Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Administrativa
Rango: Normas Técnicas
-
NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL
INTERNO (NTCI)
APÉNDICE I
Publicada en La Gaceta No. 236 del 02 de Diciembre del 2004
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO (NTCI)
APÉNDICE I
ACTIVIDADES DE CONTROL APLICABLES A LOS
SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL APLICABLES A LOS SISTEMAS DE
ADMINISTRACIÓN
Para facilitar la comprensión y el proceso de ajuste, la Norma
sobre Actividades de Control se ha desagregado para los siguientes
Sistemas de Administración: Organización Administrativa,
Administración de los Recursos Humanos, Planeación y Programación,
Presupuesto, Administración Financiera, Contabilidad Integrada,
Contratación y Administración de Bienes y Servicios, Inversiones en
Proyectos y Programas y Tecnología de la Información.
1. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
1.1 Estructura Organizacional
Cada Entidad se organizará en función de su visión, misión y
objetivos institucionales, siendo concordante con las disposiciones
emanadas del Organismo Rector correspondiente, de los principios
generales de organización y de las NTCI.
La estructura organizacional debe estar subordinada a la Planeación
Estratégica de la Entidad y deberá formalizarse en un Manual de
Organización a la medida de la naturaleza de sus actividades y
operaciones. El Manual de Organización deberá incluir como mínimo:
1. Un organigrama autorizado por la Máxima Autoridad, en el cual se
aprecien visualmente las relaciones jerárquicas o de autoridad,
funcionales y de comunicación.
2. La descripción de las funciones para cada cargo existente, las
cuales permitan identificar claramente las responsabilidades de
cada Servidor Público.
3. Los requisitos mínimos o el perfil de conocimientos y
experiencia que debe reunir cada cargo.
4. Constancia firmada por cada Servidor Público sobre el
conocimiento y entendimiento de sus funciones y responsabilidades.
Estas constancias deberán actualizarse anualmente. Es
responsabilidad de la Máxima Autoridad implantar y mantener
actualizada una adecuada organización administrativa, compatible
con su misión y objetivos. 1.2 Delegación de Autoridad y Unidad de
Mando
Se fijará la autoridad en los distintos niveles de mando separando
adecuadamente los que correspondan a actividades incompatibles de
manera que cada ejecutivo asuma la responsabilidad del área de su
competencia.
Los ejecutivos de los niveles superiores deberán delegar la
autoridad necesaria a los niveles inferiores para que puedan tomar
decisiones en los procesos de operación y cumplir las funciones o
responsabilidades que les sean asignadas.
La estructura organizacional deberá mantener el principio de unidad
de mando en todos los niveles. Este principio consiste en que cada
Servidor Público debe ser responsable de sus actuaciones y
funciones, las cuales reportará ante la autoridad inmediatamente
superior. 1.3 Canales de Comunicación
Deberán establecerse y mantenerse líneas definidas y recíprocas de
comunicación entre los diferentes niveles, que a su vez sean
accesibles a todos los estamentos de la institución, lo cual
permita la adopción de decisiones gerenciales oportunas.
1.4 Gerencia por Excepción
El Máximo Ejecutivo en los distintos niveles solamente deberá
decidir sobre asuntos que no se puedan decidir en los niveles
inferiores, orientando su atención al análisis y formulación de
programas y proyectos, a la evaluación permanente de la gestión
mediante indicadores y otros instrumentos y a la solución de
asuntos de significación y trascendencia.
1.5 Gerencia por Resultados
Se establecerá y mantendrá un enfoque conceptual de gerencia por
resultados, que pueda ser aplicado al conjunto o a una parte de la
organización, en concordancia con la Planeación Estratégica y la
programación de operaciones. Este enfoque significa establecer
objetivos y metas, actividades y tareas y asignar responsables por
la realización de las tareas y actividades, así como fechas
concretas de resultado. Se deberá dirigir y motivar al personal
para ejecutar la programación de operaciones y controlar las
actividades de acuerdo al programa específico.
1.6 Separación de Funciones Incompatibles
Se deberá tener el cuidado de limitar las funciones de las Unidades
y las de sus Servidores Públicos, de modo que exista independencia
y separación entre funciones incompatibles como son las de
autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y
bienes, y control de las operaciones. 1.7 Supervisión
Se establecerá y mantendrá en todos los niveles de mando un
adecuado nivel y alcance de supervisión, para garantizar el logro
de los objetivos del control interno.
El alcance de la supervisión se refiere al número de Unidades,
personas o actividades que pueden ser efectivamente supervisadas
por un ejecutivo superior en todos los niveles de la
organización.
Los factores que permiten definir el nivel y alcance de supervisión
son: complejidad de las operaciones y nivel de riesgo, tecnología,
nivel de autonomía y desarrollo de las Unidades, incluyendo la
competencia del personal y la habilidad y experiencia del Servidor
Público que realizará la supervisión.
La supervisión se realizará mediante: 1. La indicación de las
funciones y responsabilidades atribuidas a cada Servidor
Público;
2. El examen sistemático del trabajo de cada Servidor Público, en
la medida que sea necesario;
3. La aprobación del trabajo en puntos críticos del desarrollo para
asegurar que avanza según lo previsto. 1.8 Procedimientos La
estructura organizacional se pondrá en funcionamiento mediante
Manuales de Procedimientos que regulen la ejecución de las
operaciones. Dichos Manuales deberán ser de fácil compresión y
aplicación y ampliamente difundidos entre los Servidores Públicos
respectivos.
Cada área o sector del organismo debe conocer y operar coordinada e
interrelacionadamente con las restantes áreas y sectores.
1.9 Documentos de Respaldo
Toda operación, cualquiera sea su naturaleza, que realicen las
Entidades Públicas, deberá contar con la documentación necesaria y
suficiente que la respalde y demuestre. Dicha documentación deberá
contener la información adecuada para identificar la naturaleza,
finalidad y resultados de cada operación y para facilitar su
análisis.
1.10 Control y Uso de Formularios Prenumerados
Se deberá establecer el uso permanente de formularios prenumerados
al momento de su impresión, para todas las operaciones normales de
la Entidad. El sistema de formularios preverá el número de copias,
el destino de cada una y las firmas de autorización necesarias, así
como los procedimientos de control adecuados para sustentar toda
operación financiera o administrativa. Los formularios pendientes
de uso deberán ser controlados, asignándose la responsabilidad por
su custodia y control de entrega y recibo a un Servidor Público
determinado.
1.11 Archivo de Documentación
La documentación de respaldo de las operaciones que realice la
Entidad, deberá ser archivada siguiendo un orden lógico, de fácil
acceso y utilización. Deberá ser conservada adecuadamente,
preservándola de cualquier contingencia, por el tiempo mínimo que
señalan las disposiciones legales sobre la materia.
1.12 Control de Sistemas Automatizados de Información
Se deberá contar con un sistema de información, que permita
obtener, registrar, computar, compilar, controlar y comunicar
información en forma correcta y oportuna relativa a la actividad
del organismo y a la producida por el sector, acorde con la
dimensión, características y especialidad de la Entidad. Las
Entidades que tengan automatizados total o parcialmente sus
operaciones, deben tener en cuenta los mecanismos de autorización y
prueba de los sistemas; la documentación adecuada de los programas
y aplicaciones; la validación de la información que ingresa y sale
del sistema; la restricción del acceso al centro de cómputo o al
computador; la protección física del equipo y de los programas y
aplicaciones, y la seguridad de los archivos.
1.13 Unidad de Sistemas
Cuando la magnitud y complejidad de la Entidad lo justifique,
deberá existir una Unidad de apoyo a la Máxima Autoridad Ejecutiva
de la misma, encargada del diseño e implantación de la estructura
organizacional y de los reglamentos específicos para el
funcionamiento de los Sistemas de Administración, Información y
Control Interno.
1.14 Custodia de los Recursos y Registros
El acceso a los recursos y registros debe limitarse a los
Servidores Públicos autorizados para ello, quienes están obligados
a rendir cuenta de la custodia o utilización de los mismos.
Para cumplir dicha responsabilidad se compararán periódicamente los
recursos con los registros contables. La frecuencia de dichas
comparaciones dependerá del grado de vulnerabilidad de los activos.
En caso de que existencia diferencias entre la verificación física
y los registros éstas deberán investigarse hasta el punto de
identificar un responsable por las mismas y acciones conducentes a
la corrección de las diferencias y en su caso, a la restitución de
los faltantes. 2. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
2.1 Unidad de Administración de los Recursos Humanos
Toda Entidad deberá contar, cuando sea necesario, con una Unidad
Especializada en Recursos Humanos, que cumpla las funciones
técnicas relativas a la administración y desarrollo de
personal.
Los Servidores Públicos encargados de esta Unidad deben poseer
conocimiento sobre las materias laborales, técnicas para reclutar,
evaluar y promover el desarrollo del personal, así como para
ejecutar las políticas institucionales respectivas.
2.2 Clasificación de Cargos, Niveles Remunerativos y Requerimientos
de Personal
Las Entidades establecerán, de acuerdo con las normas legales, una
clasificación de cargos con los respectivos requisitos mínimos para
su desempeño y los correspondientes niveles de remuneración. En la
programación de operaciones se determinarán los requerimientos de
personal para ejecutar dichas operaciones, lo cual determinará el
monto del rubro de servicios personales de su proyecto de
presupuesto. Las funciones, tareas y responsabilidades de cada uno
de las clases de cargos, serán establecidos por el Sistema de
Organización Administrativa.
2.3 Selección de Personal
Las Entidades seleccionarán su personal teniendo en cuenta los
requisitos exigidos en la Clasificación de Cargos y considerando
los impedimentos legales y éticos para el desempeño de los mismos
por razón de parentesco u otros motivos.
Para ocupar cargos en alguna Entidad será condición obligatoria que
la persona no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y
honradez o que haya sido sancionado legalmente por perjuicio en
contra del Estado o la empresa privada o por negligencia manifiesta
en el desempeño de un puesto anterior dentro de los tres (3) años
precedentes a la fecha en que se califiquen sus requisitos para
optar al cargo. 2.4 Registros y Expedientes
Se deberá implantar y mantener actualizado, un legajo o expediente
para cada uno de los Servidores Públicos, sin excepción alguna, que
contenga los antecedentes e información necesaria para una adecuada
administración de los recursos humanos.
