Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Administrativa
Rango: Normas Técnicas
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NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO
DIRECCIÓN GENERAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Aprobadas el 15 de Junio de 1995
Publicada en La Gaceta No.121 del 29
de Junio de 1995
PRESENTACIÓN
En cumplimiento del mandato constitucional y de la Ley Orgánica, y
como lo señalamos en la presentación de las Normas de Auditoría
Gubernamental , que entraron en vigencia a raíz de su publicación
en el Diario Oficial La Gaceta No. 70 del 18 de abril de 1995,
este Órgano Supremo de Control del Estado ha fijado como uno de los
objetivos fundamentales de la estrategia de desarrollo
institucional que estamos ejecutando, que para enfrentar el
desorden tradicional y centenario que ha caracterizado a gran parte
del Estado nicaragüense, éste necesariamente debe tener un marco
referencial de actuación sobre la administración, uso y control de
los bienes y recursos públicos a través de la promulgación de
reglamentos, manuales, normativas y procedimientos de obligatorio
cumplimiento en el Sector Estatal, que coadyuven al fortalecimiento
de los sistemas de control, a la efectividad y eficiencia de la
administración pública en su conjunto.
Precisamente, dentro de esta línea, es que estarnos presentando
las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público ,
que por primera vez se promulgan en el país. Las normas establecen
criterios profesionales en las distintas áreas de administración
financiera, operacional, de programas y proyectos, por lo que
constituyen guías básicas de aplicación general con carácter
obligatorio en el universo del Estado y que abarcan entre otras,
normas generales, normas específicas, normas del activo, normas del
pasivo, normas de los ingresos, normas de los gastos y normas de
los sistemas automatizados.
La observación de las Normas Técnicas de Control Interno debe
darse a todo los niveles organizativos de cada Entidad Estatal;
desde la máxima autoridad, hasta funcionarios menores, como
encargados de bodegas, cajeros, contadores, etc.; siendo el
propósito fundamental que los servidores públicos a través de
prácticas sanas, cumplan con sus deberes y funciones y se lleguen a
minimizar los riesgos de acciones fraudulentas.
Es sumamente importante resaltar que tanto estas normas, como
las de Auditoría Gubernamental, -y esperamos que así sea con los
proyectos que estamos desarrollando- han sido producto de un
esfuerzo técnico conjunto de un mínimo equipo de trabajo que
tenemos para este objetivo en la Contraloría General de la
República y de las organizaciones profesionales involucradas en el
control gubernamental, que de una manera amplia participan en las
consultas y discusiones en las comisiones especiales de alto nivel
que organizamos para estos efectos, de las que obtenemos valiosas
recomendaciones y sugerencias, hasta lograr un consenso, siendo
esto un ejemplo de participación de la sociedad civil organizada en
el quehacer público.
Nuestro sincero agradecimiento al Colegio de Contadores Públicos
de Nicaragua, a la Asociación de Auditores Internos de Nicaragua, a
la Asociación de Contadores Públicos y Privados, a la Cámara de
Firmas Nicaragüenses de Contadores Públicos & Consultores, y a
destacados profesionales que de una forma individual colaboran con
nosotros.
Con la oficialización de estas Normas Técnicas de Control
Interno para el Sector Público , esperarnos contribuir al
mejoramiento de la calidad del control interno institucional; y no
dudamos que si se observan y se aplican correctamente, fortalecerán
la administración pública, al ser directrices básicas para el
funcionamiento organizacional de cualquier Entidad del Sector
Público.
Este conjunto de Normas de Control Interno definen claramente
los deberes de control de cumplimiento obligatorio por parte de
quienes tienen esta responsabilidad en cada Entidad Pública. C.
Arturo Harding Lacayo, Contralor General de la República.
Managua, 15 de Junio de 1995.
NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO
El Contralor General de la República, en uso de las facultades que
le confieren los artículos Nos. 8, 33 y 35 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, Decreto No. 625 del 22 de
diciembre de 1980,
ACUERDA
Las siguientes Normas Técnicas de Control Interno que
regirán para el sector público de la República:
INTRODUCCIÓN
CONCEPTO DE NORMAS TÉCNICAS
Las Normas Técnicas de Control Interno establecen criterios
profesionales para ser observados en las distintas áreas de
administración financiera, operacionales, de programas y proyectos,
por lo que constituyen la guías básicas de aplicación general con
carácter obligatorio en las Entidades u Organismos Estatales.
No obstante, la Dirección Superior de cada Entidad u Organismo
es responsable de establecer y mantener una estructura de control
interno que proporcione una seguridad razonable de que los recursos
están salvaguardados contra pérdidas, daños o disposiciones no
autorizadas, así como también asegurar la adhesión a las políticas,
normas y procedimientos formalmente establecidos para garantizar
que las transacciones, operaciones y actividades sean legales,
apropiadas, oportunas y convenientes en las circunstancias, en
función a los fines programados de conformidad con la naturaleza
operativa y el presupuesto de la Entidad u Organismo.
Estas normas técnicas de control interno se aplican a todas las
operaciones y funciones administrativas, pero no tienen la
intención de limitar o interferir la autoridad que le confiera la
legislación vigente, como de otras regulaciones y políticas
gubernamentales, a los funcionarios y servidores públicos de cada
Entidad u Organismo.
Las Normas Técnicas de Control Interno que contiene este
documento entre las que figuran las normas específicas, normas
generales, normas del activo, normas del pasivo, normas de los
ingresos, normas de los gastos y normas sobre los sistemas
automatizados, son de carácter enunciativo y no limitativo; por
consiguiente, así deben ser consideradas tanto por aquellas
personas responsables de la implantación de la Estructura de
Control Interno en su respectiva Entidad u Organismo como por los
auditores internos y externos al realizar la evaluación de dicha
estructura.
Las Normas Técnicas de Control Interno pretenden coadyuvar a
fortalecer al Estado y a sus Entidades y Organismos, de tal forma
que propicien a los servidores públicos un ambiente de control
adecuado que fortalezca su moralidad e integridad, y se minimicen
los riesgos de acciones indebidas contra los recursos y bienes del
Estado. Estas Normas persiguen los siguientes objetivos:
a) Obtener una estructura básica, uniforme y eficiente del
control interno en los campos financieros y administrativos;
b) Dinamizar la gestión de las Entidades u Organismos para el mejor
cumplimiento de sus objetivos y metas;
c) Posibilitar la emisión de normas específicas para cada Entidad u
Organismo, en concordancia con las normas expedidas por la
Contraloría General de la República;
d) Facilitar la evaluación de la eficiencia y eficacia de las
unidades organizativas y de los servidores públicos.
CONCEPTO DE CONTROL INTERNO
El Control Interno de una Entidad u Organismo comprende el plan de
organización y el conjunto de medidas adoptadas para salvaguardar
sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información
financiera, técnica y administrativa, promover la eficacia en las
operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y
lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
En cada Entidad u Organismo es obligatorio el establecimiento de
métodos y procedimientos propios de control interno.
El control interno comprenderá:
a) Un plan de organización que prevea una separación apropiada
de funciones;
b) Métodos y procedimientos de autorización y registro que hagan
posible el control financiero y administrativo sobre los recursos,
obligaciones, ingresos, gastos y patrimonio, así como los proyectos
de obras públicas;
c) Prácticas sanas para el cumplimiento de los deberes y funciones
de cada unidad;
d) Asignación de personal idóneo, para el cumplimiento de sus
atribuciones y deberes;
e) Una unidad efectiva de auditoría interna.
PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
Los principios de Control Interno constituyen los fundamentos
específicos que basados en la eficiencia demostrada y su aplicación
práctica en las actividades financieras y administrativas, son
reconocidos en la actualidad como esenciales para el control de los
recursos humanos, financieros y materiales de las Entidades u
Organismos públicos.
Los siguientes se consideran de uso generalizado y aplicables al
Sector Público:
a) Responsabilidades delimitadas;
b) Segregación de funciones;
c) Ningún empleado debe ser responsable por una transacción
completa;
d) Selección de funcionarios y empleados honestos, hábiles y
capaces;
e) Aplicación de pruebas continuas de exactitud;
f) En lo posible, rotación periódica de deberes y funciones;
g) Fianzas para protección de los recursos públicos;
h) Instrucciones por escrito;
i) Utilización de cuentas de control;
j) Uso de equipos con dispositivos de control y pruebas;
k) Contabilidad por partida doble;
l) Control y uso de formularios prenumerados;
m) Evitar el uso de dinero en efectivo;
n) Uso de un mínimo de cuentas bancarias y con firmas
mancomunadas;
ñ) Depósitos oportunos e intactos.
ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Para efecto de una auditoría de estados financieros la estructura
de control interno está conformada por los elementos
siguientes:
a) El Ambiente de Control;
b) El Sistema de Registro e Información;
c) Los Procedimientos de control.
La efectividad de la estructura de control interno está sujeta a
limitaciones inherentes, tales como malos entendidos de
instrucciones, errores de juicios, descuido, distracción a
funciones, colusión entre personas dentro y fuera de la Entidad y
si la Dirección Superior hace caso omiso de las políticas y
procedimientos establecidos en la Entidad u Organismo.
EL AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control representa el efecto colectivo de varios
factores para establecer la efectividad de procedimientos y
políticas específicas. Estos factores pueden fortalecer o debilitar
los controles por el cumplimiento e inobservancia de los mismos y
comprenden entre otros:
a) La filosofía y estilo de operación de los funcionarios
(actitud de los funcionarios);
b) Estructura organizativa de la Entidad u Organismo
c ) Funcionamiento de la Dirección Superior y de las Juntas
Directivas, según sea el caso, incluyendo el comité de
auditoría;
d) Métodos de control administrativo para supervisar y dar
seguimiento al desempeño, incluyendo la auditoría interna;
e) Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de
una Entidad u Organismo, tales como exámenes de Organismos
reguladores;
f) Métodos para asignar autoridad y responsabilidad;
g) Políticas y prácticas de personal.
EL SISTEMA DE REGISTRO E
INFORMACIÓN
El sistema de registro e información consiste en los métodos y
registros establecidos, que aseguran la continuidad de la Entidad u
Organismo, ya que identifican, reúnen, analizan, clasifican,
registran e informan las transacciones de una Entidad u Organismo
para la toma de decisiones de la dirección, así como para mantener
la contabilización de activos, pasivos, ingresos y gastos que le
son relativos para posibilitar las evaluaciones posteriores.
Un sistema financiero contable efectivo toma en cuenta el
establecimiento de métodos y registros que:
a) Identifican, codifican y registran todas las
operaciones;
b) Describen oportunamente todas las transacciones con suficientes
detalles para permitir su adecuada clasificación, en la información
financiera;
c) Cuantifica el valor de las operaciones, expresada en unidad
monetaria;
d) Registra las operaciones y transacciones en el período contable
en que éstas ocurren;
e) Presenta debidamente las transacciones y revelaciones
correspondientes en los Estados Financieros.
LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Los procedimientos de control son aquellos que proporcionan una
seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de
una Entidad u Organismo dentro de las condiciones de honestidad,
competencia profesional, eficiencia, economía y protección al medio
ambiente.
Los procedimientos de control comprenden todos los instrumentos,
mecanismos y técnicas que deben ser diseñadas e integradas dentro
de la secuencia de las operaciones de cada Entidad u Organismo e
incorporados en las normas y manuales correspondientes de la
institución. El hecho de que existan políticas y procedimientos
formalmente documentados, no necesariamente significan que se estén
aplicando de manera efectiva.
Atendiendo a su naturaleza los procedimientos pueden ser de
carácter preventivos o detectivos. Los procedimientos preventivos
se establecen para evitar errores durante el desarrollo de las
transacciones; y los detectivos tienen como finalidad precisar en
lo posible los errores o desviaciones a lo normado, que durante el
desarrollo de las transacciones no se identificaron a través de los
procedimientos de control preventivo.
Por lo general, podrán catalogarse como procedimientos
correspondientes a:
a) Observación de las disposiciones legales, reglamentarlas,
políticas, etc.;
b) Debida autorización y ejecución de las transacciones y otras
operaciones;
c) Adecuada segregación de funciones;
d) Diseño y uso de los documentos y registros apropiados para
ayudar a asegurar el registro oportuno y adecuado de las
transacciones y hechos;
e) Dispositivos de seguridad adecuados para el acceso, consumo y
uso de los recursos, registros e información, tales como programas
de cómputo y los archivos de datos, revisión de los informes, así
como la toma de acciones correctivas que se desprendan de ellos,
etc.;
f) Arqueos y evaluación de las cifras registradas, tales como
arqueos del efectivo, controles programados en computadoras,
conciliaciones, etc.;
g) Custodia y prevención de riesgos en los activos.
ESTRUCTURA DE CONTROL
GUBERNAMENTAL
CONCEPTO
Comprende el conjunto de leyes, reglamentos, normas, métodos y
procedimientos que rigen las actividades de las Entidades u
Organismos del Sector Público, en lo concerniente al control de su
gestión y al ejercicio de las facultades, autoridad y obligaciones
de sus servidores, las acciones que deben llevarse a cabo para
verificar que sus recursos humanos, materiales y financieros se
administren en forma correcta, eficiente, efectiva y económica y
que se logren los fines, metas y objetivos programados.
