realicen en este Instituto.
Arto. 5.- Divulgación. Es función de la Unidad Central de
Adquisiciones el divulgar y dar a conocer todo el contenido del
presente reglamento a los responsables de las unidades
solicitantes, un unidades administrativas facultadas por decisión
de la autoridad máxima para ejercer como unidades de adquisiciones
y todo personal que ejerza funciones o sea participe de este
procedimiento de Compra por Cotización.
Arto. 6.- Uso y Cumplimiento. Es función principal de la
Unidad Central de Adquisiciones, Unidades Administrativas que
funjan como pequeñas Unidades de Adquisiciones y del Comité Técnico
de Compras en su caso, cerciorarse y responder del debido uso,
aplicación y cumplimiento del presente reglamento, siendo su uso y
aplicación obligatorio para todos los funcionarios y personal del
Instituto, a cualquier nivel de organización y estructura
territorial, de la administración central, delegaciones
departamentales y municipales, y las unidades ejecutoras de
programas o proyectos.
CAPÍTULO III
MONTOS AUTORIZADOS Y RESPONSABILIDADES
Arto. 7.- Montos Autorizados y Delegación de Autoridad. Las
compras por cotización son competencia de la Unidad Central de
Adquisiciones (UCA), en su calidad de unidad especializada,
encargada de planificar, organizar y ejecutar bajo su directa
responsabilidad los procesos de adquisición y/o contrataciones
solicitados a nivel central, bajo este procedimiento ordinario de
contratación; y en el caso de existir Unidades Administrativas
facultadas por decisión de la autoridad máxima del Instituto, con
funciones asignadas para ejercer como Unidades de Adquisiciones,
será responsable quien asuma como Delegado de la Unidad de
Adquisiciones, conforme el reglamento vigente en este Instituto, y
de acuerdo a los siguientes montos establecidos y delegación de
autoridad:
7.1 Unidad Central de Adquisiciones (UCA):
7.1.11 La UCA, a través de su Coordinador, tiene la potestad de
adjudicar todas aquellas contrataciones que sean requeridas hasta
por un monto total o menor a Veinte Mil Córdobas (C$
20,000.00).
7.1.2 Cuando sea con formado un Comité Técnico de Compras, éste
tendrá la facultad de analizar y evaluar las ofertas presentadas en
todas aquellas adquisiciones y/o contrataciones hasta por monto
igual o superior a veinte mil Córdobas (C$ 20.000.00) y hasta
ciento treinta y tres mil doscientos Córdobas (C$ 133,200.00),
debiendo emitir resolución de recomendación por mayoría de
votos.
7.2 Unidades Administrativas Facultadas para realizar
Adquisiciones:
7.2.1 Las unidades administrativas, facultadas por decisión de la
autoridad máxima de INTUR, con funciones asignadas para ejercer
como Unidades de Adquisiciones, distintas de la UCA, son encargadas
a través de su funcionario titular, de realizar las compras y/o
contrataciones de bienes, servicios y obras solicitados a su nivel,
mediante el Procedimiento Ordinario de Compra por Cotización, hasta
por un monto total menor de veinte mil Córdobas (C$ 20,
000,00).
7.2.2 Las unidades administrativas, distintas a la UCA autorizadas
en esta Institución para cumplir con las funciones de la Unidad de
Adquisiciones en la dependencia administrativa donde se encuentra
ubicada, serán las siguientes:
a) Delegaciones Departamentales: Se les confiere autorización para
realizar cotizaciones y contrataciones de bienes y servicios, en
sus localidades para la realización de eventos u actividades
propias de cada Delegación, hasta por un monto total o menor de C$
20,000.00 (Veinte Mil Córdobas Netos).
Arto.8.- Responsabilidades de la UCA y las Unidades de
Adquisiciones:
8.1 Son encargadas de planificar, asesorar y dar seguimiento al
procedimiento ordinario de Compra por Cotización y deben
implementar las regulaciones y directrices que sobre su
organización y funcionamiento emita la Dirección General de
Contrataciones del Estado (DGCE) del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público (MHCP).
8.2 Deben garantizar que las contrataciones realizadas mediante el
procedimiento ordinario de Compra por Cotización, responda a las
mejores condiciones de competencia, de forma tal que permitan la
selección de la oferta más conveniente al interés general, en
condiciones cuantificables de celeridad, racionalidad y eficiencia,
resultando en una mejor selección en lo relativo a precio, calidad,
fecha de entrega y garantías.
8.3 Deben tener en cuenta para la determinación del monto total de
la Compra por Cotización, además del monto del bien o servicio a
contratar, todas las formas de remuneración que la misma implique,
incluyendo el precio principal, los montos; en concepto de fletes,
seguros, comisiones, intereses, tributos, derechos, primas y
cualquier otra suma que se prevea desembolsar, hasta la recepción
definitiva del bien o servicio adquirido.
8.4 Deben confirmar que la solicitud de Compra por Cotización,
cuenta con la verificación escrita de la División General
Administrativa Financiera del Instituto, con indicación de la
partida de fondos aprobada para ejecutar la compra y su
disponibilidad financiera autorizada en el programa de desembolsos
del Instituto.
8.5 En la medida de lo posible, deben agrupar las compras por
cotización, cuando éstas respondan a solicitudes de bienes o
servicios programados de igual naturaleza y en un mismo período y
procurar una única gestión, teniendo en cuenta los procedimientos y
condiciones de este Reglamento y la legislación nacional vigente,
evitando incurrir en casos de fraccionamientos que duplican
esfuerzos y encarecen las adquisiciones.
8.6 Deben informar por escrito al funcionario titular de la unidad
solicitante, sobre el resultado del proceso seguido a su
requerimiento, conservando bajo su custodia el expediente
respectivo.
8.7 Debe dar seguimiento al cumplimiento de lo establecido en los
contratos u Ordenes de Compra de las compras por cotización.
8.8 Deben tener bajo su recaudo y actualización el expediente de la
contratación, recibir y custodiar las cotizaciones y recabar y
obtener los informes técnicos que se requieran.
CAPITULO IV
COMITE TÉCNICO DE COMPRAS
Arto.9.- Comité Técnico de Compras. Se ratifica la Creación
del Comité Técnico de Compras de este Instituto.
Arto.10.- Competencia y Funcionamiento
10.1 El Comité Técnico de Compras lo componen los encargados
respectivos de:
- Unidad Central de Adquisiciones
- El Director o Responsable del Área Solicitante
- El Responsable de Contabilidad
En los casos que por la naturaleza de los bienes o servicios a
adquirir, se requieran de especificaciones técnicas que por su
complejidad hagan necesaria la intervención de un conocedor de la
materia, se debe incorporar al Comité Técnico de Compras, al
funcionario de la Institución con experiencia en la compra del
bien, servicio u obra relacionada.
