Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Administrativa
Rango: Acuerdos Ministeriales
-
Actas y Acuerdos No.
010
ACUERDO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE
CAJA CHICA
Acuerdo Ministerial No. 7-2001, Aprobado el 23 de Julio del
2001
Publicado en La Gaceta No. 112, del 17 de Junio del 2002
EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
CONSIDERANDO
I
Que para el adecuado uso y manejo de los Fondos de Caja Chica y en
el marco de la Ley de Contrataciones del Estado No. 323 y su
Reglamento, reformada por la Ley 349, es conveniente actualizar las
Normativas de Control de acuerdo a los principios generales y el
régimen de prohibiciones y sanciones previstos en la Ley de
referencia, las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público, dictadas por la Contraloría General de la República y las
Normas de Ejecución Presupuestaria emitida por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
Que el fondo de caja chica permite realizar de forma expedita
compras directas de bienes y servicios con pagos en efectivo a las
instancias donde éstas han sido autorizadas, lo cual permite mayor
eficacia en el desempeño de sus funciones.
En uso de sus facultades,
HADICTADO
El siguiente
ACUERDO DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE CAJA CHICA
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1.- El presente Acuerdo tiene por objeto regular y
actualizar las Normas de Control y procedimiento para el
funcionamiento de Caja Chica de acuerdo a los principios generales
y el régimen de prohibiciones y sanciones previstos en la Ley No.
323, sobre Contrataciones del Estado, su Reforma y Reglamento, las
Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, dictadas
por la Contraloría General de la República y las Normas de
Ejecución Presupuestaria emitida por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público
Artículo 2.- La Dirección General Administrativa Financiera
será la instancia responsable de la aplicación, seguimiento y
control del cumplimiento de las normativas contenidas en el
presente Acuerdo.
CAPITULO II
DE LAS NORMATIVAS
Artículo 3.- El Fondo de Caja Chica está destinado para
cubrir gastos menores eventuales en la adquisición directa de
bienes y servicios, en los que por su naturaleza, se podrá
prescindir para su adquisición de la presentación por parte del
Oferente del Certificado de Inscripción en el Registro Central de
Proveedores del Estado, todo conforme el artículo 3 inciso b de la
Ley 323, reformado por el artículo 2 de la Ley 349 y los artículos
3 y 4 del Reglamento de la Ley de referencia.
Artículo 4.- El monto del fondo se establece de acuerdo a
las necesidades de cada instancia y con previa autorización de la
Dirección Superior.
Artículo 5.- Los montos e instancias autorizadas para
manejar fondos de Caja Chica según disposición de la Dirección
Superior son las siguientes:
MONTO C$
Despacho del Ministro. 5,000.00
Despacho del Vice-Ministro 5,000.00
Despacho de la Secretaría Genera 2,500.00
Despacho de la S.R.E. C. 5,000.00
División Administrativa. 30,000.00
Protocolo Aeropuerto 3,000.00
Dirección General de Ceremonial
y Protocolo del Estado 10,000.00
Estas instancias podrán realizar en una sola compra hasta el 20%
del monto asignado.
Artículo 6.- Los reembolsos se efectuarán a nombre del
Responsable del fondo y cuando éste se encuentre agotado en por lo
menos el 50% de la cantidad asignada.
Artículo 7.- Los pagos con el fondo de Caja Chica deberán
estar previamente soportados con la documentación correspondiente y
autorizados por el Funcionario facultado del área.
Artículo 8.- No deberá utilizarse los fondos de Caja Chica
para efectuar pagos de salarios, horas extras, subsidios
alimenticios, compras de combustible y cualquier otra erogación que
no esté contemplada como un gasto menor.
Artículo 9.- Los fondos de Caja Chica no deben mezclarse con
los fondos por depositar, fondos de caja general, etc.