OBJETIVOS DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL
a) Dinamizar la actividad administrativa de las Entidades y
Organismos sujetos a la ley;
b) Establecer un control interno confiable;
c) Propiciar a los servidores públicos un ambiente adecuado que
fortalezca su moralidad e integridad;
d) Aumentar la productividad de las Entidades, Organismos del
Sector Público;
e) Salvaguardar los recursos públicos;
f) Aumentar la eficiencia, efectividad y economía en las
operaciones gubernamentales y en el uso de sus recursos;
g) Fomentar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas y
políticas pertinentes;
h) Facilitar el logro de las metas y objetivos programados.
MEDIOS PARA ESTABLECER EL CONTROL
a) Estatuto legal, reglamentos y directrices necesarias para el
control;
b) Conocimiento y aceptación de los objetivos establecidos;
c) Plan de organización y de acción (planes operativos);
d) Unidades de organización claramente definidas con autoridad
delegada y delimitada;
e) Evidencia de que se ha asumido la responsabilidad para el
ejercicio de la autoridad;
f) Identificación de las funciones y actividades a ser llevadas a
cabo y las metas que logren cada unidad de organización;
g) Política general claramente definida que oriente las operaciones
de la Entidad u Organismo;
h) Revisiones periódicas del flujo de las operaciones por medios de
informes internos y observaciones directas seguidas por decisiones
que lleven a tomar medidas en cuanto a los cambios
propuestos;
i) Exámenes independientes, profesionales, periódicos y posteriores
a la ejecución de las actividades financieras, administrativas y
técnicas (auditoría interna y externa);
NORMAS GENERALES
Las normas generales establecen el marco propicio para llegar a la
efectiva integración de los elementos de control interno. Estas
normas comprenden la garantía razonable, el respaldo al control, la
integridad y competencia, los objetivos del control y la vigilancia
o supervisión de los controles.
La combinación de estas normas configura el contexto para un
control adecuado en el seno de la Entidad Organismo.
GARANTÍA RAZONABLE
La estructura de control interno debe proporcionar y/o propiciar
una garantía razonable de que se cumplen los objetivos generales,
metas programadas y evitan el abuso en los bienes del Estado.
La garantía razonable es la que proporciona un nivel
satisfactorio de confianza, considerando costos, beneficios y los
riesgos.
El costo se refiere al volumen en términos financieros, de los
recursos utilizados para lograr un objetivo especifico.
El beneficio se mide por el grado en que se reduce el riesgo de
no lograr un objetivo previsto.
RESPALDO 0 ACTITUD HACIA ELCONTROL INTERNO
La máxima autoridad, funcionarios y empleados deberán mostrar y
mantener en todo momento una actitud positiva de apoyo para el
cumplimiento a los controles internos; y además serán responsables
del diseño, implantación, funcionamiento y actualización de la
estructura del control interno.
La competencia técnica, la honestidad y el cuidado que cada
empleado ponga en el cumplimiento de sus funciones, son los
factores fundamentales para definir los controles preventivos y de
detección que deben ponerse en práctica.
Los elementos de control interno serán integrados e implantados
dentro de cada una de las fases del proceso administrativo,
debiendo incorporarlos en las normas y manuales correspondientes
relativos a la organización, funciones y procedimientos.
Los funcionarios y empleados de las diferentes unidades
administrativas de cada Entidad u Organismo, vigilarán la
incorporación de procedimientos de control interno en el desarrollo
de las operaciones, asegurando su funcionamiento; y serán
responsables de su actualización constante en el ámbito de su
gestión.
INFORMACIÓN GERENCIAL
En cada Entidad u Organismo se establecerá un sistema de
comunicación que provea información útil, confiable y oportuna a
cada nivel de Dirección, para el desarrollo de su gestión y
conocimiento permanente de las actividades a su cargo.
Los informes serán elaborados de manera tal, que el Jefe de cada
área lo reciba con detalles apropiados para la toma de
decisiones.
Las situaciones excepcionales serán reportadas con detalle
suficiente y oportuno, para adoptar las medidas correctivas
pertinentes.
DETERMINACION DE POLÍTICAS
Sé establecerán claramente por escrito las políticas básicas que
deberá adoptar toda Entidad u Organismo para la consecución de sus
objetivos y metas que estén señaladas en su ley constitutiva y en
otras disposiciones legales y reglamentarias.
Se entiende cómo política la línea de conducta predeterminada
que se aplica en una Entidad u Organismo, para llevar a cabo sus
actividades. Política interna es la orientación necesaria
establecida por autoridad competente para ser aplicada en la propia
Entidad u Organismo en la ejecución de sus actividades.
GERENCIA POR OBJETIVOS
Sé establecerá y mantendrá un enfoque de trabajo que fije la
gestión gerencial por objetivos, que pueda ser aplicado en la
Entidad u 0rganismo en su conjunto o en cualquier parte de ella.
Los elementos de gerencia por objetivos son:
a) Establecer claramente objetivos y metas;
b) Formular políticas;
c) Establecer planes operativos;
d) Crear una organización compatible para poner los planes en
acción;
e) Dirigir y motivar el personal para ejecutar los planes;
f) Controlar las actividades de acuerdo con el plan.
INTEGRIDAD Y COMPETENCIA
La máxima autoridad, funcionarios y el personal bajo su mando,
deben preservar y hacer prueba de una integridad personal,
profesional y de sus valores éticos, poseer un nivel de competencia
que les permita desempeñar eficaz y eficientemente su labor y
demostrar una comprensión suficiente de los controles internos para
cumplir con éxito su misión.
OBJETIVOS DEL CONTROL
Los objetivos del control interno deben ser identificados para las
actividades de la Entidad u Organismo y estar de acuerdo con las
operaciones específicas de cada actividad; además, ser congruentes
con los objetivos generales de dicha Entidad u Organismo.
TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO
Son el conjunto de actividades que se emplean para prevenir,
detectar y corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir
al procesar y registrar las transacciones. En virtud de lo anterior
estas técnicas deben ser aplicadas a cada función administrativa,
financiera u operativa, con el propósito de obtener una certeza
razonable de que el objetivo del control interno se logra total o
parcialmente.
Las técnicas de control interno enfocan los cuatro (4) grupos
siguientes:
a) De validación que comprenden los mecanismos de autorización,
comparación y verificación de cumplimiento;
b) De aseguramiento que incluye la numeración secuencial, la
verificación aritmética y los archivos;
c) De reejecución que se refiere a la doble verificación y al
control previo;
d) De especialización funcional que están dadas por la segregación
de funciones, el acceso restringido, la supervisión y la actividad
relativa a la auditoría interna.
SUPERVISIÓN DE LOS CONTROLES
Los funcionarios deben supervisar permanentemente sus operaciones
para evitar se cometan irregularidades o actuaciones contrarias a
los principios de economía, eficiencia y eficacia; además, asegurar
que los controles internos contribuyan al logro de los resultados
previstos; asimismo adoptar las medidas correctivas necesarias ante
cualquier evidencia de alguna irregularidad. La supervisión también
comprende el alcance de las funciones de la auditoría interna y
externa.
NORMAS ESPECÍFICAS
Las normas específicas son los mecanismos o procedimientos que
permiten alcanzar los objetivos particulares del control. Estas
normas sin considerarse limitativas comprenden los planes de la
organización, las políticas específicas, los procedimientos y los
dispositivos físicos.
PLANIFICACIÓN
Se planificará el uso, conservación y custodia de los recursos
humanos, materiales y financieros requeridos para ejecutar las
operaciones.
La planificación es elemento del proceso administrativo y
gerencial, es la base para llevar a cabo las acciones
administrativas y financieras y debe ser oportuna, permanente,
flexible y sujeta a evaluación periódica.
Esta actividad incluye analizar todas las alternativas posibles,
de modo que se adopte aquella que ofrezca el máximo beneficio
posible.
ORGANIZACIÓN
Se establecerá una estructura de organización que defina claramente
la competencia y responsabilidad de cada funcionario y empleado,
los niveles de autoridad, las líneas de mando y comunicación.
La organización es la estructura por la cual los seres humanos
asumen responsabilidades. En una buena organización, las personas
trabajan en conjunto, laborando en forma efectiva y armoniosa, para
alcanzar las metas y objetivos propuestos.
UNIDAD DE MANDO
Se establecerá y mantendrá una unidad de mando en todos los niveles
de la organización.
La unidad de mando exige que cada funcionario y empleado sea
administrativamente responsable de sus actuaciones y funciones las
que reportará ante una sola autoridad, por lo que se deberán
definir claramente y por escrito sus líneas de autoridad.
La falta de unidad de mando conduce a la posibilidad de expedir
órdenes contradictorias que obstruyan la acción, originen confusión
y dificulten la determinación de responsabilidades.
SUPERVISIÓN
Se establecerá y mantendrá en todos los niveles de mando un
adecuado ámbito y límite de supervisión directa, a fin de
garantizar el logro de los objetivos del control interno.
El límite de supervisión es aquel, que se refiere al número
máximo de unidades, personas o actividades que pueden ser
efectivamente supervisadas por un ejecutivo superior en todos los
niveles de la organización.
Los factores que permiten definir el límite son: Habilidad y
experiencia del funcionario, complejidad, poder de decisión y
desarrollo de las unidades, personas o actividades a supervisar y
capacidad para enfrentar el desarrollo tecnológico.
La asignación, revisión y aprobación del trabajo del personal
exige:
a) Indicar claramente las funciones y responsabilidades
atribuidas a cada empleado;
b) Examinar sistemáticamente el trabajo de cada empleado, en la
medida que sea necesario;
c) Aprobar el trabajo en puntos críticos del desarrollo para
asegurar de que avanza según lo previsto.
DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Se establecerán instrucciones por escrito y detalladas que cubran
todos los aspectos importantes de las funciones de cada cargo,
grado de autoridad, responsabilidad y relaciones jerárquicas dentro
de la estructura organizativa de los funcionarios y empleados que
las desempeñan.
Los deberes, autoridad, responsabilidad y relaciones de cada
persona en la estructura organizativa, deberán estar claramente
definidas por escrito. La máxima autoridad de cada Entidad u
Organismo es responsable de vigilar a través de los funcionarios
respectivos que se cumplan la asignación de funciones y
responsabilidades.
SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
Deben segregarse las funciones de los funcionarios y empleados en
todos los niveles de la organización, de tal forma que ninguna
persona tenga bajo su responsabilidad en forma completa una
operación financiera o administrativa.
Se fijarán limites de las funciones de los funcionarios y
empleados en todos los niveles, de tal forma que exista una
separación entre la autorización, ejecución, registro y control de
cada tipo de operación y la custodia de los recursos de la Entidad
u Organismo, a fin de lograr una verificación oportuna, evitar
errores y actos deficientes, irregulares o fraudulentos.
Esta segregación, será definida de forma clara en la estructura
y reglamentos orgánicos funcionales, en las descripciones de cargos
y en los manuales de procedimientos de cada Entidad u
Organismo.
Ninguna persona desempeñará más de un cargo dentro de la misma
Entidad u Organismo, excepto los cargos docentes y aquellos que por
su competencia no sean incompatibles con su atribución principal
que conlleve a conflictos de intereses.
SISTEMA DE REGISTROS CONTABLES
Se establecerá un adecuado sistema contable por partida doble para
el registro oportuno y adecuado de las operaciones financieras, que
ejecute una Entidad u Organismo y que produzca variaciones en su
activo, pasivo y patrimonio y, en general, cualesquiera de las
cuentas de dicho sistema contable; además, deberá incluir para el
correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones,
catálogo de cuentas, manuales de procedimientos y estructura para
informes financieros.
El sistema de registros contables deberá producir Estados
Financieros que presenten la Situación Financiera, Resultados de
operación y Flujos de Efectivo de la Entidad u Organismo. La máxima
autoridad de cada Entidad u Organismo es responsable del
establecimiento de una unidad contable.
DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO
La estructura de control interno y todas las operaciones
financieras o administrativas deben tener la suficiente
documentación que la respalde y justifique y estar disponible para
su verificación y control. La documentación debe ser en original y
a nombre de la Entidad u Organismo.
Una Entidad u Organismo debe tener justificantes por escrito de
su estructura de control interno, incluyendo sus objetivos y
procedimientos de control y de todos los aspectos pertinentes de
sus operaciones.
Los documentos de respaldo justifican e identifican la
naturaleza, finalidad y resultados de la operación y contienen los
datos suficientes para su análisis.
Los documentos procesados serán invalidados para impedir una
nueva utilización de los mismos; además deberán archivarse en orden
cronológico.
ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO
La documentación que respalda las operaciones, especialmente los
comprobantes de contabilidad y sus soportes, serán archivados
siguiendo un orden lógico y de fácil acceso y deberán conservarse
durante el tiempo que determina la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República.
La aplicación de procedimientos adecuados para el manejo de los
archivos permite la ubicación rápida de la documentación. Para tal
fin se adoptarán medidas que permitan salvaguardarla y protegerla
contra incendios, robo o cualquier otro riesgo.
CONTROL Y USO DE DOCUMENTACIÓN PRENUMERADA
Las formas pre-impresas tales como: recibos de caja, órdenes de
compras, facturas, etc., que se utilicen para la sustentación de
operaciones financieras, serán numerados al momento de su
impresión; y su uso se controlará permanentemente.
La utilización de documentos prenumerados tanto en comprobantes,
formularios u otros que registren transferencias, adquisición,
venta o uso de recursos financieros, permite ejercer un mejor
control sobre los mismos.
La documentación que se anule por cualquier causa deberá
archivarse el juego completo; asimismo aquella documentación que no
haya sido utilizada debe ser resguardada por una persona
autorizada.