10.2 Es competencia del Comité Técnico de Compras: evaluar las
cotizaciones y recomendar la adjudicación de las adquisiciones y
contrataciones mediante el procedimiento ordinario de Compra por
Cotización, cuyo monto total estimado sea igual o mayor de veinte
mil Córdobas (C$ 20,000.00) y hasta ciento treinta y tres mil
doscientos córdobas netos (C$ 133,200.00).
10.3 Para la evaluación de las cotizaciones y sus recomendaciones
de adjudicación, se debe tomar en cuenta el precio, la calidad, el
plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses
del Instituto.
10.4 Debe cumplir y aplicar todos los principios, normas y
procedimientos para la Compra por Cotización establecidas en la Ley
de Contrataciones del Estado, su Reformas y Reglamento, además del
presente Reglamento.
10.5 Debe elaborar y firmar acta de todas sus sesiones, cuyo
contenido debe incluir el registro de todas las decisiones
adoptadas.
10.6 Los informes de evaluaciones, decisiones y las recomendaciones
del Comité Técnico de Compras se deben adoptar por mayoría simple
de votos y justificar cuando hayan votos en contra.
CAPITULO V
DISPOSICIONES GENERALES
Arto.11.- Reglas Generales. En las compras por cotización se
debe aplicar en toda su extensión las disposiciones sobre capacidad
contractual, respeto al régimen de prohibiciones y sanciones,
programación y existencia de los recursos necesarios disponibles,
establecidos por la Ley de Contrataciones del Estado, su Reformas y
Reglamento.
Arto.12.- Cotización de Bienes o Servicios. Para solicitar
cotizaciones sobre adquisición de bienes, o contratación de
servicios, se debe contar con previo detalle y las especificaciones
técnicas de los mismos, con indicación de su cantidad, condición,
plazo de entrega y demás requerimientos necesarios para su
contratación. En el caso de equipos de computación las
especificaciones técnicas deberán ser revisadas por la Unidad de
Informática del Instituto.
Arto.13.- Cotización de Obras. Para solicitar cotizaciones
sobre contratación de obras, se debe contar con un documento previo
o términos de referencia, indicando las condiciones mínimas de
diseño y trabajos requeridos, sus especificaciones generales,
técnicas y el presupuesto respectivo de referencia.
Arto.14.- Solicitud de Cotización. La Solicitud de
Cotización se debe hacer al menos a tres personas físicas o
jurídicas oferentes inscritos en el Registro Central de Proveedores
del Estado.
14.1 Sí en el Registro Central de Proveedores no haya inscritos al
menos tres oferentes para el bien, servicio u obra que se desea
adquirir, se dejará constancia escrita de esta circunstancia y se
pedirá la cotización a los proveedores inscritos.
14.2 En la Solicitud de Cotización se debe mencionar el o los
renglones presupuestarios del gasto al que corresponde la Compra
por Cotización, las características de los bienes, servicios y
obras, consignando las normas de calidad que deban
requerirse.
Arto.15.- Medio de Invitación y de Participación. La
invitación a los oferentes puede hacerse por escrito y por medíos
electrónicos como fax y correo electrónico, según se estime
conveniente.
La invitación puede establecer la posibilidad para los Oferentes de
enviar su cotización por cualquiera de los medios mencionados, en
caso contrario, se debe establecer la obligatoriedad de presentar
las cotizaciones en sobre cerrado. En todo caso debe indicarse en
la solicitud de cotización el día y hora en que se recepcionará la
invitación y/o Solicitud de Cotización.
Arto.16.- Requisitos de Idoneidad y Capacidad para
Contratar. El Instituto a través de la Autoridad Competente,
debe exigir a los oferentes, como requisito previo para poder
recibir sus cotizaciones, la presentación del Certificado de
Inscripción vigente en el Registro de Proveedores de la Dirección
General de Contrataciones del Estado (DGCE) del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público (MHCP) y cualquier otro documento
probatorio de idoneidad y capacidad para contratar determinado por
las normativas legales y administrativas vigentes, las que deberán
indicarse en la Solicitud de Compra.
Arto.17.- Garantías. Con el objetivo de cautelar los
intereses del Estado y dependiendo de la naturaleza de la Compra
por Cotización, el Instituto a través de la Unidad de
Adquisiciones, en los casos que según lo amerite y estime
conveniente, puede establecer de previo en la Solicitud de
Cotización y la invitación respectiva, que las cotizaciones sean
acompañadas por una garantía de mantenimiento de oferta, así como
al formalizar el contrato, el requisito de presentar garantías de
anticipo, cumplimiento y vicios ocultos, emitidas por las entidades
y según los valores establecidos por la LEY DE CONTRATACIONES DEL
ESTADO, en la forma y tipo de documentos que estime conveniente
para lograr este objetivo.
Arto.18.- Oferente Único. La Compra por Cotización se puede
adjudicar, si después de la invitación y vencido el plazo
establecido para su presentación, según los términos de la LEY DE
CONTRATACIONES DEL ESTADO, se hubiera presentado solamente un
Oferente en tiempo y forma, siempre que debidamente evaluada la
oferta, se establezca que esta satisface los requisitos exigidos y
sea conveniente a los intereses del Estado, y así se haga constar
en la recomendación de adjudicación, en caso contrario, se debe
recomendar que la contratación se declaro desierta.
Arto.19.- Adjudicaciones Parciales o Compartidas. La Compra
por Cotización se puede adjudicar parcial o compartida, cuando el
Instituto lo estime técnica y económicamente conveniente y así se
establezca de previo en la invitación y/o Solicitud de
Cotización.
Arto.20.- Pagos Parciales. La modalidad de pagos parciales
establecida de previo en la Solicitud de Cotización y el Contrato
respectivo, se debe realizar conforme a la disponibilidad
financiera del requerimiento.
Arto.21.- Negociación de Precios. En de que la Institución
considere hacer uso de la negociación de precios en una compra por
cotización, deberá indicar tal supuesto en la solicitud de
cotización.
En estos casos se deberá contemplar la presentación de una oferta
económica inicial y la convocatoria posterior, a los oferentes que
habiendo cumplido con los requisitos técnicos y legales de
elegibilidad, a fin de que presenten en un plazo establecido una
mejora a su propuesta económica.
En caso de que un oferente no presentará mejora a su precio, será
evaluado conforme su oferta inicial; adjudicándose la compra a la
oferta que presentare la menor oferta económica.
Arto.22.- Orden de Compra. La Unidad de Adquisiciones
elaborará un borrador de Orden de Compra o Contrato, de conformidad
al caso y deberá enviarlo a la Dirección Administrativa Financiera
para formalización de la compra por cotización. Si la compra es
igual o mayor a Veinte Mil Córdobas, deberá estar acompañada por la
recomendación de adjudicación del Comité Técnico de Compras. Si es
menor a Veinte Mil Córdobas por el acta de adjudicación de la
Unidad de Adquisiciones. En el caso de contratos deberán ser
firmados por el funcionario facultado para ello.
