Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Administrativa
Rango: Decretos Ejecutivos
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REGLAMENTO DE CONTABILIDAD DEL
NEGOCIADO DE MEDICAMENTOS ESTANCADOS
No. 24. Aprobado el 23 de Enero de 1940
Publicado en Las Gacetas 25 y 26 del 30 y 31 de Enero de 1940
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
En uso de sus facultades, y de las que expresamente le confiere el
inciso 2do. del Art. 17 de la Ley de 6 de Noviembre de 1939
DECRETA
EL SIGUIENTE:
REGLAMENTO DE CONTABILIDAD DEL NEGOCIADO DE MEDICAMENTOS
ESTANCADOS
Arto. 1.- La Contabilidad de Negociado de Medicamentos
Estancados se llevará por partida doble, a estilo comercial, con
los Libros, Catálogos de Cuentas, y reglas generales y particulares
que se describen en este Reglamento, a fin de conservar registro
fiel y sistematizado de todas las operaciones de este Negocio para
la demostración estadística y económica de su desarrollo.
Arto. 2.- Conforme la Ley creadora del Estanco de
Medicamentos, este Negociado no tendrá carácter especulativo, sus
medicamentos se venderán al costo y por consiguiente, no se usará
la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Arto. 3.- El Negociado principiará sus operaciones con un
Fondo o Capital pagado de C$ 100.000.00 que se conservará íntegro,
cuya conservación se asegurará con las respectivas cuentas de
reservas, y solo se aumentará por nuevas asignaciones decretadas
por el Gobierno, y con los ingresos por las diversas multas,
comisos y otros imprevistos que se describen en este
Reglamento.
Arto. 4.- La oficina del Estanco de Medicamentos, conforme
la Ley Reglamentaria del mismo, manejará todos los Fondos del
Negociado depositado en el Banco Nacional de Nicaragua, Inc. Las
administraciones de Rentas y Agencias Fiscales son las únicas
oficinas autorizadas para recibir valores por orden o cuenta del
Estanco, para ser depositados al Banco Nacional de Nicaragua, Inc.
a la cuenta especial de Fondo de Medicamentos Estancados , de
donde serán egresados únicamente por medio de Ordenes de Pago y
Cheques, en la forma y con los requisitos estipulados en La Ley
Orgánica del Tribunal de Cuentas y en la Reglamentaría del
Estanco.
De los Libros de
Contabilidad
Arto. 5.- La oficina del Estanco de Medicamentos llevará los
siguientes libros:
l Libro Diario
l Libro Mayor, y
l Libro de Almacén.
Llevará, además, los siguientes libros auxiliares:
Administraciones de Rentas Cuentas Caja
Administraciones de Rentas - Cuentas Medicamentos
Banco Nacional Cuenta Fondo Medicamentos Estancados.
Proveedores Extranjeros
Acreedores Diversos
Libros de Vencimientos
Libro de Registro de Pedidos, y los demás que sean necesarios para
el desarrollo de las cuentas globales o colectivas del Mayor.
Arto. 6.- El Libro Diario tendrá el encasillado conocido con
el nombre de rayado americano, con columnas para fecha,
razonamiento, folio, valores del debe y del haber.
Las partidas se asentarán escribiendo la fecha y número de orden.
En las siguientes líneas se pondrá una breve razón del objeto de la
partida. A continuación se asentarán todas las cuentas, deudoras, y
después todas las acreedoras: Las cantidades se colocarán frente a
su cuenta mayorizable, Bajo cada cuenta se escribirán los detalles
concernientes.
En toda partida se dictará el número de los comprobantes
respectivos, y en éstos, se anotará el número y fecha de la partida
a que corresponden.
Arto. 7.- El Libro Mayor tendrá, en doble página frontal, el
mismo rayado del Diario, con el Debe en la página izquierda y el
Haber en la página derecha. Para mayorizar, debajo de la cuenta
correspondiente, se pondrá la fecha, el número de la partida, el
folio del Diario y la cantidad, sin hacer mención de la cuenta
correlativa.
Arto. 8.- En el Libro de Almacén, cada medicamento tendrá su
cuenta específica y su registro cronológico de entradas y salidas.
Se llevará en doble página frontal con el rayado conveniente en las
páginas del Debe y del Haber para a la inscripción de los
siguientes datos:
Fecha,
No. de pedido,
No. de orden, de entrada o de salida,
Nombre del Remitente o Destinatario,
No. de Unidades,
Clase de Envase,
Clase,
Marca,
Valor o Precio por unidad,
Valor Total y
Observaciones.