CUSTODIA DE LOS RECURSOS Y REGISTROS
El acceso a los recursos y registros debe limitarse a las personas
autorizadas para ello, quienes están obligadas a rendir cuenta de
la custodia o utilización de los mismos.
Para garantizar dicha responsabilidad se cotejarán
periódicamente los recursos con los registros contables.
La frecuencia de estas comparaciones depende del grado de
vulnerabilidad de los activos. En caso de que existiesen
diferencias entre la verificación física y los registros, éstas
deberán investigarse exhaustivamente.
La restricción del acceso a los recursos permite reducir el
riesgo de una utilización no autorizada o de pérdida o daños
provocados.
RESPONSABILIDAD DEL ESTABLECIMIENTO DE UNA ADECUADA ESTRUCTURA
DE CONTROL INTERNO
La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo será responsable de
establecer y mantener una adecuada estructura de control interno y
garantizar que cada funcionario y empleado la cumpla.
Cada funcionario o empleado público tiene el deber de vigilar la
incorporación y el funcionamiento del control interno dentro de su
ámbito de acción, y será responsable ante el titular de la Entidad
u Organismo por su funcionamiento y actualización periódica.
La máxima autoridad o titular de cada Entidad u Organismo tiene
entre otros, los siguientes deberes:
a) Incorporar el control interno dentro de los sistemas de
administración financiera, de presupuesto, de determinación y
recaudación de los recursos financieros, de tesorería y de
contabilidad;
b) Asegurar el establecimiento y mantenimiento de la unidad de
auditoría interna.
El titular financiero o quien haga sus veces, tiene entre otros
los siguientes deberes:
a) Vigilar la incorporación de los procesos específicos de
control interno dentro de los sistemas de presupuesto, de
determinación y recaudación de los recursos financieros, de
tesorería y contabilidad;
b) Asegurar el funcionamiento del control interno financiero;
c) Adoptar medidas correctivas para el mejoramiento de los sistemas
de administración financiera.
El jefe de la unidad de contabilidad tiene entre otros los
siguientes deberes:
a) Asegurar el funcionamiento del control interno financiero
como parte integrante del sistema de contabilidad;
b) Aplicar el control interno previo sobre compromisos, gastos y
desembolsos.
El personal financiero en general es responsable especialmente de
la observancia de los principios y normas relativas al control
interno.
Todos los jefes de unidades administrativas tienen el deber de
establecer los procedimientos y medidas del control interno dentro
de su ámbito de actividad.
La responsabilidad por el control interno recae sobre todo
servidor público en el ámbito que le corresponda.
Los auditores internos o externos no son responsables de los
procedimientos de control interno existentes en la Entidad u
Organismo. Por la naturaleza de sus funciones están obligados a
examinarlos y evaluarlos; y en caso de deficiencia, presentar
recomendaciones para mejorarlo, correspondiendo a la máxima
autoridad la autorización para que se adopten las medidas
correctivas para mejorar el control interno.
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
El Control Interno Administrativo está constituido por el plan de
organización, los procedimientos y registros relativos a la
adopción de decisiones que llevan a la autorización de las
transacciones y actividades por parte de los niveles directivos, de
tal manera que fomenten la eficiencia de las operaciones, la
observancia de las políticas prescritas y el logro de metas y
objetivos programados.
La obtención de resultados con eficiencia, efectividad y
economía, la protección de los recursos y la detección de errores o
desviaciones a lo normado, es una responsabilidad primordial de los
niveles directivos; por tanto, es indispensable mantener un sólido
control interno administrativo que incluye un sistema de
información gerencial para cumplir con dicha finalidad.
CONTROL INTERNO FINANCIERO
El Control Interno Financiero comprende el plan de organización,
los procedimientos y registros relativos a la custodia de los
recursos financieros y materiales y a la verificación de la
exactitud y confiabilidad de los registros que originen la fuente
de información para producir reportes financieros.
Es responsabilidad de cada Entidad u Organismo, principalmente
de su máxima autoridad, incluir dentro del trámite normal de las
transacciones financieras, los procedimientos que permitan lograr
un eficiente control financiero, especialmente por medio de los
procedimientos de control previo al compromiso y al desembolso.
CONTROL INTERNO PREVIO
Las Entidades u Organismos establecerán mecanismos y procedimientos
que permitan analizar las operaciones que hayan proyectado realizar
antes de su autorización o de que surtan efecto, con el propósito
de determinar su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad con
el presupuesto, planes y programas.
El control interno previo y concurrente será efectuado por los
empleados responsables de los mismos sin que deban crearse unidades
especiales para ese fin.
En ningún caso las unidades de auditorías internas, ni personas
ni entidades externas ejercerán controles previos, salvo los que
estableciera la ley.
CONTROL INTERNO PREVIO AL COMPROMISO
El control interno previo al compromiso para efectuar un gasto o
desembolso comprende el examen de las operaciones o transacciones
propuestas que puedan crear compromisos de los fondos públicos.
Al revisar y analizar cada transacción propuesta se debe
examinar principalmente:
a) La propiedad y veracidad de las operaciones propuestas,
determinando si están relacionadas directamente con los fines de la
Entidad y con los programas previamente aprobados;
b) La legalidad de las operaciones propuestas, asegurándose que la
Entidad tiene competencia legal para ejecutarla y no existen
restricciones o impedimentos para realizarla;
c) La conformidad con el presupuesto o la disponibilidad de fondos
no comprometidos en el programa o asignación respectiva previstos
para financiar la transacción.
CONTROL INTERNO PREVIO AL
DESEMBOLSO
Es la revisión y análisis de las transacciones que originan
desembolsos de la Entidad u Organismo, antes de efectuarlo. Al
examinar cada desembolso propuesto se debe determinar:
a) La veracidad de la transacción propuesta mediante el análisis
de la documentación y autorización respectiva, lo cual
incluye:
1.) Revisar que las facturas
evidencien la obligación, su razonabilidad, exactitud aritmética y
propiedad;
2.) Comprobar que las cantidades y calidades de los bienes o
servicios recibidos son los que figuran en la factura, en las
órdenes de compras emitidas o en el contrato u otros documentos que
evidencien la operación.
b) Verificar que las operaciones cumplen con todos los términos
legales y financieros y si no han variado de manera significativa
con respecto al compromiso previamente establecido;
c) Determinar si existen fondos disponibles para cancelar la
obligación dentro del plazo establecido.
CONTROL INTERNO POSTERIOR
El examen posterior de las operaciones financieras administrativas
de una Entidad u Organismo se practicará por medio de la auditoría
interna y por la auditoría externa.
La evaluación de los sistemas de administración e información y
de los controles internos incorporados a ellos, así como el examen
de las áreas financieras y operacionales efectuado con
posterioridad a la ejecución de las operaciones de cualquier unidad
o de la Entidad en general, estará a cargo de la respectiva unidad
de auditoría interna.
El examen posterior comprende la evaluación en:
a) El grado de cumplimiento de las disposiciones legales,
reglamentarias y normativas;
b) Los resultados de la gestión;
c) Los niveles de eficiencia y economía en la utilización y
aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, naturales,
materiales y tecnológicos;
d) Impacto de las actividades en el medio ambiente.
ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DE LA
ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Una vez establecida la estructura de control interno en cada
Entidad u Organismo, se evaluará su funcionamiento. La estructura
será actualizada periódicamente en base a las evaluaciones
efectuadas por unidad de auditoría interna, auditoría externa o por
otros funcionarios de la propia Entidad u Organismo que tengan
autoridad y capacidad para efectuarlo.
AUDITORÍA INTERNA
La máxima autoridad de una Entidad u Organismo será responsable del
establecimiento, fortalecimiento y mantenimiento de la unidad de
auditoría interna, la cual estará ubicada orgánicamente a nivel
staff o asesor, a fin tener independencia de ejecutar su labor y
reportar sin restricciones.
La unidad de auditoría interna será responsable del examen
posterior de las operaciones, actividades y programas de la
respectiva Entidad u Organismo, así como de la evaluación periódica
de la estructura del control interno aplicados en el desarrollo de
las actividades
institucionales y de recomendar las medidas correctivas cuando
ocurran desviaciones de los procedimientos establecidos. Además,
brindará la asesoría que le sea solicitada como un servicio a la
alta dirección.
Para realizar sus funciones deberá cumplir con las Normas de
Auditoría Gubernamental expedidas por el Contralor General de la
República y con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.
La unidad de auditoría interna:
1.) No tendrá limitación en el acceso a los registros,
documentos, actividades y operaciones de la Entidad u
Organismo;
2.) Contará con el decidido respaldo de la máxima autoridad;
3.) Estará dotada de los recursos humanos idóneos y de los
recursos materiales necesarios para cumplir con eficacia su
labor.
La Unidad de Auditoría Interna formulará, publicará y mantendrá
actualizado un manual de auditoría para la Entidad u Organismo, que
presente en un solo instrumento una descripción de las
características y procedimientos de auditoría particularmente
aplicables a su Entidad u Organismo, de tal manera que sin repetir
el contenido de los manuales de auditoría promulgados por la
Contraloría General de la República los adapten en los aspectos
específicos propios de su Organismo. Los manuales de auditoría
interna serán aprobados por la Contraloría General de la República
para que entren legalmente en vigencia y su aplicación estará
sujeta a evaluaciones o modificaciones periódicas.
La auditoría interna estará sujeta a las evaluaciones de sus
labores por parte de la Contraloría General de la República.
INDEPENDENCIA DE LA AUDITORÍA INTERNA
La unidad de auditoría interna tendrá el máximo grado de
independencia dentro de la entidad u organismo respectivo, sin
participación alguna en los procesos de administración.
A fin de garantizar la independencia de la unidad de auditoría
interna dentro de una Entidad u Organismo, dicha unidad:
a) Estará ubicada al más alto nivel jerárquico;
b) No participará en la ejecución de controles previos;
c) No participará en los procesos de administración;
d) Formulará y ejecutará con total independencia el programa anual
de sus actividades;
e ) Remitirá a la Contraloría General de la República a más tardar
el 30 de septiembre de cada año su plan anual de auditoría a ser
ejecutado en el año siguiente; así como copia de sus informes de
auditorías cuando los hechos detectados puedan generar
responsabilidad civil o irregularidad financiera y aquellos que
consideren necesarios.
USO, APROVECHAMIENTO Y SEGURIDAD EN EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo y los Directores o
Jefes de las diferentes unidades administrativas que tengan a su
cargo equipo de computación, deben establecer los procedimientos
que consideren necesarios para aprovechar el uso eficiente,
efectivo y económico de dichos equipos, lo cual se logrará a través
de:
a) Manual operativo de los diferentes programas que maneja la
Entidad u Organismo;
b) El registro y seguimiento de la operación de los mismos;
c) Una adecuada capacitación a los funcionarios y usuarios de los
equipos;
d) Evaluación periódica de los objetivos previstos.
Cuando exista un Centro de Procesamiento de Datos se establecerán
medidas que lo protejan y salvaguarden contra pérdidas y fuga en la
información, conforme a las siguientes medidas:
1.) Restricción en el acceso al Centro de Procesamiento de
Datos;
2.) Respaldar en claves de seguridad la información
procesada;
3.) Obtener mensualmente respaldo de los archivos que contienen
las transacciones de la Entidad u Organismo y ubicar éstos en un
lugar físicamente seguro;
4.) Seguridad e instalación física adecuada, que permita una
protección contra incendios, explosiones e inundaciones, etc.
RECURSOS HUMANOS
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS
Toda Entidad u Organismo deberá contar cuando sea necesario con una
unidad especializada en recursos humanos que cumpla las funciones
técnicas relativas a la administración de personal.
Los funcionarios encargados de esta unidad deben poseer
conocimiento sobre las materias laborales, técnicas para reclutar
personal, evaluar y promover el desarrollo del mismo, así como para
ejecutar las políticas institucionales respectivas.
SELECCIÓN DE PERSONAL
Para seleccionar el personal se exigirá capacidad técnica,
profesional, honestidad y que no tenga impedimento legal para
desempeñar el cargo; y una vez en el trabajo se le debe dar el
entrenamiento necesario.
El personal estará sujeto a evaluación con respecto a su
idoneidad, capacidad y ética profesional, así como actualización
técnica.
Para ocupar cargos en alguna Entidad u Organismo será condición
obligatoria que la persona no tenga antecedentes que pongan en duda
su moralidad y honradez o que haya sido sancionado legalmente por
perjuicio en contra del Estado o la empresa privada o por
negligencia manifiesta en el desempeño de un puesto anterior dentro
de los 3 años precedentes a la fecha en que se califiquen sus
requisitos para optar al cargo.
REGISTROS Y EXPEDIENTES
Deben existir registros y expedientes que contengan el historial de
cada uno de los empleados y funcionarios de la Entidad u Organismo
sin excepción alguna, en los cuales deben figurar entre otros la
siguiente documentación:
a) Solicitud de empleo;
b) Contrato de trabajo;
c) Nombramiento;
d) Promociones, cambios de puestos o categoría;
e) Faltas;
f) Permisos concedidos;
g) Control de vacaciones;
h) Fotocopias de títulos, certificados de estudios
realizados;
i) Otra documentación relativa al cargo y a su comportamiento
laboral.
ACTUACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS Y
EMPLEADOS
Todo funcionario o empleado público está obligado a cumplir sus
deberes con diligencia, honestidad, rectitud y ética, de tal manera
que su actuación prestigie a la Entidad u Organismo para la cual
presta su servicio.