Arto.23.- Documentos Soportes. Las adquisiciones y
contrataciones de bienes, servicios y obras mediante Compra por
Cotización, además de la adjudicación, se deben soportar con el
original de la respectiva factura legal, prenumerada, fechada, con
nombre del establecimiento, número RUC del proveedor y pie de
imprenta, sin borrones, manchones, mutilaciones, alteraciones o
enmiendas, emitida a nombre de INTUR, pudiendo agregar el nombre de
la dependencia que la solicité, debe contener el sello o marca de
Cancelado o Pagado y la firma, de quien suministra el bien,
servicio u obra, o sello y firma de la empresa proveedora.
Arto.24.- Expediente de la Compra por Cotización. La Unidad
de Adquisiciones debe constituir un expediente por cada Compra por
Cotización, con el siguiente contenido:
- Original o Copia de la Solicitud de Compra por Cotización emitida
por la unidad solicitante sobre el bien, servicio u obra que da
origen al proceso, cuyo formato completo, además de las cantidades,
especificaciones y condiciones de contratación debe contener:
Firma y Sello de la Unidad Administrativa de Bodega, con la fecha
en que se hizo la Verificación de Existencias y la anotación SIN
EXISTENCIAS o CON EXISTENCIAS , según lo solicitado.
Firma y Sello de la Dirección Administrativa Financiera con la
fecha en que se hizo la Verificación Presupuestaria y los datos
de Fuente de Financiamiento, Partida Presupuestaria, Monto Aprobado
y la anotación APROBADA o SIN PRESUPUESTO según
corresponda.
- Los documentos y acreditaciones sobre todos los requisitos
previos establecidos por la LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO, que:
adjunta la unidad solicitante a la Solicitud de Compra por
Cotización, según el tipo de bien, obra o servicio.
- Copias de las Solicitudes de Cotización remitidas a los
potenciales Oferentes, con los soportes probatorios de su entrega y
recepción.
- Las cotizaciones recibidas de los oferentes.
- Las copias de los Certificados de Inscripción en el Registro
Central de Proveedores del Estado, recibidas junto con las
cotizaciones de los Oferentes y demás documentos requeridos para la
validez e idoneidad de las ofertas presentadas.
- En caso de requerimiento, las copias de las garantías recibidas
de los Oferentes.
- El Cuadro comparativo de cotizaciones , con todos los datos
suministrados por los oferentes, que sirvieron de base para la
evaluación y adjudicación de la Compra por Cotización.
- En caso de evaluación por el Comité Técnico de Compras, las actas
d reuniones realizadas y el acta con la recomendación
adoptada.
- Documento que acompaño la adjudicación de la autoridad
competente.
- Copia de la Orden de Compra, Orden de Trabajo o del
Contrato.
- Los documentos soportes emitidos por la unidad ejecutora, Bodega
o unidad administrativa designada para recibir las obras, bienes o
servicios suministrados.
- Constancia de recepción final de los bienes, obras y servicios
contratados, firmada por el funcionario titular de la unidad
solicitante.
- Copias de comprobantes del pago total, o pagos parciales y final,
hechos a los proveedores.
- Todos los documentos internos o externos vinculados a la Compra
Cotización.
El expediente de la Compra por Cotización debe indicar en una parte
fácilmente visible y legible del anverso de su portada, el número
único de identificación asignado y todos los documentos contenidos
se deben archivar en orden cronológico ascendente, deben foliarse
con una numeración continua ascendente, a partir de la Solicitud de
Compra por Cotización emitida por la unidad solicitante.
Arto. 25.- Suspensión del Proceso. La Unidad Central de
Adquisiciones, o la máxima autoridad de INTUR, pueden suspender el
proceso de Compra por Cotización en cualquier momento antes de la
adjudicación, debido a caso fortuito, fuerza mayor, o razones
debidamente justificadas, los cuales se deben hacer del
conocimiento de los interesados, sin que esto implique
responsabilidad alguna para el Instituto con los Oferentes.
Arto. 26.- Readjudicación. En caso de que el Oferente
Adjudicado no compareciese una vez notificado de la Adjudicación en
un término de 24 hrs., luego de la notificación, ya sea a retirar
la Orden de Compra, a la firma del Contrato o a la entrega del bien
objeto de la contratación, la Institución podrá cancelar dicha
adjudicación y otorgarle la misma al Oferente que le siga en el
orden de prelación en que hayan sido evaluados.
CAPITULO VI
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Arto. 27.- Designación de Firmas Autorizadas para Librar
Cheques. A partir de la entrada en vigencia del presente
Reglamento, se debe revocar la designación como firma autorizada
para librar cheques de los funcionarios titulares de la Unidad
Central de Adquisiciones o de las unidades administrativas
facultadas para actuar como Unidad de Adquisiciones, facultándose a
cada Director de las mismas para designar como firma autorizada a
otro funcionario de dicha unidad administrativa.
Arto. 28.- Compras en Zonas Rurales. En caso de que se deban
ejecutar contrataciones bajo la modalidad de compra por cotización
en zonas alejadas y rurales del País en que no exista un comercio
formalmente establecido y por consiguiente no se encuentren
proveedores inscritos en la zona en que se deba ejecutar, se podrá
realizar la compra obviando el requerimiento del Certificado del
Registro Central de Proveedores. Sin embargo, conforme las Normas
Técnicas de Control Interno para el Sector Público, deberá dejarse
constancia de todas las actuaciones que se realicen para ejecutar
la compra, así como de las circunstancias antes expuestas.
CAPITULO VII
DISPOSICIONES ESPECIALES
Formalización de las Contrataciones
Arto. 29.- Las contrataciones de bienes y servicios, a
través del procedimiento de cotización podrán formalizarse por
medio de contratos administrativos, suscritos por el funcionario
legalmente facultado para ello.
Cuando no resultare necesario formalizar una contratación, el
documento denominado orden de compra y/o orden de trabajo
constituirá el instrumento idóneo para continuar con los trámites
de pago respectivos, todo bajo la responsabilidad del funcionario
que la emite.
En caso que no se considere necesario formalizar en documento la
contratación, ésta se perfeccionará por el acto firme de
adjudicación.
Arto. 30.- Los diferentes instrumentos para formalizar las
contrataciones serán suscritos por el funcionario autorizado para
ello, de acuerdo a los montos señalados y a lo establecido en el
arto 22 de este Reglamento.
Arto. 31.- Contratación de Capacitadores Externos. La
oficina que requiera los servicios de capacitadores externos para
el cumplimiento de sus funciones, en este caso la Oficina de
Capacitación de Bonos, cuando la contratación sea con fondos de la
contrapartida del BID estará sujeta a las políticas de contratación
del Banco y cuando sea con fondos propios de INTUR deberá elaborar
un calendario anual de capacitaciones y los términos de referencia
con los requisitos de calificación, profesional, experiencia y
habilidades que deban reunir los capacitadores a contratar.
Se deberán agrupar aquellas contrataciones de capacitadores, que
por el contenido del tema sean similares, para que la Unidad de
Adquisiciones lleve a cabo el procedimiento respectivo de
contratación.