Artículo 10.- Para el desembolso de los fondos de Caja Chica
se utilizarán los formatos siguientes:
a. Recibo Provisional de Caja Chica.
b. Recibo de Caja Chica (Prenumerado).
c. Reporte de Caja Chica para el reembolso
Artículo 11.- Al efectuarse un adelanto para gasto y/o
compras varias, sujetos a rendición de cuenta, este deberá
soportarse con un RECIBO PROVISIONAL DE CAJA CHICA, que a
como su nombre lo indica, estará sujeto a la presentación ante el
Responsable del Fondo de Caja Chica, de las Facturas y/o Recibos
que justifiquen el gasto y/o compra dentro de un plazo no mayor
de72 horas hábiles siguientes; en caso contrario, la suma
correspondiente a dichos adelantos le será deducida de su salario
será objeto de llamado de atención por escrito, con copia a su
expediente.
Artículo 12.- Los Recibos de Caja Chica están
prenumerados, con el propósito de ejercer un eficiente control de
los mismos por la Contabilidad del Ministerio de Relaciones
Exteriores y al anularse alguno de ellos deberán marcarse con un
sello de Anulado y archivarse original y copias de acuerdo
al orden numérico en los documentos de Reembolso de Caja
Chica.
Artículo 13.- Si una persona tiene a su cargo un RECIBO
PROVICIONAL DE CAJA CHICA, pendiente de rendir cuenta, no se le
podrá dar otro desembolso, mientras no justifique el anterior,
salvo caso extraordinario, el que deberá ser debidamente razonado
en el desembolso que se le hiciere y autorizado por el funcionario
facultado.
Artículo 14.- Se procederá a la devolución del RECIBO
PROVISIONAL DE CAJA CHICA, al Beneficiario contra los soportes
del gasto, procediendo de inmediato a emitir un comprobante
RECIBO DE CAJA CHICA PRENUMERADO.
Artículo 15.- El Responsable de Caja Chica debe de registrar
diariamente en el Formato Reporte de Caja Chica para reembolso
todas las solicitudes y recibos oficiales autorizados para
determinar el monto gastado. El registro debe contener la siguiente
información: Fecha, No. del Recibo de Caja Chica, Beneficiario,
Concepto, Monto de cada uno de los recibos de Caja Chica
prenumerados.
Artículo 16.- Todos los fondos de Caja Chica están sujetos a
comprobaciones físicas por medio de arqueos periódicos y
sorpresivos, los cuales serán llevados a cabo por el área de
Contabilidad por una persona que no tenga funciones de operación,
custodia y registro de efectivo. Esta misma función la realizará
Auditoria Interna del Ministerio y las instancias de control.
CAPITULO III
DEL PROCEDIMIENTO PARA CAJA CHICA DE LA DETERMINACIÓN DE
ASIGNACIÓN Y MONTO
Artículo 17.- Para la apertura de una Caja Chica en otras
instancias del Ministerio no contempladas en el Arto. 2 que por
disposición de la Dirección Superior se estime necesario, se
elaborará un memorando en Original y dos copias, de la apertura
donde se especificará el monto total que tendrá la Caja Chica, el
tipo de moneda, el pago máximo que podrá efectuar, el límite
presupuestario mensual, el nombre del funcionario o funcionarios
autorizados a firmar los Recibos de Caja Chica y el nombre del
Empleado Responsable de Manejar el fondo. La original de esta
disposición es para la Dirección General Administrativa Financiera
quién garantiza el cumplimiento de la disposición, la 1ra. Copia es
para el Director Financiero quien realiza la apertura y la 2da.
Copia es para la instancia solicitante. Se podrá aperturar Caja
Chica para cubrir los gastos menores para la Organización y
desarrollo de Eventos Internacionales a cargo de la Cancillería, la
que tendrá una vigencia limitada a la duración del Evento.
DE LOS
DESEMBOLSOS
Artículo 18.- El Responsable de la Caja Chica, atenderá
solicitudes de desembolsos para gastos menores, conforme el monto
establecido por la Dirección Superior y en base a la disposición
establecida en la autorización de apertura del Fondo de Caja Chica
y de acuerdo a las Normas y Procedimientos establecidas.
Estos desembolsos presentan dos situaciones:
a. Adelantos para compras y gastos.
b. Pagos y gastos definitivos.