2.5 Capacitación de los Recursos Humanos
Cada Servidor Público es responsable de mantener actualizados sus
conocimientos. Sin embargo, deberán existir programas concretos de
entrenamiento y capacitación, preparados de acuerdo a las
necesidades de la organización. La implantación de estos programas
tiene por objeto inmediato un incremento en la productividad de los
recursos humanos, y como finalidad mediata, preparar al personal
para ocupar en el futuro puestos de mayor jerarquía, posibilitando
la generación interna de Servidores Públicos de alto nivel.
La Máxima Autoridad deberá promover la constante y progresiva
capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de los
Servidores Públicos en todos los niveles, en función de las áreas
de especialización y del cargo que ocupan.
Cada Entidad dispondrá de un reglamento que contenga todos los
aspectos inherentes a la capacitación y entrenamiento, y a las
obligaciones asociadas al mismo que asumirán los Servidores
Públicos capacitados.
2.6 Remuneraciones
Se retribuirá a los Servidores Públicos con un adecuado sueldo, de
tal forma que sea una justa compensación a su esfuerzo en las
funciones realizadas y de acuerdo con la responsabilidad de cada
cargo y su nivel de complejidad.
Referente a las Entidades del Gobierno Central, deben regirse de
acuerdo con los lineamientos establecidos por el Organismo Rector
correspondiente, tanto en lo relativo a contratación de nuevo
personal como reposición de vacantes, incrementos de sueldos,
etc.
Los cheques fiscales por sueldo del personal que no ha laborado en
la Entidad, deberán ser devueltos de acuerdo con las normas
establecidas por la Tesorería General de la República. 2.7
Prohibición de Recibir Beneficios diferentes a los pactados con la
Entidad
Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribución
acordada con la Entidad, el Servidor Público deberá estar obligado
a cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y rectitud sin
buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con el
desempeño de sus funciones. Los reglamentos internos de la Entidad
deberán señalar plazos, en cuanto sea posible, para el cumplimiento
de las labores encomendadas.
Igualmente, no se podrán desempeñar cargos sin percibir la
remuneración pactada o la oficial que corresponde al empleo ni
recibir asignaciones por cargos no desempeñados.
2.8 Prohibición de Acumulación de Cargos Públicos
Ningún Servidor Público podrá ejercer dos o más cargos públicos ni
percibir dos o más remuneraciones del Presupuesto de la Nación o en
el Presupuesto Consolidado del Sector Público, con excepción de los
casos previstos en las disposiciones legales vigentes.
2.9 Actuación de los Servidores Públicos
Todo Servidor Público está obligado a cumplir sus deberes con
responsabilidad, diligencia, honestidad, rectitud y ética, de tal
manera que su actuación mantenga o mejore el prestigio de la
Entidad para la cual presta su servicio.
La actuación significa que deberá estar apegado a las disposiciones
legales establecidas y a los códigos de ética, normas y reglamentos
que su profesión o especialidad demanden. No podrá recibir ningún
beneficio ajeno al organismo donde labora, que pueda vincularse con
el hecho de cumplir sus funciones.
2.10 Control de Asistencia y Puntualidad
Se establecerán procedimientos para el control de asistencia, que
aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de
todos los Servidores Públicos. El control se ejercerá por el jefe
inmediato superior y por la Unidad de Personal.
2.11 Vacaciones
Los Jefes de las Unidades Administrativas de cada Entidad, en
concordancia con el área encargada de personal, deben elaborar cada
año un rol de vacaciones para todos los Servidores Públicos y, una
vez aprobado, exigir su cumplimiento. El derecho a las vacaciones
no admite compensación monetaria, excepto cuando el Servidor
Público se retire definitivamente de la Entidad.
2.12 Rotación de Personal
Cada Entidad establecerá, en forma sistemática, la rotación de los
Servidores Públicos vinculados con las áreas de administración,
registro y custodia de bienes y recursos y en lo que corresponda en
las áreas de producción cuando se trate de empresas industriales.
Dicha rotación deberá consultar la capacitación necesaria de los
Servidores Públicos rotados para que puedan desempeñarse con
eficiencia en los nuevos cargos.
2.13 Caución
La Máxima Autoridad definirá, de conformidad con el análisis de
riesgos, disposiciones legales vigentes y reglamentos internos de
cada sector, las actividades que requieran ser garantizadas con una
caución para la protección de los recursos bajo la responsabilidad
de los Servidores Públicos. Para el efecto, en cada caso, fijará el
monto adecuado de la misma que deberá contratarse con una Compañía
de Seguros y asignará los recursos necesarios para su
ejecución.
2.14 Seguridad Social e Industrial
La Entidad está obligada a cumplir las disposiciones legales
vigentes en materia de Seguridad Social, en los riesgos a corto y
largo plazo, y a cumplir con las normas de seguridad industrial, en
el caso de las Entidades que producen bienes y servicios.
2.15 Evaluación de los Recursos Humanos
La evaluación del recurso humano debe ser un proceso y no un evento
particular en el tiempo. Sin embargo, periódicamente deberá
evaluarse el trabajo de los Servidores Públicos y exigirse que su
rendimiento sea igual o mayor a los niveles de eficiencia
previamente establecidos para cada función, tarea o actividad. Cada
Jefe de Unidad es responsable de la evaluación del rendimiento del
personal a su cargo.
Para el proceso de evaluación deberán usarse técnicas y
metodologías adecuadas, en concordancia con la instancia rectora
responsable. Los métodos de evaluación de desempeño del personal
deben estar predefinidos, comunicados y establecida la periodicidad
de su aplicación. Estos métodos deberán establecer los niveles
jerárquicos evaluadores y a cargo de qué Servidores Públicos
quedará el proceso de discusión previa y evaluación final. Este
tipo de evaluaciones deberá ser la base de las promociones,
traslados y remociones. Para un correcto proceso de evaluación,
deberá tenerse en cuenta al comienzo de toda gestión: 1. Enterar a
las personas de sus funciones y los objetivos y metas por los
cuales trabajará. 2. Explicar y cuando aplique entregar las
herramientas que el superior jerárquico le aporta al Servidor
Público para un cabal desempeño de sus funciones, incluido el
entrenamiento y la capacitación si son necesarios. 3. Definición de
fechas en las cuales se revisará el avance en el cumplimiento de
objetivos y metas para tomar correctivos conjuntos y mejorar la
probabilidad de buen desempeño.
4. Durante la gestión cumplir con los cronogramas para evaluar el
desempeño, teniendo cuidado de escuchar al Servidor Público y
considerar sus puntos de vista para el mejoramiento del desempeño.
Todo el proceso, incluyendo una reunión al final de cada año o
período anual de gestión concertado con el Servidor Público, deberá
documentarse, obteniéndose la conformidad del Servidor Público y
dejando evidencia de las distintas reuniones que se cumplieron
durante el año para mejorar la calidad del desempeño y los
resultados obtenidos.
3. PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN
3.1 Requerimiento General
Se planificará el uso, conservación y
custodia de los recursos humanos, materiales y financieros
requeridos para ejecutar las operaciones.
La planeación constituye la base para llevar a cabo las acciones
administrativas y financieras y debe ser:1. Oportuna
2. Permanente
3. Flexible y
4. Sujeta a evaluación periódica.
Las Entidades deberán preparar planes estratégicos para su
desarrollo institucional los cuales consideren períodos entre tres
y cinco años y estén basados en el análisis de sus debilidades y
oportunidades, amenazas y fortalezas para el cumplimiento de su
misión. Los planes estratégicos deberán quedar formalizados por
escrito a más tardar 180 días, a partir de la vigencia de este
Acuerdo. Lo anterior, sin perjuicio de las metodologías de
planeación y programación que utilice la Entidad durante el período
de ajuste a las NTCI.
De igual forma, basados en la Planeación Estratégica, deberán
programar sus operaciones anuales, a más tardar en el mes de Agosto
de cada año y como única base para la formulación del proyecto de
presupuesto anual. Dicha programación deberá constar por
escrito.
Tanto la Planeación Estratégica como la programación de operaciones
debe ser el resultado del trabajo conjunto de los Ejecutivos y sus
Colaboradores en las distintas Unidades
Organizacionales.3.2 Marco Normativo
La Planeación Estratégica y la
Programación de Operaciones deberá ser concordante:1. Con las estrategias y políticas definidas por los Sistemas
Nacionales de Planificación e Inversión Pública.
2. Las Normas Básicas y el marco de mediano y largo plazo para
formular los programas de operación y los presupuestos de las
Entidades que establezca el Organismo Rector correspondiente.
3. Otras Normas sobre planeación y programación.
3.3 Programación Integral
La programación de operaciones de
cada Entidad será integral e incluirá, por lo tanto, las
operaciones de funcionamiento, de preinversión e inversión.
3.4 Programación de Inversiones
La programación de inversiones debe
responder a los objetivos de cada Entidad, con proyectos
compatibilizados con las políticas sectoriales y regionales, de
acuerdo con las normas del Sistema Nacional de Inversión
Pública.
3.5 Definición Concreta de los
resultados
Los resultados que se deseen alcanzar
en un periodo dado por las operaciones que se programen en
desarrollo de los objetivos de la Entidad, se concretarán en metas
cuantitativas o cualitativas, según corresponda.
3.6 Medios de verificación de los
resultados
En la programación de operaciones
para una vigencia determinada se deberán indicar con claridad los
medios de verificación de los resultados que se desean
alcanzar.
3.7 Condicionantes
Cuando existan condicionantes
externas que se estime que podrán afectar el logro de los
resultados que se desean alcanzar, dichas condicionantes deberán
indicarse con claridad en la programación de operaciones
relacionándolas con el correspondiente resultado.
3.8 Medios y Recursos a
Utilizar
La programación de operaciones
contemplará los requerimientos de recursos humanos y materiales
necesarios para alcanzar las metas.
3.9 Responsables de los Resultados de
las operaciones Programadas
Se señalará en la programación de
operaciones los responsables de cada una de las metas o resultados
que se desean alcanzar.