Arto. 32.- Contratación de Artistas Nacionales. La
contratación de artistas nacionales está sujeta a los
procedimientos establecidos en la Ley 323. Los proveedores
inscritos en la actividad relacionada a estos servicios tendrán
derecho de participar en las mismas condiciones de igualdad y para
la escogencia del oferente idóneo se deben establecer los criterios
de evaluación que el Instituto considere para tal fin.
Arto. 33.- Compra de Activos Fijos. Cuando se realicen
compra de Activos Fijos en las Delegaciones Departamentales deberán
remitir copia de la factura correspondiente, así como de todos los
soportes de compra y detalles del bien adquirido (marca, modelo,
número de serie, color, etc.) a la Unidad Central de Adquisiciones,
con copia al Encargado de Activo Fijo, en un plazo no mayor de 48
horas después de adquirido el bien, con el fin de incorporarlo al
Inventario correspondiente.
Arto. 34.- Contratación de Locales para Eventos, Seminarios u
Actividades Propias del Instituto. Para este tipo de
contrataciones, además de los documentos soportes de adjudicación y
facturas por servicio, se deberá anexar a la solicitud de pago la
lista de invitados al evento.
Arto. 35.- Excepciones. Las excepciones a este Reglamento
deberán ser aprobadas por la Presidencia Ejecutiva de INTUR, a
través de una Resolución debidamente motivada.
Arto. 36.- El Presente Reglamento entrará en vigencia a
partir de su publicación en cualquier medio de difusión nacional
sin perjuicio de su publicación en La Gaceta, Diario
Oficial .
B. REGLAMENTO PARA GASTOS CON
FONDOS DE CAJA CHICA
El Consejo Directivo del Instituto Nicaragüense de Turismo, en uso
de las facultades que le confiere la Ley 298, Ley Creadora de
INTUR; Ley 323 Ley de Contrataciones del Estado ; Ley 349 y Ley
427, Reforma a la Ley 323, Ley de Contrataciones del Estado:
CONSIDERANDO
PRIMERO: Que conforme a lo establecido en el Arto 11,
numeral 6 de la Ley 298, Ley Creadora de INTUR, es función del
Consejo Directivo dictar los reglamentos internos y demás normas de
operación de INTUR.
SEGUNDO: Que es obligación de esta Autoridad, dictar las
normas que sean necesarias para garantizar la eficiencia y
transparencia en todas las compras que lleve a efecto esta
Institución, dentro de un marco de legalidad y estricto
derecho.
TERCERO: Que de conformidad al Artículo 5 de la Ley No. 323
Ley de Contrataciones del Estado , es obligación del Estado,
planificar, programar, organizar, desarrollar y supervisar las
actividades de contratación en cumplimiento al principio de
eficiencia, que estipula el régimen jurídico del sistema de
adquisiciones públicas, a fin de que sus necesidades se satisfagan
en el tiempo oportuno y en las mejores condiciones de costo,
calidad, de tal manera que la contratación se efectúe en todo
momento determinando cual es la mejor oferta al interés general en
las mejores condiciones de celeridad, racionalidad y
eficiencia.
CUARTO: Que de conformidad con el inciso b) del Arto. 3 de
la Ley de Contrataciones del Estado, las compras realizadas con
fondos de caja chica son materia excluida de los procedimientos
ordinarios contemplados en la Ley 323 y deben efectuarse de acuerdo
a un reglamento dictado por cada Institución, según las normas de
ejecución presupuestaria y las Normas Técnicas de Control Interno
de la Contraloría General de la República.
POR TANTO:
En uso de las facultades antes
enunciadas,
RESUELVE
Apruébese el Reglamento para Compras con Fondos de Caja Chica ,
debiéndose implementar con carácter de obligatorio por todas las
unidades de esta Institución que tengan autorizados el manejo de
fondos de caja chica.
TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPITULO I
DEL OBJETO, BASE LEGAL Y DEFINICIONES
Arto. 1.- Objeto. El presente Reglamento tiene por Objeto
establecer el marco de operación y reglamentar los procedimientos
internos que rigen las compras con Fondos de Caja Chica que efectúe
este Instituto para desarrollar las actividades en el ámbito de su
competencia, en el orden prescrito y de forma segura, observando
las normas técnicas y procedimientos de control interno para el
sector público.
Arto. 2.- Base Legal. El presente Reglamento para Compras
con Fondos de Caja Chica tiene como base legal las siguientes
Leyes, Reglamentos y Decretos aplicables en materia de
contrataciones públicas:
- Ley 323 Ley de Contrataciones del Estado .
- Decreto 21-2000 Reglamento General de la Ley de Contrataciones
del Estado .
- Ley 349 Ley de Reforma a la Ley 323 - Ley de Contrataciones del
Estado .
- Ley 427 Ley de Reforma a la Ley 323 .
- Ley 290 Ley de Organización, Competencia y Procedimientos del
Poder Ejecutivo .
- Decreto 118-2001 Reformas e Incorporaciones al Reglamento de la
Ley No. 290; Ley de Organización, Competencia y Procedimientos del
Poder Ejecutivo .
- Ley No. 438 Ley de Probidad de los Servidores Públicos .
- Decreto 124-99 Normas de Ética del Servidor Público del Poder
Ejecutivo .
- Ley 350 Ley de Regulación de la Jurisdicción de lo Contencioso
Administrativo .
- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
- Normas técnicas de control interno para el sector público de la
Contraloría General de la República.
- Otras normas y procedimientos de control interno que por su
ámbito o alcance, son aplicables a las compras con fondos de caja
chica.
Arto. 3.- Definiciones. Para la aplicación de este
Reglamento se establecen las siguientes definiciones:
5. Unidad Administrativa: Es la unidad administrativa que
requiere o necesita realizar compras en las condiciones
establecidas por la Ley 323 en su Artículo 3 Inciso b), dicha
unidad puede ser: Dirección o División General, Dirección o
División Especifica, Delegación Territorial, Delegación
Administrativa Financiera, Programa, Proyecto, Departamento u
Oficina de la estructura que pertenezca al Instituto.
6. Legislación Nacional: Es el conjunto de Leyes,
Reglamentos y Decretos aplicables en materia de contrataciones
públicas.
7. Responsable del Fondo de Caja Chica: Es el titular de la
Unidad Administrativa a quien se le asigna un Fondo de Caja
Chica.
8. Custodio del Fondo de Caja Chica: Es el funcionario
propuesto por el Responsable del Fondo de Caja Chica para custodia
del mismo.
CAPITULO II
OBJETIVO, AMBITO DE APLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO
Arto. 4.- Objetivo. El presente Reglamento tiene como
objetivos cumplir y hacer cumplir de manera eficiente las políticas
y normas establecidas para el uso transparente de los recursos de
este Instituto destinados para fondos de caja chica.
Arto. 5.- Ámbito de Aplicación. Quedan sujetos al ámbito de
aplicación de este Reglamento todos y cada uno de los Fondos de
Caja Chica existentes y los que se autoricen en este
Instituto.