La actuación significa que deberá estar apegado a los
reglamentos establecidos por la Contraloría General de la República
y a los códigos de ética, normas y reglamentos que su profesión o
especialidad demanden. No podrá recibir ningún beneficio que pueda
vincularse con el hecho de cumplir sus funciones.
CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
Deberá promoverse constante y progresivamente la capacitación,
entrenamiento y desarrollo profesional de los funcionarios y
empleados en todos los niveles, en función de las áreas de
especialización y del cargo que ocupan.
La capacitación y el entrenamiento de los funcionarios y
empleados puede ser impartida en cada Entidad u Organismo por medio
de instructores especializados en la materia, en Instituciones
creadas para tal fin y en Universidades existentes en el país o en
el exterior.
En la selección del personal a capacitar se considerará lo
siguiente:
a) Objetivos de la Entidad u Organismo;
b) Necesidades de capacitación;
c) Perspectivas de la aplicación del nuevo conocimiento en el
desempeño de sus funciones;
d) Que la persona que se seleccione no haya participado en cursos o
seminarios similares.
ROTACIÓN DE PERSONAL
Se establecerá en forma sistemática la rotación del personal
relacionado con la administración, custodia y registro de recursos
materiales y financieros.
La rotación de personal disminuye el riesgo de errores de
eficiencia administrativa y evitará adiestrar constantemente a
nuevo personal. La rotación se efectuará entre el personal con
funciones afines o similares con lo cual estarán capacitados para
cumplir diferentes labores en forma eficiente.
EVALUACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Deberá evaluarse el cumplimiento y rendimiento del trabajo
encomendado a los funcionarios y empleados.
Para tal fin la máxima autoridad de cada Entidad u Organismo por
intermedio de las unidades correspondientes efectuarán las
evaluaciones del rendimiento del personal usando técnicas adecuadas
y por lo menos una vez al año.
REMUNERACIONES
Se retribuirá a los funcionarios y empleados con un adecuado
sueldo, de tal forma que sea una justa compensación a su esfuerzo
en las funciones realizadas y de acuerdo con la responsabilidad de
cada cargo.
Referente a las Entidades u Organismos del Gobierno Central,
deben regirse de acuerdo con los lineamientos establecidos por el
Ministerio de Finanzas tanto en lo relativo a contratación de nuevo
personal como reposición de vacantes, incrementos de sueldos,
etc.
Los cheques fiscales por sueldo del personal que no ha laborado
en la Entidad u Organismo, deberán ser devueltos de acuerdo con las
normas establecidas por la Tesorería General de la República.
ASISTENCIA
Se deben establecer procedimientos que permitan el control de
asistencia, permanencia en el lugar de trabajo y puntualidad de los
funcionarios y empleados.
La Unidad de Recursos Humanos o de Personal de cada Entidad u
Organismo, será la encargada de establecer y vigilar el
cumplimiento del sistema de control del personal.
MANUAL DE CLASIFICACIÓN DE CARGOS
Se elaborará un manual de personal que contendrá un detalle de las
funciones, tareas, responsabilidades y características de cada una
de las clases de cargo que integran la estructura orgánica de la
Entidad u Organismo.
Este manual será revisado periódicamente a fin de mantenerlo
actualizado.
PRESUPUESTO
RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL PRESUPUESTARIO
La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo será responsable de
establecer los controles necesarios en los sistemas de
administración financiera y presupuestaria, el cumplimiento
requerido en todas las fases del presupuesto, de acuerdo con la ley
general del presupuesto, normas y procedimientos de ejecución
presupuestaria establecidas por el Ministerio de Finanzas.
También deberá adoptar las acciones correctivas derivadas del
control y evaluación del presupuesto, que efectúe el Ministerio de
Finanzas y la Contraloría General de la República.
CONTROL DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
Las personas encargadas del manejo de la ejecución presupuestaria
deberán efectuar evaluaciones constantes sobre el grado de
cumplimiento de los objetivos, en relación a los ingresos recibidos
y los gastos ejecutados, a fin de evitar que estos últimos excedan
de las asignaciones presupuestarias.
CONTROL PREVIO AL COMPROMISO
Las personas designadas para decidir la realización de un gasto y
aquellas que conceden la autorización respectiva, verificarán
previamente que:
a) La transacción corresponda al giro o actividad de la Entidad
u Organismo y conforme el presupuesto, planes y programas;
b) El procedimiento propuesto para su ejecución sea el
apropiado;
c) La Entidad u Organismo esté facultada para llevarla a cabo y no
existan impedimentos legales sobre la misma;
d) En el presupuesto existan disponibilidades dentro de la partida
correspondiente.
CONTROL PREVIO A LA
OBLIGACIÓN
Las personas designadas para aceptar una obligación como resultado
de la recepción de bienes, servicios u obras, verificarán
previamente a este reconocimiento y autorización que:
a) La documentación cumpla los requisitos legales;
b) La autenticidad del documento o factura y que no contenga
errores aritméticos o datos falsos;
c) La cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras recibidos
corresponden a las que se autorizaron y sean los mismos que se
describen en el documento que evidencia la obligación;
d) La transacción no varíe significativamente con respecto a la
propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto definido al
momento del control previo al compromiso.
NORMAS DEL ACTIVO EFECTIVO EN CAJA Y BANCO
GENERALIDADES
Ninguna persona podrá tener acceso a los documentos y valores que
son responsabilidad del encargado de caja, excepto el contador y/o
auditor cuando tengan que efectuar arqueos.
El encargado de caja no tendrá acceso a los registros de
contabilidad; asimismo no podrá:
a) Aprobar desembolsos;
b) Manejar registros contables.
INGRESOS A CAJA
Por todo ingreso a caja deberá prepararse un recibo oficial
debidamente prenumerado.
La función de recepción de dinero será exclusividad del
cajero.
Los blocks o talonarios en blancos de recibos de caja deben ser
controlados por el contador y entregados al cajero mediante recibos
firmados.
Los cheques recibidos deberán ser expedidos a favor de la
Entidad u Organismo, los cuales deberán ser sellados inmediatamente
para su depósito en el banco. No se debe recibir cheques endosados
por terceros.
FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Se creará un fondo fijo de caja chica para hacer frente a pagos en
efectivo destinados a gastos menores regulares o corrientes, de
acuerdo con las políticas establecidas por la Entidad u Organismo.
Estos fondos no podrán utilizarse para pagar o efectuar
desembolsos que excedan los límites autorizados por la Entidad u
Organismo, por lo que habrá de establecerse un monto máximo.
El monto del fondo se establecerá de acuerdo con las necesidades
de cada Entidad u Organismo, que en ningún momento tanto su valor
como el de cada desembolso excederá del límite que determine el
reglamento emitido para tal efecto.
Para fijar su límite se tendrá en cuenta el valor mensual del
movimiento de gastos menores. Los reembolsos se efectuarán a nombre
del encargado de fondo y cuando éste se encuentre agotado en por lo
menos el 50% de la cantidad asignada. Dichos reembolsos deberán
estar soportados con la documentación que evidencie el pago
correspondiente, la cual debe ser cancelada al emitirse el cheque
de reembolso, con un sello que contenga la leyenda Pagado, Fecha,
Número de Cheque y Banco .
Los recibos de caja chica deben ser prenumerados; al anularse
alguno de ellos, deberán marcarse con un sello de Anulado y
archivarse el juego completo.
Debe anotarse en cada comprobante Recibo de Caja Chica , la
cuenta y subcuenta en que se cargará el desembolso, si fuere
posible.
MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
Los pagos con el fondo de caja chica deberán estar soportados con
la documentación pertinente y debidamente autorizada.
El responsable del fondo fijo exigirá que se cumplan las
disposiciones referentes a su manejo, en vista de que los
reembolsos se efectuarán luego de que los comprobantes hayan sido
revisados y verificados por parte de los empleados responsables del
control previo sobre gastos.
No deberán utilizarse los fondos de caja chica ara efectuar
adelantos de préstamos a los funcionarios y empleados.
Los fondos de caja chica no deben mezclarse con los fondos por
depositar, fondo de caja general, etc.
Deberán efectuarse arqueos periódicos sorpresivos de dichos
fondos.
Al efectuarse un adelanto para compras y/o gastos sujetos a
rendición de cuenta, éste deberá soportarse con un vale provisional
de caja chica.
La rendición de cuentas por los adelantos debe ser efectuada
dentro de las 72 horas hábiles siguientes; en caso contrario, la
suma correspondiente a dichos adelantos será cargada directamente a
la persona responsable del mismo.
Todo desembolso de caja chica deberá ser autorizado por un
funcionario competente debidamente autorizado para tal fin.
RESPONSABLE DEL FONDO FIJO
El responsable del fondo fijo deberá ser un empleado independiente
del cajero general y de otros empleados que efectúen o participen
en labores de registros contables u otras funciones financieras.
La independencia de este empleado es necesaria a fin de evitar
confusiones en la utilización del fondo. Los deberes u obligaciones
del responsable del fondo deberán estar claramente definidas por
escrito, además de sus funciones normales.
DEPÓSITOS DE LOS INGRESOS
Los ingresos en efectivo o valores deben ser registrados
oportunamente y depositados íntegramente en las primeras horas del
día hábil siguiente a su recepción. Copia de la minuta de depósito
debe pasar al departamento de contabilidad para su verificación y
registro posterior.
Los depósitos de todos los ingresos garantiza cualquier tipo de
revisión y facilita las labores de auditoría para el área de
efectivo.
Por ningún motivo el dinero proveniente de los ingresos se
empleará para cambiar cheques o para efectuar desembolsos de la
Entidad u Organismo.
Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques y cualquier
otra forma de orden de pago inmediata.
ARQUEO DE FONDOS
Todos los fondos de la Entidad u Organismo estarán sujetos a
comprobaciones físicas por medio de arqueos periódicos y
sorpresivos.
Los arqueos deberán efectuarse sobre todos los fondos y valores
de la Entidad u Organismo, incluyendo los que se encuentran en
poder de recaudadores o agentes; y se dejará constancia escrita y
firmada por las personas que participan en los arqueos.
Los arqueos serán practicados por la contabilidad y en caso
necesario por la unidad de auditoría interna o por empleados
independientes de quienes tienen la responsabilidad de custodia o
registros.
APERTURA Y CIERRE DE CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS
La apertura y cierre de toda cuenta corriente bancaria debe ser
autorizada por la máxima autoridad de la Entidad u Organismo.
Lo anterior es con el propósito de que la máxima autoridad tenga
control y conocimiento de la apertura y cierre de las cuentas
bancarias.
Las cuentas corrientes bancarias serán abiertas a nombre de la
Entidad u Organismo y su número se limitará a lo mínimo posible, a
fin de mantener un mejor control interno sobre las mismas.
MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS
La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo Estatal acreditará
por escrito ante las instituciones bancarias con la que manejan
fondos, a los funcionarios firmas A y firmas B y los que sean
necesarios autorizarlos para firmar cheques.
Las personas autorizadas para firmar cheques no deberán ejercer
las siguientes funciones:
a) Actuar como cajero ni tener acceso a los ingresos de
caja;
b) Manejo de registros principales y auxiliares de
contabilidad;
c) Elaborar cheques o comprobantes de pago;
d) Preparar conciliaciones bancarias, recepción o distribución de
inventarios, materiales y suministros.
La emisión de cheques, deberá contar con el respaldo de dos Firmas
mancomunadas previamente autorizadas.
Cuando ocurra un cambio o retiro de una o varias firmas
autorizadas para emitir cheques deberá notificarse al Banco
inmediatamente.
Diariamente deberán guardarse las chequeras en archivo o caja de
seguridad para evitar su uso indebido.
Todas las personas responsables del manejo de efectivo, así como
las que firman cheques, deberán estar debidamente afianzadas. Para
ello la Entidad u Organismo deberá adquirir una póliza de
fidelidad.
DESEMBOLSOS CON CHEQUES
Todos los desembolsos deberán hacerse por medio de cheques
debidamente prenumerados y emitidos en forma secuencial y a nombre
del beneficiario, salvo los que estén autorizados para efectuarse
en efectivo por medio del fondo de caja chica.
La legalidad y veracidad de las erogaciones deben quedar
establecidas en cada documento que soporte un desembolso con
cheque, a fin de facilitar su identificación y revisión
posterior.
Ningún cheque será firmado sin haberse determinado previamente
la disponibilidad de fondos.
Por ningún concepto se girarán cheques en blanco, al portador ni
con fechas post-datadas.
Los cheques deberán estar protegidos con una máquina protectora
de cheques u otro medio de protección, tales como por ejemplo:
máquina especial protectora de cheques, tecla de impresión
protectora de máquina de escribir mecánica, marcador fluorescente,
etc.
Antes de ser pagadas las facturas o recibos correspondientes
deberán estar debidamente revisados en los siguientes aspectos:
a) Precio de los bienes o servicios recibidos;
b) Entrada a almacén en su oportunidad y cuando sea al
crédito;
c) Revisión de sumas, extensiones, cálculos, descuentos, impuestos,
etc.;
d) Aprobación para su pago.
Las personas que autorizan el pago y las que firman los cheques,
preferiblemente deberán ser distintas.
Las personas que firman cheques deberán cerciorarse que se haya
cumplido el control previo antes de firmar. No deberán firmarse los
cheques cuando únicamente estén respaldados por copia de la
documentación.