Artículo 19.- En el caso de adelantos para compras o gastos,
se procederá de acuerdo a lo siguiente:
1. El solicitante del desembolso elaborará el Recibo Provisional de
Caja Chica poniendo: el nombre del beneficiario, la cantidad en
número y en letras, el objeto del adelanto y la fecha.
2. El Recibo de Caja Chica lo firma el Encargado de ésta, el
Beneficiario y el Funcionario competente del área debidamente
autorizado para ello.
3. El Responsable de Caja Chica recibirá el Formato recibo
Provisional de Caja Chica con toda la información descrita en el
Inciso 1, debidamente autorizado por el Funcionario competente del
área.
4. El Responsable de Caja Chica obtendrá la firma del beneficiario
en el espacio "Recibí Conforme", del Recibo Provisional de Caja
Chica.
5. Entregará el efectivo al beneficiario y archivará temporalmente
el Recibo Provisional de Caja Chica.
6. El Beneficiario recibe el efectivo y realiza las compras o los
gastos para los cuales le autorizaron el desembolso.
7. Efectuadas las compras o gastos, el beneficiario presentará los
documentos soportes al funcionario que le autorizó el desembolso
para obtener la firma respectiva en señal de aceptación del
soporte.
8. Una vez autorizados los documentos soportes del gasto, se los
presentará al Responsable de Caja Chica.
9. De existir sobrante en efectivo del adelanto, el Responsable de
Caja Chica, recibirá la diferencia y procederá a preparar el
"Recibo de Caja Chica" en original y copia por el total de
la compra o gasto efectuado adjuntándole los documentos soportes
respectivos, obteniendo la firma del solicitante en el espacio
"Recibí Conforme", sellará con sello de "Cancelado"
los documentos soportes y firmará en el espacio "Hecho
por".
10. El Responsable de Caja Chica devolverá al solicitante el Recibo
Provisional de Caja Chica y los Recibos de Caja chica con las
facturas soportes correspondientes se archivará temporalmente
mientras se solicita el reembolso.
Artículo 20.- En el caso de pagos definitivos se procederá
de la siguiente manera:
1. El Responsable de Caja Chica recibirá la factura, recibos, etc.,
por la compra o gastos previamente autorizados por el funcionario
competente.
2. Inmediatamente procederá a elaborar el formato "Recibo de
Caja Chica" en original y copia, solicitando la firma del
interesado en el espacio "Recibí Conforme". Para el trámite
del reembolso de Caja Chica, cada uno de los Recibos deberán ser
autorizados por el funcionario competente, quien a su vez autorizó
el reembolso por medio de memorando dirigido al Director
Financiero.
3. Esta solicitud deberá ir acompañada del detalle pormenorizado
del gasto y debidamente autorizada por el funcionario facultado
para esto.
DEL REEMBOLSO DE
CAJA CHICA
Artículo 21.- El Responsable de Caja Chica, con los
documentos autorizados, invalidados o anulados, luego de haber
efectuado pagos que hayan disminuido el fondo en un 50%, procederá
a elaborar el detalle pormenorizado del gasto para el "Reembolso
de Caja Chica" de acuerdo al siguiente procedimiento:
1. El Responsable de Caja Chica ordenará numéricamente los Recibos
de Caja Chica con sus respectivos documentos soportes: si inicia un
nuevo Talonario de Recibos, se deberá especificar en la solicitud
de reembolso, para que quede evidencia de los cambios de
numeración, ya que en el MINREX hay varias cajas que utilizan los
recibos.
2. Elabora el detalle pormenorizado del gasto para el Reembolso de
Caja Chica, adjuntando los comprobantes con sus respectivos
soportes y firmando en "Hecho por".
3. Este informe deberá ser autorizado por el funcionario competente
en cada área previa revisión, remitiéndolo a la División
Financiera.
4. La División Financiera, revisa y evalúa la solicitud de
reembolso para su debida autorización y trámite de reembolso en la
Oficina de Tesorería.
DEL CIERRE Y/O
TRASLADOS DE CAJA CHICA
Artículo 22.- Al finalizar el año (cierre contable) los
encargados de Caja Chica deberán hacer el corte de gastos con sus
respectivos documentos para efectos de cierre contable,
remitiéndolo al área financiera para su correspondiente
registro.