Arto. 6.- Exclusión de Procedimientos. Conforme el Artículo
3, Inciso b) de la Ley No. 323 Ley de Contrataciones del Estado y
Arto. 3 párrafo 3ro., del Decreto No. 21-2000 Reglamento General
de la Ley de Contrataciones del Estado , en la compra de bienes que
por su naturaleza o circunstancias se ajusten a ser adquiridos con
fondos de caja chica, en el presente Reglamento se prescinde de los
siguientes requisitos previos:
- Presentación de cotizaciones y evaluación.
- Presentación del Certificado de Inscripción en el Registro
Central de Proveedores del Estado del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
- Garantías o Fianzas previstas en la Ley No. 323, su Reglamento y
Reformas.
- Constancia de la Dirección General de Ingresos, relativa a la
solvencia del oferente para con el Fisco.
- Solvencia Municipal.
- Factura legalmente emitida en zonas donde no existe comercio
formalmente establecido, o cuando el proveedor no está obligado a
la emisión de tal factura por la legislación tributaria vigente,
para lo que se podrá acreditar el pago mediante Recibo
Oficial.
Nota: Cualquier otro que a juicio de la Entidad sea necesario
indicar, debe quedar establecido en el Reglamento para Compras con
Fondos de Caja Chica debidamente justificado y aprobado por la
Máxima Autoridad del Instituto o por el funcionario que este
delegue.
Arto. 7.- Divulgación. Es función de la Unidad
Administrativa Financiera divulgar y dar a conocer todo el
contenido del presente Reglamento a las Autoridades Competentes y
los Responsables del manejo y custodia de fondos de Caja Chica, así
como al personal de las unidades administrativas que requiera hacer
uso del mismo.
Arto. 8.- Uso y Cumplimiento. El Reglamento para compras con
Fondos de Caja Chica es de obligatorio uso y cumplimiento por parte
de todos los funcionarios y personal del Instituto, integrados en
las unidades administrativas, a cualquier nivel de organización y
estructura territorial, de la administración central, delegaciones
departamentales y las unidades ejecutoras de programas o proyectos
previamente autorizadas quienes responderán de su debido uso,
aplicación y cumplimiento.
TITULO II
COMPRAS CON FONDOS DE CAJA CHICA
CAPITULO III
CREACION DE FONDOS DE CAJA CHICA
Arto. 9.- Creación de Fondos de Caja Chica. Los fondos de
Caja Chica deben ser aprobados por la Máxima Autoridad de INTUR a
través de una Resolución Administrativa.
Arto. 10.- Monto para Constitución de Fondos de Caja Chica.
El monto de cada fondo se establece de acuerdo a las necesidades de
cada unidad administrativa, tomando en cuenta el valor mensual del
movimiento de gastos menores.
Arto. 11.- Procedimiento para Habilitación de Fondos de Caja
Chica.
11.1 El funcionario titular de la unidad administrativa que
requiera la habilitación de un Fondo de Caja Chica, debe hacer una
solicitud escrita ante la Dirección General Administrativa
Financiera, explicando las razones para solicitar dicha asignación,
indicando el monto requerido y al funcionario propuesto para
custodio del fondo.
11.2 El Director General Administrativo Financiero debe
pronunciarse en un período no mayor de tres (3) días hábiles sobre
la posibilidad de otorgar dicho fondo, el dictamen debe remitirlo a
la máxima autoridad del Instituto para su aprobación.
11.3 Para autorizar la habilitación del fondo, la máxima autoridad
debe emitir una Resolución Administrativa con su aprobación,
ordenando la asignación de fondos requerida y enviarla a la
Dirección General Administrativa Financiera para su debido
cumplimiento, indicando en dicha Resolución lo siguiente:
- El nombre del Fondo de Caja Chica.
- El monto total en Córdobas que integra el fondo.
- El límite máximo permitido para cada compra o gasto
- La unidad administrativa a la cual se asigna el fondo.
- El programa o proyecto para el cual se destina el fondo.
- La Autoridad Competente designada como Responsable del Fondo, que
debe ser el titular de la unidad administrativa a la que se le
asigna dicho fondo.
- El Custodio del Fondo
11.4 Una vez recibida la Resolución Administrativa con la
aprobación del Fondo de Caja Chica, la División General
Administrativa Financiera asignará dicho fondo, designando al
Custodio del Fondo de Caja Chica que el titular de la unidad
administrativa que lo requirió haya propuesto.
Arto. 12.- Remisión de la Resolución a la Unidad de
Adquisiciones. Una copia de la Resolución se deberá enviar a la
Unidad de Adquisiciones.
CAPITULO IV
MODIFICACIONES Y CANCELACION DE FONDOS DE CAJA CHICA
Arto. 13.- Modificaciones y Cancelación de los Fondos de Caja
Chica. Toda modificación o cancelación del rondo de Caja Chica
debe ser autorizado mediante Resolución Administrativa emitida por
la Máxima Autoridad, ya sea de oficio o en base a requerimiento de
la Dirección General Administrativa Financiera a solicitud de la
Unidad Responsable del Fondo de Caja Chica.
Arto. 14.- Procedimiento para Modificar y Cancelar de Oficio
Fondos de Caja Chica. Para modificar o cancelar un Fondo de
Caja Chica de oficio, la Máxima Autoridad requerirá un informe a la
División Administrativa Financiera y una vez recibido éste
procederá mediante Resolución a cancelar o modificar el mismo; el
que le será notificado a la Unidad Administrativa (Responsable del
Fondo) que sea objeto de tal resolución para que haga formal
entrega de la misma a la División General Administrativa
Financiera.
Arto. 15.- Procedimiento para Modificar y Cancelar por Solicitud
Fondos de Caja Chica. El funcionario titular de la unidad
administrativa (Responsable del Fondo) que requiera la modificación
o cancelación de su Fondo de Caja Chica, debe hacer una solicitud
escrita ante la Dirección General Administrativa Financiera,
indicando los datos generales del Fondo, el monto a modificar o
cancelar y las razones de su solicitud.
15.1 El Director General Administrativo Financiero debe
pronunciarse en un período no mayor de tres (3) días hábiles sobre
la modificación o cancelación del monto solicitado, el dictamen
debe remitirlo a la máxima autoridad del Instituto para su
aprobación.
15.2 Para autorizar la modificación o cancelación del fondo, la
máxima autoridad debe emitir una Resolución Administrativa con su
aprobación, ordenando según el caso la asignación o cancelación de
fondos y enviarla a la Dirección General Administrativa Financiera
para su debido cumplimiento, indicando en dicha Resolución lo
siguiente:
- El nombre del Fondo de Caja Chica.
- El monto total en Córdobas, que integra el fondo.
- El monto en Córdobas de la modificación o cancelación del
fondo.
- La unidad administrativa que tiene asignado el fondo.
- El programa o proyecto para el cual está destinado el
fondo.
15.3 Una vez recibida la Resolución Administrativa con la
aprobación de la modificación o cancelación del Fondo de Caja
Chica, la Dirección General Administrativa Financiera debe efectuar
la asignación o cancelación del fondo aprobado.