La documentación que sirve de soporte deberá cancelarse al
momento de elaborar el cheque a fin de evitar duplicidad en su
pago, con un sello que contenga la leyenda Cancelado, Fecha,
Número de Cheque y Banco .
Queda terminantemente prohibido firmar cheques sin antes haberse
cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso, y
que la documentación no esté totalmente completa.
CONCILIACIONES BANCARIAS
Las conciliaciones bancarias se efectuarán mensualmente por
personas que no tengan responsabilidad en el manejo de efectivo ni
en el registro o emisión de cheque.
Las conciliaciones deben efectuarse dentro de los diez (10)
primeros días hábiles del mes siguiente, de manera que faciliten
revisiones posteriores a fin de permitir la toma de decisiones y
aplicación de acciones correctivas.
Su propósito es comparar el movimiento registrado por el banco
con el que conste en los registros contables en la Entidad u
Organismo, a fin de asegurar la veracidad del saldo y revelar
cualquier error o transacción no registrada, ya sea por el Banco o
por la Entidad.
Los estados de cuenta mensuales deberán entregarse directamente
al empleado encargado de efectuar las conciliaciones, una vez que
haya sido recibido en la Entidad u Organismo sin abrirse el sobre
que los contiene.
Las conciliaciones deben comprender los siguientes aspectos:
a) Control de la secuencia numérica de los cheques;
b) Investigación de las partidas de conciliación, las cuales deben
contener:
1.) Débitos y créditos del banco no
anotados en los registros de la Entidad;
2.) Débitos y créditos de la Entidad no anotados en los estados
de cuentas del banco;
3.) Listado de los cheques emitidos por la Entidad y no cobrados
al banco en la fecha de los estados de cuentas;
4.) Obtención de los documentos comprobatorios de las partidas
del banco no registradas por la Entidad;
5.) En relación con las partidas de la Entidad no compensadas
por el banco, deberá comprobarse debidamente.
c) Examen de las firmas y endoso de los cheques devueltos por el
banco;
d) Comparación de las fechas y los valores de los depósitos
diarios, según los registros de la Entidad contra el estado de
cuenta del banco;
e) Los cheques no presentados al cobro durante un período largo de
tiempo (6 meses) deben investigarse a fondo, determinar las causas
correspondientes y revertir la operación contable;
f) Investigación de traspasos entre bancos con el objetivo de
verificar si su registro ha sido el adecuado;
g) Todo ajuste por partida de conciliación debe ser aprobado por el
responsable de contabilidad.
Una vez preparadas las conciliaciones
deberán ser verificadas por el responsable de contabilidad y
autorizadas por un funcionario competente.
CONFIRMACIÓN DE SALDOS EN BANCOS
Con el propósito de mantener la confiabilidad de la información es
necesario que un funcionario autorizado y con suficiente
independencia del manejo y registro del efectivo confirmará
periódicamente con los bancos el movimiento y saldo de las cuentas
de la Entidad u Organismo.
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
SISTEMA DE REGISTRO
Cada Entidad u Organismo establecerá los registros necesarios para
asegurar un adecuado manejo y control de las cuentas por cobrar.
Se establecerá un sistema de facturación que permita una
oportuna emisión de los recibos que deben ponerse al cobro.
Deben existir políticas definidas en cuanto a montos, plazo y
condiciones de créditos.
Se utilizarán facturas por ventas al crédito y notas de débitos
debidamente autorizadas por cargos posteriores para el registro de
las cuentas a favor de la Entidad u Organismo.
Las facturas, recibos de recepción y las notas de débito,
deberán estar custodiados por un funcionario independiente de la
recepción de efectivo y del manejo de los registros contables.
En todas las facturas de crédito se deben verificar los precios
de los artículos o servicios vendidos, sumas, cálculos, etc.,
después de haberse formulado y previamente a su autorización.
El registro de las facturas y/o notas de débito por los
distintos conceptos, deberá realizarse a más tardar 24 horas
después de haberse realizado.
Se establecerán controles para determinar las cuentas por cobrar
canceladas y las pendientes de cobro.
Los sistemas de contabilidad de las Entidades u Organismos
establecerán registros detallados de las cuentas por cobrar que
contemplen la segregación de funciones de facturación, registro y
recepción de efectivo.
VERIFICACIONES PERIÓDICAS
Se deben elaborar mensualmente relaciones de las cuentas por cobrar
las que deberán compararse con la cuenta de control
correspondiente.
Se efectuarán verificaciones periódicas y cuentas por cobrar por
intermedio de empleados independientes de su custodia, registros y
manejo de efectivo.
Pueden realizarse verificaciones parciales cuando el volumen de
las cuentas por cobrar así lo exijan; y se comprobará la legalidad
de los documentos y la existencia de la salvaguarda física y
necesaria (bóvedas, cajas de seguridad, etc.).
Cualquier diferencia resultante de las verificaciones
efectuadas, deberá ser investigada con el objetivo de efectuar las
correcciones del caso cuando ello proceda.
CONCILIACIÓN
Se efectuará en forma periódica la conciliación de la documentación
con los mayores auxiliares de las cuentas por cobrar, por un
empleado independiente al encargado del manejo de dicho auxiliar.
Cada Entidad u Organismo determinará la periodicidad de las
conciliaciones, siendo recomendable efectuarlas mensualmente y sin
crear rutinas de metodología. Es conveniente que la conciliación la
realice una persona ajena a las funciones del registro auxiliar y
del mayor general. De la conciliación se debe dejar constancia por
escrito.
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
Se realizarán periódicamente análisis y evaluaciones de las cuentas
por cobrar, estableciéndose la antigüedad de saldos vencidos.
El análisis y evaluación de las cuentas por cobrar a efectuará
periódicamente, en forma mensual, para comprobar la eficiencia de
la gestión de cobro, la probabilidad de las cuentas vencidas,
indicando su antigüedad.
Se creará un porcentaje del saldo de las cuentas por cobrar por
concepto de estimación para cuentas incobrables, el cual para fines
impositivos no debe exceder el 1 % del saldo de la cartera del
final del período.
Se establecerán normas y procedimientos para gestionar el cobro
de cuentas vencidas.
En el caso de que existan cuentas atrasadas en sus pagos, deberá
enviarse a los deudores notas recordatorias, con el objetivo de que
solventen su situación.
Mensualmente se deben preparar estados de cuenta y ser enviados
a los deudores de la Entidad u Organismo.
La cancelación de las cuentas consideradas incobrables, deberán
ser aprobadas por la máxima autoridad de la Entidad u
Organismo.
Debe existir un control apropiado sobre las cuentas canceladas
como incobrables, las cuales pueden ser manejadas en Cuentas de
Orden.
Dependiendo del caso, deberá continuarse con las gestiones de
cobro pertinentes de las cuentas canceladas como incobrables.
CUENTAS POR COBRAR A EMPLEADOS
Los préstamos y anticipos a funcionarios y empleados deben ser
autorizados por el responsable de la Entidad o por el funcionario
autorizado para ello.
Como norma se deben canalizar los pagos o abonos a través de
deducciones directas en la nómina.
Deben existir políticas definidas relativas a monto, plazo,
condiciones de pago, etc., en cuanto al otorgamiento de los
préstamos y anticipos.
No deberán concederse nuevos préstamos al empleado o funcionario
mientras tenga saldo pendiente del anterior.
PEDIDOS EN TRÁNSITO
Debe existir un expediente o archivo que contenga la documentación
que respalde los desembolsos originados desde el inicio hasta el
final de la compra de que se trate.
La sumatoria de los documentos debe ser igual al valor que
indiquen los registros respectivos.
Debe establecerse un control numérico para los diferentes
pedidos del que se hará referencia en los comprobantes, cheques y
demás registros.
Debe establecerse un control en donde se conozca la situación de
cada pedido en tránsito. En caso de corresponder a importación
podrá contener la siguiente información:
a) Valor de la cobranza emitida por el banco;
b) Pedido, Número y Fecha;
c) Factura del proveedor;
d) Nombre y origen del proveedor;
e) Conocimiento de embarque;
f) Valor FOB (valor en puerto de embarque);
g) Nombre del banco;
h) Fecha de salida y llegada a puerto;
i) Fecha de envío de documentos para registro;
j) Número de póliza de importación;
k) Fecha y número de liquidación;
l) Nota de entrada al almacén;
m) Cualquier otro dato pertinente.
Todas las liquidaciones antes de ser registradas deben ser
aprobadas por el contador.
Cuando se reciban entregas parciales, los saldos deben
controlarse mediante registros y procedimientos adecuados.
El encargado de las compras locales y/o de importaciones
revisará mensualmente los saldos de pedidos con los del registro
contable, con el objetivo de identificar y corregir cualquier
diferencia existente.
Cuando existan averías y/o faltantes, se notificará
inmediatamente a la Compañía de Seguros o de Vapores para preparar
el reclamo respectivo.
Antes de ser registrados los reclamos deberán ser revisados por
el responsable de contabilidad y autorizado por el funcionario
competente.
Mensualmente deberán cotejarse los saldos de los registros
auxiliares de pedidos en tránsito contra la cuenta de control del
Mayor.
INVENTARIOS
ADQUISICIONES
Toda adquisición de materiales deberá contar con la autorización de
la persona designada para ello; y se fijarán máximo y mínimo para
la existencia que debe mantenerse en la bodega y efectuar
oportunamente las adquisiciones.
La máxima autoridad o la unidad encargada de adquisiciones será
responsable de la aprobación de las cotizaciones, concurso de
ofertas o litaciones; además será el encargado de dictar las normas
y procedimientos que deban adoptarse para adquisiciones en el
mercado interno o externo y según el caso con apego a Ley,
Reglamento de Contrataciones Administrativas.
SISTEMAS DE REGISTRO
Se establecerán procedimientos contables de las existencias de los
bienes que incluyan registros por el sistema de inventarios
perpetuos.
Los inventarios están constituidos por productos adquiridos o
producidos para la venta, el consumo interno o transformación a
otros bienes.
Cada Entidad u Organismo establecerá la codificación y la unidad
de manejo de los inventarios que permita identificar los artículos
de su propiedad, así como al depositario, responsable de los
mismos.
El sistema diseñado debe facilitar la identificación de
existencias obsoletas, la toma física del inventario y la adopción
de decisiones para adquisiciones oportunas.
Los cargos a la cuenta de inventario podrán efectuarse con el
informe del bien recibido o con la remisión en forma oportuna.
Los registros auxiliares de control (kardex) debe contener como
mínimo los siguientes datos:
a) Descripción del artículo;
b) Entradas y salidas en unidades y valores;
c) Precio unitario;
d) Saldos en unidades y valores;
e) Localización del artículo;
f) Existencia máxima y mínima.
En caso de que el encargado de la bodega lleve registro, lo cual es
aconsejable, éste deberá contener los datos mencionados
anteriormente, excepto los referentes a costos y valores.
Un empleado independiente al manejo de auxiliares, comprobará
periódicamente que los precios unitarios consignados en las
tarjetas son correctos.
UNIDAD DE ALMACÉN
Cada Entidad u Organismo dispondrá en lo posible de una unidad y
funcionarios dentro de la organización en la que se centralice el
proceso de abastecimiento.
El proceso de adquisiciones comprende las etapas de
programación, adquisición, almacenamiento, mantenimiento y
distribución de materiales para ejecutar las funciones de la
Entidad u Organismo. La recepción deberá realizarse a través de una
unidad independiente de la de compra, por medio de la respectiva
orden de entrada a bodega según el caso. Las salidas de bodega
necesitan de una requisición debidamente autorizada.
Las notas de salida de bodega que amparan artículos ya
entregados deberán remitirse al Departamento de Contabilidad para
su debida valuación y registro.
La Entidad u Organismo debe tener establecidos máximos y mínimos
de existencia, con el fin de evitar sobre-inversiones o pérdidas en
los distintos rubros de inventarios.
Los inventarios deben estar debidamente cubiertos por una póliza
flotante de seguros contra todo tipo de riesgos, a fin de que ésta
cubra cualquier monto de las existencias.
La centralización del sistema de almacén establece la
integración bajo un solo cuerpo técnico de todos los recursos
materiales, independientemente de su cantidad, valor y
naturaleza.
Esta norma no es aplicable a Entidades u Organismos pequeños, ya
que estas operaciones pueden levarse a cabo a través de una persona
responsable de todas las transacciones de compras.
CUSTODIA
Se establecerá un sistema para el almacenamiento de los bienes, los
que deberán estar bajo la responsabilidad de un determinado
empleado. La Entidad u Organismo velará por que dicho empleado
rinda la fianza respectiva.
Solamente los empleados que laboran en la bodega deberán tener
acceso a las existencias almacenadas en la misma.
La máxima autoridad a través de la unidad administrativa, será
responsable de establecer un sistema apropiado para la
conservación, seguridad y administración de los bienes en
existencia.
El empleado encargado del ingreso y entrega de los bienes
inventariados es responsable de su manejo y conservación, por lo
cual deberá rendir una fianza que respalde la ejecución de sus
funciones.
VERIFICACIÓN FÍSICA
Se practicarán verificaciones físicas selectivas durante el período
y en forma total por lo menos una vez al año, a fin de constatar la
existencia real de los inventarios y su estado de conservación, las
que deben realizarse por personas distintas de las encargadas de su
control y deben ser efectuados por personas independientes al
responsable de bodega.
Deben existir procedimientos adecuados para contar, inspeccionar
e informar sobre los artículos recibidos, ya sean en buen o mal
estado.