3.10 Determinación de Políticas
Internas para la Ejecución y evaluación de las Operaciones
Programadas.
Deberán establecerse mediante
documento escrito, las políticas a aplicarse en la ejecución de las
operaciones programadas, a efecto de permitir el desarrollo de
procedimientos a emplear y para la evaluación interna de las
mismas, incluyendo los estándares planeados de desempeño o
eficiencia.
4. PRESUPUESTO
4.1 Responsabilidad por el Control
Presupuestario
Se establecerán y mantendrán
controles necesarios en los Sistemas de Administración Financiera y
Presupuestaria, a fin de asegurar el cumplimiento requerido en
todas las fases del presupuesto, de acuerdo con la ley general del
presupuesto, normas y procedimientos de ejecución presupuestaria
establecidas por el Organismo Rector correspondiente.
También deberá adoptar las acciones correctivas derivadas del
control y evaluación del presupuesto, que efectúe el Organismo
Rector correspondiente y la CGR.
4.2 Bases para la Formulación del
Presupuesto
Todas las instituciones incluirán en
sus presupuestos los posibles ingresos, compromisos y gastos, en
relación con sus actividades específicas contempladas en la
programación anual de sus operaciones.
4.3 Financiamiento de la Ejecución
Pasiva del Presupuesto
Las Entidades que cuenten con
recursos provenientes de tributación, aportes a la seguridad social
y otros aportes, regalías o transferencias de los Tesoros del
Estado, sujetarán sus gastos totales a la disponibilidad de sus
recursos, a las condiciones del financiamiento debidamente
contraído y a los límites legales presupuestarios, no pudiendo
transferir gastos de inversión a funcionamiento.
Las Entidades con autonomía de gestión y de patrimonio, cuyos
ingresos provengan exclusivamente del cobro de precios por venta de
bienes o tarifas por prestación de servicios, financiarán con tales
ingresos sus costos de funcionamiento, el aporte propio del
financiamiento para sus inversiones y el servicio de su deuda. Sus
presupuestos son indicativos de sus operaciones de funcionamiento e
inversión.
4.4 Control Previo al
Compromiso
Los Servidores Públicos designados
para decidir la realización de un gasto y aquellas que conceden la
autorización respectiva, verificarán previamente que:1. La transacción corresponda al giro o actividad de la Entidad y
conforme el presupuesto, planes y programas; 2. El procedimiento
propuesto para su ejecución sea el apropiado; 3. La Entidad está
facultada para llevarla a cabo y no existan impedimentos legales
sobre la misma; 4. En el presupuesto existan las disponibilidades
correspondientes.
4.5 Control previo a la
Obligación
Los Servidores Públicos designados
para aceptar una obligación como resultado de la recepción de
bienes, servicios u obras, verificarán previamente a este
reconocimiento y autorización que:
1. La documentación cumpla los
requisitos legales;
2. La autenticidad del documento o
factura y que no contenga errores aritméticos o datos falsos;
3. La cantidad y calidad de los
bienes, servicios u obras recibidos corresponden a las que se
autorizaron y sean los mismos que se describen en el documento que
evidencia la obligación;
4. La transacción no varíe
significativamente con respecto a la propiedad, legalidad y
conformidad con el presupuesto definido al momento del control
previo al compromiso.
4.6 Registro y Ejecución
Presupuestaria
Toda Entidad llevará un sistema de
registro apropiado para el control de la ejecución presupuestaria,
para lo cual deberá existir una Unidad o un responsable de tales
registros que controlará el comportamiento de la ejecución
financiera del Presupuesto. Sólo podrá darse curso a gastos con la
certificación del área de control presupuestario de que existe la
partida correspondiente y con saldo suficiente al momento de la
operación.
4.7 Control durante la Ejecución del
Presupuesto
Los Servidores Públicos encargados
del manejo de la ejecución presupuestaria deberán efectuar
evaluaciones constantes sobre el grado de cumplimiento de los
objetivos, con relación a los ingresos recibidos y los gastos
ejecutados, a fin de evitar que estos últimos excedan de las
asignaciones presupuestarias.
4.8 Estado de Ejecución
Presupuestaria
Se deberán preparar estados
semanales, mensuales y anuales de ejecución presupuestaria que
incluyan información sobre las partidas asignadas inicialmente en
el presupuesto, los ajustes por adiciones o disminuciones
autorizadas, los saldos ajustados, los recursos devengados o
liquidados, los cobros o recaudos realizados, los saldos de
recursos por cobrar, los gastos devengados y pagos realizados, los
saldos de obligaciones o gastos devengados no pagados, los saldos
por ejecutar y, cuando existan, los compromisos contingentes.
4.9 Evaluación de la Ejecución
Presupuestaria
Se evaluará la ejecución del
presupuesto tanto en forma periódica, durante la ejecución, como al
cierre del ejercicio, e informarán los resultados de la ejecución
físico-financiera al Organismo rector correspondiente.
4.10 Cierre del Ejercicio
Presupuestario
Las cuentas del Presupuesto de
Recursos y Gastos, se cerrarán al 31 de diciembre de cada año y con
posterioridad a esta fecha no se podrán asumir compromisos ni
devengarse gastos con cargo a las apropiaciones presupuestarias del
ejercicio que se cierra. Las Entidades cuyo período de operaciones
es diferente al año calendario, están obligadas a efectuar su
cierre presupuestario a la fecha mencionada.
5. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
5.1 Propósito del Sistema
El Sistema de Administración
Financiera, tendrá como propósitos el recaudo, cobro de los
ingresos, el manejo del financiamiento o crédito público, cuando
aplique, el manejo de las inversiones y la programación de los
compromisos, obligaciones y pagos para ejecutar el presupuesto de
gastos.
5.2 Independencia de la Unidad
Financiera
La Unidad Financiera de las Entidades
no dependientes del Tesoro Nacional, deberá estar ubicada en el
ámbito de Dirección, Gerencia o Departamento a fin de garantizarle
la independencia y la autoridad suficiente en el manejo de los
ingresos y egresos.
5.3 Registro y Depósito de los
Ingresos
Todo ingreso en una Entidad, debe ser
registrado en el día, otorgando por cada operación un recibo
oficial de la Entidad que debe ser un formulario prenumerado de
imprenta que contenga la información necesaria para su
identificación, clasificación y registro contable dentro de las 24
horas de recibidos.
Igualmente los ingresos del día deben depositarse total e
íntegramente en las cuentas bancarias autorizadas de la Entidad, en
forma inmediata.
5.4 Documentos de Respaldo,
Clasificación y Autorización de Desembolsos
Todo desembolso por gastos tendrá la
documentación de respaldo suficiente y con la información que
permita su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente y
deberá ser autorizado por un Servidor Público independiente tanto
de las actividades de manejo o custodia de los fondos y valores,
como de las actividades contables o de registro.
Dichos documentos de respaldo deberán inutilizarse con un sello
fechador de "cancelado" al momento de efectuarse el
desembolso.
5.5 Fondos Fijos de Caja Chica
1. Se creará un fondo fijo de caja
chica para hacer frente a desembolsos en efectivo destinados a
gastos menores regulares o corrientes, de acuerdo con las políticas
establecidas por la Entidad. 2. Estos fondos no podrán utilizarse
para desembolsos que excedan los límites autorizados por la
Entidad, por lo que habrá de establecerse un monto máximo de
acuerdo con las necesidades, que en ningún momento tanto su valor
como el de cada desembolso excederá del límite que determine el
reglamento emitido para tal efecto. 3. Para fijar el límite se
tendrá en cuenta el valor mensual del movimiento de gastos menores.
Los reembolsos se efectuarán a nombre del encargado del fondo y
cuando este se encuentre agotado en por lo menos el 50% de la
cantidad asignada. Dichos reembolsos deberán estar soportados con
la documentación que evidencie el pago correspondiente, la cual
debe ser cancelada al emitirse el cheque de reembolso, con un sello
que contenga la leyenda "Pagado, Fecha, Número de Cheque y Banco".
4. Los recibos de caja chica deben ser prenumerados, al anularse
alguno de ellos deberán invalidarse con un sello de "Anulado" y
archivarse el juego completo. 5. Los pagos con el fondo de caja
chica deberán estar soportados con documentación pertinente y
debidamente autorizada. 6. El responsable del fondo fijo exigirá se
cumplan las disposiciones referentes a su manejo, los reembolsos se
efectuarán posterior a que los comprobantes hayan sido revisados y
verificados por parte de los Servidores Públicos responsables del
control previo sobre los gastos. 7. No deberán utilizarse los
fondos de caja chica para efectuar adelantos de sueldos o préstamos
a los Servidores Públicos. 8. Al entregarse un monto para compras
y/o gastos sujetos a rendición de cuenta, deberá soportarse con un
vale provisional de caja chica, el cual deberá cancelarse a más
tardar 72 horas después de su emisión. 9. El responsable del fondo
fijo deberá ser un Servidor Público independiente del cajero
general y de otros Servidores Públicos que efectúen o participen en
labores de registros contables u otras funciones financieras. 10.
La independencia de este Servidor Público es necesaria para evitar
inconsistencias en la utilización del fondo. Los deberes y
obligaciones del responsable del fondo deberán estar claramente
definidas por escrito, agregada a sus funciones normales.
5.6 Fondos Rotatorios
Todo fondo rotatorio creado para un
fin específico, será manejado a través de una cuenta corriente
bancaria, abierta a nombre de la Entidad.
5.7 Arqueos Sorpresivos de Fondos y
Valores
La existencia de fondos y valores de
las Entidades, cualquiera sea su origen, deberá estar sujeta a
comprobaciones físicas mediante arqueos sorpresivos periódicos,
practicados por Servidores Públicos independientes de quienes
tienen la responsabilidad de su custodia y registro.
5.8 Apertura de Cuentas
Bancarias
Toda cuenta bancaria debe ser abierta
exclusivamente a nombre de la Entidad y en número limitado a lo
estrictamente necesario, en los bancos y mediante la autorización
que dispongan las normas legales vigentes.
La apertura y cierre de toda cuenta
corriente bancaria debe ser autorizada formalmente por la Máxima
Autoridad.