Arto. 16.- Remisión de la Resolución a la Unidad de
Adquisiciones. Una copia de la Resolución se deberá enviar a la
Unidad de Adquisiciones.
CAPITULO V
DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA
Y CUSTODIO DEL MISMO
Arto. 17.- Autoridad Competente para Autorizar los
Desembolsos. Responsable del Fondo de Caja Chica. La
Autoridad Competente para autorizar mediante su firma los
desembolsos de cada Fondo de Caja Chica creado conforme lo aquí
dispuesto, es el funcionario titular de la unidad administrativa
que tiene asignado dicho fondo.
Arto. 18.- Custodio del Fondo de Caja Chica. El Custodio del
Fondo de Caja Chica, debe ser designado por escrito conforme
propuesta del titular de la Unidad Administrativa a la que se
asignan los fondos, es decir, del Responsable del Fondo de Caja
Chica.
18.1 El Custodio del Fondo de Caja Chica debe ser un empleado que
por la naturaleza de sus tareas, permanezca la mayor parte del
tiempo laborable dentro de las oficinas de la unidad administrativa
a la cual está asignada el Fondo y que no participe de manera
directa ni indirecta en labores relacionadas con los registros
contables u otras funciones financieras.
18.2 El Custodio del Fondo de Caja Chica, debe tener independencia
funcional y jerárquica del Cajero General y de otro funcionario que
realice o participe en tareas de registro contable o
financiero.
18.3 Tanto el Responsable del Fondo de Caja Chica como el Custodio
del mismo, deben responder por la aplicación y el cumplimiento de
las normas y procedimientos estipulados en el presente Reglamento y
las Normas de Control Interno de la Contraloría General de la
República.
18.4 Bajo ninguna circunstancia el custodio del Fondo de Caja Chica
podrá delegar su responsabilidad sobre el fondo a otra
persona.
Arto. 19.- Delegación de Responsabilidad del Fondo de Caja
Chica. En ausencia del Custodio, el Responsable del Fondo de
Caja Chica debe designar al funcionario que asumirá la
responsabilidad del mismo, previo arqueo y recepción del Fondo, que
debe realizarse en presencia de un Delegado debidamente acreditado
por la División General Administrativa Financiera.
CAPITULO VI
USO Y MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
Arto. 20.- Compras Imputables. Los bienes y servicios
adquiridos mediante el pago con Fondos de Caja Chica, deben
corresponder a las actividades en el ámbito de competencia del
Instituto, según las funciones y atribuciones asignadas por las
leyes y decretos y utilizados en su beneficio.
Arto. 21.- Uso de los Fondos de Caja Chica. Los Fondos de
Caja Chica son para hacer frente a pagos en efectivo destinados a
gastos menores, regulares o corrientes que por su naturaleza o
circunstancia, necesiten atención inmediata, conforme a las Normas
de Control Interno establecidas por la Contraloría General de la
República. A fin de deslindar responsabilidad por las compras
efectuadas con estos fondos, los Custodios en ningún momento
ejercerán las funciones de compradores.
Arto. 22.- Prohibición de Uso de los Fondos de Caja Chica.
Es prohibido el uso de Fondos de Caja Chica para efectuar:
- Pagos y/o adelanto de sueldos y salarios de cargos
permanentes.
- Pagos y/o adelanto de vacaciones y horas extraordinarias.
- Pagos de subsidios alimenticios y beneficios sociales.
- Pagos de servicios básicos y compras programadas de combustibles
y llantas.
- Pagos con comprobantes no autorizados.
- Préstamos a los funcionarios y empleados del Instituto.
- Cambios de cheques a funcionarios y empleados del Instituto o a
terceros.
- Compras de bienes considerados activos fijos, por montos mayores
a C$ 1,000.00 (Un Mil Córdobas)
Arto. 23.- Monto y Límite Máximo para cada Gasto. El monto
de caja chica se establecerá de acuerdo con las necesidades de cada
dependencia en la Resolución Administrativa autorizada por la
máxima autoridad de INTUR. El límite máximo para cada gasto será de
C$ 2,000.00 (Dos Mil Córdobas Netos).
Arto. 24.- Prohibición de Fraccionamiento de Pagos. Es
prohibido el fraccionamiento de pago o anticipo para obviar los
procedimientos ordinarios del Instituto para las adquisiciones,
contratación y pago de bienes, obras y servicios.
Arto. 25.- Entrega del Fondo de Caja Chica a su Custodio. La
Dirección General Administrativa Financiera debe hacer entrega
oficial de los fondos al Custodio del Fondo de Caja Chica, junto
con una copia de la Resolución Administrativa que crea el Fondo y
una copia del presente Reglamento. Dichas copias también deberán
ser entregadas al Responsable del Fondo de Caja Chica. El Custodio
del Fondo de Caja Chica debe firmar un recibo oficial al recibir
los fondos y documentos mencionados por primera vez, no pudiendo
existir más de un Custodio por Fondo.
Arto. 26.- Resguardo de los Fondos de Caja Chica. El dinero
que integra el Fondo de Caja Chica y los documentos que respaldan
sus operaciones, deben permanecer resguardados bajo llave, de
manera ordenada y en un lugar seguro, a fin de evitar cualquier
extravío o irregularidad. Diariamente el Custodio del Fondo de Caja
Chica debe hacer un arqueo para determinar su saldo al final de
cada día, sin perjuicio de los arqueos que de manera independiente
puedan realizar los funcionarios autorizados de Auditoría Interna y
División General Administrativa Financiera.
Arto. 27.- Separación del Fondo de Caja Chica. El Fondo de
Caja Chica no debe mezclarse con fondos personales, fondos por
depositar, fondos de Caja General, ni con ningún otro tipo de
fondos manejados en la unidad administrativa.
Arto. 28.- Retenciones Fiscales. El Responsable y el
Custodio del Fondo Fijo de Caja Chica, cuando efectúe pagos que se
encuentren dentro del rango establecido a ser afectos por
retenciones en la fuente, de conformidad con las normas
correspondientes, estará obligado a realizarlas y llevar un control
de las mismas, para efectuar las declaraciones respectivas de
conformidad con la ley de la materia.
Arto. 29.- Horario de Atención. El horario de atención para
uso del Fondo de Caja Chica debe iniciar con el horario laboral de
la unidad administrativa y cerrar una hora antes de la conclusión
de su horario habitual.
Arto. 30.- Arqueos. Los Fondos de Caja Chica están sujetos a
comprobaciones físicas por medio de arqueos periódicos y
sorpresivos que deben realizar la unidad de Auditoría Interna y la
Dirección General Administrativa Financiera mediante sus delegados
debidamente acreditados, a fin de verificar la integridad de los
fondos, su correcto manejo y el cumplimiento de este
Reglamento.
El detalle de la existencia de dinero en efectivo y documentos
verificados mediante los arqueos debe ser registrado en acta
elaborada en Original y dos copias que se deben distribuir en la
siguiente forma:
- Original: Para la unidad administrativa que hace el arqueo.