Artículo 23.- Cuando se proceda a cerrar una Caja Chica, el
área financiera realizará arqueo y Acta de Cierre de los
correspondientes documentos y efectivo.
CAPITULO IV
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 24.- Los Formatos e Instructivos anexos para el
desembolso de los fondos de caja chica a que se refiere el artículo
10 del presente Acuerdo forman parte del mismo y su uso queda
oficializado a partir de la fecha,
Artículo 25.- El presente Acuerdo surte sus efectos a partir
de la presente fecha.
Dado en la ciudad de Managua, a los veintitrés días del mes de
Julio del año dos mil uno. Bertha Marina Argüello, Ministra por la
Ley.
ANEXOS
FORMATOS E INSTRUCTIVOS UTILIZADOS PARA CAJA CHICA
REPORTE DE CAJA CHICA PARA
REEMBOLSO
INSTRUCTIVO
EL REPORTE DE CAJA CHICA PARA REEMBOLSO SE UTILIZA PARA LLEVAR UN
CONTROL DIARIO DEL GASTO REALIZADO, CADA GASTO NO DEBE EXCEDERSE DE
LA CANTIDAD ESTIPULADA. ESTE FORMATO TAMBIEN ES UTILIZADO PARA
SOLICITAR REEMBOLSO DE FONDOS CUANDO SE HAYA EJECUTADO EL 50% DEL
MONTO ASIGNADO. SE ELABORA EN ORIGINAL PARA EL AREA FINANCIERA,
DEJÁNDOSE LA COPIA EL RESPONSABLE DEMANEJAR LA CAJA CHICA.
1. ANOTAR LA FECHA DEL GASTO EFECTUADO
2. EL NUMERO DEL RECIBO DE CAJA
3. DETALLAR A FAVOR DE QUIEN SE EFECTUO EL PAGO
4. EL CONCEPTO DEL GASTO CORRESPONDIENTE
5. ANOTAR VALOREN (C$) CORDOBAS SI LA CUENTA ES EN CORDOBA O EN
(US$) DÓLAR SEGÚN EL CASO.
6. DEBERA TOTALIZARSE AL FINAL DE LA COLUMNA TOTAL PAGADO
7. LA COLUMNA CODIFICACIÓN ES UTILIZADA POR EL AREA DE CONTABILIDAD
AL FINAL DEBERA FIRMARSE POR LA PERSONA ENCARGADA DE CAJA CHICA EN
"HECHO POR" REVISADO POR EL RESPONSABLE INMEDIATO Y AUTORIZADO POR
EL AREA FINANCIERA.
Ministerio de Relaciones
Exteriores
División General Administrativa Financiera
REPORTE DE CAJA CHICA PARA REEMBOLSO No.________
PERÍODO DEL____________ AL_______________
VER TABLA EN LA GACETA No. 112 del 17/06/2002
MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES
DIVISION GENRAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
RECIBO DE CAJA CHICA
I N S T R U C T I V O
EL RECIBO DE CAJA CHICA SE UTILIZA UNA VEZ SE HAYA REALIZADO LAS
COMPRAS O GASTOS ESPECIFICADAS EN EL RECIBO PROVISIONAL
ACOMPAÑANDOLO LOS DOCUMENTOS SOPORTES DEBIDAMENTE AUTORIZADOS POR
EL FUNCIONARIO QUE APROBÓ EL GASTO. ESTOS RECIBOS SON PRENUMERADOS
Y SE ELABORAN EN ORIGINAL Y COPIA POR LA SUMA TOTAL DE LA COMPRA O
GASTO EFECTUADO.
1. ANOTAR LA FECHA DE ELABORACIÓN DEL RECIBO Y EL MONTO EN CORDOBA
O DÓLAR DEL GASTO CORRESPONDIENTE.
2. EN EL ESPACIO: PAGADO A: ANOTAR EL NOMBRE DE LA EMPRESA O
PERSONA A FAVOR DE QUIEN SE CANCELO EL GASTO.