5.9 Responsabilidad por el Manejo de
Cuentas Bancarias
Los Servidores Públicos titulares y
suplentes, designados para el manejo de fondos de las
instituciones, deben ser acreditados legalmente ante los bancos
depositarios; los cheques que se expidan llevarán firmas
mancomunadas tipo A y B de dichos Servidores Públicos.
Las expresiones tipo A y B se utilizan para indicar que son
firmas de diferentes Servidores Públicos, los cuales no deben
depender directamente el uno del otro. Excepto en los casos en que
la firma tipo A es de la Máxima Autoridad Ejecutiva.
Los Servidores Públicos que tengan asignada la responsabilidad de
firmar cheques, indistintamente del tipo de firma serán
responsables por cerciorarse antes de firmar, del cumplimiento de
las Normas de Control relativas a los pagos.
Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de los
Servidores Públicos acreditados se deberán cancelar en forma
inmediata las firmas autorizadas en los respectivos Bancos y
proceder a realizar un nuevo registro para mantener la condición de
firmas mancomunadas.
5.10 Programación Financiera
Toda Entidad deberá realizar la
programación de sus flujos financieros, tendiente a optimizar la
utilización y productividad de los recursos. La Unidad de Tesorería
de cada Entidad es responsable de integrar las necesidades de
efectivo de las demás Unidades y preparar la programación de caja.
La periodicidad del flujo de caja (cash flow), será definida en
función de las necesidades y las características de cada
institución.
Los períodos de programación se establecerán, controlarán y
reprogramarán en función de la cantidad y cuantía de las
transacciones que involucren movimientos de fondos.
Mensual y Trimestralmente se deberá fijar el nivel de fondos
disponibles para atender los gastos devengados y pagar las
obligaciones de cada Entidad.
5.11 Desembolsos con Cheque
A excepción de los pagos por Caja
Chica y de los casos en que la ley exija el pago de remuneraciones
o transferencias en efectivo o cuando no existe una agencia
bancaria en la localidad, todos los desembolsos se efectuarán
mediante cheque intransferible a nombre del beneficiario y expedido
contra las cuentas bancarias de la Entidad.
5.12 TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE
FONDOS (TEF)
1. Las TEF solamente podrán
realizarse cuando la Entidad u Organismo disponga:
a. De un reglamento específico para
este tipo de operaciones, autorizado por la Máxima Autoridad
Ejecutiva, en el cual se establezcan:
i. Las condiciones legales
ii. Responsabilidades
iii. Actividades y tareas en el proceso
iv. Límites máximos de autorización y
v. Prohibiciones de fraccionar montos máximos de TEF y usar
horarios o Cuentas bancarias diferentes a los
autorizados.. Contratos o convenios firmados con las partes que intervienen,
Beneficiarios, Bancos y Entidad que transfiere.
2. Todos los Responsables, miembros de la Entidad u Organismo que
genera la TEF, deberán firmar una declaración en la cual
certifiquen que conocen, entienden el reglamento y no están
incursos en inhabilidades para participar en el proceso.
3. Toda TEF deberá estar respaldada por documentos originales que
demuestren:
a. Como requisito para realizar la
transferencia:
i. La pertinencia, autorización,
registro y validación de la operación de acuerdo a las normas de
tesorería, presupuesto y contabilidad
ii. La legalidad de la operación, en virtud del convenio vigente
para el tiempo de la operación, firmado por las partes que
intervienen en la TEF.
b. Como requisititos adicionales para
validar la transferencia:
i. La emisión de recibo original o
documento equivalente en el cual se revelen los detalles de la
TEF
ii. Constancia de recibo de la TEF, por medios magnéticos o
documentales legítimos, tales como reporte de confirmación de
recibo del destinatario, confirmación de cargo y abono en cuenta
del Banco Central y/o del Banco Comercial que interviene.
iii. Estado de cuenta del Banco, debidamente conciliado con los
registros contables, en el cual se verifique el registro del cargo
o abono según corresponda.
4. El acceso a los sistemas electrónicos utilizados para
comunicación con Bancos y Proveedores, se efectuará mediante claves
(passwords) que se suministrarán únicamente a los Servidores
Públicos autorizados para activar, validar o modificar
transacciones en el sistema que opere las TEF. En ningún caso, un
Servidor Público tendrá acceso a conocer la serie de claves o
passwords que se utilicen el proceso.
5. La información sobre claves o passwords de respaldo utilizadas
en el proceso, con declaraciones de los funcionarios que las
recibieron y están administrando, sobre su custodia, se mantendrán
en bóveda de seguridad en un lugar externo de la entidad u
Organismo, autorizado para estos efectos.
6. Las claves o passwords, únicamente
podrán ser removidas de la institución que las custodie, con
autorización explícita y escrita en forma conjunta, de la Máxima
Autoridad Ejecutiva y del Tesorero.
7. El sistema de información o el
módulo de tesorería que administre las TEF, deberá diseñarse de tal
forma que, mediante métodos generalmente aceptados de encriptación
de la información, impidan razonablemente el acceso no autorizado a
los datos que se transmitan por el ciberespacio. Para tales efectos
deben prepararse documentos en los cuales se demuestre el análisis
de riesgo sobre el transporte de los datos y las decisiones de
seguridades para el sistema.
5.13 Conciliaciones Bancarias
Se efectuarán mensualmente análisis y
aclaraciones de las diferencias entre los registros contables de
las Cuentas Bancarias y de Ahorros y los estados de cuenta enviados
por los Bancos y otras Entidades Financieras. No deberán permanecer
en las conciliaciones bancarias partidas sin aclarar y ajustar por
más de treinta (30) días después de haber sido incluida dentro de
una conciliación. Las conciliaciones bancarias estarán bajo la
responsabilidad de personas que no tengan responsabilidad por el
manejo de efectivo o la emisión de cheques.
Todo ajuste proveniente de conciliaciones bancarias que afecte los
resultados de una Entidad, deberá tener autorización escrita de la
Máxima Autoridad.
Las conciliaciones bancarias deberán documentarse y dejar
constancia en ellas de los responsables por prepararlas y
revisarlas.
5.14 Confirmación de Saldos en
Bancos
Para mantener la confiabilidad de la
información un funcionario autorizado e independiente del manejo de
ingresos y egresos, deberá confirmar periódicamente con los Bancos
el movimiento y saldo de las cuentas de la Entidad. Dicho
procedimiento deberá quedar constando por escrito.5.15 Autorización y Registro de Inversiones
Se deben fijar procedimientos y
criterios para autorización de operaciones relativas a inversiones
en valores mobiliarios y otros, y de que se mantengan registros
consistentes que muestren las características de las inversiones
realizadas.
5.16 Custodia y Manejo de Inversiones
en Valores Mobiliarios
En cada Entidad se diseñarán e
implantarán procedimientos específicos de custodia, registro y de
salvaguarda física de las inversiones que las proteja de eventuales
siniestros.
5.17 Verificación Física de
Inversiones
Servidores Públicos independientes de
la custodia y contabilización, realizarán constataciones físicas
periódicas de las inversiones que mantengan las Entidades.5.18 Crédito Publico
El Órgano Rector del Sistema de
Crédito Público (SIGADE), es responsable de dictar y comunicar los
métodos, procedimientos, instructivos y formularios necesarios para
que las gestiones y transacciones de crédito público, interno y
externo, se desarrollen de manera eficiente y transparente, se
registren a partir de un único acto administrativo, se controlen en
forma adecuada y se expongan en forma clara y completa.
5.18.1 Planificación y
Programación del Financiamiento Público
Se deberá comprobar que todos los
proyectos incorporados en la formulación del presupuesto con
financiamiento proveniente del endeudamiento público, sean
compatibles con la política de crédito público establecida, los
límites fijados y las prioridades definidas en la etapa de
planificación.
El SIGADE será responsable de
recibir, coordinar, evaluar, y proponer su resolución, en relación
con la totalidad de las solicitudes de autorización para el inicio
de gestiones de endeudamiento público, incluyendo la solicitud de
avales.
5.18.2 Gestión, Negociación y
Autorización para Contratar Endeudamiento Público
Todo inicio de gestiones y
negociaciones para la obtención de financiamiento a través de
endeudamiento público, deberá ser previamente autorizado por la
autoridad competente.
Toda comisión negociadora de endeudamiento público deberá estar
integrada al menos por: un representante del organismo o Entidad
ejecutora del programa o proyecto a ser financiado, un
representante del Órgano Rector con experiencia en este tipo de
operatoria y un representante del BCN.
5.18.3 Administración, Registro y
Control del Crédito Público
El SIGADE tiene la responsabilidad de
formular y programar el presupuesto anual para todo el servicio de
la deuda pública directa del Gobierno Central.
Ninguna institución del Gobierno Central Descentralizado podrá
efectuar gastos financiados mediante operaciones de endeudamiento
público, que no esté incorporado en el plan Anual de
Endeudamiento.
Las Unidades Ejecutoras que administren fondos provenientes de
endeudamiento público deberán suministrar al Organismo rector
información mensual sobre el movimiento de los desembolsos,
aplicaciones y saldos pendientes de aplicación, de conformidad con
los procedimientos, plazos y formularios establecidos.
El SIGADE realizará el registro
contable de la deuda pública interna y externa del Gobierno Central
y Organismos Descentralizados incluidos en el SIGFA, para tal fin
las Entidades deberán llevar registros adecuados y completos de
todas las operaciones de endeudamiento público que les afecten, de
conformidad con los procedimientos establecidos.
5.18.4 Ejecución de Desembolsos y
Colocación de Títulos de la Deuda Pública
Para la ejecución de los desembolsos
las estructuras del Gobierno Central y Entidades Descentralizadas
deberán informar al Organismo Rector con toda propiedad, las
diferentes modalidades de desembolsos: en efectivo, pago directo a
tercero, cargos directos o débito efectuado por el acreedor,
etc.
La emisión de títulos de la deuda pública representa obligaciones
asumidas por el Tesoro por diferentes conceptos y por lo tanto
deben registrarse y controlarse siguiendo los lineamientos
específicos para el endeudamiento público, así como las
disposiciones particulares que rijan la emisión y los
procedimientos vigentes, impartidos por el órgano rector
correspondiente.
