Normas Jurídicas
de Nicaragua
Materia: Administrativa
Rango: Disposiciones Técnicas
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PROCEDIMIENTOS Y
REQUISITOS PARA USO DE SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS
DISPOSICIÓN TÉCNICA No.
013-2004, Aprobada el 14 de mayo del 2004
Publicado en La Gaceta No. 106 del 01 de junio del 2004
El suscrito Director General de Ingresos en uso de sus
facultades,
CONSIDERANDO
I
Que es facultad de la Dirección General de Ingresos, con
fundamentos en las leyes respectivas, la creación de disposiciones
y procedimientos ágiles de fácil implementación para su
cumplimiento obligatorio por los responsables y
contribuyentes.
II
Que es necesario regular y definir un procedimiento de registro
para el uso de Sistemas de Contabilidad Computarizados, por parte
de personas naturales y jurídicas que se dedican a actividades
económicas y que desean utilizar estos tipos de Sistemas para
soportar sus operaciones contables exigidas por la ley para efectos
impositivos.
III
Que la Dirección General de Ingresos, en uso de las facultades que
le confiere su Ley Creadora, y conforme lo establecido en el Arto.
No. 112 de la Legislación Tributaria Común, los artículos Nos. 61
numeral 3, 89 numeral 2 y Arto. 90 numeral 2 de la Ley de Equidad
Fiscal, así como los Artículos 121 y 151 del Reglamento de la misma
Ley.
DISPONE LO
SIGUIENTE
Primero: Todos los contribuyentes que utilizan o deseen usar
Sistemas Contables Computarizados para el manejo de los registros
contables, deberán solicitar autorización ante su Administración de
Rentas y cumplir con los siguientes requisitos:
1. Comunicar por escrito a la Administración de Rentas donde
están inscritos, los datos que a continuación se describen:
1.1 Indicar el primer día en que inician sus registros contables
bajo el Sistema Computarizado.
1.2 Nombre del Sistema y versión.
1.3 Nombre del autor y/o del proveedor del sistema, número RUC si
es contribuyente, número de cédula de identidad si es persona
natural, dirección, país, teléfono, correo electrónico y cualquier
información adicional que ayude a localizar al proveedor del
sistema. El número RUC y Cédula de Identidad no serán necesarios si
el proveedor es extranjero no residente.
1.4 Fecha en que fue adquirido el Sistema. Adjuntar fotocopia de la
factura de compra o contrato de asistencia técnica.
1.5 Informar características y detalles del software.
1.6 Describir periodicidad y proceso de respaldo de la información
administrada por el sistema. Además, detallar los medios de
almacenamiento utilizados: magnético, óptico o de otro tipo.
1.7 Informar cuales son los módulos contables que integran el
Sistema (inventario, ventas, nómina, costos, facturación,
etc.).
1.8 Adjuntar copia del balance general, estado de resultados,
balanza de comprobación y anexos respectivos con que se inicia
operaciones a través del Sistema Computarizado debidamente firmados
y sellados.
1.9 Enviar copia del manual técnico y del manual de usuario a la
Administración de Rentas donde está inscrito.
2. Seguridad de Acceso: El acceso al sistema debe estar
controlado mediante nombre y clave de usuarios.
3. Numeración de comprobantes: Garantizar la continuidad
numérica para los comprobantes de cheques y de diario, la que
deberá ser consecutiva, indefinida e independiente para cada uno de
estos.
4. Comprobantes preimpresos: Los formatos preimpresos de los
formularios utilizados para registrar las diferentes operaciones
como: Notas de Crédito, Notas de Débito, Comprobantes de Diario,
Comprobantes de Cheques, Salidas de bodega, Ordenes de trabajo,
Recibos de Caja, Facturas (Contado, Crédito, Pro forma) y otros,
deben emitirse en original con una copia como mínimo, conservando
la secuencia numérica.