3. ANOTAR LA CANTIDAD EN LETRAS DEL GASTO O DE LA COMPRA DE LA CUAL
SE ESTÁ RINDIENDO CUENTA.
4. ESPECIFICAR EL CONCEPTO DEL GASTO EL CUAL DEBE COINCIDIR CON EL
ESPECIFICADO EN EL RECIBO PROVISIONAL.
5. ESTE ES DE USO DE CONTABILIDAD PARA LA APLICACIÓN
CONTABLE.
6. SE ANOTARÁ LA FIRMA DEL INTERESADO EN EL RECIBIDO Y LA DE
AUTORIZADO SERA FIRMADO POR EL FUNCIONARIO QUE AUTORIZÓ EL GASTO.
EL RESPONSABLE DE CAJA CHICA PONDRÁ SELLO DE CANCELADO Y DEVOLVERÁ
EL RECIBO PROVISIONAL AL SOLICITANTE. ESTOS RECIBOS DE CAJA CHICA
SE VAN ARCHIVANDO MIENTRAS SE SOLICITA EL REEMBOLSO DE ACUERDO AL
PROCEDIMIENTO.
MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES
DIVISION GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
No._________
POR: C$____________
FECHA:______________
PAGADO A:_______________________________________________
LA CANTIDAD DE:__________________________________________
EN CONCEPTO DE:________________________________________
________________________________________________________
CODIFICACION:
AUTORIZADO RECIBIDO
RG. RUC 010555 70B 501 19051
MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES
DIVISION GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
RECIBO PROVISIONAL DE CAJA CHICA
I N S T R U C T
I V O
EL RECIBO PROVISIONAL DE CAJA CHICA SE UTILIZA AL EFECTUARSE UN
ADELANTO PARA COMPRAS Y/O GASTOS SUJETOS A RENDICIÓN DE CUENTA CON
LAS FACTURAS O RECIBOS QUE JUSTIFICAN EL GASTO. ESTE DEBERÁ
RENDIRSE EN UN TERMINO NO MAYOR A LAS 72 HORAS HÁBILES. SE USA ESTE
FORMATO TANTO PARA CAJA CHICA EN CORDOBAS COMO EN DÓLAR.
1. ESPECIFICAR EN NÚMERO LA CANTIDAD RECIBIDA, YA SEA EN CÓRDOBA O
DÓLAR, LA CUAL NO PODRÁ SER MAYOR AL MONTO MÁXIMO AUTORIZADO EN LAS
NORMAS DE CAJA CHICA.
2. ESPECIFICAR LA RAZON DEL GASTO QUE VA A EFECTUARSE DETALLANDO
CLARAMENTE EL CONCEPTO AUTORIZADO. BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA SE
UTILIZARA PARA ADELANTOS DE SALARIOS, HORAS EXTRAS, SUBSIDIOS,
ALIMENTACIÓN, TRANSPORTE, NI COMPRA DE COMBUSTIBLE.
3. ANOTAR EL LUGAR Y FECHA DE ENTREGA DEL MONTO.
4. ESTE RECIBO PROVISIONAL DEBERÁ SER FIRMADO POR EL ENCARGADO DE
CAJA CHICA, EL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE AUTORIZAR EL DESEMBOLSO Y
LA FIRMA DE RECIBÍ CONFORME POR PARTE DEL EMPLEADO QUE RECIBE EL
MONTO SEÑALADO.
EL RESPONSABLE DE CAJA CHICA ARCHIVARA TEMPORALMENTE EL RECIBO
PROVISIONAL MIENTRAS ES RENDIDO EL GASTO CORRESPONDIENTE.
MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES
DIVISION GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
RECIBO PROVISIONAL DE CAJA CHICA
POR: C$__________
US$_________
Recibí del
MINREX:_____________________________________________________
La cantidad
de:________________________________________________________
Para adquirir sujeto a
liquidación:__________________________________________
Lugar y
fecha:_________________________________________________________
_______________ _________________ ________________
Enc. de Caja Chica Autorizado Recibí Conforme
-
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