El tratamiento y registro de los avales caídos deberá prever, al
igual que cualquier tipo de endeudamiento público, la relación con
los distintos sectores intervinientes, requisitos documentales,
inventario, autoridades competentes, desembolsos, garantías,
etc.
5.18.5 Obligaciones por
Pagar
Se establecerán registros detallados
que permitan el control y la clasificación de las cuentas del
pasivo a corto y largo plazo. Los requisitos de clasificación
requieren información detallada y precisa en cuanto al origen,
característica y situación de cada una de las cuentas y documentos
por pagar, retenciones, préstamos y otras obligaciones contraídas
por la Entidad.
El mantenimiento de controles detallados permite su comprobación
posterior y facilita información actualizada y alerta a los
responsables sobre el vencimiento. También facilita la conciliación
de las cuentas auxiliares con las cuentas de control, posibilitando
efectuar confirmaciones.
5.18.6 Autorización
La máxima autoridad será responsable
de la autorización de las transacciones y operaciones que originan
compromisos y obligaciones.
La adopción de compromisos y obligaciones se sujetará a las
disposiciones legales vigente.
Si la Máxima Autoridad delegara a Servidores Públicos responsables
la autorización, estos deben ser independientes del registro y
control de las obligaciones, y la autorización a ellos otorgadas
debe contener los máximos y mínimos dentro de los cuales ejercerán
su competencia.
5.18.7 Conciliaciones
Periódicas
Mensualmente se efectuarán
conciliaciones de los registros auxiliares de las cuentas y
documentos por pagar, préstamos y otras obligaciones con el mayor
general.
La conciliación periódica de las cuentas del pasivo permite
verificar el cumplimiento de los pagos e informar sobre los saldos
y vencimientos en forma oportuna.
Las conciliaciones deben ser efectuadas por un Servidor Público
independiente de las funciones de registro de obligaciones, siendo
necesario dejar constancia por escrito de la misma, pudiendo ser
esta mensual.
5.18.8 Vencimiento
Se establecerá un sistema de
información respecto a los vencimientos de las obligaciones.
El informe mensual de vencimientos permite un control actualizado
de las obligaciones que tiene la Entidad, para que sean pagados en
forma oportuna. También facilita la programación del efectivo o la
búsqueda de alternativas de financiamiento.
Se deben efectuar confirmaciones periódicas de los saldos, tanto
del principal como de los intereses directamente con los
acreedores. Comprobar garantía, tasa de interés pactada y otros
detalles de la obligación.
En caso de que la obligación devengue intereses, éstos deben
calcularse mensualmente con cargos a los gastos, aunque su pago sea
efectuado con posterioridad.
5.18.9 Autorización y Registro de
Valores por Cobrar
En las Entidades que corresponda, se
deberán implantar los mecanismos necesarios que garanticen que el
otorgamiento de crédito, en los casos que amerite, sea concordante
con los objetivos de la institución. Igualmente, en las
instituciones que lo justifiquen, se establecerán registros
detallados y clasificados de los valores por cobrar, en
concordancia con las normas de contabilidad.
6. CONTABILIDAD INTEGRADA
6.1 Contabilidad Integrada
La Contabilidad Gubernamental deberá
integrar las transacciones presupuestarias, financieras y
patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, destino y
fuente de los datos expresados en términos monetarios. El sistema
se sujetará a los preceptos señalados por las Normas que expida el
Organismo Rector correspondiente.
6.2 Sistema de Información
Financiera
El Sistema Contable establecido por
el Organismo Rector correspondiente, será el único medio de
información financiera derivado de las operaciones de la
Administración Central y de las Entidades dependientes del Tesoro
Nacional.
Las Entidades no dependientes del
Tesoro Nacional proveerán información respecto de las operaciones
realizadas, sobre la base de los datos contables producidos por el
sistema contable específico de la respectiva institución, conforme
a las Normas Básicas de Contabilidad Integrada para Instituciones
Descentralizadas y Guía para la Elaboración de los Manuales de
Contabilidad de las Empresas Públicas no Financieras.
El Sistema de Contabilidad debe
informar sobre la gestión financiera en forma oportuna, confiable y
eficiente, útil para sustentar las decisiones e idóneo para
facilitar las tareas de control y auditoría.
Se establecerá un adecuado sistema contable por partida doble para
el registro oportuno y adecuado de las transacciones financieras
que ejecute un Ente Contable y que produzcan variaciones en su
activo, pasivo y patrimonio y, en general, en cualquiera de las
cuentas de dicho sistema contable.
Deberá incluir para el correcto ordenamiento y clasificación de las
transacciones, plan de cuentas, Manuales de Procedimientos y
estructura para informes financieros.
El sistema de registros contables
deberá producir Estados Financieros que reflejen la Situación
Financiera, Resultados de Operación, Evolución Patrimonial y Flujos
de Fondos del Ente.
Las Entidades o Empresas Públicas que posean más del 50% del
patrimonio o ejerzan influencia significativa en la toma de
decisiones de otra u otras Entidades, deberán presentar sus estados
financieros consolidados con los de éstas.
Igualmente, cuando corresponda, el sistema contable de las empresas
públicas deberá producir además información referente a los costos
de producción ocurridos en sus operaciones específicas. La
información de las empresas públicas de carácter financiero se
sujetará a las disposiciones legales vigentes al
respecto.
6.3 Control Contable de la Ejecución
Presupuestaria
El Sistema de Contabilidad de las
Entidades deberá proveer un control contable de la ejecución
presupuestaria. En cuanto a los Gastos deberá registrar las
asignaciones presupuestarias, los compromisos adquiridos y
contingentes, los gastos devengados y pagos realizados, y los
saldos, devengados no pagados. En cuanto a los Recursos o Ingresos
deberá registrar las estimaciones presupuestarias, los recursos
liquidados o devengados, los cobros realizados y los saldos por
cobrar.
6.4 Conciliaciones de Saldos
En toda Entidad, Servidores Públicos
de la Unidad de Contabilidad, independientes de la función de
registro contable del efectivo, deudores y acreedores, elaborarán
conciliaciones de los saldos bancarios, de valores por cobrar y de
obligaciones, dentro de los primeros diez días hábiles del mes
siguiente, con el propósito de revelar errores o transacciones no
registradas oportunamente. Igualmente deberán efectuar
conciliaciones periódicas de los registros auxiliares con el
Mayor.
6.5 Confirmación de Saldos
En forma independiente se comprobará
el movimiento de las cuentas bancarias, de las cuentas por cobrar y
de las cuentas por pagar de cada Entidad, confirmando directamente
con los bancos o terceros sus saldos a cualquier fecha y realizando
un corte de las operaciones para tal fin.
6.6 Verificación Física de Valores
por Cobrar
Los valores por cobrar de cada
Entidad, los cuales constaran en documentos idóneos, deberán ser
verificados físicamente en forma periódica y sorpresiva, por
Servidores Públicos independientes de su registro y custodia, así
como del manejo del efectivo. La verificación incluirá la
comprobación de la legalidad de los soportes y de las medidas de
seguridad de los mismos.
6.7 Clasificación, Análisis,
Evaluación y Seguimiento de Saldos de Valores por Cobrar y por
Pagar
Los derechos y obligaciones de cada
Entidad se deberán clasificar por fechas de antigüedad y de
vencimiento, respectivamente, y un Servidor Público independiente
del manejo de los fondos, créditos y obligaciones, deberá realizar
análisis y evaluaciones mensuales de los valores por cobrar y por
pagar.6.8 Cierre del Ejercicio Contable
Las Entidades deberán efectuar el
cierre de sus operaciones contables al 31 de diciembre de cada
año.
6.9 Rendición de Cuentas
Toda Entidad, Servidor Público o
persona que recaude, reciba, pague o custodie fondos, valores o
bienes del Estado, tiene la obligación de rendir cuenta de la
administración a su cargo por intermedio del sistema contable,
especificando la documentación de respaldo y las condiciones de su
archivo y en concordancia con las normas que emita el respectivo
órgano rector.
6.10 Presentación de Estados
Financieros
Las Entidades deberán presentar los
estados financieros mensuales y anuales que les corresponda, dentro
de las condiciones y plazos señalados en las Normas legales.
6.11 Propiedad de la Documentación
Contable
Los comprobantes y documentos que
respaldan la contabilidad forman parte integral de ésta. La
contabilidad es propiedad de la Entidad respectiva y por ningún
motivo los Servidores Públicos o ex Servidores Públicos podrán
sustraer total o parcialmente la contabilidad de una
institución.
7. CONTRATACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
7.1 Plan Anual de
Contrataciones
Las distintas Entidades deberán
elaborar un plan anual de contrataciones, que permita el
cumplimiento de los objetivos del Sistema Nacional de
Contrataciones en sus dos vías: la gestión operativa a cargo de las
Unidades de contrataciones de las Entidades y la formulación de
políticas a cargo del Órgano Rector del Sistema.
7.2 Tramitación, Ejecución y Registro
de Compras y Contrataciones
Todas las compras y contrataciones se
ajustarán a las normas y disposiciones generales y particulares que
le sean aplicables. En particular y con relación a la integración
con los distintos sistemas de la organización, deberán previo al
llamado a licitación o concurso, o a la formalización del contrato
en su caso, verificar que el bien o el servicio requerido haya sido
previsto en el Plan Anual de Contrataciones, o en su defecto,
justificar fehacientemente la necesidad.7.3 Separación de Atribuciones en el Proceso de Adquisiciones o
Contratación
El Sistema de Adquisición de Bienes y
Servicios en cada Entidad, deberá diferenciar las atribuciones de
solicitar, autorizar el inicio, y llevar a cabo el proceso de
adquisición o contratación. Asimismo deberá identificar a los
responsables de la decisión de contratación con relación a la
calidad, oportunidad y competitividad del precio. Los
procedimientos administrativos de la adquisición o contratación se
sujetarán a las disposiciones legales vigentes.