Los auxiliares de inventarios perpetuos deben conciliarse
periódicamente con las cuentas de control del mayor general;
además, deben efectuarse comparaciones entre los auxiliares de la
bodega y de contabilidad a fin de determinar, investigar y ajustar
cualquier diferencia existente.
La unidad de auditoría interna observará la toma física de los
inventarios en existencia, por lo menos una vez al año. Para
facilitar esa labor es conveniente practicar inventarios físicos
parciales, periódicos y selectivos.
Previamente a la toma física de inventario se debe contar con un
instructivo, el que servirá de guía para la metodología a seguir.
Éste deberá contener como mínimo las siguientes instrucciones:
a) Que los artículos estén debidamente ordenados e
identificados;
b) Que se aplique un método de verificación posterior del recuento
ya efectuado;
c) Que exista un procedimiento que evite la falta de conteo de los
artículos, por ejemplo etiquetas prenumeradas;
d) Formulación de un corte de inventario tanto de la recepción como
de la entrega de artículos;
e) Identificación de artículos obsoletos, dañados, deteriorados,
etc.
Las diferencias detectadas en el recuento físico deben ser
conocidas por funcionarios independientes del encargado de bodega y
del encargado del registro de los inventarios; y luego de las
investigaciones del caso autorizar los ajustes
correspondientes.
OBSOLESCENCIA, PÉRDIDA O DAÑO
Cuando se detecte obsolescencia, pérdida o daño en los inventarios,
luego de la debida investigación, se dará la baja o descargo de los
mismos, previa autorización de la Dirección General de Ingresos.
Sin excepción alguna, se deberá contar con las justificaciones
documentadas requeridas; elaborándose un acta de destrucción de los
inventarios dañados si ese es el caso.
Se debe tener control sobre los artículos en existencia con
valor comercial; pero dados de baja en los registros por obsoletos,
dañados o deteriorados, etc., este control se podrá llevar a través
de cuentas de orden.
GASTOS ANTICIPADOS
AUTORIZACIÓN
Se establecerá una adecuada autorización para desembolsos que se
requiera efectuar por anticipado.
Una adecuada autorización es necesaria para este tipo de
desembolsos porque la Entidad u Organismo entregará parte de su
capital de trabajo, la cual será resarcida con el pago de bienes o
servicios que se espera devengar dentro del plazo de un año a
partir de la fecha del balance.
Estos activos generalmente incluyen seguros, intereses,
alquileres, impuestos, servicios de publicidad pagados y aún no
recibidos, papelerías y útiles de oficina, etc.
REGISTROS
Se deben llevar registros auxiliares
detallados que muestren la amortización o aplicación de los pagos
anticipados con cargos a los gastos del período.
Se llevará una relación por personas de los adelantos para gastos
de viajes y otros gastos a funcionarios y empleados.
Las características generales que han de considerarse en este
rubro son:
a) Autorización para considerar el diferimiento de los gastos,
previamente al análisis de los desembolsos;
b) Se deben hacer comprobaciones de las amortizaciones de gastos
efectuados sistemáticamente con cargo a los gastos del
período;
c) Debe mantenerse un registro detallado de las pólizas de seguro y
se revisará periódicamente la vigencia de la misma y su cobertura;
dicho registro debe contener:
1.) Número de la póliza;
2.) Nombre de la compañía aseguradora;
3.) Bienes asegurados;
4.) Tipo de cobertura;
5.) Monto de la prima;
6.) Cuota de la amortización;
7.) Saldo por amortizar;
8.) Fecha de la póliza;
9.) Fecha de vencimiento;
10.) Monto de la cobertura.
d) La suma de los registros individuales debe ser igual al saldo
de la cuenta de control;
e) La prima pagada deberá comprender la cobertura del riesgo
necesario y eliminar las coberturas de carácter superfluo;
f) Se debe mantener registro adecuado de la existencia de papelería
y útiles de oficina;
g) Periódicamente se deben efectuar recuentos físicos de dichas
existencias;
h) Mensualmente deberán conciliarse los registros individuales
de esta cuenta con los saldos del mayor;
i) Cualquier diferencia entre el saldo de los registros y del
inventario físico deberá ser debidamente investigada y ajustada
previa autorización del funcionario responsable;
j) Se deberá preparar tabla de amortización de los distintos gastos
para una adecuada distribución en el período;
k) Los saldos de papelería y útiles, lo mismo que servicios
perdidos o no recuperables, deberán cargarse contra los gastos del
período previa autorización del responsable competente.
INVERSIONES EN VALORES
SISTEMA DE REGISTRO
Se mantendrán registros que resuman las características de las
inversiones realizadas que incluyan los concernientes a intereses y
dividendos y que permitan mantener confiabilidad en la información
presentada.
El sistema de registro de las inversiones deberá presentar la
información detallada y suficiente para la toma de decisiones;
además, de permitir comprobaciones y comparaciones ágiles,
evaluación y proyección.
La oportunidad en el registro de las inversiones proporciona
información necesaria para la adopción de decisiones.
CUSTODIA Y MANEJO
Se aplicarán procedimientos idóneos para la autorización de
operaciones relativas a las inversiones en valores, así como para
su custodia, salvaguarda física y responsabilidad del registro.
La responsabilidad para iniciar, aprobar y evaluar las
operaciones, estarán segregadas de las referentes a
contabilidad.
La responsabilidad de la custodia de valores y otros documentos
que evidencian propiedades de las inversiones debe ser asignada a
un empleado que no tenga funciones de contabilidad ni cualquier
otra de tipo financiero.
La salvaguarda física debe ser contra riesgo de pérdida de
cualquier naturaleza, utilizando para tal fin archivos a prueba de
incendios o cajas de seguridad con doble combinación.
VERIFICACIÓN FÍSICA
Se realizarán verificaciones físicas periódicas, por empleados
independientes de su custodia y registro.
La verificación deberá realizarse por lo menos cada tres (3)
meses; y se conciliarán los auxiliares de valores con las cuentas
del mayor general.
Si los valores adquiridos como inversión se guardan en una caja
fuerte, se requiere la presencia de por lo menos dos funcionarios
autorizados.
Si los valores adquiridos como inversión se tienen en un banco
en fideicomiso o en una caja de seguridad bajo el control solidario
de dos o más funcionarios, los contratos respectivos deberán
suscribirse entre el banco y la Entidad u Organismo.
INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
ALCANCE Y LIMITACIONES
Las inversiones físicas u obras de infraestructura ejecutadas en
las Entidades u Organismos, sean nuevas o ampliaciones de las ya
existentes, constituyen inversiones en proyectos y programas que se
regirán por las normas de esta sección y demás disposiciones
aplicables. En tales circunstancias las Entidades u Organismos
responsables están obligadas a emprender en forma inmediata la
ejecución de obras y trabajos que prevengan daños mayores.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS
Todo proyecto de obra pública será identificado y clasificado de
conformidad con el esquema adoptado por Organismos rectores del
sistema de planificación e inversión pública.
FUNDAMENTOS DEL PROYECTO
Las instituciones del Sector Público elaborarán los proyectos a su
cargo, en función de las prioridades, de las responsabilidades,
planes institucionales debidamente aprobados y demás
requerimientos.
La misión institucional asignada a cada Entidad u Organismo, su
competencia, facultades y responsabilidades constituyen el
fundamento para la ejecución de sus proyectos.
REQUISITOS PREVIOS A LA INICIACIÓN
Para ordenar la iniciación de un proyecto de obra pública, la
máxima autoridad responsable deberá haber cumplido con todos los
requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones Administrativas
y su reglamento, además, deberá identificarlo explícitamente
indicando:
a) Nombre del proyecto: el título del mismo que lo identifique
sin lugar a confusión con otro. En lo posible debe incluir una
referencia concreta respecto del propósito al proyecto y su
ubicación (ejemplo: Proyecto Hidroeléctrico, San Juan Río
Coco);
b) Objetivos: la expresión clara y concisa de las necesidades que
se propone llenar el proyecto;
c) Alcance: Cobertura de los aspectos que debe incluir el
proyecto;
d) Responsable: el funcionario que ha de tomar a su cargo el
cumplimiento del proyecto;
e) Fecha de terminación: es la deseada por la máxima autoridad para
que el proyecto entre en servicio.
FASE DEL PROYECTO
Los proyectos de obras públicas se desarrollarán por lo general
en las siguientes fases
a) Estudio y diseño (pre-inversión) que incluye las siguientes
etapas:
1.) Idea;
2.) Perfil;
3.) Prefactibilidad;
4.) Factibilidad;
5.) Diseño.
b) Inversión o ejecución que incluye las siguientes etapas:
1.) Modalidad de ejecución;
2.) Construcción.
c) Operación y mantenimiento.
Los proyectos de magnitud y complejidad significativas, salvo
casos excepcionales, serán desarrollados por las Entidades u
Organismos sujetándose a cada una de las etapas señaladas.
IDEA
Constituye la primera etapa de la fase del estudio y diseño; deberá
presentar alternativas de proyectos encaminados a dar respuesta a
los problemas o necesidades de la sociedad.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
a) Identificar el problema a solucionar o la necesidad a
satisfacer;
b) Plantear las metas a alcanzar en relación con la solución del
problema o en atención a las necesidades;
c) Identificar de manera preliminar, alternativas básicas de
solución;
d) Plantear las mejores alternativas a estudiar más
profundamente;
e) Identificar la decisión de dar solución al problema o de
atender las necesidades y las alternativas planteadas.
En esta etapa los estudios se formulan por lo general con el
personal técnico que labora en las Entidades u Organismos y que ha
recibido la debida capacitación.
PERFIL
Esta etapa debe constituir el estudio con el nivel mínimo de
información en los aspectos de mercados técnicos, organizacionales,
financieros y de evaluación que debe alcanzar un proyecto.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
a) Cuantificación del mercado o tamaño del proyecto o
programa;
b) Analizar las alternativas técnicas;
c) Estimación de monto de inversión (terrenos inversión principal,
obras auxiliares, etc.);
d) Costos y beneficios anuales de operación, promedio, vida
útil.
PREFACTIBILIDAD
Esta etapa debe constituir un estudio destinado a profundizar en el
análisis de las alternativas planteadas en la etapa de perfil,
desde los puntos de vista técnicos, económicos, financieros e
institucionales para determinar su rentabilidad y viabilidad a fin
de tomar la decisión de profundizar el estudio o rechazar el
proyecto.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
a) Investigar la existencia de la alternativas viables desde el
punto de vista técnico, económico y social;
b) Determinar el grado de bondad de cada una de las alternativas
con el propósito de compararlas y ordenarlas;
c) Estudiar aspectos especiales tales como mercado, localización,
tamaño y momento óptimos, institucionales, legales y de
financiamiento y otros aspectos señalados en la etapa de
perfil;
d) Diseñar los términos de referencia para la factibilidad o el
diseño definitivo, según el monto de inversión prevista.
FACTIBILIDAD
La etapa de factibilidad efectuará el estudio completo destinado a
profundizar el análisis de la alternativa viable resultante de la
prefactibilidad.
Este estudio debe permitir tomar la decisión de aceptar o
rechazar el proyecto; además, debe comprender la mayor cantidad
posible de detalles en cuanto a los aspectos técnicos, económicos,
sociales, financieros, institucionales, administrativos y
ambientales.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
a) Perfeccionar la alternativa que haya resultado con mayor
indicador financiero, en cuanto al valor neto positivo en la etapa
de prefactibilidad, reduciendo el rango de incertidumbre del mismo
a límites aceptables;
b) Dar los elementos de juicios técnico-económicos ambientales
necesarios y suficientes, que permitan justificar la aceptación,
rechazo o postergación de la alternativa de inversión;
c) Realizar análisis de sensibilidad sobre el efecto que produce,
sobre la rentabilidad del proyecto, las variaciones en aquellos
elementos que afectan significativamente los beneficios y/o costos;
y, por lo tanto, la rentabilidad de la alternativa sujeta a
evaluación, en especial la localización y momento óptimo;
d) Formular los términos de referencia del diseño definitivo si la
evaluación del proyecto muestra rentabilidad;
e) Verificar la disponibilidad financiera para las siguiente
etapa.
DISEÑO
La etapa de diseño comprende un estudio que incluye cálculos,
planos y especificaciones técnicas necesarias para llevar a cabo la
ejecución del proyecto cuya factibilidad haya sido demostrada
previamente. Es conveniente que en esta etapa la firma consultora
del diseño haya entregado como mínimo a la unidad ejecutora lo
siguiente:
a) Originales de los planos constructivos;
b) Cálculos estructurales;
c) Especificaciones técnicas de proyecto;
d) Programas de trabajos;
e) Plazo de construcción;
f) Presupuesto base;
g) Análisis de precio unitario;
h) Memoria descriptiva;
i) Recomendación de la ampliación de la financiación si el
presupuesto excede significativamente la disponibilidad
financiera;
j) Aprobaciones técnicas del diseño por las instancias
gubernamentales correspondientes.
El responsable del proyecto informará sobre el avance de las etapas
con la oportunidad debida para que la máxima autoridad pueda tomar
acciones correctivas adecuadas.
FINANCIAMIENTO PARA LA EJECUCIÓN
Concluida la fase de preinversión procederá la negociación
tendiente a definir la fuente de financiamiento de la inversión.
MODALIDAD DE EJECUCIÓN
En esta etapa la Entidad u Organismo deberá decidir si la
construcción del proyecto se ejecutará por los sistemas de
administración o de contratos, basándose en un estudio comparativo
de estas dos alternativas.