Arto. 9.- En los libros auxiliares se registrará el
movimiento cronológico de sus propias operaciones, de manera que
sus resultados se conceden diariamente en las partidas del diario y
se mayoricen día a día en sus cuentas homónimas del Mayor.
Las partidas del Diario pueden o no tener relación con los
registros de cualquiera de los libros auxiliares; pero ninguna
operación descrita en éstos, dejará de tener su respectivo asiento
en aquel. Por consiguiente, ningún registro en los libros
auxiliares tiene valor, si no consta en el Diario la partida en que
se apoya.
Arto. 10.- El libro Diario, el Mayor y el de Almacén deberán
estar autorizados en su primera y ultima página, mediante
razonamiento escrito y firmado por el Presidente del Tribunal de
Cuentas.
Del Catálogo de
Cuentas
Arto. 11.- El Catalogo de Cuentas del Estanco de
Medicamentos es el siguiente:
l.- Cuentas de Capital
11.- Capital de Estados de Medicamentos.
2.- Cuentas de Caja y cartera
21.- Banco Nacional, Cuenta Fondo de Medicamentos Estancados
22.- Administración de Rentas- Cuenta Caja.
3.-Capital de Inventario
31.- Sales de Quinina.
32.- Aceite de Quenopodiun.
33.- Productos Arsenicales.
34.- Preparados de Bismutos
35.- Preparados Mercuriales
36.- Formularios e Impresos.
37.- Laboratorios y Equipos.
38.- Mobiliarios y Enseres.
39.- Bienes Diversos.
4.- Cuentas de Artículos Estancados
41.- Almacén de Medicamentos
42.- Administración de rentas, cuentas Medicamentos.
5.- Cuentas de Rentas
51.- Multas.
5l- l Multas por Defraudación.
51-2 Multas por Contravención
51-3 Multas por Adulteración
52.- Comisos
53.- Ventas de Efectos no Inventariables.
54.- Rentas Imprevistas
6.- Cuentas de Gastos
61.- Gastos de Mantenimiento
62.- Honorarios de Expendedores.
63.- Costo de Fabricación Local.
64.- Gastos de Incremento del Servicio
65.- Deterioro de Medicamentos
66.- Deterioro de Implementos
67.- Distribución Gratuita de Medicamentos
7.- Cuentas Diversas
71.- Proveedores Extranjeros.
72.- Acreedores Diversos.
73.- Cuenta de Ajuste.
73.-1 Recargo del 5%
73.-2 gastos de Liquidación.
73.-3 Honorarios de Liquidación.
74.- Cuentas de Reservas.
74.- l Reservas del 3%
74.- 2 Reservas del 2%
8.- Cuentas de Orden
81.- Facturas Medicamentos Estancados.
82.- Existencia de Medicamentos Estancados
83.- Pedidos de Medicamentos en Tránsito.
84.- Factura Medicamentos en Liquidación
Arto. 12.- Las cuentas Administraciones de Rentas. Cuentas
se consideran subdivididas en este catálogo bajo las siguientes
subcuentas, para el efecto de su registro en los Libros
Auxiliares:
1) -Boaco
2)- Carazo
3)- Chinandega
4)- Chontales
5) Estelí
6)- Granada
7)- Jinotega
8)- León
9) -Madriz
10) -Managua
11)- Masaya
12)- Matagalpa
13)- Nueva Segovia
14)- Rivas
15) Zelaya
La misma regla se seguirá para las demás cuentas globales de que se
lleven libros auxiliares y para cualquier subdivisión de
cuentas.
Arto. 13.- Ninguna cuenta del catalogo podrá modificarse,
suprimirse ni adicionarse sin autorización expresa del Tribunal de
Cuentas.
Arto. 14.- Toda Cuenta, al asentarse en los libros, llevará
inseparablemente su numeración decimal correspondiente.
Instrucciones
Para el Manejo de las Cuentas el Catálogo
Arto. 15.- La partida de apertura con que iniciará sus
actividades este negociado, se asentará cargando a Banco Nacional.
Cuenta Fondo Medicamentos Estancados con abono o Capital del
Estanco de Medicamentos con sus razones correspondientes.
Para el curso de las operaciones sé jornalizará en la siguiente
forma:
1º)- Si un pedido se hace a casas extranjeras remitiendo sus valor
por anticipado.
Será:
Pedidos Extranjeros en Tránsito C$
Banco Nac. Cta. Fondo Medio. Estancados C$
2º)- Cuando se reciba ese pedido:
Facturas Médica. en Liquidación C$
Pedidos Extranjero en Tránsito C$
3º)- Si el Pedido viene a plazo.