Así mismo debe reflejarse en el encabezado del documento nombre
completo de la persona natural o jurídica, dirección, teléfonos,
fax y nombre comercial si lo tiene. Si es una factura o recibo debe
cumplir con lo establecido en el Decreto Nº 1357 Ley de Pie de
Imprenta Fiscal y Arto. 124 del Decreto Nº 46-2003 Reglamento de
la Ley No. 453, Ley de Equidad Fiscal .
5. Comprobantes Anulados: Todo formulario que se anule por
cualquier razón deberá conservarse el original y copia debidamente
anulados, en ningún momento podrán destruirse o botarse. El Arto.
108 numeral 1 de la Ley de Equidad Fiscal (Ley 453), establece en 4
años el plazo de prescripción.
6. Plan de contingencia: Disponer de un plan de contingencia
que permita usar el proceso contable manual ante posibles fallas
del equipo, energía o cualquier eventualidad, garantizando la
posterior incorporación en diferido de la información e integridad
de la misma.
7. Respaldo de Información: Garantizar el respaldo periódico
de la información del sistema en medios magnéticos u ópticos para
efectos de eventualidades o verificación de información,
estableciendo medidas máximas de seguridad para el resguardo de la
información.
8. Documentación: Disponer del manual técnico y manual de
usuario del Sistema.
9. Imprevistos: Cualquier variante, modificación o cambio de
sistema por otro deberá ser notificado a la Administración de
Rentas respectiva con la documentación soporte correspondiente para
su debido control y posterior verificación.
Segundo: Las personas naturales o jurídicas que establezcan
sucursales en cualquier parte del territorio nacional, deberán
tener formularios con numeración consecutiva iniciando con el
número uno y una serie diferente de la utilizada por su casa
matriz.
Tercero: Para que el Sistema Computarizado funcione como
libros legales de Registros Contables, debe imprimir lo
siguiente:
1. Balance General (consolidado cuando tenga sucursales) y todos
sus anexos.
2. Estado de Resultados (consolidado) y sus anexos.
3. Balanza de Comprobación donde se aprecien los saldos del mes
anterior, movimientos debe y haber, y nuevo saldo del mes que se
está cerrando.
Cuarto: Todos los contribuyentes que a la fecha usan y
comunicaron la utilización de sistemas contables computarizados,
deberán cumplir con los requisitos aquí establecidos, informándolos
a más tardar sesenta días posteriores a la publicación de la
presente Disposición.
Quinto: Con la información suministrada por los
contribuyentes de acuerdo con el numeral 1 del ordinal primero de
la presente disposición, la Administración de Rentas
correspondiente emitirá carta de autorización para utilizar el
sistema contable solicitado, previa confirmación de los datos
suministrados.
Sexto: Una vez autorizado el uso del sistema contable
computarizado, el contribuyente deberá inscribir los libros en el
Registro Público Mercantil y después llevarlos a la Administración
de Rentas correspondiente para su debida inscripción. Además,
deberá presentar en la Renta, los registros manuales (Libro Diario
y Mayor) utilizados anteriormente para su debida invalidación,
conforme lo establecido en el Arto. 112, párrafo séptimo de la
Legislación Tributaria Común.
En el caso de contribuyentes inscritos que iniciaron operaciones
con un sistema contable computarizado, no están obligados a
presentar los registros manuales a que hace referencia el párrafo
anterior.
Séptimo: Autoridades de la Dirección General de Ingresos,
verificaran el cumplimiento de las obligaciones descritas en los
ordinales anteriores.
Octavo: Los contribuyentes que no cumplan con las
obligaciones señaladas anteriormente, incurrirán en la sanción
establecida, en el Arto. No. 95 Incisos b) y c), de la Legislación
Tributaria Común.
Noveno: Esta Disposición Técnica sustituye al Comunicado No.
32-00 del veinticinco de agosto del año dos mil.
Dado en la ciudad de Managua, a los 14 días del mes de mayo del año
dos mil cuatro.- ROGER ARTEAGA CANO, Director General
de Ingresos.
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