7.4 Solicitud y Aprobación de las
Adquisiciones de Bienes y Servicios
Toda solicitud de adquisición de
bienes o contratación de servicios, deberá estar debidamente
fundamentada en el pedido justificado del responsable del área o
Unidad respectiva y ser aprobada por el Servidor Público designado
para ello únicamente cuando exista la respectiva partida
presupuestaria con margen disponible para el gasto o inversión o si
se han definido las condiciones de financiamiento requerido,
incluyendo los efectos de los términos de pago.
7.5 Inventarios
Se establecerán e implantarán los
reglamentos y procedimientos relativos a la incorporación,
apropiación, depósito, custodia, verificaciones físicas, seguros y
registros de los bienes físicos de cada Entidad, orientados a la
administración económica y eficiente de estos recursos, todo de
acuerdo con las Normas de Control Interno.
7.6 Unidad de Abastecimiento
En la medida de sus necesidades,
capacidad económica y operativa cada Entidad dispondrá de una
Unidad dentro de la organización, que centralice el proceso de
abastecimiento.
7.7 Constancia del Recibo de Bienes y
Servicios
El recibo de bienes o servicios
adquiridos, deberá respaldarse por escrito con una constancia
autorizada sobre la satisfacción en cuanto a su cantidad, calidad y
coincidencia con lo ordenado.
7.8 Sistema de Registro de
Inventarios
Para el control de las existencias de
inventarios de la Entidad, se establecerá un sistema adecuado de
registro permanente de su movimiento por Unidades de iguales
características.
7.9 Programación de Adquisiciones de
Inventarios
Cada Entidad establecerá las
cantidades mínimas y máximas de existencias de inventarios de
materias primas, materiales y suministros, según sea el caso, a
efecto de programar y efectuar oportunamente las
adquisiciones.
7.10 Control de Almacenes o Depósitos
de Existencias de Inventarios
Existirá un espacio físico, adecuado
a los requerimientos de la Entidad, para el almacenamiento o
depósito de las existencias de inventarios, que permita el control
e identificación rápida de los artículos o elementos. El máximo
ejecutivo establecerá un sistema apropiado para la conservación,
seguridad, manejo y control de los bienes o elementos
almacenados.
7.11 Verificación Física de
Inventarios
A través de Servidores Públicos
independientes del manejo y registro de los bienes de inventarios,
se verificará la existencia física de los mismos, por lo menos una
vez al año, en la época que se considere más oportuna. La Unidad de
Auditoría Interna participará en la planificación y observará la
toma física de los inventarios para garantizar la aplicación
adecuada de los procedimientos diseñados para el efecto.
7.12 Seguridad de los Bienes
Se deberán contratar los seguros
necesarios para proteger sus bienes en general, contra los
distintos riesgos o siniestros que puedan ocurrir y tomarán las
medidas necesarias de custodia física y seguridad material, que
fueren del caso.
7.13 Obsolescencia, Pérdida o Daño de
Inventarios
Los bienes obsoletos, dañados o
perdidos deben ser dados de baja oportunamente de los registros
contables de inventarios, previa la investigación pertinente, el
cumplimiento de los trámites legales vigentes y la debida
autorización a través de Resolución expresa de la máxima autoridad
de la Entidad respectiva.
Sin excepción alguna, se deberá
contar con las justificaciones documentadas requeridas;
elaborándose un acta de destrucción de los inventarios dañados si
ese es el caso.
7.14 Registro de Activos Fijos
En toda Entidad se crearán y
mantendrán registros permanentes y detallados de las altas,
retiros, traspasos y mejoras de los activos fijos, que posibiliten
su identificación y clasificación y el control de su uso o
disposición.
7.15 Adquisiciones y Reparaciones de
Activos Fijos
Todas las adquisiciones y
reparaciones de activos fijos, deben realizarse previa solicitud
debidamente documentada, autorizada y aprobada, en concordancia con
la programación de operaciones y los lineamientos
presupuestarios.
7.16 Uso de Bienes y Mantenimiento de
Activos Fijos
Los bienes y servicios del Estado se
deben utilizar exclusivamente para los fines previstos en la
programación de operaciones. Además, elaborar y ejecutar un
programa de mantenimiento preventivo de los activos fijos.
7.17 Uso de Vehículos
Todos los vehículos deben ser
utilizados exclusivamente en las actividades propias de cada
Entidad y deben llevar imprescindiblemente placa oficial y pintada
en las puertas laterales la leyenda "Uso Oficial", nombre de la
institución propietaria y número de placa. La circulación de los
vehículos oficiales en días y horario no laborable, sólo podrá ser
autorizada por el máximo ejecutivo de la Entidad.
7.18 Custodia de Activos Fijos
Cada Unidad Organizacional es
responsable por el control y custodia de los bienes asignados a
ella, así como por el cumplimiento del programa de mantenimiento
preventivo requerido.
7.19 Verificación Física de Activos
Fijos
En forma periódica o por lo menos una
vez al año, personal independiente de la custodia y registro
contable deberá verificar físicamente los activos fijos.7.20 Código de Identificación de Activo Fijos
Se debe establecer un sistema de
codificación que permita la identificación individual de los
activos fijos y su posterior verificación contra los registros
contables.
7.21 Enajenación de Activos
Fijos
Cuando sea necesaria la enajenación
de activos fijos de propiedad de la Entidad, ésta deberá efectuarse
a través de remates públicos de conformidad con las normas legales
que regulan la materia y con los procedimientos creados para el
efecto.
7.22 Baja de Activos Fijos
Las bajas de activos fijos por
cualquier concepto deben contar con la autorización de la Máxima
Autoridad de la Entidad.
Cuando se trata de Entidades del Gobierno Central, los activos
obsoletos o deteriorados deben remitirse para su debido descargo al
Departamento de Bienes Nacionales del Ministerio de Finanzas,
excepto en el caso de aquellos bienes que se encuentren bajo la
custodia del Ministerio de Relaciones Exteriores en otros
países.
En esas circunstancias, se deberá firmar un acta por el Ministro de
Relaciones Exteriores certificando el destino final que se le dio a
los activos en dicho país, atendiendo los principios de
transparencia, legalidad y eficiencia en el uso de los recursos del
Estado.
7.23 Pedidos en Tránsito
1. Debe existir un expediente o archivo que contenga la
documentación que respalde los desembolsos originados desde el
inicio hasta el final de la compra de que se trate. 2. La sumatoria
de los documentos debe ser igual al valor que indiquen los
registros respectivos. 3. Debe establecerse un control numérico
para los diferentes pedidos de los que se hará referencia en los
comprobantes, cheques y demás registros. 4. Debe establecerse un
control en donde se conozca la situación de cada pedido en
tránsito. En caso de corresponder a importación podrá contener la
siguiente información: a. Valor de la cobranza emitida por el
banco;
b. Pedido, Número y Fecha;
c. Factura del proveedor;
d. Nombre y origen del proveedor;
e. Conocimiento de embarque;
f. Valor FOB (valor en puerto de embarque);
g. Nombre del Banco;
h. Fecha de salida y llegada a puerto;
i. Fecha de envío de documentos para registro;
j. Número de póliza de importación;
k. Fecha y número de liquidación;
l. Nota de entrada al almacén;
m. Cualquier otro dato pertinente. 5. Todas las liquidaciones antes
de ser registradas deben ser aprobadas por el Contador. 6. Cuando
se reciban entregas parciales, los saldos deben controlarse
mediante registros y procedimientos adecuados. 7. El encargado de
las compras locales y/o de importaciones revisará mensualmente los
saldos de pedidos con los del registro contable, con el objetivo de
identificar y corregir cualquier diferencia existente. 8. Cuando
existan averías y/o faltantes, se notificará inmediatamente a la
Compañía de Seguros o de Vapores para preparar el reclamo
respectivo. 9. Antes de ser registrados los reclamos deberán ser
revisados por el responsable de contabilidad y autorizado por el
Servidor Público competente. 10. Mensualmente deberán cotejarse los
saldos de los registros auxiliares de pedidos en tránsito contra la
cuenta de control del Mayor.
7.24 Donaciones
7.24.1 Recepción
Para todas las donaciones recibidas,
se debe elaborar un recibo en general y cuando sea en efectivo se
elaborará un recibo oficial de caja.
7.24.2 Registro
Se llevará un registro de todas las
donaciones recibidas, cumpliendo los requisitos de oportunidad y
codificación según las Normas de Contabilidad Integrada.
En caso de bienes como por ejemplo maquinaria, edificios o
cualquier otra clase de bienes, de los cuales no se disponga de una
factura original, se hará con base en el valor de mercado, el cual
deberá ser estimado y certificado por un Especialista, sin
perjuicio de los documentos originales suministrados por el
donante.7.24.3 Utilización de Donaciones
Las donaciones deberán utilizarse única y exclusivamente de acuerdo
a las condiciones establecidas por los donantes. De su uso adecuado
deberán prepararse informes periódicos con destino a los
donantes.7.24.4 Verificación física y Conciliación
Se efectuarán verificaciones físicas
en las fechas previstas por las condiciones de los donantes, o en
su defecto con periodicidades menores a un año. Los resultados de
las verificaciones deberán conciliarse con los registros contables
y cuando aplique con los registros del donante.8. INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
8.1 ALCANCE
Las inversiones físicas u obras de
infraestructura ejecutadas en las Entidades, sean nuevas o
ampliaciones de las ya existentes, constituyen inversiones en
proyectos y programas que se regirán por las normas de esta sección
y demás disposiciones aplicables. También se consideran proyectos,
aquellos conducentes a desarrollar obras no físicas o en las cuales
no predomina un resultado físico, sino la transferencia de
conocimientos.
Por ejemplo el desarrollo de consultorías que dan como resultado
mejoramiento de la capacidad institucional en términos de recursos
humanos, tecnología, etc. De acuerdo con lo anterior, en esta
sección deberá tenerse en cuenta lo aplicable al tipo de
proyecto.
8.2 IDENTIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y
REGISTRO DE LOS PROYECTOS
Todo proyecto será identificado y
clasificado de conformidad con el esquema adoptado por Organismos
Rectores del sistema de planificación e inversión pública. De igual
forma deberá ser registrado en forma cronológica de conformidad con
las Normas Contables vigentes para cada tipo de Entidad.