- 1ra Copia: Para el Responsable del Fondo de Caja Chica.
- 2da. Copia: Para el Custodio del Fondo de Caja Chica.
Arto. 31.- Faltantes. Los faltantes del Fondo de Caja Chica
no deben ser cubiertos con Vales Provisionales de Caja Chica del
custodio. La Dirección General Administrativa Financiera debe
cargar a cuenta del Custodio del Fondo de Caja Chica todos los
faltantes registrados.
Arto. 32.- Pagos sin Autorización. El Custodio del Fondo de
Caja Chica, no podrá efectuar desembolsos del mismo sin la debida
autorización. La Dirección General Administrativa Financiera debe
cargar al custodio de dichos fondos toda compra o gasto pagado sin
la autorización previa, según lo estipulado en el presente
Reglamento.
CAPITULO VII
PROCEDIMIENTO PARA DESEMBOLSOS DE CAJA CHICA
Arto. 33.- Procedimiento para Solicitud de Desembolso de Caja
Chica. Las solicitudes de desembolsos del fondo de Caja Chica
se deben realizar mediante el siguiente procedimiento interno de
desembolso de Caja Chica:
33.1 Solicitud de Desembolsos. El solicitante que requiere
usar los fondos debe llenar los datos del formato Solicitud de
Desembolso de Caja Chica , y presentarla al Responsable del Fondo
de Caja Chica, quien la podrá autorizar o no mediante su firma en
dicha Solicitud.
33.2 Atención a Solicitud de Desembolso. El Custodio del
Fondo de Caja Chica debe atender cada Solicitud de Desembolso en el
orden en que sean recibidas, salvo casos en que éstas sean marcadas
como prioridad por el Responsable del Fondo de Caja Chica.
33.3 Verificación de Requisitos. El Custodio del Fondo de
Caja Chica, previamente al pago de cualquier compra o gasto con
estos fondos, debe verificar que dicha compra o gasto cumple con
todos los requisitos estipulados en el presente Reglamento, en caso
contrario debe abstenerse de realizar el pago y debe hacerlo del
conocimiento del Responsable del Fondo de Caja Chica.
33.4 Emisión del Recibo de Caja Chica. El Custodio del Fondo
de Caja Chica debe emitir un Recibo de Caja Chica por cada
Solicitud de Desembolso pagada.
33.5 Recibo de Caja Chica. Los Recibos de Caja Chica deben
ser prenumerados y para anular alguno de ellos el custodio del
Fondo de Caja Chica debe marcarlo con un sello de Anulado y
archivarlo.
Cada Recibo de Caja Chica debe estar soportado por los documentos
originales (facturas, recibos, etc.), con el Vo.Bo. del Responsable
del Fondo de Caja Chica.
33.6 Identificación Previa al Pago. Previo al pago de
fondos, el Custodio del Fondo de Caja Chica debe anotar la
identificación y requerir la firma de la persona que recibe los
fondos, en el espacio denominado Recibí Conforme del Recibo, y
verificar que sea la firma de la identificación de la persona
sujeto de pago.
33.7 Registro de Caja Chica . Después de entregar el
efectivo, el Custodio del Fondo debe anotar los datos del Recibo de
Caja Chica en el formato Registro de Caja Chica , en orden
cronológico, anotando en la primera línea el Recibo con fecha más
antigua, que será la fecha inicial del período de reembolso y
concluyendo la lista con el Recibo de pago que tenga la fecha más
reciente, que será la fecha final del período de reembolso,
completando todos los datos requeridos.
Dicho Registro se debe poner a disposición cuando lo requieran las
unidades administrativas de Auditoría Interna o División General
Administrativa Financiera en el ejercicio de sus funciones.
Arto. 34.- Procedimiento para Gastos Sujetos a Rendición de
Cuenta. Las solicitudes de Vales Provisionales con cargo al
Fondo de Caja Chica son emitidas por el Custodio del Fondo de Caja
Chica y se deben realizar mediante el siguiente procedimiento
interno para Vale Provisional de Caja Chica:
34.1 Vale Provisional. El Vale Provisional solo puede
emitirse a funcionario del instituto. En caso que se desconozca con
exactitud el monto del gasto a realizar o cuando se trate de
anticipo sujeto a rendición de cuenta posterior, el desembolso se
debe solicitar mediante la emisión del Vale Provisional de Caja
Chica , aprobado por el Responsable del Fondo de Caja Chica.
El Vale Provisional sólo puede emitirse para aquellos gastos a
realizar o compras sujetas a rendición de cuenta posterior, que no
obligan o vinculan al Instituto a un compromiso actual o posterior
de efectuar cualquier retención fiscal al proveedor del bien o
servicio.
34.2 Plazo para Rendición de Cuenta del Vale Provisional. La
rendición de cuentas por adelanto mediante Vale Provisional, debe
hacerse ante el Custodio del Fondo de Caja Chica dentro del plazo
máximo de las setenta y dos (72) horas hábiles siguientes a su
recepción, debiendo ser rendido en su totalidad.
34.3 Procedimiento para la Rendición de Cuenta. Para la
rendición de cuenta sobre un adelanto recibido en efectivo mediante
un Vale Provisional se debe seguir el Procedimiento para Desembolso
de Caja Chica.
34.4 Aceptación de la Rendición de Cuenta. El Custodio del
Fondo de Caja Chica solo puede aceptar la Solicitud de Desembolso
de Caja Chica como rendición de cuentas, sí previa revisión y
confrontación del monto y concepto del Vale Provisional con el
monto y concepto de los Recibos originales que respaldan la
Solicitud de Desembolso de Caja Chica, verifica que éstos son
válidos y coincidentes.
Sólo sí dichos montos son válidos y coincidentes entonces podrá
emitir el correspondiente Recibo de Caja Chica, requerir que lo
firme el solicitante que recibió el anticipo, cancelar y devolver
al solicitante el Vale Provisional de Caja Chica con el sello
Cancelado y registrar el desembolso efectuado.
34.5 Vencimiento del Plazo para Rendición de Cuenta. Sí el
solicitante que recibió fondos mediante Vale Provisional no hace la
rendición de cuentas dentro de las setenta y dos (72) horas hábiles
siguientes a su recepción, el custodio del fondo informará de tal
situación al Responsable del mismo. Dicho Responsable en las ocho
(8) horas hábiles siguientes, deberá informar por escrito a la
División General Administrativa Financiera, la cual de inmediato
debe cargar a la persona respectiva la suma recibida.
34.6 Entrega de un Nuevo Desembolso. Es prohibida la entrega
de un nuevo desembolso, bajo ninguna circunstancia a un mismo
solicitante, si existe un Vale Provisional anterior pendiente de
rendición de cuenta, hasta tanto no se realice la correspondiente
rendición del gasto adelantado y no se haya registrado el egreso
mediante un Recibo de Caja Chica.