El estudio comparativo analizará la situación de la Entidad en
cuanto a la experiencia, el plazo de construcción, el costo, el
personal y equipo disponible; que no se afecte el cumplimiento de
otras responsabilidades, etc., a fin de concluir con una
recomendación razonada de la modalidad de ejecución.
El responsable del avance de la etapa informará oportunamente a
la máxima autoridad, a fin de que pueda tomar las decisiones del
caso.
La Entidad u Organismo debe verificar:
a) La disponibilidad de recursos para la construcción;
b) El cumplimiento del plazo de esta etapa;
c) El costo de la etapa.
La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo establecerá los
controles que aseguren el cumplimiento de las metas y objetivos del
proyecto en los plazos convenidos, en las mejores condiciones de
calidad, eficiencia, economía y protección del medio ambiente.
Si el proyecto debe realizarse por el sistema de administración,
la Entidad emitirá la orden para que se inicie la construcción.
Si el proyecto debe realizarse por contrato, la Entidad
dispondrá que se curse de inmediato el trámite que prevean las
disposiciones legales aplicables.
En uno u otro caso, la Entidad u Organismo determinará el
responsable de estas actividades y los plazos de las mismas.
FIANZAS
Dependiendo de la naturaleza y monto del proyecto, las fianzas
generalmente solicitadas de parte de la unidad ejecutora, son las
siguientes:
a) Fianza de mantenimiento y ofertas;
b) Fianza de cumplimiento;
c) Fianza de adelanto;
d) Fianza por vicios ocultos.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
Cuando sea necesario se deberá respaldar el auditor con el equipo
de supervisión de parte de la unidad ejecutora o en todo caso de un
técnico asignado para estas funciones, a fin de velar por que se
cumplan las especificaciones técnicas.
Se debe comenzar con la parte administrativa y financiera del
proyecto velando por que se hayan cumplido los requisitos
necesarios en la licitaciones, adjudicaciones y contrataciones de
proyectos, cumplimiento de las partes y requisitos estipulados en
los contratos y el seguimiento de los desembolsos para los
adelantos y avalúos de los mismos.
A fin de darle el seguimiento y control a las inversiones y
proyectos se requiere de la elaboración de la bitácora
correspondiente, la que debe contener por lo menos lo
siguiente:
a) Número de la etapa;
b) Denominación;
c) Porcentaje (%);
d) Unidad de medida;
e) Cantidad estimada;
f) Costo unitario;
g) Costo total;
h) Período anterior acumulado:
1.) Cantidad;
2.) Valor;
3.) Porcentaje (%).
i) Este período:
1.) Cantidad;
2.) Valor;
3.) Porcentaje (%).
j) Acumulado actual:
1.) Cantidad;
2.) Valor;
3.) Porcentaje (%).
k) Porcentaje de avance.
CONSTRUCCIÓN
La etapa de construcción comprende la ejecución de la obra. La
construcción debe dividirse en partidas valoradas que prevean el
avance de obra y su costo. La iniciación de esta etapa requiere la
existencia de las disponibilidades financieras.
En esta etapa la Entidad u Organismo verificará:
a) El financiamiento que garantice la ejecución de la obra y
provea el normal flujo de fondos;
b) La ejecución del proyecto de acuerdo con los documentos del
diseño;
c) El cumplimiento del programa de trabajo en cuanto al tiempo y al
costo;
d) El estudio de los informes de avance de obra;
e) Las causas; y de ser el caso, las responsabilidades en las
desviaciones del programa.
En caso de obras contratadas, el pago se hará por un valor
equivalente a la obra realizada, excepción hecha del anticipo
concedido que debe ser amortizado en el curso de la ejecución.
SUPERVISIÓN
Para la etapa de construcción, la Entidad u Organismo responsable
establecerá la supervisión obligatoria y permanente con el objeto
de asegurar el cumplimiento del diseño y especificaciones, tanto en
las obras contratadas como en las que se ejecutan por el sistema de
administración. Son responsabilidades de la supervisión:
a) La vigilancia del cumplimiento del programa de trabajo en
cuanto a tiempo y costo;
b) La vigilancia de la calidad, del cumplimiento de los planos,
diseños y demás documentos del proyecto.
Cuando se dé el avalúo se hará mediante un levantamiento de la
cantidad de obra realizada
En el período por el contratista, cuyo borrador deberá presentar al
supervisor para su
aprobación inicial.
En este caso el auditor tendrá que depender de las cantidades de
obras aceptadas por el
supervisor en caso de no poseer personal técnico en esta
materia.
El tiempo transcurrido entre el corte efectuado en el campo y la
entrega del avalúo aprobado
por el supervisor toma aproximadamente cinco (5) días. Luego que
esta información ha llegado a las oficinas centrales de la unidad
ejecutora toma otros siete (7) días para la elaboración del
pago correspondiente.
TERMINACIÓN Y RECEPCIÓN DE LA
CONSTRUCCIÓN
Cuando la supervisión del proyecto informe por escrito que se ha
terminado la construcción de la obra, de dicha circunstancia se
dejará constancia en la bitácora correspondiente, la que tratándose
de contratos, estará respaldada por la estimación de liquidación.
La recepción de las obras contratadas se hará constar en acta;
dicha recepción podrá ser provisional si hubiere observaciones a la
obra; o definitiva si no las hubiere y cuando habiéndolas fueren
superadas. En las obras por el sistema de administración es también
conveniente contar con el acta que establezca su recepción
oportuna.
En el acta de recepción de la obra se anotan los antecedentes,
las personas que intervienen, importe de la obra, condiciones de la
obra recibida, conclusiones, lugar y fecha de la misma o cualquier
otra circunstancia que se estime necesaria.
Desde el momento de recibido el informe de terminación de la
obra hasta la recepción de la misma no deberá transcurrir un plazo
mayor de cinco (5) días.
El acta de recepción será elaborada por una comisión designada
por la máxima autoridad de la Entidad u Organismo, la cual estará
integrada por un técnico responsable del trabajo, por el supervisor
de la obra, por un técnico que no haya intervenido en el proceso de
ejecución y el contratista, si lo hubiere.
RECOPILACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos técnicos de todas las fases del proyecto, así como
los que resulten en la terminación del mismo serán archivados por
la Entidad ejecutora.
Es importante que la máxima autoridad determine al encargado de
la custodia de estos documentos que por lo general está a cargo de
empleados de las unidades administrativas de construcciones o
mantenimiento.
REGISTROS DE COSTO DE LA OBRA
Las Entidades u Organismos responsables de la ejecución de
proyectos de las obras públicas deberán abrir el rubro Inversiones
en Proyectos y Programas con las cuentas y subcuentas respectivas.
MANTENIMIENTO
Las Entidades u Organismos públicos están obligados a ejecutar en
forma eficiente, efectiva, económica y oportuna, el mantenimiento
de las obras públicas que son de su responsabilidad, bajo una
programación adecuada.
El mantenimiento de las obras públicas se iniciará tan pronto
como se haya terminado su construcción.
El programa de mantenimiento incluirá un estimado anual de su
costo. El responsable de mantenimiento debe informar a la máxima
autoridad sobre el cumplimiento de los trabajos programados.
La estimación anual de los costos de mantenimiento es necesaria
a los fines de su inclusión dentro del presupuesto de la Entidad u
Organismo.
ACTIVO FIJO
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
SISTEMAS DE REGISTROS
Se llevarán registros de activos fijos que permitan su correcta
clasificación y el control oportuno de su asignación, uso, traslado
o descargo.
Asimismo se establecerá una política sobre la capitalización de
desembolsos.
Los registros incluirán la siguiente información:
a) Descripción exacta y completa del activo, ubicación y número
de identificación;
b) Fecha de compra y costo de adquisición;
c) Depreciación aplicada al período, vida útil estimada y valor en
libros;
d) Monto acumulado por depreciación (cuado sea aplicable) y valor
en libros.
Los registros detallados deben permitir el control de retiro,
traspaso y mejoras sobre los activos fijos, además de su
conciliación periódica con las cuentas del mayor general en cada
una de las cuentas.
Para aquellas Entidades u Organismos del Gobierno Central, el
registro del activo fijo será de acuerdo con las disposiciones
emanadas por el Ministerio de Finanzas.
Se deben mantener registros de los activos fijos totalmente
depreciados y que aún se encuentren en uso.
Se deben controlar en libros aquellos activos que permanezcan
fuera de uso por circunstancias de cualquier índole.
En el caso de construcciones tanto de edificio como de
mobiliario, se deben controlar los desembolsos efectuados a través
de registros auxiliares.
Las adiciones efectuadas a las cuentas de activos fijos deben
controlarse de la siguiente manera:
a) Elaboraciones de orden o requerimiento que muestre la
necesidad que originó la adición, reflejándose en la misma su costo
estimado;
b) Se debe acumular y registrar el costo de las adiciones a través
de órdenes de trabajo;
c) Deben efectuarse comparaciones entre la inversión estimada y la
inversión de trabajo.
Se deben establecer métodos adecuados de depreciación a fin de
hacer la distribución correspondiente a los gastos del período, los
cuales deben ser aplicados consistentemente.
ADQUISICIONES Y REPARACIONES
Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos deben
realizarse a base de solicitudes debidamente autorizadas y
aprobadas según lo establezca la ley u otras disposiciones
aplicables.
Se deben establecer políticas definidas relativas a la
autorización de inversiones de activo fijo por parte de la Entidad
u Organismo.
Aquellos desembolsos que superen lo reglamentado deberán ser
autorizados por el responsable de la Entidad.
En las adquisiciones de activos fijos la máxima autoridad de la
Entidad u Organismo por intermedio de la unidad correspondiente es
la responsable principal de observar y vigilar el cumplimiento de
las disposiciones legales.
USO Y MANTENIMIENTO
Las Entidades u Organismos deben utilizar sus activos fijos para
los fines previstos, elaborar y ejecutar un programa de
mantenimiento preventivo de los mismos y emplear todos los medios
que permitan prolongar hasta el máximo posible la vida útil de
dichos activos.
CODIFICACIÓN
Las Entidades u Organismos establecerán una codificación que
permita el control de todos sus activos. Cualquier tipo de
codificación que se establezca se hará de acuerdo con las
características de dicha Entidad u Organismo y considerando las
normas que se emitan para este efecto.
Todo activo fijo llevará impreso el código correspondiente en
una parte visible, de modo que permita su identificación
rápidamente.
CUSTODIA
Se determinarán por escrito las personas responsables de la
custodia y mantenimiento de los activos fijos asignados a cada
unidad administrativa.
Cada funcionario o empleado será responsable de la custodia y
conservación de los activos fijos que le hayan sido entregados para
el desempeño de sus funciones.
Las personas responsables de la custodia del activo fijo están
obligadas a reportar por escrito a la autoridad correspondiente,
cualquier cambio que ocurra, ya sea originado por la venta,
traspaso, bajas, obsolescencia, excedentes y movimientos.
La salvaguarda física de los activos de la Entidad u Organismo
debe contribuir sustancialmente al control sobre posibles pérdidas
por descuido, robo, daño o desperdicio.
Se deben dictar normas y establecer procedimientos para
contratar seguros que salvaguarden los activos contra los
diferentes riesgos. Por consiguiente, todos los bienes del activo
fijo deberán ser cubiertos mediante la adquisición de una póliza de
seguros contra todo tipo de riesgo.
Las pólizas de seguro se deben verificar periódicamente, en
cuanto a su vigencia y el monto de cobertura correspondiente.
VERIFICACIÓN FÍSICA
Se efectuará la verificación física de los activos fijos sobre una
base periódica o sobre una base de rotación y se comparará con los
registros respectivos.
La responsabilidad para la toma periódica del inventario físico
del activo fijo se delegará a un funcionario que no tenga funciones
de custodia ni de su registro contable.
Es recomendable efectuar verificaciones físicas por lo menos una
vez al año, comparando la información de los registros auxiliares
con los resultados de la verificación física.
La toma de inventario sobre una base de rotación es la
realización de varios inventarios físicos parciales efectuados en
un período hasta que se logre la verificación completa de todos los
activos fijos.
Las diferencias de importancia resultantes entre el inventario
físico y el saldo en los registros deberán ser comunicados al
Responsable de la Entidad u Organismo, para luego ser investigadas
y ajustadas.
USO DE VEHÍCULOS
Los vehículos serán de uso exclusivo para las actividades propias
de la Entidad u Organismo. Todos los vehículos llevarán en un lugar
visible el distintivo que identifique la Institución a que
pertenece.
Los vehículos se guardarán en los correspondientes garajes de
las Entidades u Organismos a que pertenecen.
Se exceptúan de esta norma los vehículos que por medidas de
seguridad o razones especiales deben prescindir de la utilización
del distintivo y aquellos que por razones especiales de trabajo
tengan que ser usados en horas y días extraordinarios, previa
autorización por escrito de la máxima autoridad de la Entidad u
Organismo.
Cada Entidad u Organismo será responsable de levantar un
inventario físico de los vehículos a su cargo al 31 de diciembre de
cada año y remitir copia del mismo a más tardar 30 días después a
la Contraloría General de la República y al Ministerio de
Finanzas.
Las máximas autoridades de las Entidades u Organismos serán
responsables de la cobertura de seguro respectivo de dichos
vehículos.
ENAJENACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Cuando se requiera la venta de activos fijos propiedad de la
Entidad u Organismo, esta
deberá efectuarse por medio de subasta pública, de conformidad con
las
disposiciones legales aplicables y con los procedimientos
establecidos para tal efecto.
Por tanto, deberá contarse con la aprobación de las autoridades
pertinentes.
Para los casos de enajenación en instituciones del Gobierno
Central y aquellas comprendidas dentro del presupuesto de la
República, se observarán además las normas pertinentes emitidas por
el Ministerio de Finanzas.
A la subasta de los activos fijos deberá preceder un avalúo
previo que determine el valor del bien. Tanto del avalúo como de la
enajenación del activo se dejará constancia en un acta que habrá de
practicarse para ese efecto.
BAJAS DE ACTIVOS FIJOS
Las bajas de activos fijos por cualquier concepto deben contar
con la autorización de la máxima autoridad de la Entidad u
Organismo.
Cuando se trate de Entidades u Organismo del Gobierno Central,
los activos obsoletos o deteriorados deben remitirse para su debido
descargo al Departamento de Bienes Nacionales del Ministerio de
Finanzas.
ACTIVOS INTANGIBLES
TRANSACCIONES
La adquisición, venta, concesión o cancelación de intangibles
deberán ser debidamente autorizados.
Para cualquier tipo de transacción respecto a los activos
intangibles, debe contarse con la debida autorización de la máxima
autoridad de la Entidad u Organismo o del funcionario debidamente
acreditado para tal fin.
REGISTRO
Los cargos a cuenta de intangibles, así como el registro de
amortización deben ser debidamente autorizados.
Para que una concesión sea registrada deberá contar con la
debida autorización de la máxima autoridad de la Entidad u
Organismo.
Estos activos generalmente incluyen patentes, derecho de
propiedad y otros de naturaleza incorpórea.
CARGOS DIFERIDOS
AUTORIZACIÓN
Se establecerán procedimientos para la adecuada autorización de los
cargos diferidos.
Los cargos diferidos generalmente representan gastos que son
aplicables, razonablemente a operaciones de períodos subsecuentes,
a más de un año, tales como descuentos o gastos no amortizados en
la emisión de obligaciones, bonificaciones pagadas bajo un contrato
de arrendamiento a largo plazo, costo por cambio de la instalación
de la planta o su cambio a un nuevo sitio, etc.
REGISTROS
Deben llevarse registros auxiliares detallados, que muestren el
registro y amortización de los cargos diferidos así como el saldo
en libros.
El registro deberá indicar el valor pagado para ser amortizado a
largo plazo, los cargos por amortización, el valor acumulado y el
saldo en libros.
NORMAS DEL PASIVO
OBLIGACIONES POR PAGAR
Se establecerán registros detallados que permitan el control y la
clasificación de las cuentas del pasivo a corto y largo plazo.
Los requisitos de clasificación requieren información detallada
y precisa en cuanto al origen, característica y situación de cada
una de las cuentas y documentos por pagar, retenciones, préstamos y
otras obligaciones contraídas por la Entidad u Organismo.
El mantenimiento de controles detallados permite su comprobación
posterior y facilita información actualizada y alerta a los
responsables sobre los vencimientos. También facilita la
conciliación de las cuentas auxiliares con las cuentas de control,
posibilitando efectuar confirmaciones.
AUTORIZACIÓN
La máxima autoridad será responsable de la autorización de las
transacciones y operaciones que originan compromisos y
obligaciones.
La adopción de compromisos y obligaciones se sujetará a las
disposiciones legales vigentes.
Si la máxima autoridad delegara a funcionarios responsables la
autorización, éstos deben ser independientes del registro y control
de las obligaciones, y la autorización a ellos otorgada debe
contener los máximos y mínimos dentro de los cuales ejercerán su
competencia.
CONCILIACIONES PERIÓDICAS
Mensualmente se efectuarán conciliaciones de los registros
auxiliares de las cuentas y documentos por pagar, préstamos y otras
obligaciones con el mayor general.
La conciliación periódica de las cuentas del pasivo permite
verificar el cumplimiento de los pagos e informar sobre los saldos
y vencimientos en forma oportuna. Las conciliaciones deben ser
efectuadas por un empleado independiente de las funciones de
registro de obligaciones, siendo necesario dejar constancia por
escrito de la misma, pudiendo ser esta mensual.
VENCIMIENTO
Se establecerá un sistema de información respecto a los
vencimientos de las obligaciones.
El informe mensual de vencimientos permite un control
actualizado de las obligaciones que
tiene la Entidad u Organismo, para que sean pagados en forma
oportuna. También facilita la
programación del efectivo o la búsqueda de alternativas de
financiamiento.
Se deben efectuar confirmaciones periódicas de los saldos, tanto
del principal como de los intereses directamente con los
acreedores. Comprobar garantía, tasa de interés pactada y otros
detalles de la obligación.
En caso de que la obligación devengue intereses, éstos deben
calcularse mensualmente con cargos a los gastos, aunque su pago sea
efectuado con posterioridad.
NORMAS DE LOS INGRESOS
REGISTRO
Se establecerán registros detallados de todos lo ingresos,
contabilizándolos dentro de las 24 horas hábiles siguientes a su
recepción y debe ser efectuada por una persona independiente del
manejo del efectivo, clasificándolos según su fuente de origen.
El registro oportuno de los ingresos garantiza la confiabilidad
de la información que se obtenga sobre el disponible y sirve de
base para la toma de decisiones.
En el caso de Entidades u Organismos del Gobierno Central,
sujetas al Presupuesto General
de la República deben efectuarse mensualmente conciliaciones entre
el presupuesto
autorizado y las asignaciones recibidas del Ministerio de Finanzas
e investigar las diferencias
resultantes y ajustarlas mediante la justificación y autorización
pertinente de un funcionario
responsable para tal fin.
CLASIFICACIÓN
Se deberán clasificar los conceptos por los que se generan los
ingresos, de acuerdo con el origen de los mismos y de conformidad
con los programas previamente establecidos.
DOCUMENTACION PRENUMERADA
Todos los ingresos estarán soportados con documentación
prenumerada, la cual deberá cumplir con todos los requisitos que
establece para tal fin la Ley de Facturación.
El control y numeración de la documentación de todo ingreso
evita el mal uso que pueda dárseles y disminuye la posibilidad de
irregularidades.
Se archivarán las copias en orden numérico, incluidas aquellas
que por cualquier concepto fueren anuladas. El original se
entregará a la persona que efectuó el pago (cliente).
La documentación no utilizada o en blanco estará bajo la
custodia de un empleado responsable de su correcto manejo.
INGRESOS POR DONACIONES
RECEPCIÓN
Por todas las donaciones recibidas de parte de los Organismos
donantes, se debe elaborar un recibo por las mismas; sin embargo,
cuando éstas sean en efectivo se elaborará un recibo oficial de
caja.
REGISTRO
Se establecerán registros de todas las donaciones recibidas,
contabilizándolas a la mayor brevedad del caso en un tiempo no
mayor de las 24 horas de su recepción y/o legalización.
Si la donación recibida fuese en efectivo, se registrará al
valor corriente de la moneda; pero en caso de bienes (ejemplo:
maquinarias, edificios o cualquier otra clase de bienes) se hará en
base al valor estimado de mercado efectuado por un especialista en
la materia.
UTILIZACIÓN DE DONACIONES
En todos los casos las Entidades u Organismos deberán sujetarse a
las condiciones establecidas por los donantes en lo que respecta al
uso y destino de las donaciones.
.
VERIFICACIÓN FÍSICA Y CONCILIACIÓN
Se efectuarán verificaciones físicas periódicas de las
donaciones recibidas y en lo posible se conciliarán mensualmente
con los Organismos donantes; asimismo se conciliarán los registros
auxiliares con el Mayor.
NORMAS DE LOS GASTOS
SISTEMA DE REGISTRO
Se establecerá un sistema de registro de gastos, agrupándolos de
acuerdo con la clasificación más apropiada, los cuales deben ser
registrados mensualmente.
La consistencia en el sistema de registro permitirá su
clasificación y acumulación apropiada durante el período contable,
así como las comparaciones con los valores previstos y de otros
períodos similares.
Deberá efectuarse un análisis de las desviaciones significativas
entre los gastos estimados de acuerdo con lo presupuestado y lo
realmente incurrido con el objetivo de hacer las observaciones y
correcciones que procedan.
DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO
Todo desembolso por gasto requerirá de los soportes respectivos,
los que deben reunir la información necesaria, a fin de permitir su
registro correcto y comprobación posterior.
La documentación de soporte del gasto deberá ser revisada antes
del gasto y archivada en orden cronológico y/o numérico, para
facilitar su comprobación y obtener información actualizada que,
sujeta a los programas establecidos, cumpla con los objetivos de la
Entidad u Organismo.
AUTORIZACIÓN
Todo gasto estará sujeto a la verificación de su propiedad,
legalidad, veracidad y conformidad con los programas y presupuesto,
previo a su autorización por el funcionario designado para tal fin.
Conforme la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República la unidad de contabilidad será encargada de establecer y
verificar la propiedad, legalidad, veracidad y conformidad con el
presupuesto de todos los gastos que se efectúen, para permitir el
normal desenvolvimiento de las actividades de la Entidad u
Organismo; por consiguiente, es la encargada de ejercer el control
previo.
SISTEMAS AUTOMATIZADOS
ACCESO A FUNCIONES DE PROCESAMIENTO
La Máxima autoridad y Jefes de Unidades Administrativas
establecerán las medidas que permitan acceder a los datos e
información contenidos en los sistemas computarizados sólo a
personal autorizado. Estas se concretarán en controles de acceso
como los siguientes:
a) Segregación de funciones;
b) Medios de control de acceso:
1.) Identificadores de usuarios;
2.) Perfiles de acceso;
3.) Menúes;
4.) Acceso a los datos por programas;
5.) Dispositivos de acceso a los datos/programas a través de
restricciones lógicas de los terminales;
6.) Dispositivos de seguridad de terminales.
INGRESO DE DATOS
La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo o por su delegación
los Directores y Jefes de las Unidades Administrativas serán
responsables de asegurar que los sistemas automatizados tengan
controles de validación de los datos al ser ingresados para
procesamiento por lo que es necesario establecer algunas medidas de
control como las siguientes:
a) Controles de edición y validación;
b) Controles de lote;
c) Doble digitación de campos críticos.
TRANSACCIONES RECHAZADAS 0 EN SUSPENSO
Las transacciones que no cumplan con las características
establecidas para su ingreso al computador serán devueltas al
usuario o incluidas en un archivo de transacciones en suspenso para
su posterior corrección.
El proceso de corrección de estas transacciones será definido de
manera que se lo cumpla oportunamente y con eficiencia. Para ser
identificada, analizada y corregida esta clase de transacciones se
deberá contar con algunos medios de control como los
siguientes:
a) Controles programados;
b) Controles del usuario.
PROCESAMIENTO
La máxima autoridad de cada Entidad u Organismo y los Jefes de las
Unidades Administrativas establecerán controles para asegurar que
los datos procesados y la información obtenida sean consistentes,
completos y correspondan al período correcto. Estos controles
podrán consistir en:
a) Formulario prenumerado y rutinas de control de secuencia;
b) Totalización de valores críticos antes y después del
procesamiento;
c) Conciliación de número de movimientos y modificaciones de los
datos;
d) Utilización correcta de archivos para procesamiento;
e) Controles de rótulos de archivos;
f) Consistencia en la recuperación de las transacciones luego de
una interrupción de
procesamiento;
g) Validez de los datos generados automáticamente;
h) Generar rastros o pistas de auditoría.
CAMBIOS DE LOS PROGRAMAS
Las modificaciones a los programas de un sistema de información
computarizado que no signifiquen desarrollo de nuevos sistemas,
pero que impliquen cambios en los resultados generados por el
computador, seguirán un procedimiento que se inicie con la petición
formal de los usuarios y especifique las autorizaciones internas a
obtener antes de su aplicación.
A fin de evitar que los programadores puedan realizar cambios
incorrectos no autorizados en el Software de aplicación que reducen
la integridad de la información procesada a través del sistema se
establecen algunos medios de control corno los siguientes:
a) Procedimientos de iniciación, aprobación y documentación de
los cambios de los programas;
b) Intervención de los usuarios;
c) Procedimiento de catalogación y mantenimiento;
d) Procedimientos de prueba;
e) Supervisión efectiva;
f) Procedimientos de implantación.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMIENTOS
En vista de que la estructura organizacional de un departamento
de informática y los procedimientos operativos no garantizan un
ambiente de procesamiento datos apropiados para preparar
información confiable deben establecerse algunos medios de control
tales como:
a) Segregación de funciones en el departamento informática;
b) Controles y procedimientos operativos:
1.) Manuales de operación y controles operativos diarios;
2.) Supervisión de usuarios privilegiados;
3.) Control sobre Software sensitivo;
4.) Controles sobre el desarrollo de sistemas;
5.) Políticas;
6.) Procedimientos y lineamientos de seguridad;
7.) Función de administración de seguridad;
8.) Entrenamiento de los empleados en seguridad.
VIGENCIA
Las presentes Normas Técnicas de Control Interno entrarán en
vigencia a partir de su publicación en cualquier medio escrito de
comunicación social, sin perjuicio de su posterior publicación en
La Gaceta, Diario Oficial.
Dado en la Ciudad de Managua, a los quince días del mes de Junio
de mil novecientos noventa y cinco. C. ARTURO HARDING
LACAYO, Contralor General de la República.
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