Facturas Medic. En Liquidación C$
Proveedores Extranjeros C$
4º) Si es pedido contra entrega:
Facturas Medic. en Liquidación C$
Banco Nacional. Cta. Fondo Medio. Estancados C$
5º)- Al prorratearse los gastos de factura y aplicarse la cuota de
gastos de mantenimiento, 31.5% de recargo, más el porcentaje de
honorarios de Expendedores, se asentará la partida complementaria
siguiente:
Fac. Medic. En Liquidación C$
Gastos en Liquidación C$
Recargo del 5% C$
Honorarios de Liquidación C$
6º)- Prorrateado de o liquidación en firme el pedido se procede a
cargarle al Almacén de Medicamentos con abono a la cuenta auxiliar
de Facturas Medicamentos en Liquidación .
7)- Después de la partida complementaria anterior con la cual el
Almacén queda cargado con el precio de venta, sé asentará siempre
la partida de las cuentas control:
Exist. Medic. Estancados. C$
Fact. Medic. Estancados. C$
La primera de estas cuentas se subdividirá en tantas subcuentas
como clases y marcas de medicamentos tenga el Estanco.
Su saldo será siempre igual a la suma de las existencias del
Almacén más la suma de las existencias de la Administraciones de
Rentas y Agendas Fiscales. Al final de cada mes se hará la
reversión de esta partida por el valor total de las ventas del
mismo mes, a precio de venta, para conservar la estadística de la
existencia total.
8)- Con los comprobantes de egreso del Almacén, sean por remesas
ordinarias a las Administraciones o pedidos directos de los
Expendedores:
Administraciones de Rentas Cta. Medic. C$
Almacén de Medicamentos a C$
9)- Con el aviso de ventas o del ingreso:
Admones. de Rentas-Cta. Caja C$
Horario de Expendedores C$
Admones. de Rentas-Cta. Medicamentos. C$
10)- Al recibir la boleta de depósito al Banco:
Banco Nac. Cta Fondo Medic. Estancados C$
Admones. de Rentas. Cta. Caja C$
11)- Durante el curso del mes, las cuentas de gastos se cargarán
con abono al Banco, o a la Gastos por Pagar La cuenta si ya
fueron ocasionados y no pagado. Al final del mes, los saldos
deudores de las cuentas de gastos se trasladan a la cuenta de
Gastos de Liquidación .
12)- La cuenta de Gastos de Liquidación con la operación anterior
quedará balanceada si todos los gastos fueron cargados a las
facturas al liquidarlas.
Si arroja saldo deudor, indica que los gastos efectivos superaron
en esa cantidad a la cuota fueron cargados a las facturas.
Si el saldo es acreedor, señala que esa cantidad se cargó de menos
a dichas facturas.
En ambos casos se tomará en cuenta esos saldos para los próximos
prorrateos de gastos.
13)- Mensualmente el saldo deudor de la cuenta de Honorarios de
Expendedores . El saldo de esta última cuenta será siempre acreedor
e indica la parte de honorarios cargados a los medicamentos en
venta.
14)- Para conocerse en cualquier momento el precio costo de los
medicamentos en venta. Se restará al precio al precio de venta los
honorarios de liquidación. Para conocer el neto, se restará al
costo el recargo del 5%. Y para conocer el principal, se resta al
neto la cuota o porcentaje de gastos ordinarios.
15) En igual forma, y con los datos respectivos, se conocerá el
costo, neto y principal de las ventas realizadas.
Se tomarán en cuentas estas dos últimas reglas para la formación de
los respectivos cuadros estadísticos.
16) El precio por unidad se mantendrá uniformemente para cada
medicamento.
Cuando el precio por unidad sea alterado por el ingreso de una
factura de mayor o menor costo, inmediatamente se establece el
nuevo promedio de precio, lo cual se avisará a continuación a las
Administración de Rentas y Agencias Fiscales.
17) Al final de cada mes, con el dato en firme de las ventas, se
calcula lo producido por el 5% de recargo para asentar una partida
de ajuste, cargando a la cuenta de Recargo del 5% con abono a
Reservas del 3% y a Reservas del 2% por la parte proporcional que
les corresponde.
18)- Las cuentas de Gastos de Incremento del Servicio , y
Deterioro de Medicamentos y de Deterioro de Implementos se
cargan con abono a las cuentas que las afectan. La primera con
abono al Banco, la segunda con abono al Almacén de Medicamentos, (a
precio de venta) y la tercera con abono a Implementos y
Equipos .
Mensualmente el saldo de esa cuentas se traslada abonándolas con
cargo a Reservas del 3% por una suma igual o menor que el saldo de
estas reservas, pero nunca por una cantidad mayor.