8.3 FUNDAMENTOS DEL PROYECTO
Las Entidades elaborarán los
proyectos, en función de sus Planes Estratégicos Institucionales
debidamente aprobados y siguiendo un orden de prioridades.
Todo proyecto deberá ser formalmente autorizado por la Máxima
Autoridad antes de su ejecución y cuando aplique, antes de la
apropiación presupuestaria.
8.4 REQUISITOS PREVIOS A LA
INICIACIÓN
Para ordenar la iniciación de un
proyecto, la Máxima Autoridad deberá haber cumplido con todos los
requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones Administrativas
y su reglamento. Además, deberá identificarlo explícitamente
indicando:
1. Nombre del proyecto - Es decir el título que lo
identifique sin lugar a confusión con otro. En lo posible debe
incluir una referencia concreta respecto de su propósito y
ubicación (ejemplo: Proyecto Hidroeléctrico, San Juan Río
Coco).
2. Objetivos - Expresión clara
y concisa de las necesidades que se propone atender el
proyecto.
3. Alcance - Cobertura de los
aspectos que debe incluir el proyecto.
4. Responsable - Funcionario
que ha de tomar a su cargo el desarrollo y cumplimiento del
proyecto.
5. Fecha de terminación - Es
la fecha en que la Máxima Autoridad prevé que el proyecto entre en
servicio.
8.5 FASES DE LOS PROYECTOS
Los proyectos de obras públicas se
desarrollarán por lo general en las siguientes fases:
1. Estudio y diseño (pre-inversión) que incluye las siguientes
etapas:
a. Idea
b. Perfil
c. Prefactibilidad
d. Factibilidad
e. Diseño
f. Definición de la modalidad de ejecución
g. Fianzas
h. Financiamiento
2. Ejecución que incluye las siguientes etapas:
a. Desarrollo del proyecto
b. Supervisión
c. Recopilación de documentos
d. Registro de costo del proyecto
e. Terminación y recepción de resultados
3. Mantenimiento
Los proyectos de magnitud y
complejidad significativas, salvo casos excepcionales, serán
desarrollados por las Entidades u Organismos sujetándose a cada una
de las etapas señaladas.
4. Control y seguimiento
8.5.1 Estudio y Diseño
8.5.1.1 Idea
Constituye la primera etapa de la
fase del estudio y diseño; deberá presentar alternativas de
proyectos encaminados a dar respuesta a los problemas o necesidades
planteados en la Planeación Estratégica o en una circunstancia no
prevista.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
1. Identificar el problema a
solucionar o la necesidad a satisfacer;
2. Plantear las metas en relación con
la solución del problema o en atención a las necesidades.
Dichas metas se deben expresar en
forma cuantitativa, identificando un horizonte de tiempo y un
resultado tangible;
3. Identificar de manera preliminar,
alternativas básicas de solución;
4. Seleccionar las mejores
alternativas para un análisis más profundo;
5. De acuerdo con lo anterior, tomar
una decisión sobre las alternativas planteadas.
En esta etapa los estudios se
formulan por lo general con el personal técnico que labora en las
Entidades y que ha recibido la debida capacitación.
8.5.1.2 Perfil
Durante esta etapa se obtiene y
analiza información sobre los aspectos técnicos y administrativos
del proyecto, lo cual puede incluir, estudio de mercado,
necesidades técnicas y tecnológicas, insumos financieros, formas de
medir el desarrollo y los resultados y recursos humanos, entre
otros. Como resultado se pueden obtener varias alternativas, las
cuales se deberán analizar en la prefactibilidad.
Corresponden a esta etapa las
siguientes actividades:
1. Cuantificación del mercado y
tamaño del proyecto o programa;
2. Análisis de las alternativas
técnicas y tecnológicas;
3. Estimación de insumos y de la
inversión en los mismos;
4. Análisis del beneficio costo,
en función de aspectos tales como: Necesidades a cubrir, duración,
oportunidad, posibilidades de expansión para necesidades futuras,
fuente de los recursos financieros, etc.
8.5.1.3 Prefactibilidad
Esta etapa tiene por objeto estudiar
con detenimiento las alternativas planteadas en la etapa de perfil.
Se trata de determinar su rentabilidad y viabilidad a fin de tomar
la decisión de profundizar en el estudio o rechazar el
proyecto.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
1. Profundizar aspectos especiales que lo requieran tales como:
mercado, localización, tamaño y momento óptimos, institucionales,
legales y de financiamiento y otros aspectos señalados en la etapa
de perfil;
2. Hacer análisis de riesgos para establecer la mejor alternativa
de cara a las variables que limiten o amenacen el éxito del
proyecto en prefactibilidad;
3. Diseñar los términos de referencia
para la factibilidad o el diseño definitivo, según el monto de
inversión prevista.
8.5.1.4 Factibilidad
A este nivel ya se ha tomado la
decisión por una de las alternativas y en consecuencia se debe
completar o ampliar el estudio si es necesario. Este estudio debe
permitir tomar la decisión de aceptar o rechazar el proyecto.
Además, debe comprender la mayor cantidad posible de detalles en
cuanto a los aspectos técnicos, económicos, sociales, financieros,
institucionales, administrativos y ambientales.
Corresponden a esta etapa las siguientes actividades:
1. Perfeccionar la alternativa que haya resultado con mayor
indicador financiero, en cuanto al valor actual neto positivo en la
etapa de prefactibilidad, reduciendo el rango de incertidumbre del
mismo a límites aceptables;
2. Dar los elementos de juicio
técnico-económicos y ambientales necesarios y suficientes, que
permitan justificar la aceptación, rechazo o postergación de la
alternativa de inversión;
3. Realizar análisis de sensibilidad
sobre el efecto que produce, la rentabilidad del proyecto, las
variaciones en aquellos elementos que afectan significativamente
los beneficios y/o costos y por lo tanto, la rentabilidad de la
alternativa sujeta a evaluación, en especial la localización y
momento óptimo;
4. Formular los términos de
referencia del diseño definitivo si la evaluación del proyecto
muestra rentabilidad;
5. Verificar la disponibilidad
financiera para la siguiente etapa.
8.5.1.5 Diseño
La etapa de diseño comprende un
estudio que incluye cálculos, planos y especificaciones técnicas
necesarias para llevar a cabo la ejecución del proyecto cuya
factibilidad haya sido demostrada previamente.
Es conveniente que en esta etapa la Firma Consultora del diseño,
cuando aplique, haya entregado como mínimo a la Unidad ejecutora lo
siguiente:
1. Originales de los planos constructivos;
2. Cálculos estructurales;
3. Especificaciones técnicas de proyecto;
4. Programas de trabajo;
5. Plazo de construcción;
6. Presupuesto base;
7. Análisis de precio unitario;
8. Memoria descriptiva;
9. Recomendación de la ampliación de la financiación si el
presupuesto excede significativamente la disponibilidad
financiera.
10. Aprobaciones técnicas del diseño por las instancias
gubernamentales correspondientes.
El responsable del proyecto informará sobre el avance de las etapas
con la oportunidad debida para que la Máxima Autoridad pueda tomar
acciones correctivas adecuadas.
8.5.1.6 Definición de la Modalidad
de Ejecución
En esta etapa la Entidad deberá
decidir si la construcción del proyecto se ejecutará por los
sistemas de administración o de contratos, basándose en un estudio
comparativo de estas dos alternativas.
El estudio comparativo analizará la situación de la Entidad en
cuanto a la experiencia, el plazo de construcción, el costo, el
personal y equipo disponible; que no se afecte el cumplimiento de
otras responsabilidades, etc., a fin de concluir con una
recomendación razonada de la modalidad de ejecución.
El responsable del avance de la etapa informará oportunamente a la
Máxima Autoridad, a fin de que pueda tomar las decisiones del
caso.
La Máxima Autoridad de cada Entidad establecerá los controles que
aseguren el cumplimiento de las metas y objetivos del proyecto en
los plazos convenidos, en las mejores condiciones de calidad,
eficiencia, economía y protección del medio ambiente.
Si el proyecto debe realizarse por el sistema de administración, la
Entidad emitirá la orden para que se inicie la construcción.
En uno u otro caso, la Entidad determinará el responsable de estas
actividades y los plazos de las mismas.
8.5.1.7 Fianzas
Dependiendo de la naturaleza y monto
del proyecto las fianzas generalmente solicitadas de parte de la
Unidad ejecutora, podrán ser:
1. Fianza de mantenimiento y oferta;
2. Fianza de cumplimiento;
3. Fianza de adelanto;
4. Fianza por vicios ocultos.
El responsable del proyecto deberá
cerciorarse antes de iniciar la ejecución que se han constituido y
se poseen las constancias formales y originales de las fianzas a
favor de la Entidad. No deberá iniciarse la ejecución de ningún
proyecto con recursos del Sector Público, sin la constitución de
las fianzas respectivas.
8.5.1.8 Financiamiento
Concluida la fase de estudio y
diseño se procederá a la negociación para definir la fuente de
financiamiento de la inversión.
8.5.2 Ejecución
8.5.2.1 Desarrollo del
proyecto
La etapa de desarrollo, comprende la
ejecución del proyecto, lo cual puede estar representado por una
construcción de obra u obras físicas o la preparación de una
condición deseada donde prima el factor intelectual. El desarrollo
debe dividirse en partidas valoradas que prevean el avance del
proyecto y su costo. La iniciación de esta etapa requiere la
existencia de las disponibilidades financieras.
En esta etapa la Entidad verificará:
1. El financiamiento que garantice la ejecución y provea el normal
flujo de fondos;
2. La ejecución de acuerdo con los documentos del diseño;
3. El cumplimiento del programa de trabajo en cuanto al tiempo y
costo;
4. El estudio de los informes de avance;
5. Las causas y de ser el caso, las responsabilidades en las
desviaciones del programa.
En caso de obras contratadas, el pago se hará por un valor
equivalente a la obra realizada, excepción hechas del anticipo
concedido que debe ser amortizado en el curso de la
ejecución.