CAPITULO VIII
PROCEDIMIENTO PARA REEMBOLSOS AL FONDO DE CAJA CHICA
Arto. 35.- Procedimiento para Reembolsos al Fondo de Caja
Chica. Las solicitudes de reembolsos al Fondo de Caja Chica se
deben realizar mediante el siguiente procedimiento interno de
reembolsos al Fondo de Caja Chica:
35.1 Solicitud de Reembolsos al Fondo de Caja Chica. El
Custodio del Fondo de Caja Chica, debe verificar diario el monto
del fondo original asignado para evitar la escasez innecesaria y
cuando el monto se agote en un cincuenta por ciento (50%), debe
completar el formato Solicitud de Reembolso y presentarlo para su
aprobación ante el Responsable del Fondo de Caja Chica.
Una vez aprobada por el Responsable del Fondo de Caja Chica, la
rendición de cuentas y la Solicitud de Reembolso, deben ser
enviadas para su trámite de pago a la División General
Administrativa Financiera.
35.2 Revisión de la Solicitud de Reembolso. La Solicitud de
Reembolso debe ser revisada y confrontada por la Unidad de
Contabilidad, con el detalle de desembolsos y la documentación
original que evidencie el pago correspondiente.
35.3 Emisión del Cheque de Reembolso. El cheque de reembolso
de Fondos de Caja Chica debe ser emitido contra recepción de todos
los documentos soportes, a favor del Custodio del Fondo de Caja
Chica y a quien únicamente debe entregarse, quien lo debe recibir y
hacer efectivo.
Al emitirse el cheque de reembolso, toda la documentación de
respaldo debe ser marcada, mediante un sello que contenga la
leyenda: Pagado - Fecha - Número de Cheque y Banco - para impedir
una nueva presentación para su cobro.
35.4 Cierre Contable Mensual. Al cierre contable mensual, el
Custodio del Fondo de Caja Chica debe tramitar el reembolso de
todos los Recibos de Caja Chica pendientes de reembolso, a fin de
que los mismos sean registrados en el período en que se
incurrieron.
TITULO III
DISPOSICIONES FINALES
CAPITULO IX
DOCUMENTOS SOPORTES
Arto. 36.- Documentos que Deben Respaldar los Desembolsos.
Todo desembolso del Fondo de Caja Chica, debe ser respaldado con
factura oficial o recibo de pago, sin borrones, manchones,
mutilaciones, alteraciones o enmiendas, emitidos a nombre de INTUR,
debe contener el sello o marca de Cancelado o Pagado y la firma
de quien suministra el bien o servicio o sello y firma de la
empresa proveedora.
La factura debe ser prenumerada y fechada, tener membrete y número
RUC del proveedor y pie de imprenta.
El Custodio del Fondo de Caja Chica debe adjuntar al Recibo todos
los originales de la Solicitud de Desembolso y toda la
documentación recibida que respalda el desembolso.
Arto. 37.- Recibos o Facturas Comerciales. En el caso que la
entidad contratante no pueda soportar sus egresos mediante una
factura con pie de imprenta fiscal, podrá hacerlo a través de
recibos oficiales que ella misma elaborará, los cuales deberán ser
justificados por el Responsable del Fondo y el solicitante.
Dichos recibos deben contener la siguiente información: fecha,
nombre del vendedor, número de cédula de identidad ciudadana,
dirección, teléfono, descripción y cantidad del bien o servicio
prestado, precio unitario y valor total de la venta, firma del
proveedor y del funcionario. Estas compras no deben soportarse con
facturas comerciales.
Arto. 38.- Cintas de Caja Registradora. En los casos en que
la documentación soporte consista en una cinta de caja
registradora, en la que no figure el detalle de los artículos
adquiridos, el solicitante de la compra debe anexar el detalle de
los mismos con su respectivo precio.
Arto. 39.- Forma y Validez de los Documentos Soportes. La
Solicitud de Desembolso de Caja Chica, el Vale Provisional y el
Recibo de Caja Chica deben ser completados preferentemente a
máquina o en su defecto, con tinta de lapicero y letra de imprenta.
Dichos documentos no son válidos si contienen borrones, manchones,
mutilaciones, alteraciones o enmiendas.
Arto. 40.- Rendición Anual de los Fondos de Caja Chica. Los
Fondos de Caja Chica deberán rendirse totalmente cada fin de año,
antes del 30 de Diciembre de cada año, la rendición se puede
efectuar en Documentos de Gastoso en efectivo y deberá remisionarla
a la División Administrativa Financiera. El Director Administrativo
Financiero deberá solicitar por escrito a todas las dependencias
que manejan Fondos de Caja Chica el cierre del fondo aproximándose
la fecha establecida.
CAPITULO X
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Arto. 41.- Fondos de Caja Chica Actuales. Para autorizar
conforme a este Reglamento, la habilitación de todos los Fondos de
Caja Chica existentes y en uso, la Máxima Autoridad del Instituto
debe emitir una sola Resolución Administrativa con su aprobación,
ordenando la confirmación de los fondos requeridos y enviarla a la
Dirección General Administrativa Financiera para su debido
cumplimiento, indicando en dicha Resolución lo siguiente:
- El nombre del Fondo de Caja Chica.
- El monto total en Córdobas que integra el fondo.
- La unidad administrativa a la cual se asigna el fondo.
- El programa o proyecto para el cual se destina el fondo.
- La Autoridad designada como Responsable del Fondo de Caja Chica
que debe ser el titular de la unidad administrativa a la que se le
asigna dicho fondo.
Arto. 42.- El Presente Reglamento entrará en vigencia a
partir de su publicación en cualquier medio de difusión nacional
sin perjuicio de su publicación en La Gaceta Diario
Oficial .
C. EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTO PARA COMPRA POR COTIZACIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y
OBRAS,
Está contenido en un documento conformado por treinta y siete
páginas, el que se leerá de de manera íntegra en conjunto con el
acta No. 52 y formará parte de la misma en sus anexos.
....Partes inconducentes.
(F) Miembros Consejo Directivo: (f) María Nelly Rivas
Blanco, Presidenta Ejecutiva, (f) Eduardo Fonseca
Representante Ministerio de Fomento Industria y Comercio. (f)
Cesar Suazo, Representante del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público. (f) Carlos Herrera Urbina, Representante
Instituto Nicaragüense de Fomento Municipal. (f) Engracia
Merlo, Representante Ministerio del Ambiente y los Recursos
Naturales. (f) Humberto Cuadro Morales, Representante
Ministerio de Transporte e Infraestructura. (f) Lucy
Valentín CANATUR (f) María Martha Solórzano,
Representante del Ministerio de Salud. (f) Juan Noguera,
Sector Privado. (f) Lan Coronel K., Secretario Consejo
Directivo.
Es conforme a su original, en fe de lo cual se extiende la presente
certificación compuesta de doce hojas útiles las que firmo, rubrico
y sello, en la ciudad de Managua, a los veintiocho días del mes de
abril del año dos mil seis. Lam Coronel Milocha, Secretario
General.
-
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