19)- La cuenta de Distribución Gratuita de Medicamentos se carga
con abono al Almacén de Medicamentos, por el precio de venta de las
facturas tomadas para su distribución gratuita, conforme la Ley
Creadora de Estanco y con los requisitos de la Reglamentaria del
mismo.
Mensualmente se traslada su saldo a la cuenta de Reservas del 2%
por una cantidad igual o menor que el saldo de esta cuenta de
reserva, pero nunca por una cantidad mayor.
20)- La cuenta de Formularios e Impresos , registra el valor de
los formularios y demás impresos que conforme la Ley Creadora de
Estanco debe ser vendidos al costo a los expendedores. Pero si al
dividir el gasto de papelería, impresión, encuadernación, etc.,
entre el número de unidades obtenidas, no diere cociente exacto la
diferencia favorable al Estanco se llevará a la cuenta de Rentas
imprevistas , y a esta última cuenta se llevará también cualquier
otra diferencia favorable de liquidación.
21)- La cuenta de Ventas de efecto no Inventaríables se abonará
con cargo a su correlativa del Ingreso, por las ventas del material
sobrante de empaques de pedidos, de muestrarios de medicamentos, y
de cualquier otro efecto no inventariable.
22)- Las cuentas de Multas por Defraudación , Multas por
Contravención , Multas por Adulteración y de Comisos , se abonan
con cargo a sus correlativas del ingreso.
23)- Semestralmente, todas las cuentas del grupo 4 Cuenta de
Rentas se cierran directamente por la de Capital del Estanco de
Medicamentos .
24)- Para el cierre semestral o anual, no se asentará partida de
cierre ni de reapertura en el libro Diario. Después hechos los
ajustes, y de levantarse los Balances mensuales: semestrales o
anuales, las cuentas se cierran directamente en el Mayor, poniendo
al lado, menor, Debe o Haber, el saldo procedido de la palabra
Balance , y después del rayado, poner ese mismo saldo al lado
contrario, procedido de la palabra Reapertura .
25)- Semestral y anualmente se levantará el Estado de Ingresos y
Egresos del período y el Balance de Situación. Este último se
llevará encuadernado convenientemente.
26)- Para complemento de las Instrucciones sobre la contabilidad
del Estanco, se asegurarán las reglas generales de la contabilidad
comercial moderna.
Disposiciones
Generales
Arto. 16.- Para el acierto de las reglas (14 y 15) del Arto.
anterior, toda cuota de gastos cargada a una factura, deberá
representar un porcentaje definido respecto al principal de la
factura.
Al principiar sus operaciones este Negociado, se calculará, por
ejemplo, los gastos de mantenimiento de un año o semestre, y se
calculará también la venta anual o semestral de medicamentos. Se
divide el total de esos gastos (multiplicado por 100) por el costo
de las ventas, y el cociente representará el porcentaje de gastos
que corresponde cargarle a cada factura que se prerratee. Después
de un semestre de operación, la estadística indicará los
porcentajes en firme. Se tendrá cuidado de redondear esos
porcentajes para mayor eficacia en los cálculos de las referidas
reglas.
Arto. 17.- Para los efectos de control, cada unidad de
medicamentos llevara adherido un pequeño membrete, en el que se
pondrá el nombre en español del Medicamento, y en clave tanto su
valor principal, como el de cada uno de los gastos y recargos
adicionales.
Arto. 18.- Se entenderá como unidad de medicamentos, la
cantidad mínima de los mismos que por su forma, peso o empaque
sirva de base para su liquidación. Si un Artículo figura por Gruesa
o Kilo o Litro, la gruesa, el kilo será la unidad de ese
medicamento que servirá de base para la liquidación de las facturas
y para el cálculo de los gastos.
Arto. 19.- Para la rendición diaria, mensual, semestral y
anual de las cuentas o informes del Estanco, el Tribunal de Cuentas
indicará los modelos en que se han de hacerse, para los efectos de
la rendición, glosa y finiquito de las cuentas del Estanco,
conforme las leyes y reglamentos fiscales.
Arto. 20.- Igualmente el Tribunal de Cuentas dictará a las
administraciones de Rentas las Instrucciones especiales para el
manejo de las cuentas del Estanco.
Arto. 21.- Este Reglamento entrará en vigor desde la fecha
de aprobación, y publicación en La Gaceta .
Dado en Casa Presidencial.- Managua, D.N. veintitrés de enero de
mil novecientos cuarenta.- SOMOZA - El Ministro de Hacienda
y Crédito Público, por la ley.- Vicente Zamora B .
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