8.5.2.2 Supervisión
Para la ejecución, la Entidad
responsable establecerá la supervisión obligatoria y permanente con
el objeto de asegurar el cumplimiento del diseño y
especificaciones, tanto en las obras contratadas como en las que se
ejecutan por el sistema de administración.
Son responsabilidades de la supervisión:
1. La vigilancia del cumplimiento del programa de trabajo en cuanto
a tiempo y costo;
2. La vigilancia de la calidad, del
cumplimiento de los planos, diseños y demás documentos del
proyecto.
Cuando se requiera avalúo, se hará mediante un levantamiento de la
cantidad de obra realizada en el período por el contratista, cuyo
borrador deberá presentar al Supervisor para su aprobación
inicial.
Deberán establecer un plazo máximo de doce días calendario entre el
corto efectuado en campo y la elaboración del pago correspondiente
a un avance de obra.
Dicho plazo podrá modificarse cuando medien justificaciones
aprobadas por la Máxima Autoridad y debidamente documentadas para
prevenir litigios posteriores.
8.5.2.3 Recopilación de
Documentos
Los documentos técnicos de todas las
fases del proyecto, así como los que resulten en la terminación del
mismo serán archivados por la Entidad ejecutora.
La Máxima Autoridad debe asignar la responsabilidad por la custodia
de estos documentos que por lo general está a cargo de empleados de
las Unidades administrativas de construcciones o mantenimiento, o
los Ejecutivos responsables de las áreas usuarias de los resultados
del proyecto.
8.5.2.4 Registro de Costos del
Proyecto
La Entidad responsable de la
ejecución del proyecto debe iniciar y mantener un registro en su
contabilidad, el cual permita obtener información precisa y
oportuna sobre el proyecto. Para tal efecto deberán abrir el rubro
contable "Inversiones en Proyectos y Programas" con las cuentas y
subcuentas respectivas.
8.5.2.5 Terminación y recepción de
resultados
Cuando la supervisión del proyecto
informe por escrito que se ha terminado el proyecto, se dejará
constancia en la bitácora correspondiente, la que tratándose de
contratos, estará respaldada por la estimación de
liquidación.
La recepción de las obras contratadas se hará constar en acta;
dicha recepción podrá ser provisional si hubiere observaciones a la
obra, o definitiva si no las hubiere y cuando habiéndolas fueren
superadas.
En las obras por el sistema de administración es también
conveniente contar con el acta que establezca su recepción
oportuna.
En el acta de recepción de la obra se anotan los antecedentes, las
personas que intervienen, importe de la obra, condiciones de la
obra recibida, conclusiones, lugar y fecha de la misma o cualquier
otra circunstancia que se estime necesaria.
Desde el momento de recibido el informe de terminación de la obra
hasta la recepción de la misma no deberá transcurrir un plazo mayor
de cinco (5) días.
El acta de recepción será elaborada por una comisión designada por
la Máxima Autoridad de la Entidad, la cual estará integrada por un
técnico responsable del trabajo, por el supervisor de la obra, por
un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución y el
contratista, si lo hubiere.
8.5.3 Mantenimiento
Las Entidades están obligadas a
ejecutar en forma eficiente, efectiva, económica y oportuna, el
mantenimiento de las obras públicas que son de su responsabilidad,
bajo una programación adecuada.
El mantenimiento de las obras públicas se iniciará tan pronto como
se haya terminado su construcción.
El programa de mantenimiento incluirá un estimado anual de su
costo. El responsable de mantenimiento debe informar a la Máxima
Autoridad sobre el cumplimiento de los trabajos programados.
La estimación anual de los costos de mantenimiento es necesaria a
los fines de su inclusión dentro del presupuesto de la
Entidad.
8.5.4 Control y
Seguimiento
Sin perjuicio de las actividades de
supervisión previstas para el proyecto, los Auditores Internos o la
CGR, podrán efectuar auditorías de los proyectos, para lo cual la
Máxima Autoridad de la Entidad deberá respaldarlos con el equipo de
supervisión o parte de la Unidad Ejecutora o en todo caso de un
técnico asignado para estas funciones, con el propósito de
confirmar que se han cumplido las especificaciones técnicas. De
igual forma, deberá facilitarles el cumplimiento de los
procedimientos de auditoría necesarios para el cumplimiento de las
NAGUN.
Se debe comenzar con la parte administrativa y financiera del
proyecto velando por que se hayan cumplido los requisitos
necesarios en las licitaciones, adjudicaciones y contrataciones de
proyectos, cumplimiento de las partes y requisitos estipulados en
los contratos y el seguimiento de los desembolsos para los
adelantos y avalúos de los mismos.
A fin de permitir el seguimiento y
control a las inversiones y proyectos se requiere de la elaboración
de la bitácora correspondiente, la que debe contener por lo menos
lo siguiente:
1. Número de la etapa
2. Denominación
3. Porcentaje (%)
4. Unidad de medida
5. Cantidad estimada
6. Costo unitario
7. Costo total
8. Período anterior acumulado;
a. Cantidad
b. Valor
c. Porcentaje (%)
9. Período actual:
a. Cantidad
b. Valor
c. Porcentaje (%)
10. Acumulado actual:
a. Cantidad
b. Valor
c. Porcentaje (%)
11. Porcentaje de avance.
9. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
9.1 Acceso a Funciones de
Procesamiento
Se establecerán medidas que permitan
acceder a los datos e información contenidos en los sistemas
computarizados sólo a personal autorizado. Estas se concretarán en
controles de acceso como los siguientes:
1. Segregación de funciones 2. Medios de control de acceso: a.
Identificadores de usuarios
b. Perfiles de acceso
c. Menús
d. Acceso a los datos por programas
e. Dispositivos de acceso a los datos / programas a través de
restricciones lógicas de los terminales
f. Dispositivos de seguridad de terminales y redes
g. Desactivación de códigos o claves en poder de Servidores
Públicos que se retiran de la Entidad, así como la sustitución
inmediata de dichas claves y la asignación correspondiente de
responsabilidades.
9.2 Ingreso de Datos
Los sistemas automatizados deben
tener controles de validación de los datos al ser ingresados para
procesamiento por lo que se establecerán medidas de control como
las siguientes:
1. Controles de edición y validación
2. Controles de lote
3. Doble digitación de campos críticos
9.3 Transacciones Rechazadas o en
Suspenso
Las transacciones que no cumplan con
las características establecidas para su ingreso al computador
serán devueltas al usuario o incluidas en un archivo de
transacciones en suspenso para su posterior corrección.
El proceso de corrección de estas transacciones será definido de
manera que se lo cumpla oportunamente y con eficiencia. Para ser
identificada, analizada y corregida esta clase de transacciones se
deberá contar con algunos medios de control como los
siguientes:
1. Controles programados
2. Controles del usuario.9.4 Procesamiento
Se establecerán controles para
asegurar que los datos procesados y la información obtenida sean
consistentes, completos y correspondan al período correcto.
Estos controles podrán consistir en:
1. Formulario prenumerado y rutinas de control de secuencia 2.
Totalización de valores críticos antes y después del procesamiento
3. Conciliación de número de movimientos y modificaciones de los
datos 4. Utilización correcta de archivos para procesamiento 5.
Controles de rótulos de archivos 6. Consistencia en la recuperación
de las transacciones luego de una interrupción del procesamiento 7.
Validez de los datos generados automáticamente 8. Generar rastros o
pistas de auditoría.
9.5 Cambios de los Programas
Las modificaciones a los programas de
un sistema de información computarizado que no signifiquen
desarrollo de nuevos sistemas, pero que impliquen cambios en los
resultados generados por el computador, seguirán un procedimiento
que se inicie con la petición formal de los usuarios y especifique
las autorizaciones internas a obtener ante de su aplicación.
A fin de evitar que los programadores
puedan realizar cambios incorrectos no autorizados en el Software
de aplicación que reducen la integridad de la información procesada
a través del sistema se establecen algunos medios de control como
los siguientes:
1. Procedimientos de iniciación, aprobación y documentación de los
cambios de los programas
2. Intervención de los usuarios
3. Procedimiento de catalogación y mantenimiento
4. Procedimientos de prueba
5. Supervisión certificada
6. Procedimientos de implantación.
9.6 Estructura Organizativa y
Procedimientos
En vista de que la estructura
organizacional de un departamento de informática y los
procedimientos operativos no garantizan un ambiente de
procesamiento de datos apropiados para preparar información
confiable, deben establecerse algunos medios de control tales
como:
1. Segregación de funciones en el departamento de informática 2.
Controles y procedimientos operativos:
a. Manuales de operación y controles operativos diarios
b. Supervisión de usuarios privilegiados
c. Control sobre Software sensitivo
d. Controles sobre el desarrollo de sistemas
e. Políticas y planes de contingencia
f. Procedimientos y lineamientos de seguridad
g. Función de administración de seguridad
h. Entrenamiento de los Servidores Públicos en seguridad.
9.7 Uso, Aprovechamiento y Seguridad
en Recursos de Tecnología
Se deben establecer los
procedimientos necesarios para aprovechar el uso eficiente,
efectivo y económico de los recursos tecnológicos, lo cual se
logrará a través de:
1. Manual Operativo de los diferentes programas que maneja la
Entidad 2. El registro y seguimiento de la operación de los mismos
3. Una adecuada capacitación a los Servidores Públicos y usuarios
de los equipos 4. Evaluación periódica de los objetivos
previstos.
Cuando exista un Centro de Procesamiento de Datos se establecerán
medidas que lo protejan y salvaguarden contra pérdidas y fuga en la
información, conforme a las siguientes medidas:
a. Restricción en el acceso al Centro de Procesamiento de Datos; b.
Respaldar en claves de seguridad la información procesada; c.
Obtener mensualmente respaldo de los archivos que contienen las
transacciones de la Entidad en dos (2) copias, ubicando una de
ellas en una bóveda de seguridad de un Banco o equivalente; d.
Seguridad e instalación física adecuada, que permita una protección
contra incendios, explosiones e inundaciones, etc.
5. En el caso de que los registros en medios magnéticos se generen
y conserven en las Unidades que procesan la información o por el
sistema de redes, también deberán cumplir con los requisitos de
conservación y seguridad de los archivos mencionados en el numeral
4 c. anterior.
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